ReWe: Lerndatei: "Zuletzt benutzt am"

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Meine Aufgabe ist es, kanzleiintern zu überprüfen, wie die Nutzung der Lerndateien ist.

Da lautet natürlich meine "Erwartungsheltung", daß das Feld. "zuletzt benutzt am" mit dem Datum gefüllt wird, zu dem der Mitarbeiter diesen Eintrag zuletzt nutzte.

Wenn also ein Mitarbeiter am 1. April die Monatsbuchung Februar erstellt, dann möchte ich den Wert 1. April in der Spalte sehen, um mit einem Blick zu erkennen, welche Einträge aktuell sind. Gerne kann eine Spalte. "letztes Belegdatum" eingeführt werden, aber wer braucht diese info schon?

Heute kommt dann folgendes unsinniges Ergebnis zu Stande:

- Angelegt am: "1. April 2019"

- zuletzt benutzt. "20 Feb. 2019"

War das wirklich so gewollt???

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Ich habe leider keine Lösung, würde aber gern wissen, ob Sie das pro Mandant nachgucken müssen, oder es irgendwo eine Gesamtliste aller Buchführungsmandate gibt...

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zuletzt benutzt - bezieht sich auf die letzte Buchung die mittels Lern Dateieintrag erstellt wurde.

Da bei der Erstellung die Lerndatei nicht benutzt wird sondern erst beim nächsten Sachverhalt dieser Art ist die Bewertung doch recht schwer.

Empfehlung unsererseits bei der Erstverwendung ist z.B.  Bank buchen und nochmals einlesen - so kann man prüfen ob die Lerneinträge auch greifen.

Einträge die nur angelegt wurden aber nie genutzt wurden empfehlen wir zu bereinigen.

Ich wüsste auch nicht das dies über eine Gesamtliste auswertbar ist.

Falls Sie etwas über das Thema herausfinde - ich lese mal weiter mit.

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Hallo Herr Thouw,

ein Sachbearbeiter der Buchhaltung "benutzt" eine Lerndatei ja nicht aktiv. Sondern das Programm greift auf Lerndateieinträge automatisch beim Erstellen der Buchungsvorschläge zurück.

Die Information "zuletzt benutzt am" bedeutet:

An diesem Tag war der letzte Umsatz in der Bank bei dem dieser Lerndateieintrag vom Programm angewendet wurde.

Wenn jetzt wie in Ihrem Beispiel das Datum "zuletzt benutzt am" vor dem Datum "angelegt am" ist, hat das folgende Ursache:

Der Sachbearbeiter hat am 01.04.2019 eine Lerndatei aus einem Kontoumsatz am 20.02.2019 angelegt. (daher kommt das Datum 01.04.2019). Anschließend hat der Sachbearbeiter probiert, wie sich die von ihm angelegte Lerndatei auf den Kontoumsatz vom 20.02.2019 auswirkt (er hat also die Buchungsvorschläge nochmal erstellt und geschaut was passiert - daher kommt das Datum 20.02.2019, weil die Lerndatei ja für einen Kontoumsatz an diesem Tag funktioniert hat).

Für mich wäre die Information die Sie als unsinnig bezeichnen die wichtigste Information: Wann war das letzte mal ein Kontoumsatz, an dem die Lerndatei funktioniert hat.

Wenn die Spalte "zuletzt benutzt am" leer ist: Es gab keinen weiteren Kontoumsatz bei dem die Lerndatei funktioniert hat. Die Lerndatei ist entweder falsch angelegt oder es gab diesen Sachverhalt nicht noch einmal - ggf. kann der Eintrag gelöscht werden.

Wenn die Spalte "zuletzt benutzt am" ein Datum weit in der Vergangenheit ausweist: Es gibt diesen Sachverhalt nicht mehr oder die Zuordnungskriterien in der Lerndatei passen nicht mehr zu den Informationen des Zahlungsauftrages - ggf. kann der Eintrag gelöscht werden.

Für mich ist absolut sinnvoll, dass sich "zuletzt benutzt am" auf den Zeitpunkt des entsprechenden Kontoumsatzes bezieht.

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hierzu eine frage ganz allgemein:

gibt es eine sinnvolle suche, wie ich flächendeckend alle fibu-bestände mit einer lerndatei identifizieren kann ohne alle einzeln aufzurufen?

ich möchte nämlich das gleiche machen. schauen, wo überall eine angelegt ist und wie die genutzt wird. leider finde ich kein tool, dass mir das übergreifend macht oder ich stelle mich einfach zu doof an.

übrigens: daten-analyse-system habe ich probiert, aber hier fehlt uns anscheinend das modul für rechnungswesen. deshalb kann ich nicht sagen, ob eine solche suchfunktion dort integriert wäre

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Hallo Herr Ammon,

wir haben zwar das Modul Rechnungswesen der Datenanalyse, aber auch dort kann ich keinen Eintrag zu dem Stichwort Lerndatei finden.

Vorschlag: Ihre Mitarbeiter erstellen Ihnen eine Liste der Fibu-Mandanten, die sie betreuen und bei die Mitarbeiterin eine oder mehrere Lerndateien angelegt haben oder drucken Ihnen die entsprechenden Lerndateien zur Kontrolle aus. Alternativ: Export der Lerndatei und Ablage in einer Excel-Datei.

Kontrolle der Lerndateien ist auch sinnvoll. Ich stelle immer wieder fest, dass bei den Zuordnungskriterien gern der gesamte Verwendungszweck eingestellt wurde. Da oft Datumsangaben im Verwendungszweck enthalten sind, funktioniert der Eintrag der Lerndatei in späteren Perioden nicht mehr.

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Datumsangaben werden durch ein Sternchen als Platzhalter ersetzt, dann klappt es auch in den Folgemonaten

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Jep, das ist die Theorie.

Die Praxis sieht so aus, dass es menschelt. Selbst die sorgfältigste Mitarbeiterin vergisst den Platzhalter mal.