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Mandant wird zum Selbstbucher

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letzte Antwort am 15.02.2019 16:23:44 von p_hohmann
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i_koehl
Einsteiger
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Hallo,

wir haben einen Mandanten der zum Selbstbucher wird.

In DATEV Unternehmen online wurde der Mandant auch mit der neuen Beraternummer angelegt, sodass sie die alte Beraternummer und die neue Beraternummer sehen und bearbeiten können.

Fibu 2018 läuft noch auf der Beraternummer der Kanzlei. Für die Fibu 2019 wurde eine neue Beraternummer für den Mandanten bestellt.

Wir machen weiterhin die Jahresabschlüsse für den Mandanten.

Frage bzgl. Kanzlei Rewe:

- Ist ein Übertrag ein muss. Wenn ja wie wird dieser korrekt gemacht?

- Wie können wir dann weiterhin die Belegbilder für die Jahresabschlüsse einsehen?

- Was ist eine "aktive Sicherung"? Bei einer "aktiven Sicherung": sind die Belegbilder dabei oder nur der Beleglink?

- Wenn die Fibu bis 2018 gesichert wird und beim Mandanten unter der neuen Beraternummer eingespielt wird. Sind die Belegbilder die bis 2018 gebucht wurden dabei?

Was wäre Euer Vorschlag, wie man hier am Besten vorgehen könnte?

Vielen Dank.

metalposaunist
Unerreicht
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In DATEV Unternehmen online wurde der Mandant auch mit der neuen Beraternummer angelegt, sodass sie die alte Beraternummer und die neue Beraternummer sehen und bearbeiten können.

Verstehe ich nicht ganz und wenn doch: warum? Pro Unternehmung braucht es nur 1 Beraternummer und wenn das Mandat selbst bucht, kann man im UO und im REWE bei Ihnen die Daten ja einfach statt unter Ihrer Beraternummer unter der des Mandats umspeichern.

Habe ich erst diese Woche genauso gemacht. Auch hier bucht unser Mandat selbst. Also eine DATEV REWE Sicherung erstellt und beim Mandat im REWE unter deren Beraternummer / Mandantennummer wieder eingespielt.

So hat das Mandat die gesamte Fibu aus allen Jahren als hätten die es schon immer selbst gemacht. Dann kann das Mandat damit gleich arbeiten.

Bitte drauf achten, dass ANLAG und Kostenrechnung extra bestellt werden müssen, wenn es von Relevanz ist.

- Ist ein Übertrag ein muss. Wenn ja wie wird dieser korrekt gemacht?

Ein Muss nicht, aber schön, wenn es gemacht wird weil zum JA der Mandant seine REWE Daten ins DATEV RZ sendet mit seiner Beraternummer und Mandantennummer. Sie holen sich die Daten und müssen dann alles unter Ihrer Beraternummer / Mandantennummer umspeichern. Das ist lästig und aufwändig. Daher am besten die Leistungen in DATEV auch alle unter der Beraternummer des Mandats anlegen. So können Sie die Daten aus dem DATEV RZ holen und DATEV weißt automatisch die FiBu dem richtigen Mandat zu. Die Leistungsübersicht wird aktualisiert und Sie können auf die FiBu vom Mandat zugreifen und den JA erstellen.

Daher sind 2 Beraternummern und Ihre aktuelle Trennung eher - für mich - verwirrend.

- Wie können wir dann weiterhin die Belegbilder für die Jahresabschlüsse einsehen?

Im UO einen Mandantenübertrag machen auf die Beraternummer vom Mandat und passende Mandantenummer (1. Firma hat meist die 10000).

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
i_koehl
Einsteiger
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Vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.

Mandantenübertrag in DUO ist uns bekannt. Wie kann ich den Übertrag in der Fibu anstoßen? Was muss ich beachten.

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metalposaunist
Unerreicht
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Mandantenübertrag in DUO ist uns bekannt. Wie kann ich den Übertrag in der Fibu anstoßen? Was muss ich beachten.

Für alle Fälle: Bestandsdienste Rechnungswesen > Mandant raussuchen > Sichern.

Dann speichern unter > passende Berater und Mandantennummer eingeben, Haken bei Quellmandat löschen setzen, fertig.

Darauf achten, dass diese Kombination auch im UO gleich ist, sonst wird digitales Belegbuchen nicht mehr klappen. Lädt das Mandat digitale Belege hoch, einmal die SmartCard(s) entsprechend für die neue Kombination freischalten und ggf. in den Programmen der DATEV ScanModul / Belegtransfer ebenfalls die neue Kombination hinterlegen / aktualisieren.

Machen Sie auch Lohn für das Mandat? Dann muss auch die Lohnleistung unter der Berater/Mandantennummer neu abgespeichert / umgestellt werden, da sonst die digitale Personalakte nicht mehr funktioniert.

Machen wir nur ungern, da bei einer Prüfung man die Lohnnachweise von alter Beraternummer bis Stand heute und neuer Beraternummer bis Stand dato benötigt.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
andreashofmeister
Allwissender
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Wäre ja schön, wenn es für dieses Szenario, was ja tagtäglich vorkommt, ein Info-DOK. von DATEV geben könnte. Mit allen Eventualitäten etc....

Ein Traum.....

Wird ja gern immer wieder hier gestellt diese Frage. Verständlich......

DATEV-Mitarbeiter
Chris_Pollack
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Herr Hofmeister,

ein Dokument für alle Eventualitäten kann ich nicht bieten. Dafür gibt es zu viele individuelle Anforderungen und Vorlieben.

Ein Dokument mit den gängigsten Szenarien zum Thema "Mandant wird zum Selbstbucher" und zugehörigen Empfehlungen finden Sie unter der Nummer 1080952.

Wenn es konkret um das Ändern der Berater-/Mandantennummer eines bestehenden Bestands geht, finden Sie die Vorgehensweisen im Dokument 1071025 (alle Programme) oder 1036136 (Kanzlei-Rechnungswesen inkl. Abhängigkeiten)

Etwas ausführlicher bin ich auf dieses Thema in meinem Beitrag vom 02.11.2018 eingegangen.

Mit freundlichen Grüßen

Chris Pollack

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

Mit freundlichen Grüßen


Chris Pollack
Service Rechnungswesen (FIBU)
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andreashofmeister
Allwissender
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Hallo Herr Pollack, danke für Ihre Antwort.

Dann veranlassen Sie doch bitte, dass aus Ihrem Beitrag vom 2.11.2018 nebst Ihrem Beitrag von heute ein Info-Dokument zusammengestellt wird.

Und schon wird ein Schuh draus. Kann ja nicht so schwierig sein. Da gibt es ja mittlerweile ganz andere Infoquellen bei DATEV. Das wird doch .....

MfG

A. Hofmeister

p_hohmann
Beginner
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Die FiBu wurde beim Mandanten nun unter der Unterberaternummer eingespielt.

Auf die Unterberaternummer umstellen wollen wir bei uns in der Kanzlei nicht, da dort noch Lohn, Steuerprogramme usw. dran hängen. Der "kleine" Aufwand jedes mal den Bestand umzuspeichern nehmen wir in Kauf.

Der Mandantenübertrag im Unternehmen Online wurde noch nicht gemacht, da ich mir nicht sicher bin, ob wir nach dem Übertrag immer noch auf die alten Belege bis 2018 zugreifen können?

Ziel soll es sein, dass wir die Belege bis 2018 (die noch auf die kanzleiberaternummer laufen) auf die Unterberaternummer übertragen, aber die Kanzlei weiterhin noch Zugriff auf die FiBu und die alten Belege bis 2018 hat. Der Jahresabschluss für 2018 muss nämlich erst noch erstellt werden. Das dauert aber bis dahin noch ein wenig. Ist der Zugriff nach dem Mandantenübertrag dennoch in der Kanzlei im ReWe gegeben oder muss hier etwas beachtet werden?

Was könnte die DATEV mit dieser "aktiven Sicherung" gemeint haben, die der Mandant jeden Monat uns bereitstellen soll? Ist das einfach eine Sicherung des FiBu Bestands im ReWe, die monatlich erstellt werden soll? Sind dann dort die Belege mit drin?

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DATEV-Mitarbeiter
Chris_Pollack
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Herr Hofmeister,

so ein Dokument macht meiner Erfahrung nach wenig Sinn. Wir haben solche Dokumente in der Vergangenheit geschrieben. Da wurde ein ganzer Themenkomplex in aller Ausführlichkeit mit viel Hintergrundwissen und allen möglichen Eventualitäten ausführlich beschrieben. Das Problem war, dass diese Dokumente den Leser einfach erschlagen haben. Eine konrete Information, nach der gesucht wurde, ging in einer Wand aus Text unter. Oft wurde das Dokument nicht zu Ende gelesen, sondern lieber wieder in der Hotline angerufen.

Wenn wir heute Dokumente schreiben, dann lieber mehrere, kurze Dokumente in denen jedes einen konkreten Sachverhalt beschreibt. Hintergrundinformationen werden auf ein nötiges Minimum beschränkt. Die Erfahrung zeigt, dass unsere Anwender meist vor einer konktreten Fragestellung stehen und dann nach einer passgenauen Lösung suchen. Dort, wo uns das gelingt, merken wir auch sehr schnell eine Reduzierung der Anfragen zu dem Thema bei uns im Service.

Wenn Ihnen eine konkrete Information in einem der Dokumente fehlt, dann können wir uns das gerne anschauen. In solchen Fällen noch ein genereller Tipp:

Sie haben unten in den Dokumenten die Frage "War diese Information hilfreich?" Wenn Sie hier auf "Nein" klicken, haben Sie die Möglichkeit einen Freitext mit Anregungen zu erfassen. Diese gehen dann an den Autor des jeweiligen Dokuments.

Mit freundlichen Grüßen

Chris Pollack

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

Mit freundlichen Grüßen


Chris Pollack
Service Rechnungswesen (FIBU)
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DATEV-Mitarbeiter
Chris_Pollack
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo P. H.,

von einer Aufteilung der Jahre rate ich ab. Meine Empfehlung in Ihrem Fall wäre folgende:

  • FIBU-Bestand und Unternehmen online alles auf die Unterberaternummer umstellen (Dok. 1036136)
  • ggf. vorhandene Berichtsschreibung ebenfalls umstellen aufgrund von Abhängigkeiten zur FIBU (Dok. 9220277)
  • Steuern und Lohn, etc auf der Hauptberaternummer belassen. Durch die Zuordnung zur selben zentralen Mandantennummer ist die Programmverbindung gegeben. Falls Sie im Lohn FIBU-Buchungsbelege bereitstellen, dann in den Einstellungen der Schnittstelle die abweichende Berater-/Mandantennummer eintragen

Was meine Kollegen mit einer aktiven Sicherung gemeint haben, weiß ich nicht. Um Sie hier beraten zu können, müsste ich mehr darüber wissen, wie die genaue Zusammenarbeit mit dem Mandanten aussehen soll. Wer macht wann was im Bestand? Sollen Daten unterjährig ausgetauscht werden oder erst für den Jahresabschluß. Nutzt der Mandant das Rechenzentrum?

Gerne können Sie auch einen Servicekontakt schreiben und um meinen Rückruf bitten. Beziehen Sie sich in Ihrer Anfrage auf diesen Community-Beitrag.

Mit freundlichen Grüßen

Chris Pollack

Service Rechnungswesen (FIBU)

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Chris Pollack
Service Rechnungswesen (FIBU)
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andreashofmeister
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Guten Tag Herr Pollack,

ich bin ja durchaus Ihrer Meinung und stimme dieser zu. Mir persönlich ist es auch egal, ob es  ein Dokument dazu gibt, da ich mir selbst die Informationen erarbeitet und beschafft habe. Und somit kann ich dieses Wissen ja hier weitergeben...

Und ja, es gibt konkrete Fragestellungen, was diesen Anwendungsbereich "wie wickele ich die DUO-Einführung am besten ab" angeht.

Man kann hier nicht immer damit rechnen, dass DATEV-Mitarbeiter "im Hintergrund" mitlesen. Für zukünftige Fragen und Fälle, muss man ja nur noch diesen Beitrag "speichern" und verweist darauf. Wenn man weiß, das mal ein chris.pollack​, irgendwann eine gute Dokumentation hier hinterlassen hat. Ansonsten schreibt man nämlich immer wieder zu dieser (konkreten) Fragestellung.

Ein Info-Dok. mit entsprechenden Verzweigungen (die man ja vernachlässigen könnte, wenn sie einen nicht interessieren), wäre m.E. schon besser.

Aber vielleicht will man das im Hause DATEV ja nicht. Das bindet wahrscheinlich zu viele Entscheidungsträger. Schade für die, die eine Orientierungshilfe bräuchten.

Sie sehen es ja exemplarisch am Eingangsbetrag.....

MfG

A. Hofmeister

p_hohmann
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Hallo Herr Pollack,

vielen Dank für Ihre Hilfe!

Es hat alles soweit geklappt und die Belege können auch eingesehen werden.

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letzte Antwort am 15.02.2019 16:23:44 von p_hohmann
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