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E-Mail aus Outlook in DMS automatisch archivieren

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letzte Antwort am 26.11.2019 10:50:56 von freiburgersteuermann
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kerstink
Beginner
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Nachricht 1 von 11
3868 Mal angesehen

eine neue Kollegen berichtete davon, dass E-Mails in Outlook in Unterordnern verschoben werden können und diese automatisch in DMS archiviert werden. Wichtig wäre nur, dass der Betreff gut verschlagwortet und der Unterordner mit #Mandantennummer# benannt wird.

Kennt sich einer damit aus und weiß wie dies einzustellen ist?

MfG

mkinzler
Meister
Offline Online
Nachricht 2 von 11
3237 Mal angesehen

Hierfür ist m.E. das Produkt DATEV Email-Archvierung notwendig.

kerstink
Beginner
Offline Online
Nachricht 3 von 11
3237 Mal angesehen

das Produkt Datev E-Mail-Archivierung gibt es wohl nicht mehr bzw. ich finde dies leider nicht.

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DATEV-Mitarbeiter
Christian_Seidel
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 4 von 11
3237 Mal angesehen

Hallo DATEV-Community,

DATEV fokussiert sich zukünftig mit DATEV DMS auf die Verarbeitung von E-Mails aus Microsoft Outlook. Ab DATEV-Programme 13.0 (Sommer 2019) stehen erste Neuerungen zur bequemeren Ablage von E-Mails zur Mandantenakte in DATEV DMS zur Verfügung.

Für die Archivierung aller ein- und ausgehender E-Mails empfiehlt DATEV die Lösung von MailStore. MailStore ist der führende Anbieter in Deutschland für die rechtssichere Komplettarchivierung. Das Archiv kann bequem über die MailStore-Integration direkt in Outlook oder über eine flexible Webanwendung durchsucht werden.

Wenden Sie sich bzgl. dem Einsatz von MailStore an Ihr Systemhaus oder verwenden Sie die System-Partner-Suche unter https://www.datev.de/portal_static/embeddedcontent/rahmenseiten/systempartnersuche.html

Sonnige Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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freiburgersteuermann
Fortgeschrittener
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Nachricht 5 von 11
3222 Mal angesehen

Hallo Herr Seidel,

 

seit längerem sind wir auf der Suche nach einer praktikablen Lösung zur Verschlüsselung der Nachrichten mit unseren Mandanten, derart, dass die gesendeten und empfangenen Nachrichten im Dokumentenmanagement, ähnlich wie bei beA, samt Prüfprotokoll abgelegt werden.

 

Mich stört derzeit, dass alle Nachrichten beispielsweise von DATEV, die älter als fünf Jahre sind, mit ungültiger Signatur versehen sind. Zum Zeitpunkt des Empfangs war aber die Signatur gültig.

 

"Für die Archivierung aller ein- und ausgehender E-Mails empfiehlt DATEV die Lösung von MailStore. MailStore ist der führende Anbieter in Deutschland für die rechtssichere Komplettarchivierung."

 

Hat jemand damit Erfahrung, ob dabei Prüfungen zur Gültigkeit eines Zertifikats archiviert werden?

 

Grüße

Boris Lemler

Grüße
Boris Lemler
blum
Experte
Offline Online
Nachricht 6 von 11
3208 Mal angesehen

Hallo Herr Lemler,

 

wir benutzen schon seit Jahren MailStore und sind damit sehr zufrieden. Daneben benutzen wir seit einigen Jahren die E-Mail-Verschlüsselung von DATEV, so dass bei uns vom Mandanten verschlüsselte E-Mails entschlüsselt ankommen.

 

Bevor wird diese Lösung der DATEV im Einsatz haben, haben wir die verschlüsselten E-Mails unverschlüsselt an uns selbst gemailt (von mir an mich) und dann diese Mail in der DMS gespeichert.

 

Danach fanden wir dann einen Hinweis und haben die E-Mails dann mit folgendem Weg entschlüsselt gespeichert:

  • in der E-Mail
  • über Datei Eigenschaften
  • den Haken "Nachrichteninhalte und Anlagen verschlüsseln" entfernen
  • Button "Schließen"
  • Button speichern

Unbenannt.JPG

 

 

 

Dann liegt die E-Mail unverschlüsselt in Ihrem Postfach und kann von MailStore unverschlüsselt archiviert und auch unverschlüsselt in der DMS gespeichert werden.

 

Wahrscheinlich ist diese Funktion bei Ihnen grau hinterlegt. Sie müssten dann mit Ihrem Systempartner reden, dass dieser diese Funktion über eine Gruppenrichtlinie in Ihrem Netzwerk freischaltet.

 

Gruß

 

Ralf Blum

freiburgersteuermann
Fortgeschrittener
Offline Online
Nachricht 7 von 11
3188 Mal angesehen

Hallo Herr Blum,

 

vielen Dank für Ihre rasche Antwort, allerdings hatte ich diese schon hier gesehen:

 

https://www.datev-community.de/t5/Technisches-zu-Software/verschl%C3%BCsselte-E-Mails-SmartCard-S-MIME-unverschl%C3%BCsselt-ablegen/m-p/22163/highlight/false#M1149

 

Mir geht es aber vor allem auch darum, im Ernstfall die Echtheit einer Nachricht nachweisen zu können und genau das kann ich nicht, wenn ich diese zuvor an mich selbst weiterleite.

 

Wenn wir noch einen Schritt weitergehen, soll doch auch eine qualifiziert signierte E-Mail sowohl verschickt, als auch empfangen und geprüft abgelegt werden können.

 

Da meine Frau Rechtsanwältin ist und ich mich auch um die Installation und Lauffähigkeit von DATEV Anwalt pro kümmere, habe ich über Jahre das Drama mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach miterlebt. Nun muss ich aber sehen, dass dort eben alle diese Prüfungen beim Erhalt von Nachrichten automatisch erfolgen und die Prüfergebnisse ohne weiteres Zutun abgelegt werden.

 

Grüße

Boris Lemler

Grüße
Boris Lemler
vogtsburger
Allwissender
Offline Online
Nachricht 8 von 11
3168 Mal angesehen

 

Hallo Herr Lemler,

 

die Methode von Herrn Blum, die Outlook-E-Mails zu entschlüsseln, ist ja mittlerweile nicht mehr das Weiterleiten an sich selbst sondern eine andere.

Per Registry-Eintrag kann die s/mime-verschlüsselte E-Mail in den Eigenschaften der E-Mail (von Outlook selbst) wieder entschlüsselt werden. Es ist ja eine End-To-End-Verschlüsselung. Der Inhalt der E-mail (inkl. der Anlagen) bleiben im Original erhalten.

 

Viele Grüße, M. Vogtsburger
... mein Motto: "hast Du ASCII in den Taschen, hast Du immer was zu naschen" ... ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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Hinweis: dieser Beitrag kann Spuren von Ironie enthalten, bei jedem Wetter ☀ ☁ ☂ ☃ ☄


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"Ein Teil dieser Antworten würde die Bevölkerung verunsichern"
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freiburgersteuermann
Fortgeschrittener
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Nachricht 9 von 11
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Hallo Herr Vogtsburger,

 

dennoch erhalte ich bei älteren Nachrichten folgenden

 

-----------

Fehler:
Das für die Signatur verwendete Zertifikat kann vom System nicht überprüft werden, da das Zertifikat des Ausstellers entweder nicht verfügbar oder ungültig ist.
Das Zertifikat, das zum Erstellen dieser Signatur verwendet wurde, ist nicht mehr gültig.
Signiert von datev-rechnung@datev.de unter Verwendung von RSA/SHA1 um 11:17:55 03.03.2015.

-----------

 

Wie kann ich heute noch prüfen, ob die Nachricht damals echt war?

 

Gruß

Boris Lemler

Grüße
Boris Lemler
vogtsburger
Allwissender
Offline Online
Nachricht 10 von 11
3117 Mal angesehen

 

Hallo Herr Lemler,

 

eine kleine Korrektur:

Herr Blum ist noch einen Schritt weiter .... (siehe folgendes Zitat)

"Daneben benutzen wir seit einigen Jahren die E-Mail-Verschlüsselung von DATEV, so dass bei uns vom Mandanten verschlüsselte E-Mails entschlüsselt ankommen."

 

Er muss jetzt offenbar keine weiteren Schritte unternehmen, um die E-Mails zu entschlüsseln. Das geschieht automatisch.

 

Mit alten, verschlüsselten E-Mails, die irgendwo gespeichert sind und geöffnet, geprüft, entschlüsselt werden sollen, kann man tatsächlich  so seine Probleme haben.

 

Zu jedem Verschlüsselungsverfahren benötigt man das Pendant der Entschlüsselung und/oder der Prüfung. Z.B. bei verschlüsselten PDFs oder bei ZIP-Dateien das entsprechende Kennwort.

 

Bei s/mime-verschlüsselten Mails bräuchte man das damals gültige Zertifikat, also z.B. die damals gültige SmartCard zur Entschlüsselung.

 

Verschlüsselt archivierte E-Mails verursachen irgendwann später Probleme. Daher ist es keine gute Idee, verschlüsselte E-Mails auch verschlüsselt zu speichern, weder in der Dokumentenablage noch im Dateisystem, noch in DMS noch irgendwo sonst.

 

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Hallo Herr Vogtsburger,

 

da stimme ich Ihnen zu, deshalb suche ich doch auch eine Möglichkeit für die signierten oder verschlüsselten E-Mails, dass sie wie beim Anwaltspostfach automatisch mithilfe meiner Smartcard entschlüsselt und mit allem drum und dran unverschlüsselt bei uns gespeichert werden.

 

Wenn über das Anwaltspostfach eine Nachricht verschickt wird, landet eine Zip-Datei automatisch im DMS. Darin sind alle Zertifikate, deren Prüfprotokolle, die Nachricht selbst und die Anhänge. Und auch wenn alle Zertifikate abgelaufen sein werden, wird das Prüfprotokoll immer noch vorhanden sein.

 

Gruß

Boris Lemler

Grüße
Boris Lemler
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letzte Antwort am 26.11.2019 10:50:56 von freiburgersteuermann
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