Datum bei Ablage Dokumentenmanagement

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Liebes Datev-Team,

bitte bitte bitte könnt ihr einrichten, dass bei der Ablage eines Dokuments im Dokumentenmanagent automatisch das tagesaktuelle Datum voreingestellt ist? In 90% aller Fälle muss ich Dokumente mit tagesaktuellem Datum abspeichern - dann jedes Mal manuell das entspr. Datum anzuklicken ist sehr lästig.

Ich wäre überglücklich, wenn ihr das dahingehend ändern könntet oder mir zumindest sagt, wie ich es einstellen kann.

Vielen Dank!

Julia

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Haben Sie das Datum nicht ohnehin in der Spalte "Abgelegt am"? Ich bin mir nicht sicher, ob ich mit dieser Voreinstellung glücklich wäre, ideal sollte dies optional sein.

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Es wäre aber wünschenswert, wenn ich bei der Brieferstellung per Vorlage die Möglichkeit hätte, diese Datum gleich zu füllen. Leider wird dieses Feld nicht angeboten.

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ich schließe mich beiden Wünschen an 🙂

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Bitte nicht umsetzen.

Begründung:
Wenn ich emails in die Dokumentenablage ziehe, dann wünsche ich mir das Dateidatum.

Selbiges gilt für Anlagen und andere Dokumente. Ich benötige das identische Datum, welches das Original hat.

Wer das "Ablagedatum" benötigt, ist gerne eingeladen, die Spalte "abgelegt am" zu nutzen.

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Dann ist es für Sie doch komplett irrelevant. Selbst wenn bei Ihnen das Dokumentdatum voreingestellt ist, und Sie aber weiterhin ihre Dateien nach dem Dateidatum sortiert lassen, ändert sich für Sie nichts.

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Voreinstellungen können etwas gefährlich sein, wenn diese aus Versehen übernommen werden. Daher, wenn Umsetzung, dann bitte als Option und zwingend.

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In 90% aller Fälle muss ich Dokumente mit tagesaktuellem Datum abspeichern ..

Bei mir sind mindestens 99% der nicht selbst erstellten Dateien (word/excel...) nicht vom heutigen Tag (z.B. Bescheide, empfangener Schriftverkehr... ).

Bei den selbst erstellten Dokumenten hat die Datev die Datumseingabemöglichkeit in der "Erstellungsmaske" vergessen, so dass das immer händisch nachgepflegt werden muss. Wenn das Feld angeboten würde, wäre eine Vorbelegung  mit dem aktuellen Datum zu 99% richtig.

Diskussion zu dem Thema gibt es schon:

Dokablage: Dokumentendatum bei Neuanlage nicht erfassbar

Re: DMS: Vorbelegung Dokumentendatum

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Hallo Frau Auras,

dieses Thema lässt sich schlecht ohne Fernbetreuung klären. Ich weiß schon gar nicht, auf welchem Weg Sie die Dokumente zur Akte speichern oder ob Sie sich im Fenster "Schreiben erstellen" befinden und ein neues Schreiben erstellen. Oder ob Sie ein Dokument vom PC mit dem Befehl "Speichern zur Akte" im Kontextmenü ablegen. Oder ob Sie das Dokument per Drag and Drop in die Dokumente ziehen. Je nachdem, wie Sie vorgehen, sind andere Programme betroffen (Anwalt classic oder Dokumentenablage).

Um welches Datums-Feld der Dokumenteigenschaften geht es Ihnen? Es gibt in Dokumentenablage sehr viele Datumsfelder:

- Datum

- Abgelegt am

- Geändert am

- Erstellt am (Datei)

- Erstelldatum

- Jahr

- Monat

- Abgelegt am mit Uhrzeit

- Geändert am mit Uhrzeit

- Geändert am (Datei)

- Erstellt am mit Uhrzeit

- Geändert am mit Uhrzeit.

Das Feld "Datum" ist nur eines von vielen Datumsfeldern in Dokumentenablage. In diesem Feld soll das Datum der Rechnung oder des Lieferscheins erfassst werden. Also das Datum, das auf dem Dokument selbst steht - z. B. Berechnung von Fristen gedacht und deshalb für Anwalt classic nicht relevant. Deshalb wird das Feld auch nicht automatisch gefüllt.

Eigenschaften-Fenster von Dokumenten

Im Fenster "Schreiben erstellen" haben wir absichtlich so wenig Felder wie möglich integriert, da das Fenster ohnehin schon sehr voll ist. Das Datum der Ablage selbst können Sie sich wie von Herrn Mayer vorgeschlagen dauerhaft über die Spalte "Abgelegt am" einblenden.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

[#10]

Hallo Frau Kubisch,

ich hatte nach der Antwort von Ihrem Kollegen, Herrn Seidel, gehofft, dass die Datumseingabe bei der Neuanlage eines Dokuments in der nächsten Version der DokAblage endlich sofort eingebbar sein würde. Ihre Äußerung lässt meine Hoffnung schwinden. So wie Sie das richtig beschrieben haben, ist das das Dokumentendatum für mich als einziges relevant - natürlich auch bei selbst erstellten Schreiben an Mandanten und Finanzämter. Warum wird das nicht bei der Neuanlage z.B. eines word Dokuments angezeigt und mit dem aktuellen Datum vorbelegt?

In 90% der Fälle wird deshalb leider vergessen, das nachträglich zu erfassen.

Beinahe jeder Leitzorder wird chronologisch sortiert .. nur bei der elektronischen Ablage wird das erschwert, weil die selbst erstellten Dokumente kein Datum haben. Das Ablagedatum ist hierfür nicht geeignet, denn ich sortiere die Dokumente natürlich nach dem echten Datum (wie Sie oben gesagt haben: Datum der Rechnung, des Bescheides ...) und nicht danach, wann das Dokument abgelegt wurde.

Vielen Dank für eine baldige Umsetzung ... in der Maske ist Platz genug dafür

Jupp Schmitz

[#11]

Hallo Herr Schmitz,

meine Antwort galt direkt der Anfrage von Frau Auras, die Anwalt classic einsetzt. Da haben wir ein anderes Fenster bei der Erstellung von Dokumenten, die idR. keine Belege sind, weshalb das auch m. E. nicht nötig ist

Herr Seidel hat in dem Beitrag gesagt, dass er den Wunsch an die Entwicklung weitergegeben hat. Dann wird in idR. in der Entwicklung von Dokumentenablage erst geprüft, wieviele Anwender sich das wünschen und aufgrunddessen priorisiert. Eine Umsetzung ist damit noch nicht garantiert. Da müssten Sie nochmal bei DATEV anrufen und nach dem aktuellen Stand des Wunsches fragen.

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagment Rechtsanwaltsmarkt

[#12]

Sehr geehrte Frau Kubisch,

ich kann mich den Vorrednern nur anschließen. Schon aus Praktikabilätsgründen müssen die Dokumente zwingend mit dem aktuellen (und nicht mit dem Abspeicherdatum) ausgewiesen werden. In den Dokumenteneigenschaften kann das Datum zwar hinterlegt werden, es ist aber schlechthin nicht nachvollziehbar, warum es dieses Feld nicht gibt, wenn ein Schreiben unmittelbar mit dem Punkt "Schreiben erstellen" aufgerufen wird. Hierbei sind völlig unnötige Nacharbeiten bei dem jeweiligen Schreiben erforderlich.

MfG

Ralf Bergert

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Sehr geehrter Herr Bergert,

ich habe alle hier geäußerten Wünsche zwar bei uns erfasst, sehe aber für dieses Feld im Fenster "Schreiben erstellen" keine Notwendigkeit. Unsere Entwicklung wird das prüfen.

Wie schon erwähnt, handelt es sich bei dem Feld "Dokumentdatum" um ein Belegdatum, das für die Berechnung von Fristen bei Bescheiden und nicht für Anwalt classic Dokumente relevant ist.

Wenn Sie dieses Feld dennoch für die eigene Fristberechnung einsetzen möchten, müssen Sie das nachträglich tun. Wenn Sie mit dem Fenster "Schreiben erstellen" ein neues Schreiben anlegen, wird automatisch das aktuelle Datum im schon in Dokumentenablage dafür vorhandenen Feld "Abgelegt am" eingetragen.

Für die Fristberechnung ist aber nicht das aktuelle Datum entscheidend, sondern das Datum, an dem Sie das Schreiben versenden. Das ist ja nicht zwingend immer am selben Tag. Wenn das bei Ihnen aber meist der Fall ist, könnten Sie dazu das Feld "Abgelegt am" einblenden und müssen kein zusätzliches Feld erfassen. Und wenn das Dokument später versendet wird, können Sie z. B. manuell das Feld "Dokumentdatum" füllen. Es sei denn, Sie arbeiten mit Post, Fristen und Bescheide - dann können Sie dazu das Postausgangs-Datum verwenden.

Am besten, Sie blenden sich in den Dokumenten über Einstellungen | Liste einmal alle Datumsfelder ein und prüfen, welche für Ihre Zwecke passen. Die anderen können Sie danach wieder ausblenden.

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagment Rechtsanwaltsmarkt

[#14]

Hallo Frau Kubisch,

ich bin Steuerberater und nutze die Dokumentenablage.

Wenn ich das Feld Dokumentdatum in den Dokumenteigenschaften fülle, wird in der Schnellinfo das Feld Datum gefüllt. Und genau das will ich haben. Für mich ist dies das Datum des Dokuments, Briefs oder was auch immer. Das Ablagedatum kann davon abweichen, ist also dafür nicht nutzbar.

Und mit der Vorlagenverwaltung erstelle ich nun mal Briefe und ich kann dieses Feld nicht füllen.

MfG

Thorsten Eckhardt

[#15]

ich habe alle hier geäußerten Wünsche zwar bei uns erfasst, sehe aber für dieses Feld im Fenster "Schreiben erstellen" keine Notwendigkeit. Unsere Entwicklung wird das prüfen.

Hallo Frau Kubisch,

ich hatte oben schon einmal den Leitzordner erwähnt. Können Sie mir bitte sagen, wie man eine chronologische Anordnung der Dokumente (Schreiben an Mandanten, Bescheide, Schreiben an Finanzamt ...) in der DokAblage erreichen kann, wenn man das Datumsfeld nicht benutzt? Das Ablage-, Erstellungs- oder geändert am Datum ist dafür nicht geeignet, da diese selten mit dem tatsächlichen Datum übereinstimmen (alle normale Post wird nie am gleichen Tag erfasst). Was passiert mit einem Erstbescheid, der vom Mandanten erst übersandt wird, nachdem der Änderungsbescheid schon erfasst wurde? Ohne das Dokumentendatum kann die Sortierung nach Datum nicht richtig sein.

Das Dokumentendatum ist deshalb für uns in der DokAblage unverzichtbar für eine chronologische Ablage.

Viele Grüße

Jupp Schmitz

[#16]

Hallo Herr Eckhardt,

ich habe Ihren Wunsch erfasst und Ihren Beitrag an die Kollegen der Steuerberater-Schriftguterstellung weitergeleitet. Die Kollegen habe mir mitgeteilt, dass eine Umsetzung des Feldes "Dokumentdatum" in der Schriftguterstellung aktuell nicht geplant ist.

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagment Rechtsanwaltsmarkt

[#17]

Hallo Frau Kubisch,

können die Kollegen das auch begründen?

MfG

Thorsten Eckhardt

[#18]

Hallo Frau Kubisch,

hier mal zur Verdeutlichung ein Beispiel aus der Schnellinfo Dokumente:

Das Datum bzw. Erstelldatum ist das "richtige" Datum; musste aber manuell umständlich eingepflegt werden. Die anderen Datumsangaben haben höchstens einen statistischen Wert. Da wüsste ich wirklich gerne von Ihren KollegInnen, warum man uns das nicht einfacher macht.

[#19]

Sehr hilfreich!

Kann mir Datev dann einmal sagen, wie die Dokumente geordnet werden können, insbesondere wenn im Nachhinein Dokumente von Gegnern und Gericht mit einem anderen Diokumentendatum als Ihr Ablagedatum eingepflegt werden.Genau dafür sollte das Programm ja wohl gedacht sein.

[#20]

Hallo Herr Eckhardt,

die Wünsche werden bei uns u. a. nach der Anzahl der Nennungen priorisiert. Der Wunsch hat im Vergleich zu anderen Wünschen nicht sehr viele Nennungen. Außerdem spielt eine Rolle, dass hier die Erfassung des Feldes auf einem anderen Weg relativ einfach möglich ist. Sie müssen das Datum der über die Schriftguterstellung erstellten Dokumente nicht einzeln erfassen.

Sie können auch am Ende des Tages alle in der Kanzlei über die Schriftguterstellung erstellten Dokumente in der Sicht "Dokumente" zusammen markieren und im Kontextmenü "Eigenschaften wählen" und an dieser Stelle für alle diese Dokumente das aktuelle Datum mit einem Mal einstellen. Bei "Dokumentdatum" steht dann <mehrfache Werte>, und wenn Sie hier das aktuelle Datum einstellen, wird bei allen markierten Dokumenten nur das Dokumentdatum angepasst.

Sie können natürlich dennoch mit Ihrem Anliegen noch einmal an den Programmservice wenden.

Mit freundlichen Grüßen

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

[#21]

Dokumente von Gegnern und Gericht können Sie z. B. per Drag and Drop in die Dokumentenlisten oder Schnellinfo "Dokumente" ziehen. Im Fenster "Dokument in Dokumentenmanagement ablegen" steht Ihnen das Feld "Dokumentdatum" für genau diesen Zweck zur Verfügung.

[#22]

Hallo Frau Kubisch,

der Wunsch kann ja nicht oben auf der Prioritätenliste stehen, da es das Feld noch gar nicht so lange gibt. Und die Prioritätenliste ist sowieso Ellen lang.

Deshalb ist es auch unverständlich, dass bei der Programmierung nicht daran gedacht wurde, dieses Feld logisch aufzubauen.

Wenn ich ein Dokument ablege, dann benötige ich zu 90% ein aktuelles Datum. Wenn ich das Datum auf jeden Fall anklicken muss, dann wäre es von Vorteil, wenn zumindest ein Wert voreingestellt wäre. Und das wäre praktisch das aktuelle Datum. Alternativ könnte jeder Nutzer das Feld selbst konfigurieren dürfen.

[#23]

Hallo Herr Heim,

das Datums-Feld gab es schon immer. Bevor die Umstellung auf die so genannten Dokumentklassen (Dokument oder Beleg) erfolgte, war das Feld als Belegdatum in der Gruppe Beleginfo zu finden.

Bei dem Dokumentdatum und Belegdatum handelt es sich um das identische Feld, deren Feldbeschriftung nur in Abhängigkeit des Kontextes - Beleg oder Dokument - anders beschriftet wird.

Ich vermute ( ! )  dies dürfte auch der Grund sein, weshalb bei der Umstellung auf die Dokumentklassen hier nichts weiter funktionell passiert ist. Das ändert natürlich nichts an funktionellen "Begehrlichkeiten", wenn das Feld nun so prominent platziert wird .

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#24]

Danke für den Hinweis. Weiß dies die Datev auch?

Sie sind wirklich ein wandelndes DATEV-Lexikon! Danke für die Mühe, welches Sie sich immer machen.

Grüße aus dem Rheinland

Martin Heim

[#25]

Hallo Herr Heim,

da DATEV das so umgebaut hat, wird es dort schon jemand wissen .

Egal wie man das Feld nun nennt, halte ich aber auch eine (optionale) automatische Befüllung im Rahmen der Vorlagen für sinnvoll. Auch bei der Ablage von E-Mails fände ich das klasse...

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#26]

Hallo Frau Kubisch,

das wurde hier schon so oft diskutiert..... die Zählung von Wunschnennungen ist steinzeitlich. Ich gehe davon aus, dass bei der Datev EntwicklerInnen sitzen, die Vorschläge von Anwendern beurteilen und daraufhin priorisieren können. Den Vorschlag, das Datum abendlich als letzte Aktion des Tages bei allen an diesem Tag erstellten Dokumenten manuell abzuändern, betrachte ich mal als kleinen Scherz (wenn kein Datum erfasst werden kann, darf dann dort auch nicht  <mehrfache Werte> stehen).

Das Auswahlfenster hat noch viel Platz:

so dass die Datumeingabe wohl einfach zu integrieren ist.

Das Feld Schreibschutz ist dagegen sicherlich überflüssig .. mir fällt jedenfalls nicht ein, wie jemand ein Dokument mit Schreibschutz überhaupt erstellen will.

Freundliche Grüße

Jupp Schmitz

Nachtrag: Die Datev hat ein Einsehen 🙂 Re: Dokablage: Dokumentendatum bei Neuanlage nicht erfassbar

[#27]

Sehr geehrte Frau Kubisch,

ich kann mir gar nicht vorstellen, dass das nicht oft gewünscht wird.

Man kann eine Akte nur nach dem "Datum"/"Dokumentdatum" sinnvoll sortieren, und es ist nachvollziehbar, dass bei der Erstellung eines Schreiben nicht automatisch das aktuelle Datum vorgeschlagen wird.

Desgleichen müsste beim Ablegen einer E-Mail automatisch das Datum der Mail eingetragen werden.

(Den Wunsch, dass ich neben dem Dokumentdatum auch gern das Posteingangsdatum hätte und die Akte danach sortieren könnte, mag ich gar nicht äußern).

[#28]

Hallo Herr Bachmann,

ich kann Ihnen nur Recht geben.

Interessant wäre es von der Datev zu hören, wie diese sich die digitale Aktensortierung vorstellt. Dieses funktioniert meines Erachtens nur mit dem "Datum/Dokumentendatum".

[#29]

Hallo an alle Diskussions-Beteiligten,

hier hat sich inzwischen etwas getan bzw. tut sich bald etwas:

Seit DATEV Anwalt classic 12.14 (Service-Release, 25.11.2021) können Sie das Dokumentdatum direkt im Eingangskorb des Anwaltspostfachs im neuen Feld Dokumentdatum erfassen.

Ab DATEV Anwalt classic 12.15 (Service-Release zu den DATEV-Programmen 15.0, 30.12.2021) können Sie das Dokumentdatum im Fenster Speichern zur Akte erfassen.

Wenn Sie neue Schreiben im Fenster Schreiben erstellen anlegen, wird das Feld Dokumentdatum automatisch mit dem Datum der Erstellung des Schreibens befüllt.

Ab DATEV Anwalt Kommunikationspaket 2.15 / DATEV Anwalt E-Mail Tool 6.15 (SR, 30.12.2021) erfolgt wenn sofern möglich die automatische Erkennung bei maschinenlesbaren Dokumenten im Fax-/Scanner-/E-Mail-Kanal. 

Dokumentdatum in den Anwalt-Programmen 

[#30]

Ich habe mich sehr gefreut, dass selbst erstellte Schreiben nun automatisch das aktuelle Dokumentdatum bekommen, das spart sehr viel unnötig Klickerei, danke sehr.

Jetzt fehlt noch:

Wenn E-Mails händisch abgelegt werden (am einfachsten wohl: drag & drop aus Outlook) wird automatisch das Datum des Maileingangs  als Dokumentdatum übernommen (bei automatisch gespeicherten Mails funktkioniert das ja zum Glück auch schon).