Belegzugang per Mail

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Im Dokument gibt es einen Hinweis zur Ablösung der Faxlösung

Kollaboration

gibt es hier schon weitere Informationen ( Termin, Funktionalitäten, Pilot-Version)???

MfG

Lathwesen

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sorry, auf dem o.g. Link kann ich nichts von "Belegzugang per Mail" finden.

Wie stellen Sie sich diesen Belegzugang per Mail vor ?

VG

M. Vogtsburger

Aus meiner Sicht ist der gesamte Datenaustausch per E-Mail eine einzige Krücke

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Aus meiner Sicht ist der gesamte Datenaustausch per E-Mail eine einzige Krücke

Aber sowas von!

Alternativen gibt es ja. Aber die kommen ja nicht an:

- Unternehmen online (ist ja auch kein Dateienaustausch-Portal)

- Cloudbox (DATEV) - dann zu teuer (zumindest dann in der Masse). Aber nicht bei großen Anhängen. Diskussion lief ja schon....

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Danke, diese Stelle hat sich wiederholt vor mir 'versteckt',  vielleicht eine 'Freud'sche Fehlleistung'

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Wie stellen Sie sich diesen Belegzugang per Mail vor ?

Na jeder Belegtyp mit jeder Kombination aus Berater-Mandant bekommt eine eigene E-Mail-Adresse: sonstiges.berater-mandant@datev.de zum Beispiel.

Den SmartTransfer kann man ja auch schon auf diesem Wege damit füttern und muss nicht alles manuell im Webinterface oder per Ordnerüberwachung tun.

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- Cloudbox (DATEV) - dann zu teuer (zumindest dann in der Masse). Aber nicht bei großen Anhängen. Diskussion lief ja schon....

Der Bestellprozess der Cloudbox ist ja bereits abschreckend genug. Vielleicht kann mir hier meine Fragen beantworten:

• Wer muss eigentlich die Cloudbox bestellen und auf welche Beraternummer? (Homepage sagt Kanzleimarkt, bietet aber im Bestellprozess wieder alle Mandanten-Beraternummern an)
• Was zählt als ein (zu bezahlender) Benutzer in der Cloudbox:
  • Mandant (pro Person oder pro Anmeldemedium Smartcard/Smartlogin)?
  • Kanzlei-Mitarbeiter (neben Administrator)?

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Hallo Community,

nach aktuellem Stand ist eine erste Version des Belegzugangs per Mail für voraussichtlich Ende Q3 geplant.

Derzeit befinden wir uns in der Konzeptionsphase und können zu den konkreten Funktionalitäten aktuell noch keine Aussage treffen.

Damit die Funktion den Prozess des E-Mail-Weges möglichst optimal unterstützt, helfen Sie uns mit Antworten auf folgende Fragen:

1. Welche Belege kommen bei Ihnen oder Ihren Mandanten heute schon per E-Mail im Unternehmen an?

2. Um welche Dateiformate handelt es sich?

3. In welchen konkreten Prozessen möchten Sie den E-Mail-Zugang nach Unternehmen online künftig nutzen (Nutzung für die Kanzlei, Nutzung für/durch den Unternehmer)?

Vielen Dank schon mal für Ihr Feedback.

Wir informieren Sie auf jeden Fall, sobald wir in die Pilotierung gehen.

Schöne Grüße aus Nürnberg

Stefanie Herold

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Der Belegzugang per Email wurde in letzter Zeit schon des Öfteren von Mandanten nachgefragt.

Viele Mandanten haben schon eigene Emailadressen um ihre Rechnung auf diesem Wege zu erhalten. Sobald ein Zugang über eine Emailadresse direkt ins Unternehmen Online möglich wäre spart das gerade beim Mandanten viel Verwaltungszeit ein. So einen Zugang würde ich sehr begrüßen.

Zu 1.: Meistens sind es nur die Rechnungen, aber auch vereinzelnd Lieferscheine.

Zu 2.: In der Regel liegen die Belege als *.pdf vor (zunehmend auch im ZUGFeRD-Format)

Zu 3.: Die Nutzung wäre für die Unternehmen interessant. Sei es nur um uns die Belege in die Kanzlei automatisiert zu liefern oder um diese gleich im Unternehmen online zu erfassen.

Über ein Feedback zu einer Pilotierung würde ich mich freuen. Mir würde auch schon ein konkreter Mandant dafür vorschweben.

MfG

Nils Staack

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Viele Mandanten haben schon eigene Emailadressen um ihre Rechnung auf diesem Wege zu erhalten. Sobald ein Zugang über eine Emailadresse direkt ins Unternehmen Online möglich wäre spart das gerade beim Mandanten viel Verwaltungszeit ein.

Genau das wäre aber ein Fall für DATEV SmartTransfer. Dort kann man auch alle Stufen der Bearbeitung digital abbilden: sachlich, rechnerisch, preislich und am Ende darf Person XY den Beleg zur Zahlung freigeben.

Es koppelt sich aber an DATEV UO und übergibt dann die Belege nach UO.

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Hinter SmartTransfer verbirgt sich aber eine Lösung mit einem ganz anderen Ziel. Diese kann u.U. auch für den gewünschten Zweck verwendet werden, ist dann aber dafür dann "überqualifiziert", was sich auch im Preis wiederspiegelt.

Es geht hier doch eher um einen Ersatz für den Belegzugang per Fax.

Mandant sendet seine Belege an eine  definierte Emailadresse. Die Belege werden in Posteingang von Belege online abgelegt.

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Also ich richte bei solchen Madanten derzeit immer getmyinvoices ein.
Da kann ich das E-Mailpostfach verknüpfen und auch alle anderen Quellen wie Fremdportale direkt anbinden. Je nach Anzahl der Belege kostet die Lösung Geld, ist es den Mandanten aber Wert, wenn Sie sich dafür Zeit sparen.

Wenn DATEV einen direkten Weg anbietet ist das natürlich super. Ich freue mich schon auf die Bereitsstellung.

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Hallo herr-jfs,

auch wenn wir in diesem Thread hier eigentlich zum Thema Belegzugang per Mail nach Unternehmen online unterwegs sind, hier trotzdem ein paar kurze Infos zur DATEV Cloudbox:

Die DATEV Cloudbox wird von der Kanzlei mit der Kanzleiberaternummer im DATEV Shop bestellt. Danach wird der gewünschte Mandant in der DATEV Cloudbox Administration hinzugefügt.

Jeder hinzugefügte Benutzer, mit Ausnahme des Administrators, d.h. sowohl aus Kanzlei als auch beim Mandanten, zählt als zahlender Benutzer.

Weiter Informationen zur Einrichtung finden Sie im Informationsdokument 0904305 - Erste Schritte DATEV Cloudbox - Einrichtung durch den Administrator.

Wenn Sie weitere Fragen zur Cloudbox haben, wäre es toll, wenn Sie dafür entweder einen der vorhandenen Threads nutzen oder auch einen neuen aufmachen.

Viele Grüße und einen schönen Abend

Stefanie Herold

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Schön wäre allerdings gewesen wenn diese Möglichkeit mit der Abkündigung der Faxlösung einher gegangen wäre bzw. vor der endgültigen Abkündigung kommt.

Einige Mandanten wollen zwar Belege digital austauschen aber nicht DUo nutzen.

Eine Rückmeldung aus einer Kanzlei:

1. Welche Belege kommen bei Ihnen oder Ihren Mandanten heute schon per E-Mail im Unternehmen an?

- unterschiedlich aber meist Eingangsrechnungen im Verhältnis zum Papier von vllt. 10% bis 90%. Sehr unterschiedlich je nach Mandant.

- wenige Mandanten versenden auch Ausgangsrechnungen oder bekommen Kassenbelege (sehr wenig) als e-Mail

     2. Um welche Dateiformate handelt es sich?

- größtenteils PDF; sehr selten ein anderes Format

     3. In welchen konkreten Prozessen möchten Sie den E-Mail-Zugang nach Unternehmen online künftig nutzen (Nutzung für die Kanzlei, Nutzung für/durch den Unternehmer)?

- für die Kanzlei eher weniger

- für die Unternehmer auf jedenfalls - Mandant richtet Mail-Postfach für Eingangsrechnungen ein, kann auch selbst direkt hierher scannen und leitet diese automatisch an DUo weiter.

Schon hat man einen voll automatischen Prozess.

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1. Welche Belege kommen bei Ihnen oder Ihren Mandanten heute schon per E-Mail im Unternehmen an?

2. Um welche Dateiformate handelt es sich?

3. In welchen konkreten Prozessen möchten Sie den E-Mail-Zugang nach Unternehmen online künftig nutzen (Nutzung für die Kanzlei, Nutzung für/durch den Unternehmer)?

1. Rechnungen

2. fast ausschließlich PDF, sehr selten: HMTL-E-Mail

3. Nutzung für Kanzlei und Unternehmen in der Form, dass man für jedes Unternehmen eine getrennte E-Mail-Adresse für Rechnungen anlegt (oder das Unternehmen eine solche anlegt) und die Rechnungen automatisiert nach DOU übertragen werden. Also in etwa das was GetMyInvoices auch leistet.

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Hallo Frau Herold,

zu Ihren Fragen kann ich folgendes berichten:

• zu 1: Neben der Rechnung (häufigster Beleg) kommen vor allem Verträge (oft Leasing, Versicherung) per Mail oder über Portale der Geschäftspartner. Aber auch buchhaltungsrelevanter Schriftwechsel zwischen Mandant und seinen Geschäftspartnern.
• Zu 2: Während die erstgenannten Unterlagen meist Anhänge zu Mails sind und in Formaten pdf (>80%), TIF (<20%) und der Rest andere Formate (oft jpg oder andere Bildformate) kommen, ist der überwiegende Teil der buchhaltungsrelevanten Schriftverkehre in der Mail selbst als Text enthalten.
• Zu 3: die Nutzung muss sowohl für Mandant als auch Kanzlei möglich sein. Abhängig von den Prozessen beim Mandant könnte ich mir sehr gut vorstellen, dass der elektronische Rechnungseingang direkt vom Geschäftspartner an die DUO-Mail des Mandant geschickt wird. Wenn dann eine offene Schnittstelle zu DUO einer Branchensoftware erlaubt die Rechnungskopien aus DUO “abzuholen“ und in die Prüfabläufe beim Mandant einzubinden und letztlich evtl. Ergebnisse der Rechnungsprüfung (z.b Kürzungen) als strukturierte Datensätze an DUO zurückliefest, wäre das m. E. ein sehr komfortables Feature. Beim Mandant benutzte besondere Renungseingangs-e-Mail-Adressen müssten in so einem Fall nur auf DUO umgeleitet werden.

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1. Welche Belege kommen bei Ihnen oder Ihren Mandanten heute schon per E-Mail im Unternehmen an?

Rechnungen

2. Um welche Dateiformate handelt es sich?

fast ausschließlich PDF, selten Word

3. In welchen konkreten Prozessen möchten Sie den E-Mail-Zugang nach Unternehmen online künftig nutzen (Nutzung für die Kanzlei, Nutzung für/durch den Unternehmer)?

sowohl als auch.

Einheitliche E-Mail - Adresse für den Mandanten die sowohl vom Mandanten als auch von uns verwendet werden kann. Ebenso Nutzung durch Dritte, so dass bspw. die E-Mail Adresse direkt beim Versender eingetragen werden kann.

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Ich selbst halte nichts vom Belegzugang per eMail.

Das, was jetzt schon per eMail ankommt, ist häufig ein Sammelsurium von völlig unstrukturierten Daten, als Prosa im eMail-Text und/oder in den unterschiedlichsten Dateiformaten in den eMail-Anlagen (Zip-Archive, pdf, jpg, tiff, word, excel, png, html)

Außerdem kommen häufig fotografierte Belege oder selbst eingescannte Belege, in unterschiedlichster Qualität, Auflösung und Größe, auf dem Kopf stehend usw.

Es ist ein einziger Salat aus Kraut und Rüben.

Beim Belegzugang müsste es ganz klare und strenge Vorgaben geben bzgl. Format, Dateigröße, Betreff, eMail-Text etc. , vielleicht als Online-Service mit einer Möglichkeit zum Hochladen von Dateien, wie es z.B. von diversen Konvertierungsdiensten oder Bildbearbeitungsdiensten angeboten wird.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

edit: nur Tippfehler korrigiert

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Das, was jetzt schon per eMail ankommt, ist häufig ein Sammelsurium von völlig unstrukturierten Daten, als Prosa im eMail-Text und/oder in den unterschiedlichsten Dateiformaten in den eMail-Anlagen (Zip-Archive, pdf, jpg, tiff, word, excel, png, html)

Also ich und auch meine Mandanten erhalten eine Vielzahl von Rechnungen per E-Mail. Eine Datei im Anhang. Beispiel: Telekom, andere Telefonanbieter, Amazon (teilweise), 1&1, Strato, Tankstelle, immer mehr Einzelunternehmen, ...

Hierzu nutzen wir derzeit GetMyInvoices um über den Mail-Zugang die Rechnungen in DUO zu bekommen. Das ganze ist aber doch umständlich.

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In aller Regel kommen Eingangsrechnungen als PDF bei uns an, in einzelnen Fällen bereits mit einem XML Anhang gemäß ZugFerD

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Hallo Community,

die Pilotierung von DATEV Upload Mail startet voraussichtlich im Oktober. Mit DATEV Upload Mail können Sie per E-Mail eingegangene Rechnungen an DATEV Unternehmen online weiterleiten.

Hier ein kurzer Überblick über die Funktionen:

• Hinterlegen mehrerer Absenderadressen
• Rechnungen für alle Belegtypen nach DATEV Unternehmen online senden
• Übertragung der Rechnung im Anhang
• Zulässiges Dateiformat: PDF

Wenn Sie an der Pilotierung von DATEV Upload Mail teilnehmen möchten, schauen Sie gerne hier vorbei: www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail.

Weitere Infos erhalten Sie außerdem unter . In Ideen zu Unternehmen online können Sie gerne mitdiskutieren oder ergänzende Funktionen beschreiben.

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Hallo Frau franziskapfadenhauer: Können Sie schon sagen, ab wann man sich "bewerben" darf? Wir würden das gerne testen wollen. Laut Webseite Anfang Oktober aber ich habe keinen Link dazu finden können? Wird der auch auf der Übersichtsseite zu sehen sein?

Dazu noch: Gibt es einen Deckel oder können wirklich "alle" daran teilnehmen?

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Hallo Frau Franziskia Pfadenhauer,

auch wir würden gerne an der Pilot-Phase teilnehmen. Was müssen wir dafür tun?

Mit freundlichen Grüßen

Lathwesen

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Hallo,

es kann sich jeder interessierte Anwender zur Pilotierung anmelden.

Bitte melden Sie sich wie in der verlinkten Pilotseite (www.datev.de/cloud-anwendungen-testen --> DATEV Upload Mail) angegeben per Telefon oder Mail bei uns, um an der Pilotierung teilzunehmen.

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wie [...] angegeben per Telefon oder Mail bei uns, um an der Pilotierung teilzunehmen.

Entweder es ist zu früh oder es steht so deutlich nicht auf der Webseite.

Und ehrlich gesagt hatte ich gedacht, dass sich der Infobalken in einen Button zur Teilnahme ändert: hier klicken für Teilnahme.

Aber okay. E-Mail ist raus. Und wieso wieder E-Mail? Wenn, dann doch einen SK, oder nicht?! Hm ...

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Aber okay. E-Mail ist raus. Und wieso wieder E-Mail? Wenn, dann doch einen SK, oder nicht?! Hm ...

Belegzugang per SK ?

Bringen Sie da bloß nicht irgendwen auf dumme Gedanken

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Belegzugang per SK ?

Nein, die Anmeldung zur Pilotphase via SK und nicht via E-Mail.

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Ich habe mich für die Pilotierung angemeldet, klappt ohne Probpleme. 🙂

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ja bei uns auch ohne Probleme.

Wie ist jetzt der Stand - muss der Mandant für die Funktion einen Vertrag haben.

Soweit ich feststelle ist es doch wie bei der Faxlösung - die Kanzlei könnte den Bestand halten und der Mandant schickt seine Unterlagen per Mail - keine weitere Authentifizierung nötig. Daher auch kein Vertrag/ keine Gebühr etc.

Sehe ich das korrekt so??

MFG

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Sehe ich das korrekt so?

Sollte so passen, wenn der Mandant kein UO braucht bzw. damit nicht arbeitet oder arbeiten möchte und die Kanzlei für das Mandat scannt bzw. via UO die FiBu macht.