Freizeichnung online

[#1]

Liebe Datev,

das Tool Freizeichnung online finde ich sehr gut. Allerdings sehe ich lediglich im Feld Freigabestatus "freigezeichnet" im Protokoll zur elektronischen Datenübermittlung bzw. im Arbeitsplatz in der Registerkarte Elektronische Übermittlung. Gibt es die Möglichkeit, ein detaillierteres Protokoll der Freizeichnung abzurufen (bspw. "freigezeichnet am 28.02.2019 um 13:59 Uhr von SmartLogin-Nr. XYZ") als Nachweis dafür, dass die Freizeichnung tatsächlich erfolgte?

Grüße aus Stuttgart

Martin Kramer

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Sehr geehrter Herr Kramer,

sobald wir die Erklärung per Freizeichnung-Online bereitgestellt haben, leget der Sachbearbeiter eine Aufgabe "MSP Standard EDÜ" (Fälligkeit 10 Tage; Erinnerung 5 Tage) im Arbeitsplatz an (ist in unserer Checkliste ESt so als Punkt hinterlegt). So können wir den Mandanten ggf. an die fehlende Freizeichnung erinnern.

Sobald der Mandant freizeichnet bekommt der Sachbearbeiter nachstehende E-Mail von der DATEV:

Diese E-Mail speichern wir in unserer DMS zum Auftrag (EO-Comfort) ab.

Diese E-Mail ist dann auch Anlass, die Daten an das FA zu übertragen. Den Status unter "Elektronische Übermittlung" interessiert uns daher in der Regel nicht. Die Aufgabe wird dann erledigt.

Verbesserungsvorschlag für die DATEV:

Es wäre hilfreich, wenn in den Steuerprogrammen unter "Erklärungen abschließen" man noch eine Aufgabe (Mit Auswahl aus den "Aufgabenarten") automatisch anlegen könnte, sobald der Button "Erklärung abschließen" gedrückt wird.

Gruß

Ralf Blum

[#3]

Hallo Herr Blum,

besten Dank für ihre Ausführungen.Die Überwachung der Aufträge etc. ist nicht das Thema, das haben wir organisiert.

Mir geht es um den seltenen, aber nicht auszuschließenden Fall, dass wir auf Grund des angezeigten Freigabestatus "freigegeben" (oder der E-Mail, dass der Mandant die Steuererklärung freigegeben hat) die DÜ an das FA auslösen. Irgendwann kommt dann der Mandant und meint, er habe die Übermittlung nie freigegeben und wir hätten die Steuererklärung nicht an das FA senden dürfen. Bisher hätte ich für diesen Fall die Unterschrift des Mandanten unter der Freizeichnungseklärung vorliegen, dass er mit der DÜ einverstanden ist. Wie weise ich nun aber beim elektronischen Freigabeverfahren nach, dass er die Freigabe erteilt hat? Alleine das Feld "freigegeben" ist mir da etwas zu wenig als Nachweis. Ich stelle mir da eher einen Nachweis vor, etwa Datum, Uhrzeit und SmartCar/SmartLogin-Nr.

Gruß

Martin Kramer

[#4]

die Frage ist doch, warum der Prozess so umständlich gestaltet wurde und man bei Freigabe durch den Mandant nochmal selbst Hand anlegen und die Erklärung absenden muss, wo der Steuerberater mit Bereitstellung für FZO sein OK für das Absenden gegeben hat und der Mandant in Freizeichnung online mit seiner Bestätigung mit der Übermittlung einverstanden ist. Das ist doch nur Mehraufwand für den Steuerberater und fehleranfällig.

@Datev, bitte mal den Prozess überdenken und das ganze neu aufziehen, gerne auch mit dem detaillierteren Protokoll wie von Herr Kramer vorgeschlagen, aktuell ist die Freizeichnung nicht Benutzerfreundlich weswegen sie (meiner Meinung nach) aktuell nur wenig eingesetzt wird. Dies bedeutet leider auch dass eine Weiterentwicklung eine geringe Priorisierung hat, aber von dieser Kategorisierung muss sich die Datev eh so schnell wie möglich verabschieden, da sie Ursache und Wirkung verwechselt: Einige Programme werden nicht genutzt weil sie ohne Bezug zur Praxis und den Prozessen in der Kanzlei entwickelt wurden, wegen der geringen Nutzung aber auch nicht weiter entwickelt, sodass es nicht zu mehr Nutzern kommen kann... Man dreht sich im Kreis.

Viele Grüße

Marc Brost

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Hallo Herr Kramer,

Sie haben recht, aus der E-Mail kann man nicht erkennen, wer freigezeichnet hat. Da mir persönlich bekannt ist, wem ich hier Rechte gegeben habe, hatte ich darüber noch nie nachgedacht. Aber Zuständigkeiten können sich ändern.

Ich habe daher so eben folgenden "Servicekontakt" als Verbesserungsvorschlag erfasst:

Wir benutzten das Produkt "Freizeichnung online" und hätten hierzu folgenden Verbesserungsvorschlag:

• In der E-Mail die wir bei Freizeichnung durch den Mandanten erhalten sollte auch der Freizeichner (Mandantenname bzw. die Person die freigezeichnet hat) genannt werden. Der Freizeichner sollte auch im "Arbeitsplatz / Elektronische Übermittlung" angezeigt werden.
• Noch besser wäre, wenn die Mail bzw. die Freizeichnungsinformation direkt als neues "Dokument" in den Dokumenten zur Erledigung in der DMS gespeichert würde (Status offen).
• Noch besser wäre es, wenn es möglich wäre in dem Prozess zu hinterlegen (optional), dass sobald der Mandant freizeichnet, auch die EDÜ zur Finanzverwaltung erfolgen würde.
• Die freigezeichneten Dokumente sollten in FZO dauerhaft (optional) gespeichert werden, so dass der Mandant diese dort jederzeit wieder einsehen kann.

Gruß

Ralf Blum

[#6]

Die dauerhafte 10 Jahres Speicherung wäre wirklich toll. Aber vielleicht wird das auch in mySteuern umgesetzt.

[#7]

Ich habe mich auch gefragt, warum eigentlich die DÜ nach Bereitstellung durch die Kanzlei (im RZ) und Freizeichnung durch den Mandant nicht sofort automatisch an die Finanzverwaltung übermittelt wird. Damit wird zum einen ein zusätzlicher Arbeitsaufwand "Überwachung der Freizeichnung" und zum anderen eine weitere Fehlerquelle (Fehlende DÜ) vermieden.

@Datev: Die dauerhafte Speicherung des Nachweises der Freizeichnung halte ich für zwingend notwendig.

[#8]

Hallo Herr Kramer,

ich habe so eben folgende Antwort über den Servicekontakt erhalten:

Sehr geehrter Herr Blum,
vielen Dank für Ihre zahlreichen Anregung zum Programm Freizeichnung Online.

Bitte haben Sie Verständnis, dass eine Realisierung derzeit nicht vorgesehen ist.
Im Rahmen der Weiterentwicklung der DATEV-Steuerprogramme stehen in nächster Zeit - neben den vorrangig zu berücksichtigenden gesetzlichen Änderungen - die folgenden Themen im Vordergrund:

- Verknüpfen von Belegen mit den Erfassungsfeldern im Programm Einkommensteuer (voraussichtliche Freigabe: in 2019)
- elektronischer Datenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant über die gemeinsame, cloud-basierte ESt-Plattform "Meine Steuern" (voraussichtliche Freigabe: in 2019)
- elektronische Übermittlung von Belegen an die Finanzverwaltung über die neue Anwendung "Sonstige Nachricht" (voraussichtliche Freigabe: in 2020)
- Abholen von digital bereitgestellten ESt-Bescheiden (Erstbescheid) bei der Finanzverwaltung (voraussichtliche Freigabe: in 2020)
- Erneuern der technischen Architektur, um Verbesserungen und Programmergänzungen künftig schneller und einfacher realisieren zu können

Ihre Anregung haben wir selbstverständlich dokumentiert:
Abhängig von dem Nutzen für den einzelnen Programmnutzer, der Gesamtanzahl der betroffenen Programmnutzer sowie dem voraussichtlichen Entwicklungsaufwand wird eine spätere Realisierung geprüft.
Mit freundlichen Grüßen
DATEV eG

Also passiert hier bei FZO wahrscheinlich nichts.

Gruß

Ralf Blum

[#9]

Hmm das klingt bei Datev wieder einmal so, als ob man vor lauter Kreativität nicht dazu kommt ein eigentlich gutes Produkt, dass bisher allerdings nur halbseiden umgesetzt wurde, praxistauglich umzusetzen.

Statt dessen wird hastig das nächste Projekt angeschoben, das dann vermutich auch halb fertig stehen bleibt, weil die kreativen Köpfe schon das nächste Projekt zur Pflicht machen?

Was mich stört:

• Man kann nur Steuererklärungen und Jahresabschlüsse hochladen und freizeichnen lassen. Aber keine individuellen Dokumente, wie z. B. Vollständigkeitserklärungen.
• Keine Freigabe der Offenlegungsunterlagen für den elektronischen Bundesanzeiger möglich.
• Bei allem Verständnis für die Digitalsierung sollten wir nicht vergessen, dass unsere Auftraggeber Menschen sind und keine Maschinen. Es wäre deshalb für die Mandantenbeziehung sehr förderlich, wenn man die Gelegenheit hat wenigstens eine kurze persönliche Nachricht zu erfassen

[#10]

Freizeichnung Online ist grundsätzlich eine wirklich sehr gute Idee. Leider ist die Umsetzung noch nicht perfekt. Wir unterstützen daher ausdrücklich die genannten Verbesserungsvorschläge hier im Thread.

In der veröffentlichten Antwort von DATEV auf den (perfekt formulierten) Servicekontakt von Herrn Blum zeigen sich einige sehr positive Neuerungen im Bereich "Steuern".
(Ganz besonders die Abholung der Bescheide oder die Übermittlung von digitalen Belegen!)

Die Freigabe der Steuererklärung gehört aber für uns untrennbar zum Gesamtprozess "Steuern" und darf auf keinen Fall vernachlässigt werden! Die Verbesserungspunkte "Protokollierung" und "Archivierung" und "Workflow-Vereinfachung" sollten dringend umgesetzt werden. Die Protokollierung ist m.E. fast das Wichtigste.

Trotzdem werden wir FZO auch mit den Problemen deutlich verstärken dieses Jahr. Der Nutzen ist auf jeden Fall da! Noch dazu sehr niedrige Voraussetzungen und Kosten!

[#11]

Hallo DATEV,

könnten Sie bitte zur kurz- und mittelfristigen Entwicklung von DATEV E-Steuern eine Aussage treffen?

In Post 7 dieses Threads hat DATEV sehr positive Neuerungen in Aussicht gestellt und wir würden gerne wissen, wann diese Punkte voraussichtlich umgesetzt werden.

Ganz besonders interessieren uns 3 Punkte:

• Wann wird man voraussichtlich dem Finanzamt zu einer elektronischen Steuererklärung auch Belegbilder übermitteln können (das kann auch in einem ersten Schritt nur ein zusätzlicher "elektronischer Brief" mit Anhang über ELSTER sein)
• Wann wird es möglich sein, Bescheide komplett elektronisch abzurufen (nicht nur im Vorfeld als Vorabinfo bevor der Bescheid schriftlich kommt, sondern quasi ersetzend zum Briefbescheid)
• Wann können wir unseren Mandanten ein vernünftiges Online-Portal und eine App zur Verfügung stellen, bei dem u.a.
  • Belege übermittelt werden können
  • die Steuererklärungen bereitgestellt, freigezeichnet und archiviert werden können
    • eine Überarbeitung und Erweiterung (wie in diesem Thread angesprochen) der jetzigen "Freizeichnung Online" wäre sehr wünschenswert
    • wir setzen Freizeichnung Online schon relativ oft ein, aber eine Verbesserung wäre wie gesagt sehr gut
  • dem Mandanten die Bescheide und weiterer Schriftverkehr elektronisch zur Verfügung gestellt werden kann

Danke für die Rückmeldung

florianpreis​ utehöpfner​

[#12]

Hallo Community,

ich möchte noch auf die angesprochenen Punkte zu DATEV E-Steuern eingehen.

Zu den Themen DiVa und NACHDIGAL:

Die Freigabe für den digitalen Verwaltungsakt (DiVa) erfolgt durch die Finanzverwaltung voraussichtlich im November 2019 für ESt 2019. DATEV plant DiVa mit der Freigabe von ESt 2019 zum Jahreswechsel 2019/2020 zu unterstützen.

Ab Frühjahr 2020 erfolgt eine bundeslandabhängige Freigabe durch die Finanzverwaltung der Funktion NACHDIGAL (Nachreichung digitaler Anlagen). Eine Pilotierung wird mit der Datenart "sonstige Nachricht" stattfinden. Umfang der Lösung werden maximal 20 PDF Anhänge mit jeweils 1000 Seiten sein. Die Umsetzung bei DATEV ist derzeit in Planung.

Ergänzend: Alle Termine und Inhalte sind abhängig von den Vorgaben der Finanzverwaltung.

Zu den Themen DATEV Meine Steuern und Freizeichnung online:

DATEV Meine Steuern wird im Oktober 2019 freigegeben. Mit dieser Online-Anwendung können Mandanten Belege an den Steuerberater in digitaler Form übermitteln, welche dann im Programm Einkommensteuer zur Verfügung stehen und an die entsprechende Formularzeile zugeordnet werden können. Der Upload wird dem Mandanten durch die App Upload mobil erleichtert.

In der Freigabeversion ist in der  Online-Anwendung des Mandanten auch Freizeichnung online in der heutigen Form mit enthalten.

In weiteren Ausbaustufen von DATEV Meine Steuern ist auch eine vollständige Integration von Freizeichnung online mit Prozessverbesserungen geplant. Genauere Terminaussagen dazu kann ich allerdings leider noch nicht treffen.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

[#13]

Hallo Herr Preis,

vielen Dank für die Vorausschau der nächsten Schritte von seiten der Finanzverwaltung als auch der DATEV-Antwort darauf.

Ab Frühjahr 2020 erfolgt eine bundeslandabhängige Freigabe durch die Finanzverwaltung der Funktion NACHDIGAL (Nachreichung digitaler Anlagen).

Ich befürchte, da sind einige Bundesländer bzw. deren Steuerpflichtige dann wieder "gekniffen", was die Einführung angeht. Als "Paradebeispiel" ist da Niedersachsen genannt, dass (hier lt. Info-DB ) als letztes Bundesland immer noch keine elektronischen Anpassungsanträge unterstützt.

Ist hier evtl. etwas neues bekannt?

[#14]

Hallo Hr. Preis,

was ich nicht verstehe ist, warum soll der Mandant alles "umständlich" über DATEV hochladen und bereitstellen, wenn er mir die Belege, wenn er schon scant, diese doch einfach per Mail zusenden kann. Der Mandant muss doch ein Vorteil haben, nur weil ich im sage, dass es für mich einfacher ist, wird der Mandant doch keine Klimmzüge machen.

Das ist eine ehrlichgemeinte Frage.

Vielleicht kann mich einer einmal aufklären.

Gruß A. Martens

[#15]

vielleicht könnte man auch hier eine "Emailanhang in DUO hochladen"-Funktion einbinden wie sie bei DUO aktuell in Planung ist (soweit ich weiß)

[#16]

Was mir auch unklar ist, was ist eigentlich, wenn der Mandant alle Belege einzeln scant, oder was ist, wenn er alle Belege in einer Datei scant.

Wie soll das behandelt werden?

Lade ich die Datei(en) herunter und muss diese splitten/mergen?

Kann man mehrere Dateien zu einer Formularzeile hinzufügen?

Kann man Dateien zu einzelnen Detailerfassungszeilen (z. B. Spenden/Handwerker) hinterlegen?

Es muss doch von DATEV schon ein Konzept geben, wie so etwas umgesetzt werden soll. Nur alleine Hochladen, damit ist es doch nicht getan.

Gruß A. Martens

[#17]

Hallo Community,

vielen Dank für die rege Diskussion zum Thema. Ich versuche wieder zunächst die Fragen konkret zu beantworten:

- Zum Thema elektronischer Anpassungsantrag in Niedersachsen ist uns nur bekannt, dass dieser in den nächsten Monaten starten soll, einen genauen Termin kennen wir leider nicht.

- Wann welche Bundesländer mit NACHDIGAL starten ist uns leider momentan ebenso wenig bekannt.

Für die Anregungen zu DATEV Meine Steuern möchte ich etwas allgemeiner antworten:

Viele der angesprochenen Themen, und noch einige mehr sind aus der momentan laufenden kontrollierten Freigabephase bereits bekannt und teilweise auch schon umgesetzt.

Da das Thema DATEV Meine Steuern auf großes Interesse stößt werden wir dazu die Informationen bündeln und voraussichtlich nächste Woche einen Beitrag hier in der Community veröffentlichen. In diesem werden wir etwas genauer auf die Inhalte des Freigabestands für Mandanten und Berater eingehen und auch einen kurzen Ausblick zu geplanten Weiterentwicklungen geben.

Sobald dieser Beitrag veröffentlicht ist, werde ich ihn hier noch verlinken.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

[#18]

Hallo Community,

der versprochene Beitrag ist seit heute online.

https://www.datev-community.de/message/108766#

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG