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E-Mail-Archivierung automatisieren

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letzte Antwort am 19.10.2020 08:39:26 von Silvia_Kubisch
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rahayko
Fortgeschrittener
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Liebe Kollegen!

Wir importieren derzeit ein- und ausgehenden E-Mails, indem wir diese händisch mittels Drag&Drop aus Outlook in unser Scannerverzeichnis kopieren. Dort werden die Mails dann automatisch vom Anwaltsposfach eingelesen und können verarbeitet werden.

Ich suche nun ein Tool, welches die Mails automatisch beim Eintreffen oder nach Versand auf das Netzlauferk kopiert.

Haben Sie eine Empfehlung?

Grüße aus dem Norden

Viele Grüße aus dem Norden!
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wfth
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Hallo Herr Hayko,

ich will ja keine Werbung machen aber eine richtig gute Lösung ist der "Automatic E-Mail-Manager" von Namtuk.

Erreichbar unter https://www.automatic-email-manager.com/DE .

Der bieten vielfältige Einstellmöglichkeiten und arbeitet mit Outlook oder Exchange sowie einer Fülle anderer E-Mail Systemen zusammen.

Er kopiert automatisch jede ankommende E-Mail in ein beliebiges Netzwerkverzeichnis, läuft als Dienst und nicht als Plug-in, was die Stabilität extrem erhöht und wandelt PDF nach einstellbaren Regeln auch noch samt Anlagen gebündelt oder getrennt in das PDF-Format, das einzig taugliche für die digitale Archivierung um. Er überwacht beliebige Eingangskanäle und macht seine Arbeit bei uns tagtäglich und völlig problemlos.

Ich hatte bereits mehrfach der DATEV empfohlen auf das Tool aufzusetzen, aber leider sind diese Anregungen quasi im "Nirwana" der Entwicklung "verdampft" - wie so viele Ideen von mir zur digitalen Anwaltsakte leider auch.

Nachdem wir nur noch mit digitalen Akten arbeiten war aber diese Lösung, die im Übrigen perfekt mit dem Anwaltspostfach harmoniert, für den Posteingang bei uns elementar.

Für den Postausgang nützen wir immer noch das, allerdings etwas hakeligere, Programm von dmstools (Software von Mark Wössner), die aber genau das beim Versand macht, was wir brauchen. https://www.dmstools.de/

Das geht aber leider nur mit dem DMS-System von Saperion (=altes DMS) - damit aber perfekt.

Was das neue DMS betrifft kenne ich das leider nicht, denn in die Entwicklung hat man uns leider nicht mit eingebunden. Ich hoffe nur sehr, dass man dort der immer wichtiger werdenden E-Mail-Verarbeitung einen angemessenen Raum einräumt und eine ergonomisch feine Lösung entwickelt - na ja, wir werden es irgend wann mal sehen.

Die DATEV müßte bei den beiden vorgenannten Tools nur eine Möglichkeit schaffen, die PDF Dokumente automatisch abzuspeichern. Als Basislösung sind aber beide Tools ausreichend für die Bewältigung des E-Mail-Verkehrs, der bei uns die Post seit Langem abgelöst hat.

Für die digitale Akte sind die PDFs eben elementar und bei dem für die "Aktenbildung" von uns eingesetzten Programm (denn auch hier ist die derzeitige Datev-Lösung nicht wirklich brauchbar) zwingend.

Die "Aktenbildung" ist im Übrigen nach Meinung von mir und meinen anwaltlichen Mitstreitern für die digitale Anwaltsakte deshalb notwendig, weil kein Anwalt mit den nach Datenbankstrukturen aufgebauten Listen aus DMS und Dokumentenablage samt den nur mit beschränkten Funktionen ausgestatteten Viewern arbeiten kann.

Der Anwalt braucht eine "blätterbare Digitale Akte" die auf einem möglich großen Bildschirm angezeigt wird und in der er arbeiten kann.

Ich hoffe ich konnte etwas helfen.

Viele Grüße

WFTH

rahayko
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Hallo Herr Thalmeir,

vielen Dank für Ihre ausführliche Antwort.

Ich werde die Tools bei uns testen und berichten.

Ich möchte Ihnen auch zustimmen, dass man hier seitens der DATEV sicherlich noch ein Tool bereitstellen könnte. Warum das wie oder wo nicht auf die Agenda passt, kann ich nicht sagen. Aber für solche Fragen und eben solche Antworten wie Ihre gibt es ja Foren wie dieses.

Schöne Grüße aus dem Norden!

Viele Grüße aus dem Norden!
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rahayko
Fortgeschrittener
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Hier mal die ersten Ergebnisse:

Das Tool funktioniert und macht das, was es soll.

Da es als E-Mail-Dienst läuft, kann es auf dem Server arbeiten und ohne z.B. Outlook Nachrichten ablegen und verarbeiten.

Für uns kann das Tool sogar mehr als es muss. Wir drucken Hier nichts automatisch aus etc..

Hier läuft es nun so, dass das Tool die Mails eigenständig abruft, in das Netzlaufwerk speichert, dort werden die Mails automatisch von DATEV in den Eingangskorb importiert und die Mails werden in einen IMAP-Unterordner abgelegt.

Kein Outlook, kein Exchange!

Für uns völlig ausreichend und die Lizenzgebühren sind m.E. erschwinglich.

Die ausgehenden Mails kopiert hier jeder noch am Ende des Arbeitstages händisch in das Netzlaufwerk. Ausgehende Mails kann das Tool nicht verarbeiten und für uns ist das so völlig ausreichend.

Vielen Dank für den Tipp!

@DATEV das ist eine Einnahmequelle, die Sie Sich zu leicht entgehen lassen...

Viele Grüße aus dem Norden!
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wfth
Beginner
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Hallo Herr Kollege Hayko,

es freut mich, dass ich Ihnen helfen konnte.

Der DATEV habe ich das System schon vor 2 Jahren empfohlen. Verschiedenen anderen Kollegen, die mich angesprochen haben auch.

Ich bekomme aber keine Provision dafür

Nachdem ich seit über 10 Jahren mich mehr der Digitalisierung der Dokumentenverarbeitung in meiner Kanzlei beschäftige und seit mittlerweile 3 Jahren ohne jegliche Papierakte, mit einer eigens zusammen mit einer in gleicher Richtung interessierten Gruppe von Kollegen ein System für eine mobile digitale Anwaltsakte entwickelt habe und derzeit auch weiter entwickle, wäre ich an einem Austausch sehr interessiert.

Über die DATEV-Plattform ist das vielleicht nicht so gut, ich glaube das sieht die DATEV da nicht so gern.

Sie können mich aber gerne per Mail direkt kontaktieren.

Vielleicht habe ich noch ein paar Ergänzungsprogramme und organisatorische Anregungen für Sie und vielleicht haben Sie auch noch ein paar Anregungen für uns.

Viele kollegiale Grüße

Wolfgang F. Thalmeir

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rahayko
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Hallo Herr Kollege,

hier konnte ich keine E-Mail von Ihnen finden und Ihre Seite Cumlege war nicht zu erreichen.

Schreiben Sie mir einfach an f.hayko@kanzlei-norderstedt.de.

Ganz spontan: ich bin vom 3. bis 5. Mai in München...

VG

Viele Grüße aus dem Norden!
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rahayko
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Kleiner Nachtrag:

Sie können mit dem Tool auch die gesendeten Nachrichten ablegen. Hierzu muss nur ein weitere Mail-Account im Tool angelegt und der IMAP-Ordner für die gesendeten Elemente gewählt werden.

Wenn ich jetzt die gesendeten Mails auf ungelesen setze, werde alle Mails importiert.

Praktisch!

Viele Grüße aus dem Norden!
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wfth
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Hallo Herr Kollege Hayko,

finde ich eine gute Idee für einen "Workauround" zum Abspeichern gesendeter Mails.

Wir nutzen zwar derzeit ein anderes "Ergänzungstool", jedoch könnte ich mir auch vorstellen, das die gesendeten Mails über einen Ordner (Eingang) im Anwaltspostfach durch das Sekretariat zu den Akten gespeichert werden.

Das Könnte man natürlich von Seiten der DATEV optimieren, indem die Speicherung automatisch aus dem Ordner erfolgt (ähnlich dem Tool Dokumentenzuordnung für DMS) nachdem die Mails ocr-erkannt bzw. gerendert im PDF-Format vorliegen.

Viele Grüße aus München

WFTH

malo
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Hallo Herr Kollege Thalmeir,

ich hätte ein paar Nachfragen im Detail, weil sich das Programm sehr interessant anhört:

Speichert das Programm die E-Mail im Outlook-Format als .MSG Datei?

Speichert das Programm die Anlagen bereits automatisch getrennt von der E-Mail?

In unsere Kanzleipraxis ist die E-Mail selbst häufig nur der Umschlag, mit dem die Anlagen, die für mich relevant sind, versandt werden. Es kommt aber immer wieder vor, dass nur die E-Mail zur Akte gespeichert wird  (menschliches Versagen) und nicht die Anlagen getrennt in die gleiche Akte gespeichert werden. Wenn das Programm das automatisch trennen und speichern würde in einen Ordner, wäre aus meiner Sicht schon viel gewonnen.

Aus dem zentralen Netzwerkordner würden wir dann E-Mail und Anlagen über den Eingangskorb in das Anwaltspostfach der DATEV importieren.

Viele Grüße  aus der regnerischen Rheinebene

Markus Lorenz

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wfth
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Hallo Herr Kollege Lorenz,

msg ist natürlich möglich - Anlagen separieren sowieso - umbenennen nach eigenen Wünsche - Kann es Alles.

Apropos msg-File - Probieren sie mal PDF - das ist für die Weiterverarbeitung der PDF perfekt

Grüsse

wfth

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rahayko
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Kann ich alles bestätigen. Und es kann zur Not auch noch ausdrucken.

Viel wichtiger finde ich, dass es die Mails dann auch im IMAP in andere Ordner verschieben kann. So ist der Posteingang leer und die Mails lnden im Unterordner "abgelegt".

Ich kann nur raten, sich die Testversion herunter zu laden und anzusehen.

Viele Grüße aus dem Norden!
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DATEV-Mitarbeiter
Silvia_Kubisch
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Update:

 

Seit DATEV Anwalt E-Mail Tool 4.54 (Service-Release, 30.06.2020) können Sie E-Mails, die in Microsoft Outlook für einen Sachbearbeiter eingehen und die die automatischen Ablagevoraussetzungen erfüllen, anstatt zu einer Akte automatisch im Eingangskorb des Anwaltspostfachs ablegen. Hintergrundinformationen dazu finden Sie im Dokument:

 

Automatische Ablage von E-Mails bei Einsatz von Anwalt E-Mail Tool im Eingangskorb des Anwaltspostfachs

 

Wie Sie einen E-Mail Kanal im Anwaltspostfach anlegen, erfahren Sie im Servicevideo:

https://www.datev.de/web/de/service/self-service/servicevideo/anwalt-e-mail-tool-e-mails-automatisch-ablegen-im-eingangskorb-des-anwaltspostfachs/ .

Freundliche Grüße
Silvia Kubisch
DATEV eG | Entwicklung Rechtsanwaltsmarkt
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letzte Antwort am 19.10.2020 08:39:26 von Silvia_Kubisch
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