Was mir sehr viel gebracht hat, ist das Zubuchen der Telefonie. Damit kann ich nun jedes Telefonat automatisch erfassen und abrechnen.
Das kann ich mir schon vorstellen. Funktioniert nur leider nicht mit der SmartIT.
Das klingt aber nicht smart... 
Hallo zusammen,
ja die Zeiterfassung ist nicht gerade komfortabel um nicht zu sagen eigentlich sehr mühsam.
Ich hatte schon vor einiger Zeit der DATEV eine ergänzende Programmierung empfohlen. Man meinte allerdings damals
"..das brauchen vielleicht Sie, aber außer Ihnen will das niemand haben..." (Originalton!).
Durch den Beitrag keimt in mir die Hoffnung, dass es zumindest noch einen weiteren Kollegen gibt, der das derzeitige System der Stoppuhr als nicht optimal empfindet.
IM Übrigen kann ich auch sagen, weshalb sich da nur wenige Kollegen beschweren. Die Meisten machen es nach wie vor so, dass Sie analoge Zettel für die Sekretärin schreiben die die Zeiten dann einträgt, oder, noch schlimmer, vor der Abrechnung die Zeiten anhand der Aktendokumente nachtragen.
Ich hatte deshalb der DATEV bereits folgende Verbesserungen vorgeschlagen, die ich hier gerne nochmals zur Diskussion stelle:
1.
Weshalb wir in 0,1 Dezimalschritten bei der Zeiterfassung arbeiten ist nicht nachzuvollziehen.
Eine Stunde hat 60 Minuten. Wir mussten wegen der Dezimallösung der DATEV in der Kanzlei dazu übergehen in der Vergütungsvereinbarung den Abrechnungstakt 0,1 = 6 Minuten zu vereinbaren - schön wäre es, wenn die Einheiten im Zeitformat vorhanden wären, also 60 Minuten = 1,0 Stunden wäre und 5 Minuten als 5 Minuten erscheinen und nicht als 0,83 Einheiten.
Ich stelle mir hier vor, dass man pro Arbeitsplatz einstellen kann, in welchem Format die Zeit abgerechnet wird und wie die Abrechnungsschritte (pro Minute, pro 5 Minuten oder pro x Minuten) sind.
Das sollte genauso einstellbar und zur Akte speicherbar sein, wie der Stundensatz, denn auch das muss ja in der Vergütungsvereinbarung geregelt werden.
2.
Die Standardaufwendungen, wie z.B. "Postbearbeitung", die jetzt schon definiert werden können sollten dann automatisch mit dem ersten Abrechnungsschritt vorbelegt werden und, was besonders wichtig ist, einfach mit Mausklick und Tastenkombination vom Arbeitsplatz, und zwar jeden Arbeitsblatt mit Start und Stopp, erreichbar sein. Hat man das gestartet und Wechsel der Fokus der Akte oder das Arbeitsblatt, sollte eine Anfrage kommen, ob die zeit gespeichert werden soll.
Das brauchen natürlich nur die Anwälte, deshalb sollte das pro Arbeitsplatz einstellbar sein.
3.
Die von dem Kollegen angesprochene "Automatik" habe ich auch schon favorisiert.
Sie ist aber nicht ganz leicht umzusetzen, weil wir in der Bearbeitung meist von Akte zu Akte springen.
Das Muster der "DATEV-Telefonie" die ich auch einsetze ist aber hier m.E. übertragbar, denn dort werden ja sämtliche Telefonate und deren Dauer mitprotokolliert.
Am Ende des Tages kann mann dann die Telefonnotizen und Telefonzeiten den Akten zuordnen - da geht kein Telefonat mehr verloren - und die nicht mandantenbezogenen Telefonate löschen.
Beim Telefonat löst die DATEVConnect Software die Protokollierung bei der Annahme aus und beendet diese beim Auflegen.
Bei der Zeiterfassung könnte man das so gestalten, dass man dann, wenn man eine Akte öffnet
(glücklicherweise hat DATEV meine Anregung vor ca. 2 Jahren, einen Link zum Öffnen der Akte auf allen Arbeitsblättern anzubieten -fast- schon umgesetzt)
eine Protokollierung der Zeit startet, die dann endet, wenn die Akte geschlossen wird oder eine andere Akte geöffnet wird oder die Telefonie wegen einem Telefonat aufgeht.
Die mit Zeiterfassung arbeitenden Anwälte müßten sich zwar selbst disziplinieren und müßten immer dann, wenn Sie eine Erfassung wünschen, die Akte über den Link öffnen und beim Beenden die Akte schließen.
Aber so gingen jedenfalls keine Zeiten mehr verloren und wenn es ums Geld geht, dann kriegen wir das sicher alle hin.
Nachdem nicht alle einen derartige Funktion brauchen (z.B. Sekretariat), sollte das pro Arbeitsplatz einstellbar sein (wie in der Telefonie auch) und auch vielleicht die Möglichkeit bestehen, dass beim Öffnen eine Anfrage (ob protokolliert werden soll) als eine Art Memo erscheint.
Am Ende des Tages kann anhand des Protokolls einen Übernahme/Korrektur/Ergänzung der Zeiten erfolgen oder, wie in der Telefonie auch - eine Löschung der Einträge.
So ich glaube das reicht für den Anfang als Input für eine Diskussion und weitere Überlegungen.
Über ein Feedback freue ich mich immer.
Etwas frustrierend ist es schon, dass ich als seit 1,5 Jahren rein digital arbeitender Anwalt, für das Anwaltspostfach, den E-Mail-Verkehr, die mobile Akte wie auch für fast alle anderen Defizite im Bereich von DATEVAnwalt sehr mühsam und zeitintensiv immer wieder "workaurounds" mit kleinen Zusatztools suchen mußte.
Bei fast allen Programmbereichen habe ich derartige "workarounds" wirklich perfekt gefunden (noch perfekter wäre es natürlich, wenn man diese in das Programm implementieren könnte).
Bei der Zeiterfassung bin ich bisher aber leider gescheitert, und wie gesagt, die DATEV meinte, das brauche außer mir niemend.
Schön wäre es, wenn die DATEV meine mühsam entwickelten "workarounds" in ihr Programm übernehmen würde, als sie dann nach Jahren 
und dann leider auch noch mehr schlecht als recht nachzubauen.
Aber die Hoffnung stirbt zuletzt, und, das möchte ich betonen, wir jammern hier alle auf hohem Niveau - insoweit möchte ich mal der DATEV ein Kompliment machen, wenn es auch noch besser und effektiver ginge .......
Viele Grüße und ich freue mich auf ein Feedbak
WFTH
Vielen Dank für diese ausführliche Darstellung, auch wenn ich nicht sicher bin, ob beim ein oder anderen Kollegen dann unterm Strich weniger Stunden zusammen kämen.
War es nicht Napoleon, der sich darüber beschwerte, dass ihn seine Kartographen mehr Land gekostet hätten, als die Kriege?
Sorry, wenn ich zu ausführlich war
- manchmal ärgert es mich halt, wenn ich schon seit Jahren wirklich detaillierte Vorschläge mache, man mir immer sagt, "dass braucht keiner" und ich dann im Forum lese, dass andere Anwälte mit den gleichen Problemen kämpfen (wen wundert es, wir machen alle ja den gleichen Job).
Ich bin nun seit 30 Jahren Anwalt, kam von Phantasy zu DATEV und beschäftige mich seit 5 Jahren bereits mit digitaler Aktenverwaltung - und das mache ich, wohl als einer der wenigen Anwälte, selbst - denn was ich nicht kann, verlange ich auch nicht von meinen Damen im Sekretariat 
So tüftle ich halt immer wieder am Workflow und ärgere mich weiter, wenn die DATEV wieder mal am Bedarf vorbeiprogrammiert ..... 
Im Übrigen die Einführung von DATEV-Telefonie mit einer digitalen Telefonanlage hat sich bei mir wirklich bezahlt gemacht -- im wahrsten Sinne des Wortes - das kann ich allen "Zeitabrechnern" nur dringend empfehlen !!
- auch wenn es natürlich da auch noch Vieles zu verbessern gibt 
-
Grüße
WFTH
Nachtrag 2:
... habe soeben kurz recherchiert.
Es gibt tatsächlich schon einzelne Tools, die genau in diese Richtung gehen. Ob solch ein fertiges Tool schon für Datev-Zwecke geeignet ist, muss man erst testen.
Datev hätte jedenfalls auch die Möglichkeit, eine bessere und für Kanzlei-Zwecke optimierte Timetracking-Software zu entwickeln. Der Bedarf ist meiner Meinung nach sehr groß.
Dann fragen Sie mal die Arbeitnehmer, wie die das finden, wenn getrackt wird, wann welches Fenster bei denen wie lange aktiv war
Auch rein rechtlich keine Chance. Genauso wenig wie im Allgemeinen eine Kamera-Überwachung der Arbeitnehmer erlaubt ist.
Und mit der Akte mag das noch gehen, aber jedes (oder zumindest bestimmte) aktive Fenster wie Word einer Akte zuzuordnen 
... mit dem aktuellen Möglichkeiten quasi ausgeschlossen.
zu 1.: Es gibt bereits ein Aktivitätenprotokoll in Datev Anwalt: Die Vita! Nutzt leider fast niemand diese wirklich ausführlich, aber für einen Hinweis, was in der Akte bislang gelaufen ist, taugt sie allemal, hier lässt sich auch viel einstellen.
Leider habe ich keine Möglichkeit einer tageweisen Auswertung über alle Akten gefunden?!
ich finde es hier schade, das mit der Zeiterfassung aber keine Minus- oder Überstunden aufgeschrieben werden können.
Es wäre ja einfach, die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter einzutragen und dann entsteht ein Minus oder Plus...
wäre nicht viel dabei