8 Antworten Neueste Antwort am 20.05.2019 13:53 von Tobias Ettl

    Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online

    annabellefleßner Beginner

      Hallo zusammen,

       

      wir haben in der Kanzlei folgendes Problem zu DUO:

       

      bei einigen Mandanten nutzen wir Unternehmen Online nur intern, bedeutet: die Mandanten bringen uns den Pendelordner, wir scannen die Belege ein, laden diese hoch und bearbeiten die Buchhaltung.

      Nun haben wir vom Systempartner A tolle neue Tischscanner bekommen, mit denen wir alle Belege in einem Rutsch scannen können. Hier entsteht aus jeder Seite ein Dokument. Im Dokument Upload werden diese Dokumente dann aus dem Scanordner aus dem Laufwerk importiert. Hier soll eine Belegvorschau erscheinen, die einzelnen Dokumente können hier dann verknüpft werden, bevor ich diese dann direkt in den Belegtransfer lade.

       

      Leider habe ich Dokument Upload weder die Dokumentenvorschau, noch die Funktion zu verknüpfen. Das soll daran liegen, dass wir das Programm Captiva Cloud Runtime nicht installiert haben.

      (Die Belege erst im zweiten Schritt zu verknüpfen ist keine Option, da hier durch den Upload alle Dokumente vermischt werden. Bei 250 Dokumenten aus 90 Rechnungen suche ich mich da ja wund...)

       

      Systempartner B (Betreuung und Wartung) sagt: Darf nicht installiert werden, da WTS Umgebung besteht!

      Systempartner A (Verkauf der Scanner) sagt: Captiva Cloud Runtime installieren. Machen wir immer so, hat nie zu Problemen geführt.

       

      Wir sind nun ein wenig verwirrt, wem wir hier trauen sollten und wie wir die Nutzung von DUO weiter optimieren können. Momentan wird jeder Beleg einzeln gescannt...

       

      Bitte um Austausch!

       

      Herzliche Grüße aus dem Norden,

      Annabelle Fleßner

      Steuerberatung Stange

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        • 1. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
          stbbergt Neuling

          Hallo Frau Fleßner,

           

          folgende Lösung lässt sich ggf. realisieren: Benutzen Sie Trennblätter bzw. Bar- oder QR-Codes. Da die Belege an irgendeiner Stelle sowieso geordnet (geheftet bzw. getrennt) werden müssen, könnte man auf diesen einen entsprechenden Stempel (Strich- oder QR-Code) anbringen (bzw. ein Trennblatt einfügen), welcher von der Scannersoftware erkannt wird. Diese trennt dann automatisch den Belegstapel immer dann, wenn dieser Code erkannt wird und erstellt eine neue Datei. So können Sie relativ schnell einen Stapel insgesamt einscannen und brauchen diesen im Nachgang nicht mehr nachbearbeiten.

           

          VG

          Ronny Bergt

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          • 2. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
            i.koehl Einsteiger

            Hallo Frau Fleßner,

             

            wieso benutzen Sie nicht das Scan Modul von der DATEV? Dort könnten Sie alle Dokumente im Dokumentenkorb heften oder trennen. Also mit Belegvorschau ganz bequem bearbeiten.

            • 3. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
              maximilian Neuling

              Hallo,

               

              wir tun die Belege durch Trennblatt von der Scansoftware trennen lassen.

              Das Tolle an den Scanner ist ja die Software.

              Wenn das nicht geht würde ich das Heften vorher mit der Scansoftware händisch machen.

              Und wenn das alles nicht geht kann man ja noch über Dokumentenkorb zusammen bauen.

               

              Laut Datev ist die Installation von Captiva Cloud Runtime auf Server nicht möglich, ich würde es deshalb auch nicht machen.

              • 4. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
                it-held Beginner

                Wieso starten Sie DUO / Dokument Upload nicht lokal.

                Sofern der mIdentity lokal steckt, Sicherheitspaket lokal installiert ist, funktioniert auch Captiva Runtime lokal, sollte auch der Scanner entsprechend eingebunden sein.

                 

                Haben wir so bei uns in der Kanzlei im Einsatz.

                 

                Nachteil: Sicherheitspaket muss aktuell auf den Rechnern gehalten werden.

                1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                • 5. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
                  4you-computer Aufsteiger

                  Auch so: Scanner werden einfach lokal installiert-/ eingerichtet und dort genutzt.

                  • 6. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
                    metalposaunist Meister

                    Wie Ronny Bergt es schon beschrieben hat bzw. eine Frage vorher: Was für Scanner kommen zum Einsatz und wie viele Mandaten scannen Sie in Ihrer Kanzlei?

                     

                    Wenn die Tendenz steigend ist: Statt jeder einen eigenen Scanner einen großen zentralen Scanner mit entsprechender Software. Es gibt beides z.B. von der scanfabrik.

                     

                    Das war unsere Lösung, die technisch folgendermaßen aussah: Scanner hat eine eigene Software, die auch per Touch mit einem Bildschirm / PC genutzt wurde. Dort wählte man aus: Mandant > Belegtyp. Diese Daten zog sich die Software aus dem Belegtransfer, weil hier ALLE UO Mandate mit ALLEN Belegtypen angelegt waren. Dann musste man der Software einmalig sagen, das ist Mandant A und B (für alle min. 7 Belegtypen) und der Scanner hat alle Scans direkt in die passenden Ordner vom Belegtransfer abgelegt.

                     

                    Trennung der mehrseitigen Rechnungen erfolgt auch hier via Trennblätter.

                     

                    Dann stellen Sie im Belegtransfer via Aufgabe ein: lade mir alle x Minuten ALLE Scans von allen Mandanten in allen Ordner nach UO hoch - fertig.

                     

                    Läuft super, stabil, zuverlässig und ist skalierbar. Das heißt: Kaufen Sie noch so einen Scanner und lassen ihn gleich konfigurieren, muss nichts am Belegtransfer eingestellt werden.

                     

                    Schade, dass beide Systempartner das technisch leider gar nicht gut und zuverlässig und vor allem schnell lösen können . Bitte nutzen Sie nicht die Captiva Runtime. Das machen Mandanten für 5 Belege / Monat aber nicht Sie. Viel zu unzuverlässig und zu umständlich, zu viele Klicks und ggf. alle schon gescannten Belege bei Browserabsturz weg.

                     

                    Dann haben Sie also einen WTS im Einsatz? Dann müsste man schauen, was es für Scanner sind. Fujitsu Scanner haben z.B. Profile, in denen festgelegt wird: Scan mir nach RA, RE, Kasse, etc. Fragt sich, wie man es händelt, wenn man mehrere Mandanten so scannt. Dann muss man immer noch manuell die Belege den passenden Mandanten zuordnen, sonst haben Sie ja 7x Anzahl an UO Mandanten Profile (in unserem Fall ca. 2600). Das wird zu unübersichtlich.

                     

                    Gerne auch Austausch via Telefon oder Mail .

                    Geändert am 16.05.19 um 18:29 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                    • 7. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
                      annabellefleßner Beginner

                      Laut Systempartner muss genau hier das benannte Programm installiert werden und greifen, was uns eben aufgrund der WTS Umgebung nicht empfohlen wird...

                      • 8. Re: Problem in Belegverwaltung Unternehmen Online
                        Tobias Ettl Aufsteiger

                        Hallo Frau Fleßner,

                         

                        Vorschlag:

                        Sie können die Nacharbeit auch mit dem DATEV Dokumentenkorb vornehmen und nach der Bearbeitung der Dokumente diese in die vorgesehenen Upload-Ordner einfach per Drag & Drop oder Exportfunktion übergeben.

                         

                        Sie haben im DATEV Dokumentenkorb alle Funktionen, die Sie bisher beschrieben haben für die Verarbeitung von einzeln gescannten Seiten egal ob PDF oder Tiff! Eine Automatisierung der Übernahme der persönlichen Scans in den persönlichen Dokumentenkorb ist auch möglich, nur der Upload muss von jedem persönlich geschlüsselt werden.

                         

                        Alternativ können Sie das Problem mit einer Scansoftware lösen, aber die DATEV Scanlösung vom Belegtransfer kann ich Ihnen hierzu nicht empfehlen, ebenso wenig die direkte Upload Funktion im DUO.

                         

                        MfG

                         

                        Tobias Ettl