Kanzlei sendet Rechnung per email zum Mandanten, der die PDF als Beleg ins UO schiebt, wie all seine anderen Eingangsrechnungen auch.
Dann kann der StB die Rechnungen von sich an das Mandat mit UO direkt selbst nach UO hochladen. Keine E-Mail, keine Verschlüsselung notwendig.
Die Verschlüsselung von ZIP Anhängen ist eine Krücke. ZIP sollte man aus Anhängen wie Word-Dokumente gleich aussortieren, weil ebenfalls beliebt für Schadsoftware. Und wenn man keine Richtlinien durchsetzt / vorgibt, setzen Kanzleimitarbeiter dann "123456" oder den Namen des Mandats oder ... dann brauche ich auch erst gar kein Passwort setzen.
wo man einen Haken für die Verschlüsselung des Anhangs einstellen kann?
Das kann DATEV allein nicht. Wie auch.
Entweder Sie nutzen die DATEV E-Mail Verschlüsselung und verschlüsseln die gesamte Mail. Oder Sie nutzen eine 3. Anbietersoftware (die hängt man vor den Exchange), die die E-Mail vor dem Versand ebenfalls verschlüsselt und ggf. Anhänge in PDFs umwandelt.
Oder Sie verschlüsseln die E-Mail via S/MIME, wenn der Rechnungsempfänger ebenfalls ein Zertifikat hat, welches Sie sich gegenseitig schon ausgetauscht haben.
Und nein, es liegt nicht allein alles an DATEV. Mit DE-Mail war man auf einem guten Wege. Die technische Umsetzung ist eine Katastrophe und die Bürokratie dahinter auch. Deutschland hätte hier einen bundesweiten Standard schaffen können (abseits von S/MIME und PGP), den jeder einfach und überall nutzen kann. Aber wer will das? Gesetze, die uns dazu verpflichten und auf der anderen Seite steht die "BND Lobby", die am liebsten wie die NSA sämtliche elektronische Daten sammeln und auswerten will.
Ich sage nur WhatsApp und Messenger aktuell in den Medien aufgrund haarsträubender Pläne der Regierung. Abgesehen davon, dass jede Verschlüsselung nur was taugt, wenn sie offen gelegt wird oder man ihr traut. Dass WhatsApp Ende-zu-Ende verschlüsselt wird und die NSA nichts mitlesen kann - bitte einmal aufwachen.
