Freizeichnung online bei Eheleuten

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Hallo in die Community,

mir ist aufgefallen, dass bei Vergabe der Rechte an den Unternehmerehegatten über z.B. Smartlogin dieser ja auch die ESt-Erklärung freigeben kann/könnte. Wie ist das mit dm Ehepartne (dieser hat zB EInkünfte § 19 ESTG, und mit Datev Unernehmen Online nichts zu tun)?

Hab ich einen Threat übersehen? Vielleicht habt hr einen Tipp?

Herzliche Dank vorab,

KHesse

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Gute, aber überflüssige Frage.

DATEV hat hier https://www.datev-community.de/message/65376#65376 die fehlende Haftungsfreistellung des neuen Freizeichnungsdokuments bestätigt. Damit war die mit der Freizeichnung online bezweckte Vereinfachung aus Haftungsgründen eigentlich schont tot (DATEV verzichtet ja immer noch nicht auf den Haftungshinweise beim Erzeugen des Elster Datensatzes).

Die fehlende Unterschrift des Ehegatten kommt dann noch oben drauf. -> Paper rules!

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Okay - besten Dank !

[#4 · Accepted solution]

Immerhin, es gibt eine Zusatzvereinbarung, Dok.-Nr.: 1070799….

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Da hole ich mal die olle Kamelle raus und frage, ob sich da zwischenzeitlich verändert hat.

Ja aber hallo, da grübele ich am optimalen workflow "Freizeichnung online" ab VZ 2020 und stoße auf mehr Widrigkeiten, als Vorteile.

Mangelnde Haftungsfreistellung und dann noch das besagte Dokument, dass dann wahrscheinlich zur rechtlichen Gültigkeit im Original mit Originalunterschriften hundert Jahre aufbewahrt werden muss. . .

Dann sollen noch die AAB unterzeichnet sein und eine schriftliche Auftragserteilung, ja herrjeh, das hat doch nichts mit Digitalisierung zu tun.

Wenn in Freizeichnung nun wenigstens zusätzlich Dokumente hochgeladen werden können, die "freigezeichnet" werden können, ist das noch Mumpitz oder ich übersehe hier die digitale Revolution.

Bisher hatte ich ein Schreiben, das für die Steuererklärungen, AAB, Haftungsfreistellung etc. von den Verpflichteten unterzeichnet wurde und ich im Original zu den Akten (und in die Digitalakte) nahm und fertig. Eine Unterschrift für alles.

Meine Frage: Macht es Sinn zum jetzigen Zeitpunkt auf Freizeichnung online zu setzen oder wie schauen die optimalen Arbeitsabläufe aus.

Wenn ich auch nur ein zusätzliches Dokument extra abzeichnen muss, bringt mich das nicht weiter. Wenn digital, dann richtig, sonst bleibt mehr als nur ein fader Nachgeschmack.

edit: Ja ich kenne den Parallelbeitrag zur Freizeichnung anderer Dokumente, aber ohne diese Funktionen, macht das Ganze NULL Sinn.

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Hallo @deusex,

ich möchte gerne kurz aus DATEV Sicht auf Ihren Beitrag eingehen.

Die Anwendung Freizeichnung online wurde konzipiert, um Dokumente einer Steuererklärung bzw. E-Bilanz durch den Mandanten elektronisch zur Verfügung zu stellen und frei zu zeichnen. Hierbei ist gesetzlich keine besondere Form, z. B. schriftform o.ä. vorgegeben. Die Freizeichnung des Mandanten genügt daher rechtlich in der in Freizeichnung online abgebildeten Form. Das Freizeichnungsdokument hingegen ist der Nachfolger der früheren komprimierten Erklärung der Finanzverwaltung. Die Unterschrift hierauf ist aber nicht notwendig, wenn Freizeichnung online genutzt wird.

Bei Zusammenveranlagung von Ehegatten (Einkommensteuer) oder bei mehreren Unterschriftsberechtigten einer Gesellschaft ist es Stand heute nicht möglich die Freizeichner zu differenzieren, weswegen es von unsere Seite die bereits von Ihren Kollegen angesprochene Zusatzvereinbarung gibt. Hierbei verpflichtet sich der Mandant weitere Freizeichner vor der Freizeichnung zu informieren und das OK einzuholen. Die erfolgte Freizeichnung wird dann im DATEV RZ dokumentiert und auch bei Ihnen im DATEV Arbeitsplatz und den Datenprotokollen der Steuerprogramme hinterlegt. Hierzu gibt es auch folgende DATEV Idea.

Inhaltlich können alle Dokumente eingefügt werden, die in der Steuererklärung ausgegeben werden können, inklusive Brief-Vorlangen und individuelle Anlagen. Weitere Dokumente, außerhalb der Steuerprogramme sind nicht möglich. Hierzu gibt es, wie Sie bereits geschrieben haben, ebenfalls bereitseinen Wunsch in DATEV Ideas, in dem wir aktuelle Entwicklungen auch kommunizieren werden.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

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Hallo Herr Preis,

prima. Mit diesen Informationen kann ich tatsächlich weitermachen und eben die Gegebenheiten bestmöglich umsetzen. Die Freizeichnung von Bilanz und Steuererklärung ist ja auch nicht selbstverständlich und durchaus charmant.

Jetzt gilt es eben noch weitere Dokumente abzeichnen zu lassen, aber ich habe da schon ein ganz gute Idee...

Bezüglich der Ehegatten-Freizeichnung müssen wir mit dem Dilemma leben, aber ist nicht kriegsentscheidend. Müssen dann eben die Ehegatten einmalig unterzeichnen und bleibt gültig bis auf Widerruf; geht also.

Im Moment baue ich meine Abschluss- und Steuererklärungsstruktur nebst Korrespondenz mit den Mandanten und versuche natürlich, meine Mandanten, als auch uns, soweit wie möglich unbehelligt zu lassen und von bürokratischen Tätigkeiten zu entlasten.

Vielen Dank und wie gesagt, wäre es natürlich ideal, individuell erstellte Dokumente ebenfalls nach FZO hochzuladen und abzuzeichnen.

Wird ja noch Einiges in der Zukunft geschehen und Angebote reifen zumeist nach Bedarf; hier muss dann der "Pionier" zumeist dann eben improvisieren.

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edit: vorerst erledigt

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Hallo @deusex,

kein Problem. Ich habe es bei mir zur Sicherheit gerade getestet und das Bereitstellen der individuellen Anlage hat geklappt.

Wenn Sie möchten können Sie mir gerne eine PN schicken, dann melde ich mich bei Ihnen und wir können uns das auf Ihrem System gemeinsam ansehen.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

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Herr Preis,

eine reine individuelle Excel-Anlage geht. Kein Problem.

Ich versuchte in die Excel eine PDF "reinzuschmuggeln", um diese dann als individuelle Anlage in den Freizeichnungs-Dokumenten-Umfang aufzunehmen.

Da spielt ESt bei der Zusammenführung der Anlagen in die Sammel-PDF jedoch nicht mit.

Danke für Ihr Angebot, auf das ich bei Gelegenheit gerne nochmals zurückkomme. 

Meine Ansinnen ist ja klar: Ich möchte mir anderen Dokumente freizeichnen lassen, welche ich dann sozusagen als individuelle Anlage in die Steuererklärungs-PDF für FZO einbinden möchte. Wenn Sie da eine adhoc-Idee haben ?! Her damit 😉

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Hallo @deusex,

den Hintergrund hatte ich bereits vermutet.

Bei der eingebetteten PDF im Excel-Format kann es natürlich zu Problemen kommen, da kenne ich allerdings nicht alle technischen Restriktionen, diese sind auch oft bedingt durch Einschränkungen von Microsoft.

Adhoc fällt mir als Hintertür nur noch die Brief-Vorlage ein. Hier dürfte aber ebenfalls eine Einschränkung auf docx bzw. dotx sein. Ich vermute mal als weitere Anlagen die Allgemeinen Auftragsbedingungen und die Vollständigkeitserklärung. In dem Fall könnte ich mir ein Überführen dieser Dokumente in ein Word-Format vorstellen und wirklich die Einbindung über die Briefvorlagen. Alternativ kann das PDF nur als Anlage in der E-Mail an den Mandanten eingebunden werden, taucht dann aber nicht im Sammel-PDF auf.

Für Dokmente, die per se nichts direkt mit der Steuererklärung zu tun haben gäbe es dann noch die Lösung des Koperationspartners, die in dieser Idea perspektivisch genannt wurde. Da können wir da aus Steuern heraus nichts weiter anbieten.

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Hallo Herr Preis,

Sie haben den Braten gerochen. Ja, das Einfügen einer PDF bzw. eines Screenshot in Excel führt dazu, dass diese Seiten bei der Ausgabe ignoriert werden.

Poppen auch Fehlermeldungen bei der Zusammenführung gelegentlich auf und wenn nicht fehlt diese Seite eben. Bei einer regulären IndAnl wird diese schön eingefügt und ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen.

Mein Schreiben beinhaltet ein ganzes Sammelsurium an Bestätigungen, dass der Mandant auf irgendwas hingewiesen wurde und irgendwas bestätigt wird.

Dieses Schreiben enthielt auch Infos zu Steuernach- und Vorauszahlungen und alles Mögliche.

Im Prinzip alles auf das man zeigen kann, wenn "das hat man mir aber nicht gesagt" kommt.

So ein umfangreiche Bestätigung enthält u.a. AAB, Vollständigkeitserklärung aber mehr als zehn weiter Dinge, die ich mir abbedingen lassen möchte.

Die Idee mit dem Brief ist mir in der Tat vorhin auch gekommen, als ich das über die Excel-Anlagen lösen wollte, aber Excel ist dafür einfach nicht geeignet.

Ich werde wohl auch mit den AAB als gesonderten Brief anlegen oder alles ein Eins. Muss mal schauen, aber die *.docx ist hier jedenfalls ein gangbarer Weg. Logos und Co. sind ja da und später wird ehe alles in einer PDF "verschmolzen"...

Wird dann etwas ganz Anderes als das Schreiben bis VZ 2019 und nicht mehr als Brief an sich konzipiert, sondern als Bestandteil der Erklärung. Das Anschreiben erfolgt ja bereits per E-Mail, welche auch den Hinweis zur Freizeichnung und natürlich DATEV-Links zu meine Steuern und Co. enthält, denn dort landet dann der ganze "Bettel".

Ab VZ 2020 werde ich den Workflow bezüglich der Überlassung von Abschlüssen/Steuererklärungen und deren Folgeverarbeitung für mich komplett neu ausrichten; auch auf Dinge, die noch nicht real, aber bereits am Horizont zu sehen sind.

Mag ein wenig befremdlich klingen, aber ich freu mich drauf 😎

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Hallo Herr Preis,

ich habe mir eben mit meinem Beta-Test-Mandanten die erste Freizeichnung durchgeführt. Ging eigentlich ganz gut, aber ich vermisse in der Tat ein ablagefähiges Protokoll, wer, wann, welche Steuer freigezeichnet hat oder müssen die Bestätigungs-Mails nun zur Ablage genommen werden.

Es muss doch ein Bezug zu den Steuerdaten bzw. den Erklärungsinhalten erfolgt sein.

Ich hatte da jetzt echt auf der zur Freizeichnung hochgeladen PDF einen eingefügten Vermerk auf der Unterschriftsseite oder Ähnliches erwartet.

Ich hatte da jetzt bspw. sechs Varianten hochgeladen, freizeichnen lassen und die Letzte ging jetzt an das Finanzamt. 

In FZO sind alle Varianten ja da und offensichtlich chronologisch absteigend von jung nach alt aufgeführt, aber da sah ich zuvor einen Hinweis, dass nach 21 Tagen eine Löschung erfolgt.

Obwohl ich erstmalig eine Erklärung am 06.04.2021 gemacht habe, aber immer wieder Änderungen vornahm, erscheint in der Berechnungsliste das aktuelle Datum, aber in der Erklärung/Freizeichnungsdokument das Alte.

Stammt aus einer Pdf.

Ein Hinweis auf die Freizeichnung ist nirgends enthalten. Wie kann ich jetzt bspw. nachweisen, dass es sich bei der hochgeladenen Erklärung auch tatsächlich um die letztlich Freigezeichnete handelt?

Hmm, auch in Bezug auf die Zusatzdokumente zweifel ich nun schon ein wenig.

Ich habe auch eine zwei Jahre alten Thread hierzu gefunden, der aber im Sand verlaufen ist. 

Wichtig ist doch letztlich für mich, dass ich eine Beweislast mit der Freizeichnung führen kann, die unangreifbar ist. 

Sehe ich hier berechtigte Defizite ? Ich muss meine Pferde diesbezüglich wohl ein wenig zügeln, wenn sich das so darstellt, wie das auch Herr Blum schon beschrieb.

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Guten Morgen @deusex,

vielen Dank für Ihre ausführliche Beschreibung. Es freut mich, dass ich Ihnen Lust auf einen neuen Anlauf mit Freizeichnung online machen konnte.

Zum Protokoll noch ein paar Erklärungen:

Die Entscheidung des Freizeichners wird auch im Protokoll "Elektronische Datenübermittlung" des Steuerprogramms nachgehalten. Dort werden dann alle Bereitstellungen mit unterschiedlichen Telenummern mit dem jeweiligen Freizeichnungsstatus aufgeführt. Wird eine Telenummer mehrfach übermittelt kann es zwei unterschiedlich Zustände geben:

1. Die vorherige Erklärung wurde bereits im Portal FZO eingesehen: Es wird eine Historie angelegt und zeigt den alten und neuen Stand.

2. Die vorherige Erklärung wurde noch nicht im Portal eingesehen: Die Datei wird durch die neue ersetzt.

Wurden die Daten im Steuerprogram und somit die Telenummer geändert erfolgt ebenfalls eine Historie.
 
Die Erklärung die tatsächlich übermittelt wurde kann somit anhand der Telenummer in Verbindung mit dem Freizeichnungsstatus im Datenprotokoll identifiziert werden.

Die Löschung der Daten nach Freizeichnung im Zeitraum von 21 Tagen resultiert daraus, dass die Freizeichnung nicht als Archiv, sondern als reines Portal zum Zweck der Freizeichnung konzipiert wurde. An diesem Thema sind wir aber dran. Heute kann der Mandant die Erklärung vor Ablauf der 21 Tage lokal speichern.

Theoretisch kann das die Kanzlei im Portal des Mandanten auch, allerdings würde die Kanzlei hier quasi als Mandant agieren, weswegen ich das erst nach erfolgter Freizeichnung empfehlen würde, auch um im Zweifel ganz konkret die SmartCard-ID des Freizeichners im DATEV RZ nachzuweisen. 

Die Kanzlei kann auch über eine Archivierung z.B. im DMS, oder über den Formularsatz im Steuerprogramm mit der entsprechenden Telenummer die Daten einsehen. Das konkrete PDF, das in die Freizeichnung eingestellt wurde, wird für die Kanzlei aber nicht automatisch archiviert. Auch hier sind wir mit obigem Punkt dran. Heute wäre meine Empfehlung das über ein vordefiniertes Paket zu lösen und immer dieses ohne weiter Änderungen an den Mandanten zu übermitteln und gleichzeitig im DMS zu archivieren.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

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Hallo Herr Preis,

ich sehe schon, dass wir einen "workflow-im-flow" konstruieren werden und wohl im Moment noch kein starres Abwicklungsszenario erstellt werden kann.

Insofern wird uns die praktische Arbeit, mit Instrumenten zu gegebener Zeit und neuen oder geänderten Möglichkeiten, kürzere Wege zeigen.

Ich bin das gewöhnt, sehe das nun auch nicht weiter tragisch, sondern eher als Herausforderung.

Ich weiche an sich schon seit Jahren von den "offiziellen" Empfehlungen ab, wenn diese zu umständlich sind, so lange ich mich rechtlich in vertretbarem, wenngleich auch vereinzelt auch diskutablen Bereich, bewege.

Vielen Dank nochmals. Ich komme gerne wieder auf Sie zurück.

Gruß

[#16]

Für´s erste Rantasten lade ich mal die freigezeichnete Steuererklärung runter, drucke die Info-Mail, dass freigezeichnet wurde, als memo-pdf und füge diese an die Erklärung an. Einmal in meine Steuern und einmal in die Dok und gut erst mal.

Mit irgendwas muss man mal anfangen.

Es würde mich auch sehr interessieren, wie andere Kollegen damit umgehen. 

Herr Blum hat im Schwester-Thread hierzu bereits beachtenswerte Missionsarbeit geleistet, ist nun auch schon wieder zwei Jahre her.

Wie geht "Freizeichnung online" eigentlich in anderen Kanzleien ?

Wenn ich ich mir das Interesse bspw. an diesem oder auch anderen Beiträge hierzu anschaue, ist dasselbe wohl ziemlich gedämpft... 😞

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@deusex  schrieb:

Wie geht "Freizeichnung online" eigentlich in anderen Kanzleien ?

Ich denke die Antwort heisst 'Adobe Sign'. Kann ich aber erst ab Juni drüber berichten 😉

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@theo  schrieb:

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@deusex  schrieb:

Wie geht "Freizeichnung online" eigentlich in anderen Kanzleien ?

Ich denke die Antwort heisst 'Adobe Sign'. Kann ich aber erst ab Juni drüber berichten 😉

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Führt ihr das ein? Insofern wird das Dokument wohl mit einem digitalen Zertifikat versehen werden. Würde den workflow schon gerne innerhalb des DATEV-Kosmos halten, bin natürlich offen, für effektivere Wege. Bin gespannt.

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Das ist unsere Standardlösung (die sind meistens gut durchdacht) u. wird schon produktiv genutzt. Unser Standort ist leider erst im Juni dran. 

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Hallo Herr Preis,

nachdem ich nun einen recht charmanten Workflow, auch mit Einbettung von zusätzlichen Bestätigungen via Briefen, mit reichlich Variablen ausgestattet, geschaffen habe, noch kurz eine kleine Bestätigung, bitte.

Auszug DokNr. 1070799 :
"Ab dem Zeitpunkt der Freizeichnung oder Ablehnung steht dem Freizeichner das Dokument noch 21 Tage zur Ansicht, zum Drucken und zum Speichern zur Verfügung. Mit Ablauf der Frist wird das Dokument im Portal DATEV Freizeichnung online nicht mehr angezeigt."

Oftmals wollen Mandanten die Abgabe der Steuererklärung hinauszögern, wenn ihnen das Ergebnis nicht so ganz gefällt bzw. es grade unpassend kommt.

Wir teilen unseren Mandanten auch ausdrücklich mit, dass Sie dann selbst steuern können, wann die Einreichung erfolgen soll, in dem sie einfach zum gewünschten Zeitpunkt die Freizeichnung vornehmen können.

Preisfrage:

Freigezeichnete verschwinden nach 21 Tagen, aber NICHT freigezeichnete Erklärungen müssen dann ja unbedingt stehen bleiben, wenn auch über Monate.

Ist dem so ?

Konnte diesbezüglich keine Verfallsfrist finden, womit ich hoffentlich davon ausgehen kann, dass dies zutreffend ist. Danke für eine kurz Info.

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@deusex  schrieb:

Wie geht "Freizeichnung online" eigentlich in anderen Kanzleien ?

Wenn ich ich mir das Interesse bspw. an diesem oder auch anderen Beiträge hierzu anschaue, ist dasselbe wohl ziemlich gedämpft... 😞

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Würde ich Ihnen zustimmen. 

Ich lese hier nur mit, wenn der workflow so ist wie ich mir das vorstelle, dann könnte ich mir das als Neues Projekt in meiner Kanzlei vorstellen. Im Moment Papier- nicht schön, nicht meine Wunschvorstellung, aber ohne große Verrenkungen lösbar. 

[#22]

Hallo @deusex,

super, dass Sie einen geeigneten Workflow gefunden haben.

Ihre Vermutung ist korrekt. Nicht freigezeichnete Erklärungen werden nicht aus dem Portal gelöscht.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

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Ich hatte nun doch Einiges an Überlegungen und Zeit investiert und denke ein ausbaufähige Basis gefunden zu haben, die durchgängig digital und barrierefrei ist.

Einzig die Vereinbarung zwischen den Ehegatten oder später auch für Gesellschaften, dass mit einem SmartLogin auch für den anderen unterzeichnet werden darf, muss noch vom Mandanten ausgedruckt und von allen unterzeichnet werden; die Rücksendung in die Kanzlei erfolgt dann wieder mit scannen und zumailen.

Dies ist noch die einzige kleine Barriere.

Da diese Vereinbarung einmalig, auch für die Zukunft, bis auf Widerruf, geschlossen wird, kann man damit leben.

Der Rest läuft nun wirklich mit einer sauberen Abfolge voll digital und papierlos ohne weitere "print-to-scan-Maßnahmen". 

Nach den ersten beiden Probefällen vor ein paar Wochen hatten eine Mitarbeiterin und ich gestern die ersten vier Einkommensteuererklärungen mit kleinen Besonderheiten (PV mit USt zusätzlich) erstellt und sind an sich ganz zufrieden.

Nun gilt es, auf dieser Basis andere Rechtssachverhalte abzubilden. Einzelunternehmer, Personengesellschaften, Grundstücksgemeinschaften, Kapitalgesellschaften etc. 

Ganz klar ist hier der Weg das Ziel und von Erklärung zu Erklärung wird es weitere Korrekturen, Änderungen und/oder Ergänzungen geben; wie auch gestern.

Der Marmorblock wird eben erst durch das praktische Bearbeiten zur Statue...