Kommunikation mit dem Finanzamt via E-Mail

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Hallo zusammen,

in unserer Kanzlei schreitet die Digitalisierung immer weiter voran und nun wollen wir unsere Kommunikation mit dem Finanzamt auf reinen E-Mail Kontakt umstellen. Nun stellt sich uns jedoch die Frage wie sich das datenschutzrechtlich umsetzen lässt, da die Finanzämter grundsätzlich eine verschlüsselte Kommunikation ausschließen.

Gibt es hier vielleicht Kanzleien, die das schon handhaben, bzw. wie wird dann vorgegangen?

Viele Grüße

K. Kuhn

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Hallo Frau Kuhn,

wenn Sie die DATEV E-Mail-Verschlüsselung einsetzen und mit den Finanzämtern in Niedersachsen kommunizieren möchten, geht das problemlos. Auch wenn die Finanzämter in Niedersachsen auf ihren Internetseiten schreiben, dass sie keine verschlüsselten Emails empfangen können: doch, es geht. Siehe auch: LEXinform/Info-Datenbank online

Ich habe bei den Finanzämtern nachgefragt: die Emails kommen entschlüsselt auf den Rechnern an. Leider gilt das bisher nur für Niedersachsen.

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Hallo Zusammen,

die Finanzverwaltung In Baden-Württemberg hinkt dem realen Leben hier sehr weit hinterher und frägt per Schriftsatz die Steuerpflichtigen um Erlaubnis auch ungeschützt steuerrelevanten Daten per E-Mail austauschen zu dürfen.

Geht nach der DSGVO gar nicht!

Bereits weit vor Zeiten der DSGVO haben wir hierzu die lokalen Finanzämter vertreten durch deren EDV-Beauftragten angesprochen. Auf Verständnis sind wir nicht gestoßen.

Getan hat sich diesbezüglich rein gar nichts.

Die Beurteilung überlasse ich den Lesern dieser Zeilen.

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@rgeiler  schrieb:

Die Beurteilung überlasse ich den Lesern dieser Zeilen.

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Ich mein, das ist auch keine Lösung aber dann umgeht man folgenden Problemen lieber gleich ganz:

Emotet: Berliner Kammergericht bleibt bis 2020 weitgehend offline

Und es liegt immer an den Mitarbeitern. Das IT-Verständnis und IT-Affinität kann man durch keinen Virenschutz oder andere technische Einrichtungen / Vorkehrungen auffangen oder ersetzen und solange sich da wenig ändert, habe ich wenig Hoffnung auf Änderung im Allgemeinen. 

Der Staat hätte sich längst um eine einheitliche, einfache und kostengünstige Lösung / Standard bemühen können, damit jeder Bürger mit allen Behörden und somit auch jeder Mitarbeiter mit allen Institutionen digital und verschlüsselt Daten austauschen kann. 

Halten Sie mich für wahnsinnig, aber welches Interesse hätte der Staat daran, es allen zu ermöglichen "unterm Radar" zu kommunizieren? Vielleicht etwas überspitzt dargestellt aber da wird nicht nur der BND ein Wort mit zureden haben ... 

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Wieso kann man nach "DSGVO" keine Mails austauschen?

Bei den Anwälten har die Bundesrechtsanwaltskammer mitgeteilt, dass Austausch per Mail mit Mandanten zulässig ist.

Außerdem mal nicht vergessen, heutzutage wird auch die Mail per SSL an Mailserver übertragen.

Bei uns lassen sich die FA die Einwilligung geben, dass wir per Mail kommunizieren wollen, und dann geht das.

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@r24  schrieb:

Außerdem mal nicht vergessen, heutzutage wird auch die Mail per SSL an Mailserver übertragen.

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Soweit richtig. Dann ist aber nach wie vor die Nachricht im SSL-"Tunnel" nicht verschlüsselt. Setzt sich jemand 3. in die Kommunikation, kann er alles mitlesen und (wenn auch nicht mehr weit verbreitet aber niemand kann es zu 100% ausschließen): Es gibt auch noch Server, die nicht per SSL E-Mails austauschen und wird SSL nicht unterstützt, fällt der Exchange standardmäßig in eine offene Übertragung als Fallback zurück, um die Nachricht zustellen zu können. Das kann man nur verhindern, wenn man seinen E-Mail Server so einstellt, dass er nur via SSL/TLS Daten mit anderen austauscht. Wenn man denn Zugriff auf den eigenen Server hat. Mit @t-online.de und Co. sieht es da schlecht aus. 

Und: Dann ist es noch immer keine echte durchgehende Ende-zu-Ende Verschlüsselung vom Absender bis Empfänger, weil die Verschlüsselung am E-Mail Server aufhört. Ruft man seine Mails noch immer ohne SSL ab (was ggf. aus der Vergangenheit so gemacht wurde) ist diese Übertragung wieder offen. Und es gibt bestimmt noch viele Anbieter, die nicht SSL/TLS zwingend für POP/IMAP voraussetzen. 

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Die Finanzverwaltung Baden-Württemberg setzt seit einigen Monaten flächendeckend De-Mail ein.

Jedes Finanzamt empfängt De-Mails und manche Ämter (bspw. in meinem Fall das FA Ravensburg) verschickt auch auf Wunsch der jeweiligen Kanzlei die Post ausschließlich per De-Mail.

Übrigens: das De-Mail Konto von 1&1 lässt sich über das kostenlose Plugin in MS-Outlook einbinden und verhält sich danach (fast) wie ein normales E-Mail-Konto.

Das funktioniert zum Glück auch mit DATEVnet und sogar unter DATEVasp. 

Die monatlichen Kosten von 9 Euro pro Monat (1&1) lohnen sich nach unserer Erfahrung. 

Wir verschicken darüber sehr bequem die angeforderten Belege und Antworten zu Rückfragen bei Steuererklärungen.

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Hallo,

bei Beleganforderungen haben wir auch schon das Kontakformular verwendet:

https://finanzamt-bw.fv-bwl.de/,Lde/Startseite/Service/Kontaktformular

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@Alexander_Herrmann  schrieb:

Die Finanzverwaltung Baden-Württemberg setzt seit einigen Monaten flächendeckend De-Mail ein.

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Coole Lösung! Aber leider wohne ich gar nicht in BaWü sondern in NRW. Machen die das auch? Kann mir gut vorstellen: nein. 😂 Und dann hat man wieder einen Flickenteppich und muss überlegen, wie man mit wem kommuniziert, damit es rechtssicher ist und verschlüsselt zugleich. 

DE-Mail war auch nicht DIE die technische Idee aber man hätte es flächendeckend für alle aufzwingen können, damit man 1 Standard DE-weit hätte. 

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Guten Tag,

habe von der Fachabteilung folgende Stellungnahme erhalten:

"Die Finanzverwaltungen sind durch das BMF angewiesen, grds. verschlüsselt zu kommunizieren, wenn der Inhalt dem Steuergeheimnis unterliegt (vgl. nachfolgendes Dokument unter Ziffer 7 mit Anforderung und Ausnahmen):

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2019-12-20-aenderung-anwendungserlass-abgabenordnung.pdf

bzw:

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2019-12-20-aenderung-anwendungserlass-abgabenordnung.pdf;jsessionid=1739831C457F186060D592101227382A.delivery2-master?__blob=publicationFile&v=1

"

Mit freundlichem Gruß

Sabine Enachescu

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Sehr geehrte Frau Enachescu,

vielen Dank für die Ausarbeitung der Fundstellen.

Da die Finanzämter den Grundsatz der verschlüsselten Kommunikation mangels technischer Ressourcen nicht hinbekommen, greift man eben auf die Ausnahme zurück.

"Bei der elektronischen Übermittlung von Daten, die dem Steuergeheimnis unterliegen, muss die Finanzbehörde grundsätzlich ein geeignetes Verfahren zur Verschlüsselung einsetzen. Eine unverschlüsselte Datenübermittlung dem Steuergeheimnis unterliegender Daten durch eine Finanzbehörde ist nur zulässig,

1. soweit alle betroffenen Personen in die unverschlüsselte Übermittlung eingewilligt haben (§ 87a Abs. 1 Satz 3 2. Halbsatz AO) oder...."

Und holt sich von den Steuerpflichtigen die Einwilligung in die unverschlüsselte Übermittlung.

So wird die Ausnahme zur Regel und der Grundsatz zur Ausnahme.

Vermutlich befinde ich mich in der Minderheit derer, die so etwas als absurd empfinden.

viele Grüße aus Baden!

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Hallo Herr Herrmann,

besten Dank für die Information. Das ist ja mal ein konstruktiver Lösungsansatz.

Eigene Errata nicht ausgeschlossen, wäre es natürlich nett gewesen, wenn dies von den Finanzämtern etwas aktiver kund getan worden wäre.

An mir ist dies leider völlig vorbeigegangen und auch auf den Schreiben zur Einwilligung zur unverschlüsselten Kommunikation war die Option DE-Mail definitiv nicht enthalten. Auch die Betriebsprüfer haben hierüber keine Kenntnis.

Viele Grüße in Richtung Ravensburg

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In NRW kann man mit Behörden via DE-Mail kommunizieren. Außer u.a. mit dem Finanzamt. 🤔

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Auch in Berlin kann man mit einigen wenigen Behörden via DE-Mail kommunizieren, aber nicht mit dem Finanzamt.

Also bleibt Fax (Risiko), Briefpost (hohes Risiko), Mail mit Transportverschlüsselung (Restrisiko), reitender Bote (sehr hohes Risiko) oder Brieftaube (hohes Risiko). 

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Meine letzte Hoffnung einen einheitlichen Weg zu finden mit den Finanzämtern digital und sicher zu kommunizieren liegt bei der NACHDIGAL (Nachreichung digitaler Anlagen). Wenn es per NACHDIGAL ausschließlich möglich ist, Belege für eine Steuererklärung nachzureichen, wäre das zu kurz gedacht. Auch für Einsprüche oder Anpassungsanträge wäre es ein Segen, Belege mitzuschicken.

Die sonstige Mitteilung an das Finanzamt gibt es bereits. Jedoch nur über Elster. Wie in vielen anderen Fällen ist es mir auch hier ein Rätsel warum DATEV das noch nicht anbietet.

Wenn DATEV die NACHDIGAL anbietet, muss auch die sonstige Nachricht an das Finanzamt möglich sein. Dann stelle ich mir das so vor, dass es völlig egal ist, um was für eine Mitteilung es sich handelt (Einspruch, Antrag oder sonstige Nachricht), bei allen Fällen sollte es die Möglichkeit geben digitale Belege beizufügen.

 

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Die "Sonstige Nachricht" ist bei der DATEV bekannt, aus Gründen der Priorisierung ist deren Implementierung in die "Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung" jedoch vorerst auf unbestimmte Zeit verschoben.

Das gilt wohl zumindest so lange, bis zu der sonstigen Nachricht (seitens der Finanzverwaltung) auch Anlagen mitgeschickt werden können. Ohne diese Funktion in der Schnittstelle bietet die sonstige Nachricht auch für uns Steuerberater nur wenig Mehrwert. Daher kann ich diese Entscheidung durchaus nachvollziehen - Entwicklungs-Ressourcen sind ein kostbares Gut.