Einchecken/Auschecken deaktivieren?

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Hi Community,

kann man das Einchecken/Auschecken bei Dokumenten generell deaktivieren? Wenn ja, wie?

Wir finden es nervig, jedes Mal nach der Bearbeitung das Dokument auschecken zu müssen. Wir wissen, dass man eine Einstellung hinterlegen kann, welche alle offenen Dokumente beim Schließen von Datev automatisch auscheckt, allerdings wären wir trotzdem glücklicher, wenn dieses System komplett abgestellt werden könnte.

Vielen Dank im Voraus und liebe Grüße,

Julia

[#2 · Accepted solution]

Die Dokumentenablage / das DMS arbeitet mit einer Datenbank. Alle Dateien befinden sich nicht im Dateisystem, sondern in der Datenbank.

Sobald Sie eine Datei öffnen / "laden", muss die Datei aus der Datenbank geholt und im Dateisystem Ihres Rechners zwischengespeichert werden. Erst dann kann die Datei geöffnet werden bspw. in Word, Excel, Adobe Reader oder was auch immer. Rein technisch hat keine Anwendung Zugriff auf eine Datei, die nicht im Dateisystem irgendwo zwischengespeichert ist.

Dieses Herausholen aus der Datenbank und das Zwischenspeichern im Dateisystem ist im DATEV-Deutsch das "Auschecken". Beim Auschecken wird in der Datenbank ein "Marker" gesetzt, der dokumentiert, das gerade jemand mit der Datei arbeitet. Daher sind ausgecheckte Daten "gesperrt" und mit Schloss versehen etc. usw.

Wenn Sie die Datei wieder schließen, wird sie im Idealfall automatisch wieder eingecheckt, d.h. aus dem Dateisystem entfernt und wieder in der Datenbank eingelagert, die Markierung, dass die Datei ausgecheckt ist, wird entfernt. Außerhalb des Idealfalls sorgt die von Ihnen angesprochene Einstellung dafür, dass Dateien automatisch beim Beenden des Arbeitsplatzes eingecheckt werden.

Dieses System zu deaktivieren, würde bedeuten, kein DMS / keine Dokumentenablage zu verwenden. Anders formuliert: es ist rein logisch nicht machbar, das Ein- und Auschecken zu deaktivieren.

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... oder, um Datev selbst zu zitieren:

Wenn mehrere Mitarbeiter in demselben Dokumentenbestand arbeiten, werden viele Dokumente geöffnet und bearbeitet. In dieser Umgebung kann es passieren, dass mehrere Benutzer zur gleichen Zeit dasselbe Dokument ändern möchten. Um ein ungewolltes Überschreiben der Dokumente zu verhindern, müssen Dokum...

Viele Grüße.

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c.h.​ 0815​

Erstmal vielen Dank für eure schnellen Antworten!

Wenn Sie die Datei wieder schließen, wird sie im Idealfall automatisch wieder eingecheckt, d.h. aus dem Dateisystem entfernt und wieder in der Datenbank eingelagert, die Markierung, dass die Datei ausgecheckt ist, wird entfernt.

Die Thematik per se ist mir bewusst; der Vorgang ist mir ja auch von dem Schreibschutz von z.B. Word-Dateien bekannt.

Unser Problem ist, dass der oben genannte "Idealfall" bei uns aber leider nicht vorliegt und mich brennend interessiert, wie ich diesen einstellen kann. Solange das auschecken automatisch funktionieren würde, hätten wir ja kein Problem mehr mit dem Thema.

LG Julia

[#5]

Haben Sie viele pdf-Dateien? Bei mir funktioniert nur bei diesen Dateien das automatische Einchecken nach Beendigung der Bearbeitung nicht, und ja - das ist nervig. Aber ich hoffe hier auf das neue DMS der DATEV. Vielleicht gibt es ja dann eine Lösung für das Problem.

Alle anderen Datei-Formate sollten beim Schließen automatisch eingecheckt werden, anderenfalls würde ich mich an Ihrer Stelle an die DATEV-Hotline wenden und die diversen Einstellungen prüfen lassen. Die Suche nach der Ursache kann m. A. nach sehr zeitraubend sein.

Viele Grüße,

BF

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Bei Office-Dateien (Word, Excel) funktioniert das automatisch oder es ist bei Ihnen irgendetwas grundsätzlich schiefgelaufen.

0815​ hat da ein Dokument verlinkt, wo dokumentiert ist, wie Sie es wieder hinbekommen, dass Office-Dateien automatisch wieder eingecheckt werden, wenn die Datei geschlossen wird:

Dokumente bleiben ausgecheckt und sind mit einem gelben Schloss gekennzeichnet

In dem Dokument finden Sie unter Punkt 3, was Sie tun müssen, um das Automatische Einchecken wieder hinzubekommen usw.

Das funktioniert aber nur für Office-Dateien. Bei PDFs usw. müssen Sie entweder manuell Dokumente nach dem Beenden wieder einchecken oder halt beim Beenden des Arbeitsplatzes das Automatische Einchecken aller ausgecheckten Dokumente ausführen - vgl. Dokument Dokumentenablage: Fenster "Meine Dokumente in Bearbeitung" auch in DATEV Arbeitsplatz anzeigen lassen .

Sollten Sie mit all dem nicht zu einer Lösung kommen, sollten Sie sich Hilfe von der DATEV holen.

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Haben Sie viele pdf-Dateien? Bei mir funktioniert nur bei diesen Dateien das automatische Einchecken nach Beendigung der Bearbeitung nicht, und ja - das ist nervig. Aber ich hoffe hier auf das neue DMS der DATEV. Vielleicht gibt es ja dann eine Lösung für das Problem.

Das ist nicht ganz so trivial, da das "automatische Einchecken" letztlich erfordert, dass die Anwendung, welche Sie benutzen, vor dem Beenden das DMS "bittet", die aktualisierte Datei vom Dateisystem wieder in die Datenbank zu packen bzw. den Marker, dass etwas ausgecheckt ist, in der Datenbank zu entfernen.

In Word und Excel hat die DATEV ihre DMS-Funktionalität durch Add-Ons "übergestülpt", so dass das (meistens) funktioniert. Das müsste die DATEV letztlich in jeder theoretisch denkbaren Anwendung machen und entsprechende Add-Ons installieren. Und das müsste jede Anwendung ermöglichen. Das wird nie der Fall sein. Die Alternative wäre, eigene Viewer zu verwenden (also eigene Anwendungen), die dann das Einchecken beim Schließen übernehmen - wie es bspw. bei TIFs passiert. Wir nutzen DMS classic. Da wird bspw. ein Viewer verwendet, der Bestandteil des DMS ist.

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.... anscheinend gibt standardmäßig nur Word und Excel beim Schließen der Datei eine 'Information' weiter, sodass automatisch eingecheckt werden kann.

Ich will aktuell auch noch ein paar Tests für weitere Dateitypen machen (PDF, MSG u.a.), ... kam noch nicht dazu

Nachtrag:

..... ups, kaum wird man während des Postens unterbrochen, gibt' schon wieder neue Beiträge ...

..... eigentlich  auch ein Thema des  Ein- und Auscheckens

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Danke, aber hilft mir leider auch nicht weiter... Es gibt in Word keine deaktivieren Add-Ins. Ich glaube inzwischen die Ursache des Problems liegt vielmehr in der Schnittstelle zwischen Word und Datev ... werde wohl tatsächlich Datev bzw. unseren IT'ler kontaktieren, sitze schon wieder viel zu lange an diesem Thema und anstatt einer Lösung finde ich immer grundlegendere Probleme.

Trotzdem vielen Dank!

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Ich weiss nicht ob Sie mit DMS oder der Dok.ablage arbeiten.

In der Dokablage gibt es die Möglichkeit bei Programmende alle Dokumente autom.einchecken zu lassen:

[#11]

Das habe ich bereits als Alternativlösung eingestellt, trotzdem danke!

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word und deaktivierte addins

word:

4 Varianten gibt es m.E. :

a) deaktivierte add ins (Hook ComAddin) ist bei Ihnen aktiv, dann sollte sie Datev in der Statuszeile auch sehen können oder aber

b) zwar aktiviert aber der Haken bei der Verwaltung von Com Add Ins ist bei Hook Com Addin nicht gesetzt. Bitte nachsehen und setzen.

c) officediag im Expertenmodus ausführen und die einzelnen Möglichkeiten checken ob hier etwas falsch eingestellt ist

d) Nachregistrierung von word bzw office lösung , müssten in Lexinform ein Dokument geben habe ich jetzt leider nicht im Kopf.

e) Serviec Kontakt an die Datev

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Hallo Frau Auras, hallo DATEV, hallo Community,

wir haben das gleiche Problem - doch bei uns funktioniert "Autom. einchecken" nicht; wird sogar beim Schließen des Arbeitsplatzes und Herunterfahren des PCs ignoriert und das Dok ist für den nächsten Kollegen gesperrt. Sehr ärgerlich. Werde mir jetzt die Tipps der Community ansehen und versuchen, dies abzuarbeiten.

Chat-Antwort: übersteigt unsere Möglichkeiten - sonst nichts, kein Tipp …