Automatisierte Rechnungsstellung und -einzug an Mandanten ("Dauerlastschrift", "Abo")

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Guten Tag DATEV Community,

wir würden gerne den Rechnungsstellungsprozess unserer Honorarrechnungen an die Mandanten verbessern.

Verbesserung heißt für uns vor allem, so wenig wie möglich manuelle Arbeit.

Ein Großteil der Ausgangsrechnungen ändert sich ständig im Rechnungsinhalt und -betrag (z.B. Lohnabrechnungen wegen unterschiedlicher Anzahl an abgerechneten Arbeitnehmern, Zusatzleistungen, Beratungen außerhalb der Grundleistungen, usw.) Diese Rechnungen können nicht automatisiert werden. 

Bei den Finanzbuchführungen sehen wir aber Potential. In diesem Bereich arbeiten wir mit festen Beträgen, die sich über das ganze Jahr nicht ändern. Teilweise bleiben die Raten sogar über den Jahreswechsel hinaus gleich.

Für diese wiederkehrenden, inhalts- und betragsgleichen Rechnungen würden wir am liebsten den gesamten Prozess automatisieren. D.h.

• völlig automatische Erstellung der Rechnung inkl. aller Formvorschriften
  • Alternative: Dauerrechnung / Abrechnung im Vertrag
• völlig automatisches Versenden der Rechnung per E-Mail und/oder DATEV Unternehmen Online
  • dieser Punkt funktioniert schon, allerdings nicht automatisch
• völlig automatische Übergabe an DATEV Zahlungsverkehr bzw. automatisches Einziehen der Rechnung per SEPA-Basislastschrift
  • möglichst zu einem festen Termin (z.B. zum ersten des Monats oder zum 15.)

Keine dieser Anforderungen ist meines Wissens nach möglich. Das DATEV Rechnungsschreibungsprogramm erzeugt keine Rechnungen automatisch. Hier könnten wir uns höchstens mit einer Dauerrechnung abhelfen. Dem DATEV Zahlungsverkehr automatisch die Rechnungssätze zu übergeben und automatisch die Lastschriften einziehen zu lassen ist ebenfalls unmöglich. Mein Bankbetreuer meinte ebenfalls, dass die Lastschriften immer manuell mit elektronischer Unterschrift eingezogen werden müssen. Auch bei der Banking Software.

Gleichzeitig muss es doch am Markt Lösungen geben! Ich bezahle privat ständig verschiedene Online-Dienste im Abo per Lastschrift. Bei diesen Dienstleistern sitzt garantiert niemand und schreibt Rechnungen oder zieht diese manuell ein wie bei uns...

Neben der Vermeidung manueller Arbeit geht es mir vor allem auch darum dem Mandanten eine gewisse Sicherheit zu geben, dass das Fibu-Honorar zu einem festen Termin eingezogen wird und dass keine Leistung verspätet abgerechnet wird. Gerade bei den kleineren Mandanten kommt es wegen verspäteter, dann nachgeholter und damit "zusammengeballter" Rechnungsstellung durch uns immer zu großen Problemen. Hier haben sich auch teilweise schon die Mandanten beschwert... Diese Probleme würde ich ebenfalls gerne durch automatisierte Rechnungsstellung und -einzug vermeiden.

Konnten andere Kanzleien den Rechnungsprozess besser bzw. automatisierter gestalten? (speziell für Fibu)

Danke

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Hallo mosachse, wir entwickeln gerade eine Software, die Ihre Anforderungen bezüglich wiederkehrender Zahlungen erfüllen wird. Wir würden uns sehr über die Möglichkeit eines Austausches freuen.

Freundliche Grüße

Anton Dachauer

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Vielen Dank!

Können Sie mir bitte folgen, damit ich Ihnen hier eine Nachricht mit meinen Kontaktdaten senden kann? Sie können mich auch unter mosachse@gmail.com direkt kontaktieren. Das ist allerdings meine private Mail. Die geschäftliche will ich hier nicht veröffentlichen.

Ansonsten können wir uns auch hier weiter öffentlich austauschen.

Vielen Dank nochmals!!! Unsere Kanzlei hilft Ihnen gerne

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Das DATEV Programm zur Rechnungserstellung ist generell eine Zumutung. genau wie die Zeiterfassung auch im deutschen Museum für Technik ausgestellt sein könnte. Alles manuell. Da müsste eigentlich was anderes her. warum nicht in jedem Programm ReWe, ESt etc. Einen Knopf „Zeiterfassen“ bei schließen des Fensters wird die Zeit auf den Mandanten geschrieben.

Das Ablegen eines Dokuments in DMS? automatisch 3-5 Minuten Zeitaufwand erfassen.

Stattdessen müssen wir die Zeiten tippen und dann auch noch manuell zu Rechnungen zusammenstückeln.

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Vielleicht noch als Hintergrundinformationen:

• Wir nutzen EBICS als Bankverfahren (über SmartCard)
• Wir nutzen auch für LODAS die Gegenstandswertübergabe und haben da viel Zeit investiert, dass die erbrachten Leistungen (z.B. Anzahl abgerechnete AN, Kind krank, Anträge, Bescheinigungen, usw.) als Gegenstandswerte (soweit es überhaupt möglich) automatisch übergeben werden und im Rechnungsschreibungsprogramm verarbeitet werden können
  • von wirklicher Automatisierung sind wir aber noch meilenweit entfernt
  • Bei jeder Rechnung müssen Gegenstandswerte manuell ausgewählt werden
  • für jeden Mandanten müssen die Gegenstandswerte manuell übergeben werden (d.h. nicht mandatsübergreifend)
  • Automatisierte Rechnungsstellung und automatisierter Einzug geht sowieso nicht
• Das DATEV Rechnungsschreibungsprogramm und auch der DATEV Zahlungsverkehr hängen leider Jahre zurück und erfüllen unsere Anforderungen an Automatisierung nicht im Geringsten

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Darf man fragen wo sie in Digi Cockpit bzgl DB je Abrechnung stehen? Also ca. unteres oder mittleres Drittel? Weil der Aufwand die Gegenstandswerte aktuell zu halten müsste ja auch auf „Lohn sonstige Leistungen„ gebucht werden.

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Bei den Finanzbuchführungen sehen wir aber Potential. In diesem Bereich arbeiten wir mit festen Beträgen, die sich über das ganze Jahr nicht ändern. Teilweise bleiben die Raten sogar über den Jahreswechsel hinaus gleich.

Da da sehe ich noch mehr Potential. Der Zehntelsatz soll die Komplexität der Buchhaltung widerspiegeln.

Gradmesser für die Komplexität ist die benötigte Zeit im Verhältnis zum Kenntnisstand des ausführenden MAs. abstrahiert wäre das der Stundensatz.

Bedeutet man könnte ohne schlechtes Gewissen auch die Rechnungssumme überwachen lassen. Wenn DB unter Mindestanforderung im Verhältnis zum Gegenstandswert fällt oder über Maximalwert liegt wird die Rechnung zur Überprüfung ausgesteuert. Sonst mit festgelegtem Wert versendet.

Hinzukommt das der Gegenstandswert auch automatisch erfasst werden kann. Bilanzsumme, Umsatz,...

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Da haben Sie natürlich recht, Herr Junker! Vielen Dank.

Ihre Darstellungen sind natürlich noch besser.. Wobei das schwierig werden dürfte für DATEV. Uns würde schon reichen, wenn wenigstens die naheliegendsten Dinge (wie z.B: eine mandantenübergreifende am besten automatische Gegenstandwertübergabe) umsetzt werden.

Wegen der äußerst schwachen DATEV Rechnungsschreibung müssen wir eine relativ teure Arbeitskraft mit stark repetitiver Arbeit jeden Monat einige Stunden beschäftigen und das spiegelt sich dann natürlich auch im Deckungsbeitrag wider.

Schauen Sie alleine hier wie viele Threads schon zum Thema Gegenstandswerte und LODAS erstellt wurden:

LODAS Gegenstandswerte 12.1 kompatibel mit RZ?

Lodas Gegenstandswerte mandantenübergreifend übergeben

LODAS Gegenstandswerte übergeben

Re: Gegenstandswerte übergeben

Re: Gegenstandswerte Lodas übergeben

Wir haben schon viel Zeit und Geld in Form von DATEV Consulting investiert. Mit der DVD von vor ca. einem Jahr kam dann eine leichte Verbesserung, die wir jetzt bei der Gegenstandswertübergabe nutzen. Aber das ist alles noch viel zu schwach und viel zu aufwendig. Dringend muss hier was passieren...

Sobald wir für Mandanten gewisse Leistungen erbringen sollen diese (so gut es geht) automatisch d.h. ohne manuelle Zuarbeit auf der Rechnung stehen. Das kann doch eigentlich nicht so schwer sein..

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Wir beschreiten den genau gegenteiligen Weg.

Alle Mitarbeiter die bei uns Löhne machen schreiben ihre Zeiten penibel auf. Alles mit Standardtexten Textiert und unter die gleiche Zeitart. Jedes lohnspezifische Telefonat, jede Mail,... Diese werden weiterberechnet und sind relativ leicht manuell auf die Rechnungen zu bekommen. Da die Zeitart standardisiert ist. Die Pflege der Gegenstandswerte im Bereich Lohn haben wir vor ein Paar Jahren über Bord geworfen. Viel zu komplex und nicht Zielführend.

Wir haben nur genau einen Gegenstandswert. Die einfache Abrechnung des Lohns. Alles andere nach Stunden.

Da fällt mir ein die Telefonate könnte man auch mit ein bisschen Geschick und Nutzung der Telefonsoftware wahrscheinlich automatisch Minuten genau in Rechnungen einfließen lassen.

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Hallo Herr Dachauer, 

können Sie ungefähr eine Aussage treffen, wann ggf. mit einer Pilotversion zu rechnen ist. 

Das DATEV Rechnungsschreibungsprogramm ist einfach ein Zeitfresser ohne Ende und noch dazu im letzten Jahrhundert stehen geblieben was die Nutzerfreundlichkeit angeht. 

@Gelöschter Nutzer gibt es hier irgendwelche Neuerungen um die Rechnungsschreibung effizienter zu gestalten?

Danke

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Hallo,

was ich bei Ihrer Schilderung der Ausgangslage nicht ganz verstanden habe:

Sie möchten offenbar FIBU-Pauschalen oder Vorschüsse regemäßig abrechnen, beispielsweise monatlich.

Dieser Sachverhalt kann durch die automatische Generierung der Folgerechnung abgebildet werden, wenn nun beispielsweise die Pauschale für November 2019 abgerechnet wurde, steht automatisch die Folgerechnung für Dezember 2019 bereit.

Automatisiert ausgegeben werden diese Rechnung allerdings nicht - die Ausgabe der Rechnungen muss manuell angestoßen werden, das "kostet" rund sechs Mausklicks bei der massenhaften Ausgabe bzw. elektronischer Übermittlung vieler Rechnungen gleichzeitig.

Auch der Einzug der Rechnungen kann im Programm abgebildet werden, für die Übergabe an den Zahlungsverkehr werden rund vier Mausklicks benötigt.

Ihre Auffassung, dass die Rechnungsschreibung etwas antiquiert wirkt, teile ich. Allerdings lassen sich die von Ihnen beschriebenen Prozesse dort abbilden, nur eben nicht vollautomatisch im Sinne eines "geplanten" Tasks...

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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Danke Herr Wielgoß. 

Natürlich wissen wir, dass eine "Folgerechnung" automatisch bereitsteht im Rechnungsschreibungsprogramm.

Wie in meinem ursprünglichen Beitrag beschrieben: Uns geht es um einen vollständig automatisierten Prozess!

Es soll bei FiBu-Rechnungen überhaupt nichts manuell gemacht werden, es sei denn man greift in den Automatismus ein. Die Rechnungen sollen völlig automatisch elektronisch rausgehen an den Mandanten und auch völlig automatisch eingezogen werden. 

Was glauben Sie wie z.B. die DATEV eG Rechnungen an uns Kanzleien schreibt? Das sind vollständig automatisierte Prozesse. Sobald wir die Leistung nachfragen, stehen Sie bei uns auf der Rechnung. Da schreiben keine teuren Arbeitskräfte Rechnungen. Es gibt Leistungen, die Input erfordern (z.B. abgerechnete Stunden eines DATEV-Consultants aber das Standardgeschäft ist völlig automatisiert. 

Wir als Kanzleien erreichen dieses Niveau mit unseren Mandanten mit dem minderwertigen Rechnungsschreibungsprogramm der DATEV natürlich nicht. Es müssen unter hohem Zeitaufwand Mitarbeiter die Rechnungen schreiben. 

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Hallo,

eine vollständige Automatisierung der "festen" Gebührenrechnungen ist nicht möglich.

Wie hoch ist denn bei Ihnen in etwa der monatliche Zeitaufwand für die "Produktion" und den Einzug der monatlich gleichbleibenden Rechnungen?

Wie ich in meinem vorherigen Beitrag bereits schrieb, findet im Programm zumindest keine "Klickorgie" statt. Wenn die Grundwerte und die Erstrechnung eingerichtet sind, ist das m. E. schon ein ziemlicher Selbstläufer.

Im Schätzungswege würde ich davon ausgehen, dass die Verarbeitung der gleichbleibenden Rechnungen inklusive Einzug bei ca. 15 Minuten liegen dürfte, wenn alles korrekt eingerichtet und hinterlegt ist - die Wartezeiten im Programm mal außen vorgelassen 😉. Dabei spielt es m. E. auch keine Rolle, ob es sich um 10 oder 300 Rechnungen handelt, denn der Workflow ist ja unabhängig von der Anzahl der Rechnungen gleich.

Ich weiß natürlich, dass Sie auf einen Vollautomatismus hinaus wollen - aber auch hierbei sind ja zumindest die Grundwerte und der erste Rechnungsentwurf erforderlich...

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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Danke dennoch für Ihre Antworten. 

Wir haben wirklich schon viel Zeit und Geld in das Thema Rechnungsschreibung investiert. Wir hatten z.B. diverse "DATEV-Consultants" aus dem Bereich EO in der Kanzlei. Die Schwachstellen in der Software können diese Personen aber natürlich auch nicht lösen. Wir wollten eigentlich auch DATEV Eigenorganisation Comfort einführen. 

Aber es hat uns nicht überzeugt. Auch diese Lösung bietet keine Automatisierung. 

Wir sind mit diesem Bereich seit Jahren total unzufrieden. Es gab ein paar Neuerungen mit einer der letzten DVDs im Bereich der Gegenstandswertübergabe aus LODAS. Aber auch in dieser neuesten Stufe ist alles viel zu ineffizient und umständlich programmiert. Ein Wahnsinn... 

Nur noch mal einer der unzähligen Threads zum Thema:

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Lodas-Gegenstandswerte-mandanten%C3%BCbergreifend-%C3%BCbergeben/m-p/58294

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Hallo mosachse,

wenn schon Lösungen außerhalb der DATEV in Betracht kommen, kommt für die monatlich wiederkehrenden Rechnungen ggf. eine Lösung für wiederkehrende Rechnungen in Betracht, wie zB Monsum von Fastbill.

Monsum hat eine kostenfreie Sandbox-Umgebung in der man den Rechnungslauf erst einmal einrichten und testen kann.

Daneben bietet es die Möglichkeit einer vollautomatisierten Rechnungsstellung inklusive Versand, automatisiertem Mahnwesen und wenn ein Zahlungsdienstleister wie Stripe angebunden wird, ließen sich auch Lastschriften automatisiert einziehen.

Ggf. ist das einen Blick wert, wenn wir uns schon außerhalb der DATEV Welt bewegen 🙂

Ob sich das lohnt, hängt aber am Ende immer von der Anzahl der Rechnungen ab.

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Darf man fragen warum Sie die Updates noch per DVD bekommen? 

Die gibt es dich mittlerweile alle als Download. 

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Wir laden schon seit einiger Zeit die Software per Download aus dem RZ herunter. 

Trotzdem erhalten wir zusätzlich DVDs. Wir bestellten das gerne ab, wenn wir wissen wie die Abbestellung geht...

Danke

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recht herzlichen Dank für Ihren wertvollen Beitrag.

Es ist leider wirklich sehr schwierig gute Mitarbeiter zu finden und da wollen wir so wenig wie nur irgendwie möglich an Verwaltungsaufgaben. Wir machen schon alles was mit DATEV an Effizienz möglich ist (elektronische Rechnungen per Mail und/oder Unternehmen Online, Übergabe Gegenstandswerte, Aufträge, Zeiten, usw.) Dennoch wie gesagt komplett unzufrieden. Jeder Mitarbeiter quält sich mit der Rechnungsschreibungs- und Kostenkontrolle. Wir haben auch versucht Rechnungen vom Sekretariat schreiben zu lassen. Da sind die dann halt zeitlich blockiert. 

Wir dachten auch immer wir machen etwas falsch und haben uns wie gesagt diverse Berater ins Haus kommen lassen. Die sind dann früher oder später alle gescheitert an unseren Anforderungen. 

Bei Fremdfirmen befürchte ich, dass diese nicht automatisch auf die Mandanten-Stammdaten zurückgreifen können und dann lohnt sich das alles wahrscheinlich nicht... 

Dennoch ich schaue es mir an. DATEV EO wird ja nicht weiterentwickelt. Warum auch? 🤐

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Ich würde es doch einfach mal mit einer formlosen E-Mail ans Logistikzentrum versuchen? 🙂

Ist ca. ein Jahr her, dass ich das umgestellt habe. Wo das genau im Programm geht weiß ich jetzt auch nicht mehr.

Was ich weiß ist, dass ich mit einer formlosen Mail angefangen habe.

Good luck.

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Hallo,

den DVD-Versand können Sie direkt im Installations-Manager abbestellen. Eine Anleitung finden Sie im Kapitel 4.3 des Dokuments Abruf der DATEV-Programme per DFÜ einrichten (elektronischer Software-Abruf).

Viele Grüße

Christian Wielgoß