Digitalisierung zu Fuß?

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Guten Abend zusammen,

unsere Kanzlei ist derzeit bei der Umstellung von Addison CS Plus auf DATEV.

Im Großen und Ganzen sind wir sehr glücklich diese Entscheidung getroffen zu haben. Was uns jedoch ein wenig verwundert und auch enttäsucht ist der Workflow im Bereich Unternehmen Online, namentlich die manuelle Heftung von Belegen. Sollte der Mandant die Heftung über das Scanmodul nicht selber durchführen, ist die manuelle Nachheftung bei Mandanten mit größeren mehrseitigen Belegumfang ein zeitraubende und teuere Angelegenheit.

Bei Addison erfolgte die Heftung der Belege automatisch, was sich im Nachhinein als großen Vorteil herausstellt.

Auch bei bei der Recherche nach Alternativen ist mir bislang keine nennenswert Lösung aufgefallen. Das Aufkleben von Barcodes auf jeder Rechnung kann doch nicht wirklich in Zeiten der Digitalisierung und Automatisierung gewollt sein?!

Kann mir jemand verraten wie man ggf. den Ablauf hier verbessern kann.

Vielen Dank und einen schönen Abend.

marcus Kartaun

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namentlich die manuelle Heftung von Belegen.

Kommt immer drauf an, wie die Belege ins UO wandern. Aber haben Sie z.B. ein großes MFP da, in dem Sie nur die Belegtypen als Scanziele anlegen und mittels Belegtransfer automatisiert die Belege ins UO hochladen, können Sie ja einfach mehrere Ziele anlegen: Rechnungseingang mehrseitig / Rechnungseingang einseitig.

Dann sortiert der Mitarbeiter des Mandanten die Belege vor (z.B. A4 Körbchen) nach mehrseitigen und einseitigen Rechnungen und ab damit in den Scanner. Alle einseitigen Rechnungen mit Dateitrennung an: 20 Seiten oben rein, 20 Dateien unten raus und alle mehrseitigen Rechnungen einzeln: 20 Seiten oben rein, 1 Datei unten raus.

So würde ich es machen, ohne manuelles Heften. Oder am reinen Scanner ebenfalls solche Ziele anlegen.

Ganz große Scansysteme erkennen anhand von Barcodes: neue Datei erstellen. Dann muss man aber diese Blätter manuell oder gleich bei der Ablage mit einsortieren. Dann kann man sich den Belegstabel schnappen und scannen. Hinterher müssen diese Trennblätter aber auch wieder raus.

Bei Addison erfolgte die Heftung der Belege automatisch,

Ergo konnten Ihre Mandanten einfach alles einseitig scannen und hochladen und bei Ihnen hat Addison dann automatisch geheftet? Darf man fragen wie? Hat Addison das so gut erkannt, was Seite 2, 3 und 4 ist und danach die einseitige auch so gelassen? Würde mich technisch interessieren, wie das gehen soll.

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Ich kann mir ebenfalls nicht vorstellen wie das Heften mit Addison automatisch geschehen sollte.

Und natürlich kann man im Scanmodul (oder später in DUO wenn man den Belegtransfer verwendet hatte) noch die Belege heften, aber dies ist ja spätestens seit DUO 3.0 nicht mehr gewünscht von der Datev und daher nur ein Relikt aus früheren Versionen. Steht ausdrücklich in der Beschreibung von Version 3.0 dass die Belege vom Mandanten so vorbereitet sein sollten dass nachträgliches Heften etc. nicht mehr nötig ist.

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Hallo Herr Kartaun,

eine automatische Heftung kann ich mir leider auch nicht vorstellen. Erfahrungsgemäß sind selbst Barcode Stempel nicht durchgehend zuverlässig.

Ich würde wie Herr Bohle bereits beschrieben hat verschiedene Scan-Knöpfe für einseitige und mehrseitige Belege anlegen.

Entweder auf dem Mutlifunktionsgerät (wenn möglich) oder bei einem Dokumentenscanner über das Scan-Modul.

Ich habe das ganze hier einmal dargestellt: Teil 2.2: Einrichtung von DATEV Unternehmen online | DATEV SmartCard und Belegtransfer einrichten - YouTube

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Hallo Herr Bohle,

die Kanzlei in der ich beschäftigt bin ist jetzt seit gut einem jahr auf DATEV umgestellt und war vorher ebenfalls jahrelang auf CS:Plus unterwegs.

Dort hieß die Plattform "OneClick" und hatte einen Scanner von Kodak der alles problemlos erkennen konnte. Dieser hat anhand des Beleges erkannt, ob dieser einseitig, zweiseitig oder duplex ist.

Dahinter steckte eine Software der Firma "BDV" Buchungsassistent: Digitaler Buchungs- & Belegtransfer f. Selbstbucher zusammen mit dem Anwenderbericht Kodak Scan Station 730EX - BDV Uniarchiv Unides der dies in einer DB speicherte.

Die Software funktioniert soweit ich weiß auch mit DATEV, ist aber nicht die billigste.

Diese Plattform war an sich auch nicht schlecht, konnte man einfach den kompletten Austausch mit dem Mandanten darüber abbilden. Ebenfalls hatte man im gegenteil zu DATEV eine Benachrichtigung erhalten, sofern etwas hochgeladen wurde, ohne gleich zugespamt zu werden.

Trotz allem finde ich mit DUO ist die DATEV auf einem guten Weg und ich hoffe dass hier noch einige Features und Erweiterungen dazu kommen .

MFG

L.Dürr

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Vielen Dank für die schnellen Antworten.

Die Überlegung die Rechnungen in einseitige und mehrseitige Dokumente aufzuteilen habe ich auch bereits gehabt, bedeutet für den Mandanten de facto jedoch auch zusätzliche Arbeit. Bisher konnte er die Rechnungen auf den Einzug legen und auf das Knöpfchen drücken - damit war seine Arbeit erledigt.

Bei Addison nennt sich das Modul "Scannen/Buchen/Archivieren". Das Programm ist nicht von Addison selber entwickelt, sondern von der BDV GmbH  und in das Addison Programm implementiert. Die OCR Erkennung bekommt es in der Regel zu 99% hin die Belege automatisch zu erkennen. Sollte es bei bestimmten Rechnungen nicht gelingen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit eine sog "Verregelung" anzulegen. Hier musste man dann im Programm einmalig für den jeweiligen Kreditor festlegen, wo die Rechnung anfängt bzw. endet. Die Bestimmung Rechnungsanfang und Ende musste durch einzigartige Merkmale erfolgen (beispielsweise durch die IBAN auf der letzten Seite, das Wort "Rechnungsbetrag" , Steuernummer; USt-ID, oder der E-Mail - Adresse).

Des Weiteren war es bei der Verbuchung des Belegs von Vorteil, dass die erkannten Parameter bei der Verbuchung direkt im Beleg angezeigt wurden. Stand man in der Buchungserfassung in dem Feld Umsatz sprang die Markierung im Belegbild auf den entsprechenden Rechnungsbetrag, so ersparte man sich ein hin und her scrollen auf dem Belegbild.

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mhp​:

ist aber nicht die billigste.

Das dachte ich mir schon als ich KODAK Scanner las. Die haben wir auch 3x im Einsatz, sind sau schnell und fressen alle Belege inkl. Tank und Portobelege, überlange Belege ...

Kann man ja auch für DATEV einsetzen. Dann muss der Mitarbeiter des StBs scannen, wenn der Mandant nicht das nötige Kleingeld für seine "paar" Belege hat. Aber eigentlich soll das Mandat dem StB ja zuarbeiten.

Und selbst bei größeren Mandaten klappt das mit mehreren Scanprofilen bisher sehr gut.

kartaun​: Und das gab es kostenlos mit dazu? Oder wurde mit Addison ganz anders als mit DATEV gearbeitet? Das Programm der BDV GmbH beim Mandant muss ja auch irgendwoher kommen?

bedeutet für den Mandanten de facto jedoch auch zusätzliche Arbeit.

Hm, ja - stimmt. Aber ob das "mehr" Arbeit ist, die Belege bei der Ablage gleich zu sortieren?! Man kann nicht immer alles im Leben haben: entweder man fährt mit DATEV und dem Windows unter den Steuerprogrammen oder man arbeitet mit Mac und dem weniger verbreiteten Addison.

Aber vielleicht tut sich ja bei der DATEV da was in Zukunft. Die hat ja noch ganz andere Baustellen.

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bedeutet für den Mandanten de facto jedoch auch zusätzliche Arbeit.

Hm, ja - stimmt. Aber ob das "mehr" Arbeit ist, die Belege bei der Ablage gleich zu sortieren?! Man kann nicht immer alles im Leben haben: entweder man fährt mit DATEV und dem Windows unter den Steuerprogrammen oder man arbeitet mit Mac und dem weniger verbreiteten Addison.

Aber vielleicht tut sich ja bei der DATEV da was in Zukunft. Die hat ja noch ganz andere Baustellen.

Das mit der Mehrarbeit nimmt jeder Mandant natürlich unterschiedlich wahr und auf. Letzendlich geht es mir auch nicht "nur ;-)" um Kritik zu äußern. Die "Kröte" der manuellen Nachheftung wurde mir bereits bei der Vorstellung von Unternehmen Online präsentiert - von daher kann ich mich diesbezüglich nicht beschweren.

Denke trotzdem, dass man die Punkte bei DATEV ansprechen sollte, weil ich bin der Meinung, wenn ein Unternehmen mit 600 Mitarbeitern (Addison) bzw. ca. 40 Mitarbeiter (BDV) in der Lage sind eine solche Software anzubieten, dann sollte ein Unternehmen mit ca. 8.000 Mitarbeiter und zugleich Marktführer in dem Bereich auch in der Lage sein eine adäquate  Lösung anzubieten.

Das Programm SBA (Scannen/Buchen/Archivieren) musste man bei Addison als Lizenzpaket mtl. bezahlen - abhängig von den Anzahl der Lizenzen.

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Denke trotzdem, dass man die Punkte bei DATEV ansprechen sollte, weil ich bin der Meinung, wenn ein Unternehmen mit 600 Mitarbeitern (Addison) bzw. ca. 40 Mitarbeiter (BDV) in der Lage sind eine solche Software anzubieten, dann sollte ein Unternehmen mit ca. 8.000 Mitarbeiter und zugleich Marktführer in dem Bereich auch in der Lage sein eine adäquate  Lösung anzubieten.

Grundsätzlich gebe ich Ihnen Recht aber bedenken Sie auch, dass "viele Köche den Brei verderben" und was mit 40 Mitarbeitern kurzfristig umgesetzt werden kann, muss bei DATEV durch allerlei Abteilungen und da alle DATEV Programme quasi miteinander reden und sich gegenseitig Daten übergeben, müssen auch die ~ 1.800 Programmierer "alle" miteinander reden.

Und: DATEV UO ist grundsätzlich für kleine bis mittlere Unternehmen gedacht. Hat man ein Großmandat an der Angel und möchte UO auch so automatisiert wie möglich installieren, hat man einige Probleme, weil es technisch nicht geht, wie man es gerne hätte bzw. möglich wäre, weil a) Linux schon mal gar nicht unterstützt wird und b) die Hochsicherheit immer den Zwang der Authentifizierung nach sich zieht und da z.B. nicht nur ein Zertifikat ausreicht, damit lokaler PC mit dem RZ sprechen kann.

Aber dafür haben Sie jetzt wie angesprochen andere Vorteile in DATEV, die Addison ggf. nicht so gut konnte.

Die eierlegende Wollmilchsau wird es nie in der IT allgemein geben.

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Danke sehr für Ihren Beitrag, Herr Kartaun.

Ich denke jeder ist sich einig. Eine Kanzlei sollte von Vornherein vernünftige Belege erhalten und nicht noch nachträglich heften müssen. Das bedeutet der Mandant muss das von Vornherein sicherstellen.

Wir lösen das Problem im Moment über mehrere Zieltasten am Scanner bzw. mehrere Verknüpfungen im Scanmodul. Die Angelegenheit wird dann bei vier oder fünf Belegtypen (jeweils in unterschiedlichen Ausprägungen einseitig und mehrseitig) relativ komplex.

Eine automatische Heftung durch Software auf Basis der erkannten Werte wäre ein Traum! Wenn dann noch 99% zutreffen wie Sie schreiben wäre das eine deutliche Erleichterung!

Was kostet die Software und kann man sie testen?

Wäre die Software beispielsweise in der Lage, in einem Ordner voller Einzeldateien die zusammengehörigen Dateien automatisch zusammenzufügen?

Danke für Ihre Antwort!

[#11]

Ich kann Ihnen leider nicht sagen, ob man die Software testen kann. Bei uns war das Programm bereits in Addison installiert (bei entsprechender Lizenzierung).

Über die Preise kann ich leider auch nichts sagen, da wir die Lizenzgebühr an Addison bezahlt haben, was die Software direkt über BDV GmbH kosten würde???

Bei uns kamen die Belege als Tiff.Dateien an  (pro Seite = eine Tiff.Datei) und das Programm hat bei der OCR Erkennung die Heftung nahezu vollautomatisch durchgeführt. Das klappte schon sehr gut.

Das Programm hat auch pdf.Dateien automatisch in Tiff.Dateien umgewandelt....

Aber wie Herr Bohle schon geschrieben hat, die eierlegende Wollmilchsau wird es nicht geben. ABER Anregungen sollten immer geäußert werden, um die Softwarte stetig zu verbessern.