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Prüfung DS-GVO-Umsetzung

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letzte Antwort am 15.03.2019 08:21:37 von Tobias_Ettl
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0815
Fachmann
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Gibt es von der DATEV bereits Empfehlungen, wie gerade kleine Kanzleien auf dieses Schreiben reagieren sollen?

Viele der angeforderten Verzeichnisse, Konzepte und Verfahren werden von DATEV laufend aktualisiert.

Welche kleine Kanzlei kann alle Fragen inangemessener zeit beantworten?

Wunsch: Pro Frage einen Link auf die aktuelle DATEV- Seite für den Standard- "Mehrwert- Genossen".

Dann hat dieses Schreiben ein gehöriges Haftungspotential, denn wenn z.B. das "Löschkonzept" aufgrund der Struktur der Dokumentenablage nicht durchführbar ist, müßte man entweder lügen, oder sich selber ans Messer liefern.

Auch sind dieverse Prozesse noch niemals notwendig geworden, so daß eine formvollendete Dokumentation dieser Prozesse nicht vorliegt, wenn auch vorbereitete Antwortschreiben existieren.

In welcher Kanzlei werden archivierte Emails, Peronal- Meldungen und Berechnungen, regelmäßig in der Dokumentenablage für alle Mandanten manuell durchforstet, um Daten ausgeschiedenene Angestellter der Mandanten zu löschen? Welche Daten sind dann doch noch prüfungsrelavant?

Einmal eine Excel- Berechnung angeklickt, und das Datum steht wieder auf "heute".

nebenbei gibt es ja noch Langzeit- Sicherungen.

Natürlich werden Mitarbeiter der Kanzlei Altdaten nicht herausgeben, aber vorhanden sind diese Daten dennoch.

Wenn ein Angestellter erst einmal in der Kanzlei in Urlaubs- Rückstellungs- Listen, Lohn- Protokollen, usw. erfaßt ist, dann ist ein Löschen aus Datenschutz- Gründen (aufbewahrungspflichtige Arbeitsunterlage zur Bilanz bzw. archivierungspflichtige Mandanten- Korrespondenz) nicht mehr möglich.

interessehalber:

Ist bei irgend einer Kanzlei bereits ein Auskunftsersuchen oder ein begründeter Antrag auf Datenlöschung eingegangen?

t_r_
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regelmäßig in der Dokumentenablage für alle Mandanten manuell durchforstet, um Daten ausgeschiedenene Angestellter der Mandanten zu löschen?

Sie können bei jeder Dokumentenvorlage ein "Verfallsdatum" hinterlegen und bei jedem Dokument noch einmal eingreifen bzw., auch ein Verfallszeitpunkt festlegen.

Ist bei irgend einer Kanzlei bereits ein Auskunftsersuchen oder ein begründeter Antrag auf Datenlöschung eingegangen?

Bisher noch nicht.

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regelmäßig in der Dokumentenablage für alle Mandanten manuell durchforstet, um Daten ausgeschiedenene Angestellter der Mandanten zu löschen?

Sie können bei jeder Dokumentenvorlage ein "Verfallsdatum" hinterlegen und bei jedem Dokument noch einmal eingreifen bzw., auch ein Verfallszeitpunkt festlegen.

So hätte man bei eigenen Dokumenten vorgehen können.

Dann gibt es die Option, daß Dokumente per Jahresübernahme ins Folgejahr transportiert werden. Was passiert hierbai mit dem Verfallsdatum?

Es gibt Fälle, wo die Dokumente nicht automatisch geschreddert werden dürfen. (Rechtstreit, Mandant wünscht es so, Daten noch aktuell (z.B. noch nicht abgeschlossener Darlehensvertrag) )

Das größte Problem sind aber "Mischdokumnete", also z.B. eine vom Mandanten erstellte Stunden Übersicht für Urlaubsbuchungen, in der natürlich auch die Namen der ausgeschiedenen Mitarbeiter vermerkt sind. (Wenn auch mit Null- Werten, so daß diese "gelöscht" werden könnten.)

Dann gibt es Emails, mit diversen Inhalten, Infos zur Buchhaltung, beigelegte Belegen und auch mit Personalinformationen. Das wird in der Praxis einfach nach Bearbeitung in der Dokumentenablage endgelagert und niemand kann ohne Einzelsichtung dieser vielleicht 50.000 Dokumenten erkennen, ob da etwas weg muß, weil irgend ein gespeicherter Angestellter nach einer Probezeit wieder weg ging. (Problematik kompletter Personalfragebogen als Email- Anlage, vielleicht sogar verschlüsselt...)

PS:

Bei der Papierablage wurden wichtige Dinge immer in den aktuellen Ordner übernommen und somit durfte das Papier nach 10 Jahren ins Recycling.

Bei der elektronischen Ablage verschiebt niemand "wichtige" Unterlagen, sondern der Mitarbeiter weiß ja, wie er nach 15 Jahren Vertragslaufzeit auf die Ursprungsdaten zugreifen kann. Da bleibt der zugemailte Darlehens- Vertrag mit dem Angestellten einfach bei "Korrespondenz Lohn" liegen. Auch stellt sich bei neuen oder laufenden Verträgen mit Angestellten niemand die Frage, welche Informationen wann in den Müll müssen / dürfen. Wer soll das denn entscheiden? OK, irgendwann nach der Kündigung... (und natürlich Abwarten, bis die SV- Prüfungen durch sind) müssen die Daten weg... aber wie realisieren?

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t_r_
Allwissender
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Über dieses System muss man sich genau Gedanken machen und entsprechende Regelungen festlegen. (z. Bsp. QM-Handbuch, Arbeitsanweisungen etc .) Organisatorische Möglichkeiten sind Ablagekennzeichnungen, weitere Ordner, Kennzeichnung als Handakte usw.. Verfallsdaten funktionieren natürlich "nur" bei klaren Fällen. Unklare Fälle könnte man sich mit Aufgabe auf Termin legen. Mischdokumente werden in der Regel ja nicht für interne Zwecke erstellt, sondern zum Bsp. für die Ermittlung von Urlaubsrückstellungen. Hier gibt es ja dann gesetzliche Vorgaben, wann diese zu löschen sind.

Grundsätzlich wollte ich mit meinem  Hinweis auch nur einen Tipp geben, dass zumindest die klaren Fälle terminiert und gelöscht werden können. Das erleichtert einem zumindest etwas die Arbeit.

Am Ende wird sich jede Kanzlei wohl oder übel mit einer Löschsystem auseinandersetzen müssen. Papierordner wurden ja auch durchgeblättert und entsprechend gefiltert. Jetzt im Zeitalter der EDV wird es wohl leider teilweise nicht anders gehen. Ich stelle es immer wieder mal fest, wenn man ein paar Tage sein E-Mail-Postfach nicht ordentlich verschiebt. Es ist ähnlich wie der Stapel Papierablage. Einfach lästig.

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Tobias_Ettl
Erfahrener
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Besten Dank für Ihr Muster, sehr hilfreich!

MfG

Tobias Ettl

#sendepause MfG Tobias Ettl
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letzte Antwort am 15.03.2019 08:21:37 von Tobias_Ettl
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