Dokumentennummer in Schnellansicht einblenden (Dokumente)

[#1]

Hallo Leute,

gibt es irgendeinen Grund, warum ich mir in der Schnellansicht im Reiter "Dokumente" zwar nach einer Dokumentenummer suchen kann, mir aber die Spalte nicht anzeigen lassen kann?

Diese Spalte ist nur anzeigbar über das Programm "Dokumente", was aber für eine Schnellinfo, einfach zu mächtig (behebig) ist.

Vielleicht kann ja einmal DATEV dazu was sagen, warum es nicht möglich, bzw. wie es möglich ist, mir die DokNr. anzeigen zu lassen.

Vielen Dank im Voraus.

Gruß A. Martens

P.S.

Grund ist der, dass man damit ganz geschickt über die Zusatzinfos im Buchungssatz einen indirekten Verweis auf ein hinterlegtes Dokument, nämlich über die DokNr., einfügen kann. Wir verwenden nur DokOrg und da kann man bekanntlich ja keinen direkt Bezug auf Dokumente in den Buchungssätzen herstellen.

In meinem alten DokMa-Programm hatten wir genau die gleiche Funktionalität nämlich auch schon gehabt und auch ausgiebig genutzt.

[#2]

Moin Moin,

auch wenn es Ihnen vielleicht leider nicht hilft, zumindest unter DMS (alt) gibt es diese Spalte in der Schnellinfo -> Dokumente:

Beste Grüße

Stefan

EDIT:

Die "Einstellungen Liste" -> Spalten haben Sie geprüft?

[#3]

In der Schnellübersicht "Dokumente" Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften, "Einstellungen Liste...", Dokumentennummer aktivieren, ggf nach ganz oben schieben.

...DokOrg .. da kann man bekanntlich ja keinen direkt Bezug auf Dokumente in den Buchungssätzen herstellen.

Doch, das geht. In Rewe: Belege buchen, Eigenschaften -> Digitale Belege: ( x ) Datev DMS/Dokumentenablage.

[#4]

Moin Herr Martens,

auch in der Schnellinfo: Dokumente gibt es diese Spalte:

Rechtsklick ->Einstellungen Liste->Spalten.

Grüße

Manuela Jachert

P.S.: da war Herr Westphal schneller 🙂

[#5]

Kleine Ergänzung an der Stelle mit Wunsch an die DATEV:

auf dem Tipps&Tricks Seminar ist gezeigt worden, dass man in den Kontonotizen auch eine Belegverknüpfung hinterlegen kann.

(Dokument mit rechtsklick ->Verknüpfung kopieren -> in der Kontonotiz einfügen)

Wäre ja gut, wenn das in den Zusatzinformationen auch gehen würde. Wenn ich die Verknüpfung dort einfüge, wird leider kein Link generiert.

Grüße

Manuela Jachert

[#6]

Also ich habe natürlich unter Einstellung Liste gesucht, aber keine Dokumentennummer gefunden.

Im eigentlichen Programm habe ich das Feld sofort gesehen. Na, da werde ich mich noch einmal auf die Suche machen.

Belegverküpfung:

Soweit ich informiert bin, kann man nicht in der DokOrg auf einen gespeicherten Beleg verknüpfen. Dazu soll man entweder Unternehmen Online oder den großen Bruder DMS benötigen. Wäre ja toll, wenn es auch bei den kleine Bruder ginge.

Gruß A. Martens

[#7]

Ist Ihr Beispiel aber nicht das Programm "Dokumentenablage".

Also ich werde immer ratloser! Ich muss mir das noch einmal in aller Ruhe morgen anschauen.

Gruß A. Martens

[#8]

Früher Dokumentenorganisation (Dokorg), jetzt (schon seit einiger Zeit) Dokumentenablage. Das ist das selbe Produkt.

[#9]

Mit welchem Programm arbeiten Sie denn? Vielleicht gibt es da noch Unterschiede zwischen Classic/Comfort?

Es gibt sie definitiv 🙂

Die Verknüpfung in die Kontonotiz funktioniert tatsächlich. Hab es in der Schulung gesehen und bei uns ebenfalls getestet. Da scheint die Dokumentenablage durchaus mal vorangekommen zu sein. Um mit der Dokumentenablage Belege zu buchen, müssten Sie vermutlich jedoch den Dokumententyp von "Dokument" auf "Beleg" ändern. Danach sollte er die Belege in KRWE auch erkennen.

Grüße

Manuela Jachert

[#10]

Hallo Frau Jachert,

also wir verwenden die Dokumentenablage V. 9.12.

In der Schnellinfo kann ich folgende Listenspalten auswählen:

Ich wollte jetzt auch einmal in einem Buchungssatz eine Belegverknüpfung zu einem Mandanten herstellen und habe unter Eigenschaften - digitale Belege  - DATEV DMS/Dokumentenablage ausgewählt. Dennoch kann ich keine Verknüpfung hestellen. Ich möchte auch noch einmal betonen, dass ich für diesen Mandanten keine digitale Buchhaltung habe und haben möchte. Dennoch kann es sinnvoll sein, ab und an einmal einen Beleg in der Buchhaltung verknüpft zu haben. Und genau darum geht es mir.

Vielleicht kann ja doch noch jemand ein bisschen Licht (DATEV?) bringen. Meines Wissens musste man den Mandanten immer extra umschlüsseln, was zusätzliche Kosten verursacht hatte.

Gruß A. Martens

[#11]

P.S.

Grund ist der, dass man damit ganz geschickt über die Zusatzinfos im Buchungssatz einen indirekten Verweis auf ein hinterlegtes Dokument, nämlich über die DokNr., einfügen kann. Wir verwenden nur DokOrg und da kann man bekanntlich ja keinen direkt Bezug auf Dokumente in den Buchungssätzen herstellen.

In meinem alten DokMa-Programm hatten wir genau die gleiche Funktionalität nämlich auch schon gehabt und auch ausgiebig genutzt.

Was meinen Sie mit "keine Bezug mit dem Dokument herstellen"?

Sie können doch die Buchungssätze mit dem Beleg verknüpfen. Das ist doch ein ziemlich guter Bezug auf das Dokument. Auch im Programm Dokumentenorganisation (DokOrg).

Oder habe ich ihre Frage gänzlich missverstanden?

Gruß

Martin Heim

[#12]

Hallo Herr Martens,

wir sind bei Version 9.13 ... Vielleicht liegt es daran... ich hab vor Ihrer Frage nie geguckt, ob die Dok-Nr. sichtbar ist 🙂

Vielleicht hilft das hier sonst noch zum Thema Belege aus DokAbl buchen:

http://www.datev.de/lexinform-infodb/1070314

Grüße

Manuela Jachert

[#13]

Um ein Beleg mit einem Buchungssatz zu verknüpfen müssen Sie den Beleg den Status "zu buchen" geben.

In Kanzlei Rechnungswesen können sie dann über Digitale Belege die Belege buchen.

Eine Belegnummer ist nicht notwendig. Das wäre die Rechnungsnummer die zurückgeschrieben wird.

[#14]

Ich glaube ich stehe da irgendwie auf dem Schlauch.

So sieht es bei mir aus:

Ich habe weder ein Menübefehl, noch funktioniert Drag&Drop um den markierten Beleg zu den "Zu Buchende Belege" (s. links Dokumente) hinzuzufügen.

Gruß A. Martens

[#15 · Accepted solution]

Nein, das Programm "Dokumentenablage" habe ich noch nie benutzt.

Mein Screenshot ist aus der Schnellinfo und sieht bei DMS (alt) offensichtlich ähnlich aus wie bei der Schnellinfo der Dokumentenablage.

Den anderen Beiträgen hier entnehme ich, dass vermutlich aufgrund Ihrer nicht aktuellen Version die Spalte Dokumentennummer fehlt.

Und betreffend Ihrer Frage der Belegverknüpfung kann man anscheinend mit der Dokumentenablage (mittlerweile?) einen Prozess abbilden wie wir es mit DMS machen:

Bei allen Buchhaltungen bei denen wir nicht DUO o.ä. nutzen, scannen wir aus dem Papierordner des Mandanten Rechnungen/ Verträge die wir früher als Kopie in der Kanzlei behalten hätten (z.B. Anlagevermögen, Darlehensverträge, Mietverträge etc.).

Der Scan landend im Dokumentenkorb des Mitarbeiters und wird als "Beleg" (nicht "Dokument") im DMS abgelegt mit dem Status "zu buchen".

In REWE wird über "Digitale Belege buchen" der Beleg an die Buchung(en) geheftet und der Status automatisch auf "erledigt" gesetzt:

Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, kann über "Digitale Belege buchen" aber auch der Filter von "zu buchen" geändert werden und man kann auch zwischen "Belege" und Dokumente" wählen, so dass Sie alles in DMS bzw. der Dokumentenablage abgelegte finden und mit einer Buchung verknüpfen können.

[#16]

You make mi day!

Also ich habe es hinbekommen und es funktioniert einwandfrei.

Für die Nachwelt hier meine gesammelten Erkenntnisse:

1. Dokumente scannen
2. Programm Dokumentenkorb starten
   Ist in diesem Fall sinnvoll, weil damit alle eingescanten Dateien auf einmal importiert werden könnnen. Unter Extras kann man den Standard-Scanordner defnieren.
3. Alle Dateien eines Mandanten markieren und rechts wie folgt:
   a) Dokumentenklasse: Beleg wählen
   b) MdNr. eingeben und anschließend auf Ablegen klicken.
   Damit werden die Dokumente nur für die Fibu-Ablage zugeordnet. Wer es auch noch dauerhaft in DokOrg haben will, muss natürlich alle Felder richtig ausfüllen.
4. In meinem Fall sind die Belege nicht zugeordnet, da ich diese ja in der FiBu habe.
   Jetzt die Bf. öffnen und den Buchungsvorlauf starten. Anschließend den Befehl "Digitale Belege buchen wählen (s. unten in der Erfassungsleiste bei Aufteilung starten etc.)
5. Jetzt  werden alle Beleg importiert und nicht verknüpft. Die Buchungen durchführen und bei Wunsch den Beleg mit der Bf. verknüpfen, bzw. besser in den Buchungssatz speichern.
6. Zum Schluss können die Belege in DokOrg gelöscht werden. Dort waren sie nur für den Import nötig.

Ich hoffe, ich habe an alles Gedacht.

Vielen Dank an alle Mitstreiter. Mir war es gar nicht bewußt, dass es so einfach ist.

Gruß A. Martens

[#17]

Gerne!

Allerdings bin ich mir bei Ihrem Punkt 6 nicht sicher, ob Sie die Belege in der DokOrg tatsächlich löschen dürfen. Falls Sie den Dokumentenkorb meinten, ist das natürlich korrekt.

REWE hat m.E. keinen eigenen Belegspeicher, sondern stellt nur Verknüpfungen zu DUO, DMS oder eben der DokOrg her.

Wenn Sie den Beleg löschen hat die Buchung zwar noch das Symbol zum Beleg, der Beleg kann aber tatsächlich nicht mehr aufgerufen werden, da dieser gelöscht wurde.

[#18]

Zum Schluss können die Belege in DokOrg gelöscht werden. Dort waren sie nur für den Import nötig.

Daran habe ich Zweifel.

1. Schauen, Sie mal, ob Sie die Belege aus REWE noch aufrufen können.
2. Wenn ja, schauen Sie mal, ob die Belege noch im Papierkorb der DokOrg/Ablage sind.
3. Wenn ja, löschen Sie die auch dort,
4. und schauen danach, ob Sie die Belege aus REWE noch aufrufen können.

Ich gehe derzeit davon aus, dass Sie die Belege nach dem Löschen aus dem Papierkorb der DokAblage nicht mehr aus REWE öffnen können. Soweit ich weiß, speichert REWE keine Belege, sondern nur Verweise.

[#19]

Also ich habe jetzt den Beleg sowohl in Dokumente als auch im Papierkorb gelöscht und kann trotzdem in der FiBu über Kontenansicht, den Beleg aufrufen. Ich kann den Beleg sogar exportieren.

Komisch ist nur, unter Eigenschaften wird mir der ursprüngliche Metadaten (Ablageort etc.) angezeigt. Ich muss auch dazu sagen, ich habe den Buchungssatz noch nicht festgeschrieben bzw. DATEV neu gestartet. Vielleicht hält DATEV alles noch im Speicher und gaukelt hier eine Sicherheit vor?

Vielleicht meldet sich DATEV noch einmal. Es wäre nämlich schon interessant zu wissen, ob die Belege 2 x vorhanden sind, dann kann man löschen, oder ob eine echte Verknüpfung erfolgt.

Meines Erachtens muss der Beleg ja in der Bf. gespeichert worden sein, da ich diesen ja über DokOrg ansonsten noch nachträglich verändern könnte, und das ist für DATEV ja ein Verstoß gegen die GoBD.

Gruß A. Martens

[#20]

Meines Erachtens muss der Beleg ja in der Bf. gespeichert worden sein, da ich diesen ja über DokOrg ansonsten noch nachträglich verändern könnte, und das ist für DATEV ja ein Verstoß gegen die GoBD.

Gruß A. Martens

Ich glaube nicht, dass es ein Verstoss ist. Denn es ist m.E. keine Pflicht den Beleg direkt mit der Buchung zu verbinden.

Bei einer BP ruft man die Daten-CD ab. Diese enthält dann nicht das Belegbild. Allerdings kann man in der Daten-CD eine Verknüpfung zu den DokOrg´-Daten erstellen.

In der Fibu wird meines Wissens nur eine Verknüpfung zum Datenpfad/Dokument in der DokOrg angelegt. Wird der Beleg gelöscht, geht auch die Zuordnung verloren. Eine Doppelspeicherung findet nicht statt.

[#21]

Also ich muss revidieren. Es scheint wohl so zu sein, dass wirklich eine echte Verknüpfung besteht und es somit nicht zu einer Doppelspeicherung kommt.

Aber warum zum Kruzefix kann ich mir bei einem vollständig gelöschten Beleg diesen in der Buchführung ansehen?

Kann es vielleicht sein, dass erst eine Verknüpfung besteht und wenn ein gebuchter Beleg gelöscht wird, dass dann dieser gar nicht echt gelöscht wird, sondern im Hintergrund weiter besteht und nur ausgeblendet wird, da ich diesen ja in DokOrg nicht mehr sehen will, sondern nur in der FiBu?

Hallo DATEV, es wäre wirklich toll wenn sich einer mal hier melden würde.

Gruß A. Martens

[#22]

Also folgende Erkenntnis habe ich jetzt gewonnen:

1. Es besteht definitiv eine Verknüpfung zwischen DokOrg und der Fibu.
2. Dokumente können in der DokOrg nachträglich bearbeitet und gespeichert werden.
3. Die veränderten Dokumente werden in der FiBu auch richtig, also verändert, angezeigt.
4. Löscht man eine Datei in der DokOrg, dann wird die Datei wohl im Hintergrund noch gespeichert (Statuskennung: Beleg?). Ich habe definitiv eine Datei gelöscht und auch den Papierkorb geleert. Dennoch wird mir die Datei richtigt angzeigt.
5. Die noch vorhandene Datei in der FiBu kann dann aber nicht mehr bearbeitet werden. Ist also komplett festgeschrieben.

Um also alle Möglichkeiten zu haben, bzw. um nicht jedesmal die FiBu zu öffnen, ist es angeraten, die Dateien nicht zu löschen. Der Speicherplatz ist immer der gleiche, daher ist eine Löschung nicht notwendig.

Zum Buchungsablauf nur soviel:

Man kann nicht gleichzeit den Kontoauszugsmanager und die digitale Belege buchen verwenden. Möchte man jetzt in der Bank einen Beleg verknüpfen, wird der Kontoauszugsmanager deaktiviert. Jetzt wählt man die entsprechende Buchung und verknüpft den Beleg.

Insgesamt bin ich sehr zufrieden, dass ich jetzt für die Dokumentation eine entsprechende Möglichkeit habe.

Nochmals vielen Dank an die Mitstreiter.

Gruß A. Martens

[#23]

Guten Morgen Community,

noch zur Ergänzung:

Sie können sich die Dokumentennummer in der Schnellinfo oder direkt im Programm Dokumentenablage/DATEV DMS einblenden.
Vorgehen: Rechte Maustaste auf ein beliebiges Dokument | erweiterte Listeneinstellungen | Attribute | Dokumentennummer.

Wurde ein Beleg mit einem Buchungssatz verknüpft, wird dies im Rechnungswesen dargestellt. Wird dieser Belege endgültig gelöscht, ist zwar das Symbol im Rechnungswesen noch vorhanden, doch beim Klick darauf kann kein Beleg geöffnet werden. Es gibt keine Doppelspeicherung an anderer Stelle.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#24]

Hallo Hr. Seidel,

danke für die Info. Ich habe meine Datei auch wiedergefunden.

Ich werde also zukünftig diese dann nicht löschen.

Vielen Dank für die Klarstellung und ein schönes Wochenende.

Gruß A. Martens