Strukturierung der Arbeitsabläufe

[#1]

Liebe Community,

da unsere Mandantschaft wächst und wächst, was super ist, müssen wir irgendwie eine bessere bzw. überhaupt mal eine Struktur in die Arbeitsabläufe bei uns im Büro einführen. Weitere Mitarbeiter zu finden, gestaltet sich ziemlich schwierig, was glaube ich, jedem in unserer Branche so geht. Die vorhandenen Mitarbeiter bekommen immer mehr Arbeit auf die vorhandene dazu und keiner weiß mehr, was der andere eigentlich macht und wie man die Arbeit vor allem richtig machen soll.

Kennt jemand auch dieses Problem und hat eine tolle Lösung parat? Die Auftragsverwaltung ist nicht das richtige, pro check einzuführen hat bisher nicht funktioniert. Daher hatten wir einen externen Berater hier, der uns das Shop Floor Management vorgestellt hat. Dieses ist sehr interessant, jedoch vom Preis einfach unverschämt teuer. Gibt es von der DATEV einen Berater oder von einer anderen Firma, der bei einem Steuerberater schon mal die gesamten Arbeitsabläufe strukturiert hat.

Vielen Dank und ich freue mich auf spannende Antworten.

Ines Harnack-Schad 

[#2]

Hallo Frau Harnack-Schad,

wir stehen in unserer Kanzlei leider vor demselben Problem.

Nach der Infoveranstaltung der DATEV zum Arbeitskreis Qualitätsmanagement Ende letzten Jahres in Mannheim, hatten wir große Hoffnungen durch die Einführung von ProCheck und regelmäßige Arbeitskreistreffen endlich Strukturen zu schaffen.

Leider kam dieser Arbeitskreis wegen zu geringer Teilnehmerzahlen nicht zustande.

Auch ich würde mich über entsprechendes Feedback freuen.

Hilde Wirth

[#3]

Hallo Frau Wirth,

ich finde es schade, dass sich sonst bisher niemand für das Problem interessiert.

Wir haben nun einen zweiten externen Berater angesprochen, der jedoch auch hohe Preise veranschlagt. Und mit nur ein paar Tagen Beratung ist, glaube ich, wird das Problem der Struktur und der Abläufe in der Kanzlei nicht geregelt.

Vor einigen Jahren haben wir versucht, pro check alleine einzurichten, was jedoch an der Bereitschaft der damaligen Mitarbeiter nicht funktioniert hat. Jetzt fehlt uns leider die Zeit dazu, da wir innerhalb kurzer Zeit stark gewachsen sind und schon jetzt, kaum Zeit für die tägliche Arbeit haben.

Vielleicht hören wir ja noch von anderen ein Feedback und Lösungsmöglichkeiten.

Viele Grüße

Ines Harnack-Schad

[#4]

Moin Moin Frau Harnack-Schad,

auch wenn Ihnen meine Antwort vielleicht nicht gefallen wird: Sie haben ein Problem erkannt, keine Zeit es intern zu lösen aber viel Kosten darf eine externe Lösung auch nicht.

Sie habe aus meiner Sicht 3 Möglichkeiten:

1. Sich Zeit nehmen.

2. Geld ausgeben.

3. Es aussitzen.

Falls Sie 1. wählen, haben Sie mit ProCheck schon eine Möglichkeit genannt. Regelmäßige Besprechungen und die Mitarbeiter "ins Boot holen" gehört dazu und kostet ggf. noch mehr Zeit.

Falls Sie 2. wählen und mit Shop Floor Management haben Sie ja anscheinend auch schon eine sehr interessante Möglichkeit geprüft, müssten Sie für sich ggf. neu definieren was "unverschämt teuer" bedeutet.

Teurer als Ihre Zeit zu verwenden? Zzgl. Haftungsfälle, Mandanten zu verlieren, Mitarbeiter zu verlieren, keine Mitarbeiter zu bekommen...?

Wenn Sie sich für 3. entscheiden, müssen Sie in Zukunft neu über 1. und 2. nachdenken.

Beste Grüße

Stefan

[#5]

Es gibt auch die Möglichkeit von Datev Consulting oder einem Datev Lösungspartner. Haben wir noch nie in Anspruch genommen. Aber diese Personen machen nichts anderes als Steuerberater bei der Organisation zu beraten. Wie Einführung von DMS, Procheck etc.