16 Antworten Neueste Antwort am 15.03.2019 23:01 von martinkramer

    Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren

    alexherrmann Beginner

      Hallo liebe Community,

       

      DATEV Eigenorganisation Comfort bietet unter anderem die Möglichkeit, erstellte Gebührenrechnungen beim Fakturieren direkt in den Unternehmen Online Bestand des jeweiligen Mandanten zu "senden". Die Rechnungen können dabei sogar im ZUGFerRD Format erstellt werden.

       

      Hat jemand damit Erfahrung und kann berichten, ob das von Mandanten positiv (weil schneller und weniger Arbeitsschritte) oder eher negativ (weil weniger Transparenz) aufgenommen wird?

      Geändert am 15.03.19 um 11:32 Uhr
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        • 1. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online
          andreashofmeister Beitragschreiber des Monats

          Mal eine andere Frage dazu:

           

          Liegt ein DUO-Mandat vor, was ist zweckmäßiger, der Rechnungsversand als Email oder direkt (wie von Herrn Alexander Herrmann angedeutet) in DUO?

          • 2. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
            bernardthouw Einsteiger

            Ich sehe darin einen Bruch aller Prinzipien.

             

            Bei Vorliegen einer Einzugsermächtigung könnte somit die Kanzlei dem Mandanten den Beleg "unterschieben" und sich ungeprüft gleich das Geld ziehen. Solange in UO nicht dokumentiert wird, wie der Beleg ins System kommt, ein NoGo !!!

             

            Nein!!!

             

            Der Mandant hat seine Methoden wie er Email- Rechnungen oder Papierrechnungen nach Eingang und Prüfung ins UO bringt und da darf der StB keine Extrawurst braten.

             

            PS: Wozu hat der Mandant denn seine Verfahrensdokumentation erstellt, wenn da so einfach neue Prozesse möglich sind?

            Geändert am 15.03.19 um 11:52 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
            • 3. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
              alexherrmann Beginner

              Das sind auch unsere Bedenken. Allerdings wurde genau das von mehreren Mandanten jetzt gewünscht.

               

              Eine Kontrolle und Freigabe der Rechnung erfolgt durch den Mandanten ja dennoch im Schritt "Beleg erfassen" in UO. Der Export von EO Comfort legt den Beleg im Posteingang (Belege Online UO) des Mandanten ab.

              • 4. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                vogtsburger Fortgeschrittener

                .... bin absolut auch Ihrer Meinung, Herr Thouw.

                 

                Ich kenne mehrere Kollegen, die am liebsten ALLES auf Lastschrifteinzug umstellen würden.

                 

                Aus meiner Sicht kommt sowas üüüüüüberhaupt nicht gut an bei den Mandanten.

                 

                Der Rechnungsempfänger will die Rechnung ja auf Plausibilität prüfen können und er will den Zeitpunkt der Zahlung steuern können (z.B. wg. Liquidität).

                Geändert am 15.03.19 um 11:53 Uhr
                • 5. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                  deusex Fortgeschrittener

                  Hallo Herr Herrmann,

                   

                  wir haben dies in den letzten bei ALLEN Unternehmen online Mandanten auf ZugFerd/UO umgestellt.

                   

                  Im Vorfeld hatten wird dies mit jedem Einzelnen besprochen und auch die notwendige, schriftliche Erlaubnis eingeholt.

                   

                  Wir konnten in o.g. Besprechungen keine negativen Beurteilungen feststellen. Wichtig war jedoch vereinzelt, dass die E-Mail mit der Rechnung zumindest direkt an die "Chef-Mail-Adresse" überlassen werden sollte.

                   

                  Nach ca. 8 Wochen konnten wir bisher feedbacks in der Gestalt verzeichnen, dass diese Vorgehensweise ja sehr "geschickt" sei (wie der Schwabe sagt).

                   

                  Nachtrag zu vorigen Beiträgen: Lastschriftermächtigung haben wir, bis auf wenige Ausnahmen, generell und mir sind die genannten Bedenken unbekannt.

                  Wir weisen auch gesondert auf eine Rückbuchungsoption von 8 Wochen im SEPA-Verfahren hin, die bei der Überweisung so nicht besteht.

                  Insgesamt kommt dies durchweg sehr gut an !!! Man sollte dem Mandanten selbstredend, verständlich und plausibel darlegen, warum die Vorgehensweise auch und gerade für ihn vorteilhaft ist.

                  Wenn jemand keine Abbuchung möchte, wird dies selbstverständlich akzeptiert und nicht weiter verfolgt.

                   

                  Fakturierung - Mail-Versand an Inhaber/Geschäftsführung - Hochladen in UO - Lastschrift zur Fälligkeit in 2 Wochen

                   

                  Die o.g. Bedenken teile ich so überhaupt nicht und denke, diese beruhen auf Annahmen.

                  Geändert am 15.03.19 um 12:08 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                  • 6. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                    deusex Fortgeschrittener

                    Hallo Herr Hofmeister, "sowohl, als auch".

                     

                    Der Mandant möchte doch weitgehend entlastet werden. Die Übermittlung der Rechnung an den "Entscheidungsträger" zur Prüfung ist m.E. völlig ausreichend und kann bei Bedarf kurz besprochen werden; anschließend muss er sich um nichts mehr kümmern.

                    Geändert am 15.03.19 um 12:07 Uhr
                    • 7. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                      stefans Fortgeschrittener

                      Ich sehe darin einen Bruch aller Prinzipien.

                       

                      Bei Vorliegen einer Einzugsermächtigung könnte somit die Kanzlei dem Mandanten den Beleg "unterschieben" und sich ungeprüft gleich das Geld ziehen. Solange in UO nicht dokumentiert wird, wie der Beleg ins System kommt, ein NoGo !!!

                       

                      Nein!!!

                       

                      Der Mandant hat seine Methoden wie er Email- Rechnungen oder Papierrechnungen nach Eingang und Prüfung ins UO bringt und da darf der StB keine Extrawurst braten.

                      Und ist es auch ein NoGo über diese Prinzipien nachzudenken? Wie lange wollen Sie an diesen Prinzipien festhalten? Für alle Mandanten?

                       

                      Die meisten Mandanten kennen das Prinzip, dass Rechnungen eingezogen werden, ohne das sie diese zu Gesicht bekommen: Telefonrechnungen, Flugbuchungen, Hotelbuchungen, Miete, alle erdenklichen Portale, fast alle Dauerrechnungen...

                       

                      Einige von diesen Mandanten zahlen gutes Geld dafür, dass sie Rechnungen nicht manuell nach DUO hochladen müssen (getmyinvoices, fastbill, billbox etc.).

                       

                      Fragen Sie doch mal vielleicht lieber Ihre Mandanten, ob diese nicht begeistert davon wären, dass Sie die Rechnungen direkt nach DUO hochladen.

                       

                      Beim letzten KOB-Treffen in Hamburg haben 2 Teilnehmer sehr positiv davon berichtet, dass die Rechnungen der Kanzlei direkt nach DUO hochgeladen werden.

                       

                      Insbesondere bei gleichbleibenden Pauschalen oder Vorschüssen wollen die Mandanten keine laufende Rechnungen.

                      • 8. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                        andreashofmeister Beitragschreiber des Monats

                        Einspruch.

                        Das ist alles eine Sache der Mandatsgestaltung.....

                         

                        Mehr muss man dazu nicht sagen....

                        • 9. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                          bernardthouw Einsteiger
                          Die meisten Mandanten kennen das Prinzip, dass Rechnungen eingezogen werden, ohne das sie diese zu Gesicht bekommen: Telefonrechnungen, Flugbuchungen, Hotelbuchungen, Miete, alle erdenklichen Portale, fast alle Dauerrechnungen...

                          Ich dachte an die richtig großen JA- Rechnungen.
                          Bei der monatlichen FiBu & Lohn- Rechnung ist es anders, obwohl dieses Vorgehen natürlich in der abgesegneten Verfahrensdokumentation zum beleglosen Büro aufgenommen werden muß.

                          • 10. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                            stefans Fortgeschrittener

                            Ich dachte an die richtig großen JA- Rechnungen.

                            Unabhängig von DUO rechnen wir speziell bei hohen JA-Rechnungen diese monatlich als Vorschuss ab und immer per Lastschrift. Auch das finden die Mandanten i.d.R. sehr gut, da eine hohe Abschlusszahlung ausbleibt.

                            • 11. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                              deusex Fortgeschrittener

                              Ich dachte an die richtig großen JA- Rechnungen.

                              Unabhängig von DUO rechnen wir speziell bei hohen JA-Rechnungen diese monatlich als Vorschuss ab und immer per Lastschrift. Auch das finden die Mandanten i.d.R. sehr gut, da eine hohe Abschlusszahlung ausbleibt.

                              … aber gerade die ist doch toll ! Vor allem für mich Spaß beiseite: Das würde ich niemals tun !

                               

                              Mein Prinzip diesbezügilich lautet, dass zunächst die Leistung erbracht wird und dann der Leistungserfolg folgt.

                               

                              Vorschuss berechne ich dann, wenn "Spezialmandate" mehrere Jahre aufarbeiten lassen wollen oder auf Grund der finanziellen Situation eines Neumandates die Honorare gefährdet erscheinen.

                               

                              Laufenden Mandaten stelle ich generell keinen Vorschuss in Rechnung und gewähre gerne auch mal ein längeres Zahlungsziel für Abschlussrechnungen, wenn notwendig.

                               

                              Vielmehr wissen langjährige Mandate in etwa, was auf Sie zukommt und planen dies ein.

                               

                              edit

                              Geändert am 15.03.19 um 13:55 Uhr
                              • 12. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                                andreashofmeister Beitragschreiber des Monats

                                Abgesehen davon, dass die Fragestellung des Beitragserstellers eine andere war (zumindest bin ich dieser Meinung), sollte man das sensible Thema der Honorarabrechnung und Zahlungsmodalitäten in einem "geschütztem Raum" der Community weiterführen....

                                 

                                Deus Ex, zumindest haben Sie meine Frage (DUO/Zugferd-Rechnung) ausreichend beantworten können. Danke dafür!

                                • 13. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                                  deusex Fortgeschrittener

                                  Sehr gerne.

                                   

                                  Die Frage zu den Zahlungsmodalitäten hängt mittelbar mit dem "handling" im digitalen-"Fibu-worfklow" zusammen; insofern ist dieses Thema schon erwähnenswert.

                                  Gerade weil i.d.Z. die SEPA-Lastschrift, im workflow in der Kanzlei, vorteilhaft ist.

                                   

                                  Darüber hinaus muss nicht, kann m.E. durchaus auch ein Austausch stattfinden, so lange eine Gebührenfindung- und Nennung unterbleibt.

                                  Geändert am 15.03.19 um 13:54 Uhr
                                  • 14. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                                    martinkramer Einsteiger

                                    Zurückkomend auf die Frage von Herrn Herrmann:

                                    Wir haben nahezu alle Unternehmensmandate auf Rechnung per E-Mail umgestellt (nachdem natürlich die Unterschrift des Mandanten zum Verzicht meiner Unterschrift auf der Rechnung vorlag). Der Mandant erhält dann die Rechnung per E-Mail zugesendet (leider unverschlüsselt, da dies im Masssenversand bei Datev nicht möglich ist). Gleichzeitig wird die Rechnung in DUO hochgeladen (was man ja so in der Verfahrenbeschreibung erwähnen darf).

                                    Insgesamt haben wir ausschließlich positive Rückmeldungen erhalten. Ganz wenige Mandanten wollten dies nicht, so dass diese ihre Rechnung weiterhin auf dem Postweg erhalten. Nach der zeitintensiven Umstellung haben wir hier aber jeden Monat eine wahnsinnige Arbeitserleichterung, da die Rechnungen nicht mehr gedruckt, unterschrieben und versendet werden müssen.

                                     

                                    Grüße aus Stuttgart

                                    Martin Kramer

                                    • 15. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                                      deusex Fortgeschrittener

                                      Der Mandant erhält dann die Rechnung per E-Mail zugesendet (leider unverschlüsselt, da dies im Masssenversand bei Datev nicht möglich ist).

                                      Hallo Herr Kramer,

                                      das würde mir ein wenig Kopfzerbrechen bereiten.

                                       

                                      Nur aus Interesse: Haben Sie sich ggf. für die unverschlüsselte Übermittlung der Rechnung, ggf. im Rahmen des schriftlichen Unterschriftsverzicht, ebenso eine schriftliche Zustimmung eingeholt?

                                       

                                      Selbst mit Zustimmung des Rechnungsempfängers sei dies kritisch, wie ich Rahmen der DSGVO-Vorbereitungen mal gemeint hätte zu lesen, weshalb mir der Einzelversand datenschutzrechtlich sicherer erscheint.

                                       

                                      Im Einzelversand kann mit neutralem Mustertext die Rechnungsanlage (pdf) bspw. via IS-Fox-Encrypt verschlüsselt werden, welches in outlook eingebettet ist; sind zwei Klicks mehr.

                                       

                                      Der Mehraufwand ist daher marginal und die Rechnungs-E-mails werden zusammen mit den übrigen E-mails innerhalb von outlook archiviert und sind ständig einsehbar (Schlagwort: Rechnung Name), ich schätze die Protokolleinsicht beim Massenversand ein weniger aufwändiger ein (kann ich nur vermuten). Tragisch wäre dies indes nicht so, da der Mustertext auch lediglich "Träger" der verschlüsselten Rechnung in der Anlage ist, welche intern wieder im Dokumentenmanagement mit allen notwendigen Dateiinformationen zur Ablage kommt.

                                      Geändert am 15.03.19 um 16:58 Uhr
                                      • 16. Re: Gebührenrechnungen an Mdt. direkt in dessen Unternehmen Online Bestand exportieren
                                        martinkramer Einsteiger
                                        Nur aus Interesse: Haben Sie sich ggf. für die unverschlüsselte Übermittlung der Rechnung, ggf. im Rahmen des schriftlichen Unterschriftsverzicht, ebenso eine schriftliche Zustimmung eingeholt?

                                        Ja, natürlich habe ich für jeden einzelnen Rechnungsempfänger die unterschriebene Einverständniserklärung, dass auf die Verschlüsselung verzichtet wird. Das Muster hierfür stammt übrigens von meiner externen Datenschutzbeauftragten . Daher habe ich keine Bauchschmerzen. Die Archivieung erfolgt bei mir in der Dokumentenablage, nicht in Outlook.

                                        1 von 1 Personen fanden dies hilfreich