Kanzleimitarbeiter löschen

[#1]

Hallo,

ich möchte einen ausgeschiedenen Mitarbeiter aus dem DATEV Arbeitsplatz zu löschen.

Leider habe ich keinen Erfolg, da dieser noch in DATEV Anwalt verknüpft ist.

Wer kann mir helfen?

Viele Grüße

Georg Hoffs

[#2]

Hallo,

ein gelöschter Mitarbeiter darf in DATEV Anwalt nicht als (Haupt-)Sachbearbeiter an einer Akte beteiligt sein. Die Beteiligung an der Akte wird erst gelöscht, wenn die Akte physisch gelöscht wird.

Sie können den Mitarbeiter anstatt ihn zu löschen z. B. in den Status "inaktiv" setzen (Mitarbeiter öffnen | Feld "Status"). Wenn Sie den Mitarbeiter löschen möchten (oder aus Datenschutzgründen müssen), wenden Sie sich bitte an den Programmservice Rechtsanwaltsmarkt.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Programmservice Rechtsanwaltsmarkt

[#3]

Hallo Frau Kubisch,

vielen Dank für die Info.

Nachdem der Mitarbeiter bereits ausgeschieden ist, würde ich die Akte einem aktiven Mitarbeiter zuordnen.

Dann müsste ich den ausgeschiedenen Mitarbeiter doch löschen können, oder?

Gibt es eine Möglichkeit oder Suche bei der ich den Mitarbeiter bzw. die entsprechende Akte finden kann?

Viele Grüße

Georg Hoffs

[#4]

Hallo Herr Hoffs,

so einfach ist das leider nicht. Die Aktenzuordnung der Mitarbeiter wird historisiert, dh. auch ehemalige Sachbearbeiter einer Akte können Sie nicht löschen. Außerdem können Sie Sachbearbeiter nicht löschen, für die Aufwände erfasst wurden, auch wenn sie nicht Sachbearbeiter einer Akte sind.

Welchen Akten der zu löschende Sachbearbeiter Akte aktuell zugeordnet ist, sehen Sie unter Unsere Kanzlei | Akten | Prozessregister, indem Sie in der Liste Sachbearbeiter den zu löschenden Sachbearbeiter auswählen.

Welche Aufwände dem zu löschenden Sachbearbeiter zugeordnet sind, sehen Sie unter Unsere Kanzlei | Akten | Aufwanderfassung Anwalt | Alle Aufwände, indem Sie in der Liste Sachbearbeiter den zu löschenden Sachbearbeiter auswählen.

Erst wenn alle Akten gelöscht sind, in denen der Mitarbeiter als Sachbearbeiter zugeordnet ist oder war und zu denen für den Mitarbeiter Aufwände erfasst wurden, können Sie den Mitarbeiter löschen, damit die Aufbewahrungsfrist für die Akten (samt Inhalt) gewahrt wird.

Sie können den Mitarbeiter alternativ während der Aufbewahrungsfrist der Akten z. B. inaktiv setzen und anonymisieren, indem Sie dessen Daten löschen und den Nachnamen z. B. mit <Nachname> benennen.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Programmservice Rechtsanwaltsmarkt

[#5]

Hallo,

wie verhält sich das denn, wenn ein ehemaliger Mitarbeiter auf Löschung seiner Daten besteht (DSGVO)?

Viele Grüße,

Alexander Hermelink

[#6]

Hallo,

der Mitarbeiter hat vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Akte (z. B. allgemeine Frist für die Aufbewahrung von Rechtsanwaltsakten 10 Jahre gem. § 199 Abs. 3 Nr. 1 BGB) gar kein Recht, von der Kanzlei zu verlangen, dass seine Daten gelöscht werden. Denn die Kanzlei hat ein berechtigtes Interesse, die Akten mitsamt Inhalt (dazu gehört auch der Mitarbeiter, der die Akte betreut hat) während der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Erst NACH Ablauf der Aufbewahrungsfrist können und müssen Sie die Akte löschen.

Sie können den Mitarbeiter erst löschen, wenn alle Akten gelöscht sind, in denen der Mitarbeiter als Sachbearbeiter zugeordnet ist oder war. 

Sie können den Mitarbeiter aber alternativ während der Aufbewahrungsfrist der Akten z. B. inaktiv setzen und anonymisieren, indem Sie dessen Daten löschen und den Nachnamen z. B. mit "Ausgeschieden" benennen. Dann sind die personenbezogenen Daten des Mitarbeiters nicht mehr in der Software erkennbar.