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DATEV DMS classic: Dokumente ausgeschiedener Mitarbeiter

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letzte Antwort am 28.11.2018 15:18:02 von andreashofmeister
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metalposaunist
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Hallo zusammen,

ich suche Eure Erfahrungen / Best Practices von der DATEV bzgl. ausgeschiedener Mitarbeiter in DATEV DMS. Wie handhabt Ihr das mit den zugehörigen Dokumenten, wenn der AD-Benutzer bzw. auch der DATEV Benutzer gelöscht wird?

In der Info-DB habe ich nur das deaktivieren der Benutzer gefunden: LEXinform/Info-DB

Oder erstellt man dazu einen Dummy User, auf den dann alle Dokumente / Dateien aus DATEV DMS per Massenindexierung geschlüsselt werden?

Danke

Daniel

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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aschreiber
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Hallo Herr Bohle,

DMS classic hat ja eine eigene Benutzerverwaltung. Wir lassen die Dokumente unangetastet. Wie sich das in Zukunft mit DMS neu verhält wird interessant.

Freundliche Grüße

Alexander Schreiber

Freundliche Grüße
Alexander Schreiber
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metalposaunist
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Okay, hatte folgende Anfrage von meinem Chef dazu:

können in DMS ausgeschiedene Mitarbeiter gelöscht werden? z.B. das niemand mehr Frau/Herrn [...] Dokumente weiterleiten kann, die dann im Nirwana landen?

Ich selbst arbeite nicht mit DATEV bzw. DMS in der Art und Weise wie es unsere Mitarbeiter tun. Aber vielleicht verstehen andere DMS User, was damit gemeint ist.

Daher die Frage, wie man es handhabt, wenn Mitarbeiter ausscheiden.

Weil DMS Benutzer löschen kann man ja nicht, solange damit noch Dokumente verknüpft sind, richtig? Dann bleibt ja nur das Deaktivieren der User in DMS oder Verschieben der Dokumente auf einen Dummy User, wobei ich das eher für eine unschöne Notlösung halte.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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aschreiber
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In der DMS-Benutzerverwaltung löschen wir diese Mitarbeiter nicht, sondern ändern nur den Status:

325167_pastedImage_0.png

Dann wird der Mitarbeiter in der Benutzerauswahl auch nicht mehr angezeigt.

Freundliche Grüße
Alexander Schreiber
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andreashofmeister
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Man kann die ausgeschiedenen MA ja auch einen "Dummy"-Mandanten ändern.

Dann hat man wohl die wenigsten Problem. Wir m.E. auch vom Consulting so kommuniziert.

Und die Benutzerverwaltung der neuen DMS (wie von Herrn aschreiber dargestellt)  ist nun auch in die BRV integriert. Das kann ja nur von Vorteil sein.

Wir nutzen die neue DMS und haben sowohl das Problem mit ausgeschiedenen MA/MAinnen entsprechend gelöst.

Gern Erfahrungsaustausch dazu.

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andreashofmeister
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Kurze Frage dazu:

Der Mitarbeiter ist aber noch als Benutzer auswählbar, oder?

Es existiert also noch ein Benutzerkonto für den Mitarbeiter, mit dem man sich dann sofort anmelden könnte?

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aschreiber
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Nein, das DATEV-Benutzerkonto muss dazu nicht mehr existieren. Die DMS-Benutzer stehen in einer eigenen Datenbank.

Freundliche Grüße
Alexander Schreiber
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metalposaunist
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Nein, das DATEV-Benutzerkonto muss dazu nicht mehr existieren. Die DMS-Benutzer stehen in einer eigenen Datenbank.

Das stimmt. Aktuell pflegt man ja alles doppelt. Fragt sich nur, wenn man in DATEV den User löscht aber in DMS nicht, wie es sich mit DMS neu verhält.

Kann mir gut vorstellen, dass DATEV bei der Installation beide Datenbanken gegeneinander prüft und dann vielleicht vor die Wand fährt, wenn es in DMS einen Benutzer aber in der BRV keinen passenden gibt?!

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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aschreiber
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Wir haben DMS schon 16 Jahre. Da findet sich schon der eine oder andere, den es in der BRV nicht mehr gibt. Da wird sich DATEV hoffentlich was einfallen lassen, wenn der Umstieg kommt

Freundliche Grüße
Alexander Schreiber
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andreashofmeister
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Die Umstellung wird sicherlich nicht ohne.....

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metalposaunist
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Deshalb habe ich meinem Chef erstmal Ihre Lösung mit dem Entfernen des Hakens bei aktiv umgesetzt. Ggf. reicht das ja schon aus.

Oder wir schlüsseln alle Dokumente dann auf den Dummy User, den wir dann am besten gleich in Windows und DATEV anlegen, um mögliche Probleme 2019 gleich auszuschließen. Kann zumindest nicht von Nachteil sein, wenn beide Benutzerverwaltungen den gleichen Stand haben.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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andreashofmeister
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In Windows etc. brauchen Sie den DummyUser nicht anzulegen.

Sie müssen beim Löschen des Benutzers ja festlegen, wo die für diesen Benutzer abgelegten Dokumente bedingt durch das Löschen abgelegt werden sollen.

Und dafür richten Sie einfach einen DummyUser in der DMS ein. Anmelden müssen Sie sich mit dem nicht mehr....

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metalposaunist
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Und dafür richten Sie einfach einen DummyUser in der DMS ein. Anmelden müssen Sie sich mit dem nicht mehr....

Stand 11/2018: ja. Und was ist dann mit DMS neu, wenn es in die BRV integriert wird? Dann gibt es ja DMS Benutzer, die in der BRV nicht existieren. Das wird das Konzept ja etwas durcheinander bringen, wenn DATEV eine durchgehende Authentifizierung von Windows AD-Benutzer, DATEV-Benutzer, RZ-Benutzer plant.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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andreashofmeister
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Nun ja, ein weites Feld. Sicherlich tricky. Und bestimmt nicht der einzige Knackpunkt.....

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letzte Antwort am 28.11.2018 15:18:02 von andreashofmeister
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