Fibu Stammdaten / Digitalisierung

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Guten Tag,

wir möchten langsam das Thema Digitalisierung in der Kanzlei voran treiben. Wir haben bereits festgestellt, dass sich nicht alle Mandanten in einen einzigen schlanken Fibu-Prozess pressen lassen. Es wird also unterschiedliche Fallgruppen geben. Ich frage mich nun an welcher Stelle (z.B. Word-Dokument in DMS, ProCheck o.ä.) wir am besten dokumentieren wie die Fibu der einzelnen Mandanten erstellt wird.

Es geht nicht um die Fibu Stammdaten im Sinne von Soll- oder Istversteuerung oder Bilanzierer oder 4/3-Rechner, sondern eher um technische Fragen:

Wird Unternehmen online genutzt? Wenn ja, Version Standard oder Erweitert? Was erfasst der Mandant vor? Woher kommt die Bank? Werden Schnittstellen genutzt, wenn ja welche und wie sind diese unterjährig zu bedienen? Läd der Mandant die Belege selbst hoch oder müssen wir scannen? Wird ggf. über die DMS gebucht? usw...

Vielen Dank vorab für Ihre Ideen!

Marion Sturm

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Hallo Frau Sturm,

auf unserer Homepage finden Sie unter den Top-Themen die Seite "Einführung von DATEV Unternehmen online bei Mandanten".

Auf dieser Seite finden Sie u.a. auch die Abwicklungsvereinbarung Fibu, mit der Sie die Arbeitsprozesse in der Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten festlegen können. Sie können diese auch bearbeiten und Punkte löschen bzw. ergänzen.

VG aus Nürnberg

Stefanie Herold

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Hallo Frau Sturm,

sie haben ja die in Frage kommende Unterstützungsprogramme schon genannt.

ProCHeck ist geeignet, um Porzessabläufe darzustellen, eignet sich daher dazu, den Workflow abzubilden, der nötig ist, wenn Sie sich zu einer der von Irenen beschriebenen “Fallgruppen“ entschieden haben. Dann kann dort die Arbeitsabfolge gut - Weil keine häufigen Verzwigungenen stattfinden - abbilden.

Innerhalb des Mandats /der Fibu ist m.E. such eine Möglichkeit, auf die Notizfunktion zurückzugreifen um Einzelanweisungen auf Kontenebene etc. Zu hinterlegen.

Für die Entscheidungsfindung, ob eine Fibu in die eine oder andere Fallgruppe gehört, hilft m.E. nur ein Kanzleiinterner „Leitfaden“ der die Fallgruppen und der Voraussetzungen beschreibt - da sehe ich ein Dokument, ggf. An der entscheidenen stelle des Workflows verknüpft mit ProCheck, als sinnvoll an.

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Sie wünschen sich ein freie zu editierendes Hinweisfenster, wo man im Feitext einfach "Besonderheiten" zur Buchhaltung erfaßt, wie früher auf der einen Din â4- Seite im BH- Ordner?

Diesen Wunsch habe ich bereits mehrfach geäußert, aber außer den "Monstern" "Procheck", "Aufgaben, oder ähnliches, welche definitiv weit weg vom Workflow schlummern,  scheint es bis heute keine Möglichkeit zu geben, daß Mitarbeiter beim anwählen (Nicht Öffnen) der Buchhaltung im DAP bereits einen Arbeitshinweis sehen. Ein Hinweis könnte lauten: "Bitte nichts mehr buchen, die Bilanz ist fertig".

oder von der BH: "Ich habe noch Belege nachgebucht. Bitte Bilanz aktualisieren", oder "Vorsicht: geänderte UST VA gesendet" oder einfach nur eine Liste von "Besonderheiten" der betroffenen Buchhaltung, bis hin zu Versandbesonderheiten.

Natürlich können auch Telefonnotizen, wie "Datum: Inventur angefragt", usw genau hier bis zur Erledigung festgehalten werden.

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Vielen Dank für die Hilfe oder wenigstens das Mitgefühl. Aktuell tendiere ich zu einem Word-Dokument z.B. mit der Verschlagwortung "Fibu Besonderheiten" bei jedem betroffenen Mandanten und einer Anweisung im Fibu-Prozess in Wiki, die auf dieses Dokument verweist - mal sehen ob das Dokument beachtet wird...

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Hallo Frau Sturm,

ich bin mittlerweile dazu übergangen im Rahmen jeder Unternehmen online Einrichtung, die Besonderheiten und Arbeitsweisen bei jedem Mandant zu dokumentieren.

Anfangs habe ich ein Formular auf dem iPad ausgefüllt, der Nutzen war aber überschaubar. Jetzt bin ich dazu übergegangen, dass ich den Prozess grafisch abbilde und direkt die Anleitungen und Hilfsmedien für den Mandanten hinterlege.

Ich mache dies derzeit mit MindMeister, da diese Lösung den Vorteil hat, dass der Prozess in der Cloud verfügbar ist, sich daher zentral aktualisieren lässt und Mandant und Buchhalter beide Zugriff auf den gleichen Prozess haben.

Ein Bespiel können Sie sich hier anschauen: https://mm.tt/1246720959?t=Y8FajqzZYY

Ich hoffe die Anregungen hilft Ihnen weiter 🙂

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Ich arbeite mit SimpleMind an iPad und PC. mindmeister testen wir schon. Der Vorteil ist halt wirklich das die Daten digital sind. In ProCheck haben wir das auch mal versucht. Ist ok, besser als Word und direkt beim Mandanten in der Schnellinfo verfügbar, Dokumente können auch angehangen werden.

Ist nicht ganz intuitiv aber alle mal besser als Word oder ein Handzettel auf einer klassischen Papierakte.

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Sehr hilfreich, vielen Dank!!

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Ich selber verwende auf meinem iPad Goodnotes und ebenso SimpleMind, damit komme ich super zurecht. Mindmeister kommt bei den ABO-Preisen nicht in Frage.

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Hallo Herr Hausmann,

diese Lösung finde ich sehr interessant. Können Sie evtl. etwas zum Handling sagen. Geben Sie dem Mandanten einfach die Map frei, so wie uns jetzt. Dann kann der Mandant ja nichts ändern.

Wie ist das mit dem Preismodell? Ich denke zwei Benutzer (Chef und Mitarbeiter allgemein) sollten reichen, oder?

Lassen Sie die Anleitung nur in der Cloud oder hinterlegen Sie diese auch im DMS oder ProCheck?

Vielen Dank

Torsten Hass

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Hallo Herr Hass,

da mag ich jetzt den Mandanten ein wenig bevormunden, aber ich bin der Meinung, dass er auch nichts ohne Absprache ändern soll. Änderungen müssen grundsätzlich auch mit dem Prozess in der Kanzlei vereinbar sein.

Es handelt sich ja um die Dokumentation eines Prozesses mit entsprechender Hilfestellung (Verlinkung) zur Prozesssicherung.

Ich finde mindmeister recht günstig, der Einzelnutzer kostet 5,00€ pro Monat, Teamlizenz 8,25€ pro Nutzer pro Monat, Businesslizenz 12,50€ pro Nutzer pro Monat. Da kenne ich Software, die ganz andere Lizenzgebühren aufruft (hiermit ist nicht die DATEV gemeint 🙂 )

Wir kommen gut mit einer Lizenz aus, da ich maßgeblich das Mandanten-Onboarding mache.

Ich mag an der Cloud, dass es gut dargestellt ist, ein Export in einem festen Format PDF, wäre recht steif. Da müsste ich bei jeder Änderung einen neuen Export ins DMS ablegen. Dies mache ich derzeit nicht. Einzig die E-Mail an den Mandanten mit der Verlinkung zum Prozess wird im DMS abgelegt.

ProCheck wäre doppelte Arbeit und mit einem ProCheck Prozess können Mandanten wenig anfangen.

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Hallo Herr Hausmann,

vielen Dank für die ausführliche Antwort.

Ich werde mal eine Testlizenz beantragen und sehen wie es funktioniert.

Die Idee find ich auf jeden Fall sehr gut.

Viele Grüße

Torsten Hass

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Herr Hausmann,

ich muss meine Aussage zu den Abopreisen widerrufen, ich habe am Wochenende viel mit Mindmeister herum probiert, gelesen und gebastelt und stehe kurz vor der Entscheidung umzusteigen.

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Hallo Herr Steinbrügger,

das freut mich! idR benötigen Sie ja auch nicht eine Lizenz pro Mitarbeiter (dann wäre es mir als Zusatzprogramm auch zu teuer). 1-2 sind oft ausreichend 🙂

Wenn Sie Hilfsinhalte benötigen, dürfen Sie gerne meine Youtube Videos verwenden. Diese sind bewusst frei von Werbung oder Logos gehalten.