Digitales Belegbuchen ohne Unternehmen online

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Hallo liebe Kollegen,

wie wird es in euren Kanzleien gehandhabt, wenn der Mandant nur digitale Belege hat aber kein Unternehmen online nutzen möchte?

Bisher legen wir in diesem Fall die Belege in der Dokumentenverwaltung ab und erstellen die Buchungsverknüpfung. Allerdings wird der Datenbestand ja immer größer. Gibt es eine Richtgröße zur Berechnung der Datenhaltung? Oder legt man Unternehmen online trotzdem an, hinterlegt die Belege und berechnet die Datev-Kosten an den Mandanten weiter?

Eine weitere Frage habe ich zum Belegerfassen mit dem Smartphone. Gibt es Erfahrungswerte mit welcher App die gescannten Belege an Unternehmen online gesendet werden können?

Vielen Dank vorab...

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Hallo,

auch bei uns wird dies so gehandhabt. Die Belege werden in DMS-Belege archiviert und mit dem DATEV DMS Buchungsassistent gebucht. Ob das der Königweg bzw. auf Dauer sinnvoll ist, kann ich nicht beurteilen ...

Eine solche App wäre Scanbot, https://apkpure.com/scanbot-pdf-document-scanner/net.doo.snap bzw. https://play.google.com/store/apps/details?id=net.doo.snap. Siehe auch https://www.datev-magazin.de/2018-07/produkte-services-2018-07/ohne-medienbruch-uebermitteln und https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/scanbot. Erfahrungen bzgl. DUO habe ich damit nicht, nur dass man damit Belege abfotografieren und unkompliziert in eine ownCloud hochladen kann.

Viele Grüße.

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Hallo Frau Erdmann,

in der Praxis begegnet es mir oft, dass die Kanzlei in diesem Fall einen Bestand ins Belege online anlegt. Die Weiterberechnung erfolgt dann entweder 1:1 oder als Dienstleistungspauschale.

Vorteil von Belege online: sollte der Mandant später doch selbst DUo nutzen wollen, ist schon (fast) alles da.

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Und die Dokumentenablage ist im normal Fall nicht revisionssicher. Eine DVD mit Belegen für den Prüfer ist ebenfalls nicht möglich. Fällt dabei nur die Kosten für Belege Online an? Ab wann werden die Kosten für UO berechnet?

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Ja, wenn die Kanzlei für den Mandanten scannt, und kein Vertrag DUO vorliegt, fallen nur die Kosten für Belege online an.

Die Kosten für DUO fallen dann an, wenn für den Mandanten diese Anwendung bestellt wird. Er erhält dann in der Regel über eine Unterberaternummer einen Vertrag und einen eigenen Zugangsweg wie SmartLogin oder mIdentity. Hat der Mandant aber bereits eine RW-Lösung im EInsatz und will selbst digitales Belegbuchen betreiben, ist DUO stets kostenfrei, nur die Gebühren für Belege online fallen regelmäßig an. Das hat man oftmals in größeren Unternehmen, in denen die Geschäftsführung DUO als Controlling- und Auswertungsinstrument nutzt.

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Ich tendiere dazu eine Belege-Online-Bestände anzulegen, um die DokOrg nicht zuzumüllen. Es gibt eine Diskussion, wie man da Daten auch ohne Unternehmen-Online Vertrag für den Mandanten hineinbekommt:

https://www.datev-community.de/thread/12409

Scan-Apps von DATEV: BelegUpload mobil (nur für iOS).

Auch Scanbot unterstützt für den direkten Weg in Unternhemen Online nur iOS.

Für Android gibt es Apps von Drittanbeitern, die die DATEV Connect Online Schnittstelle nutzen. Siehe DATEV-Marktplatz.

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Hallo Herr Braeske,

ich schließe an diesen schon recht alten Beitrag an, weil es zum Thema dazu passt. Nach unserem Verständnis können die Mandanten Belege Online nutzen, wenn sie die Buchungsfunktion etc. von Unternehmen online nicht nutzen möchten. Nun hat der Mandant den Smart-Login und ich den Beleg-Bestand angelegt, kann dem Mandanten aber keine Rechte zum Upload einrichten. Wie muss ich hier vorgehen, dass der Mandant in Belege Online hochladen kann?

Beste Dank.

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. Nun hat der Mandant den Smart-Login und ich den Beleg-Bestand angelegt, kann dem Mandanten aber keine Rechte zum Upload einrichten. Wie muss ich hier vorgehen, dass der Mandant in Belege Online hochladen kann?

Beste Dank.

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Arbeitet der Mandant mit einer Unterberaternummer? Wie haben Sie denn das SmartLogin mit Rechten versehen?

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Ich habe eine Unterberaternummer angelegt und den Smartlogin hierauf bestellt. Ich kann ihm aber keine Rechte zuweisen, weil ich in der Rechteverwaltung kein Produkt angezeigt bekommen (es ist kein UO bestellt).

Da das Anfangs ein Mini-Mandat ist, sollte er nur Belege Online ohne Unternehmen Online bekommen, er nutzt nur das Beleg-Archiv als digitalen Pendelordner und sonst keinerlei sonstige Funktion von UO. Unserer Vorstellung war, dass der Mandant dann trotzdem per Upload Mobil Belege hochladen kann und wir sie über digitales Belegbuchen buchen. Später, wenn er größer ist, soll DUO ergänzt werden.

Der Datev-Chat schreibt mir aber gerade, dass der Upload Mobil ohne UO nicht funktioniert - was soll man dazu sagen.

Ich kann Belege Online anlegen, um selbst etwas hochzuladen, lasse den Mandanten aber nicht mitarbeiten und kassiere für die Mandantenanbindung die Gebühr für DUO, obwohl es keiner nutzt. Das finde ich (mal wieder) sehr enttäuschend von der Datev.

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@BiZi  schrieb:

Ich habe eine Unterberaternummer angelegt und den Smartlogin hierauf bestellt. Ich kann ihm aber keine Rechte zuweisen, weil ich in der Rechteverwaltung kein Produkt angezeigt bekommen (es ist kein UO bestellt).

Da das Anfangs ein Mini-Mandat ist, sollte er nur Belege Online ohne Unternehmen Online bekommen, er nutzt nur das Beleg-Archiv als digitalen Pendelordner und sonst keinerlei sonstige Funktion von UO. Unserer Vorstellung war, dass der Mandant dann trotzdem per Upload Mobil Belege hochladen kann und wir sie über digitales Belegbuchen buchen. Später, wenn er größer ist, soll DUO ergänzt werden.

Der Datev-Chat schreibt mir aber gerade, dass der Upload Mobil ohne UO nicht funktioniert - was soll man dazu sagen.

Ich kann Belege Online anlegen, um selbst etwas hochzuladen, lasse den Mandanten aber nicht mitarbeiten und kassiere für die Mandantenanbindung die Gebühr für DUO, obwohl es keiner nutzt. Das finde ich (mal wieder) sehr enttäuschend von der Datev.

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Dann müssen Sie wohl mit der Enttäuschung leben. Wohin soll er denn die Belege uploaden? NAtürlich doch in DUO. Und wenn das nicht existent ist, nun ja, dann wird das nix.

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Hallo Herr Hofmeister,

nach BELEGE Online sollte er es hochladen, das ist auch ohne DUO-Vertrag existent, wenn ich den Mandanten in den Stammdaten anlegen. Können Sie ja mal ausprobieren. Dann kann aber nur die Kanzlei hochladen und digital buchen, der Mandant bekommt die Möglichkeit des Uploads nicht. 

Für Kleinstmandate wäre es durchaus wünschenswert, dass die Datev einen Beleg-Upload ermöglicht, einen Mandantengenutzte Beraternummer und den Smart-Login lässt sie ja auch zu. Nur die Rechtevergaben auf den Smartlogin wird nicht angeboten. 

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@BiZi  schrieb:

Dann kann aber nur die Kanzlei hochladen und digital buchen, der Mandant bekommt die Möglichkeit des Uploads nicht. 

 Richtig, weil die Kanzlei das Produkt Unternehmen Online zur Kanzleiberaternummer bei DATEV gebucht hat. 

Soll der Mandant das auch, braucht er auch UO zu den bekannten Kosten. Und wenn er schon Belege hochlädt kann er auch gleich die restlichen Vorteile von UO nutzen. UO ist mehr als nur Belegupload. Davon hat der Mandant ja nichts, wenn er alles einscannt aber weder OPOS noch eine BWA sich anschauen kann. 

Soll das wieder an UO vorbei via Mail laufen? Das ist am DATEV Gedanken vorbei und macht auch in der Kanzlei nur mehr Arbeit. Oder soll das Mandat dann 1x im Monat immer in die Kanzlei kommen, was man ggf. nach einer Einspielphase auch gut per Telefon oder Videokonferenz machen kann? 

UO ist mehr als digitale Belege. Das ist erst der Anfang aber ja, ich gebe Ihnen Recht @BiZi, dass UO für Kleinstmandate meist etwas teuer ist und sich so nicht lohnt.  

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Je nach Anzahl von Belegen könnte man über Upload Mail via automatischer Weiterleitung über eine Kanzlei eigene

E-Mailadresse etwas erreichen. Das Einrichten von Upload Mail (der Mandant als Sendeberechtigter) ohne Unternehmen online verstößt gegen die DATEV Geschäftsbedingungen.

@metalposaunist: Ich habe das ganze Konstrukt noch nicht aufgesetzt und suche mir gerade einen Wolf nach dem Thread in dem du, das so gut beschrieben hattest. Das waren nicht Weiterleitungen sondern,...?  🤔

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@jjunker  schrieb:

Je nach Anzahl von Belegen könnte man über Upload Mail via automatischer Weiterleitung über eine Kanzlei eigene

E-Mailadresse etwas erreichen. Das Einrichten von Upload Mail (der Mandant als Sendeberechtigter) ohne Unternehmen online verstößt gegen die DATEV Geschäftsbedingungen.

@metalposaunist: Ich habe das ganze Konstrukt noch nicht aufgesetzt und suche mir gerade einen Wolf nach dem Thread in dem du, das so gut beschrieben hattest. Das waren nicht Weiterleitungen sondern,...?  🤔

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Mal eine Frage dazu bzw. ein Feststellung zum DATEV DUO-Email:

Wenn ich in DUO den Email-Upload einrichte, kann ich ja bequem Emails mit Anhang etc. nach Erhalt einfach (manuell) an diese Upload-Adresse weiterleiten.

Wird von extern (z.B. ein Lieferant schickt eine Rechnung an unsere "Rechnungs-Emailadresse und diese Email wird dann mittels Weiterleitung (im Exchange) an die Upload-Emailadresse  weitergeleitet), an uns gemailt so bekommt der Absender die Meldung:

""Fehler bei der Nachrichtenzustellung an folgende Empfänger oder Gruppen:
xxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx@uploadmail.datev.de
Ihre Nachricht wurde aufgrund eines Berechtigungs- oder Sicherheitsproblems nicht zugestellt. Sie wurde möglicherweise von einem Moderator zurückgewiesen, über die Adresse können nur E-Mails von bestimmten Absendern empfangen werden, oder eine weitere Einschränkung verhindert die Zustellung der Nachricht.
Die folgende Organisation hat Ihre Nachricht abgelehnt: duo-mailin.datev.de."

Letztendlich merkt der Absender ja nicht, dass die Email an die bekannte Adresse dann noch (intern) nach DATEV-Email-Upload weitergeleitet wird (im Exchange)

Hat dieses Phänomen noch jemand? Wenn ja, wie lösen das Problem andere?

Danke für Feedback.

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Den Kniff hatte unser Browsergott @metalposaunist irgendwo beschrieben. Ich finde es nur nicht. 😞 

@andreashofmeister Die weiterleitende Mailadresse ist sende berechtigt? Dumme Frage aber auch Profis stolpern gelegentlich über Kleinigkeiten.

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@andreashofmeister Die weiterleitende Mailadresse ist sende berechtigt? Dumme Frage aber auch Profis stolpern gelegentlich über Kleinigkeiten.

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@jjunker na und ob...sonst wäre sie ja nicht registriert...

Ob, @metalposaunist das SO schon mal beschrieben hat, kann er wohl nur selbst beantwort....

Danke für den ersten Feedback..

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... wo sind die Profis ? 🤔😮

bei manchen 'Kleinigkeiten' stellen auch Profis fest, dass man weiß, dass man (hier) nichts weiß (wie auch Sokrates).

(Übrigens, den Benutzernamen @sokrates gibt es hier in der Community auch)

@jjunker 

... ja, das Thema wurde schon mal fein säuberlich 'verhackstückt'

... habe es aber in meinem Kopf schon als (für mich) irrelevant abgeheftet 😀

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@vogtsburger  schrieb:

... habe es aber in meinem Kopf schon als (für mich) irrelevant abgeheftet 😀

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Irrelevant ist das durchaus nicht. Immerhin feine Kunst. Schneller kann man Emails nicht nach DUO bringen. Eigentlich....

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.... in meinem Gedächtnis befinden sich noch Spuren des betreffenden Threads.

... ich meine, es ging darum, dass weitergeleitete E-Mails nicht funktionieren, weil im E-Mail-Header nicht das steht, was Datev erwartet ... oder so ähnlich ...

... aber ein Gedächtnis kann manchmal auch lügen oder etwas falsch interpretieren ...;-)

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@vogtsburger  schrieb:

.... in meinem Gedächtnis befinden sich noch Spuren des betreffenden Threads.

... ich meine, es ging darum, dass weitergeleitete E-Mails nicht funktionieren, weil im E-Mail-Header nicht das steht, was Datev erwartet ... oder so ähnlich ...

... aber ein Gedächtnis kann manchmal auch lügen oder etwas falsch interpretieren ...;-)

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Ok, wie war dann die Lösung @metalposaunist ?

Ich glaube @whitenexx hatte da schon die treffendste Aussage. Letztendlich hört sich das aber nach einem Manko der DATEV-DUO-Konstellation an.....

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Thema war das auch hier:

https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/DATEV-DUO-GMail-Weiterleitung-nicht-m%C3%B6glich/m-p/140618#M17454

https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Upload-Mail-Automatische-Weiterleitung-funktioniert-nicht/m-p/145270#M17930

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@olafbietz ,

... gut zu wissen, dass man vermisste Threads hier wiederfinden kann ...

(falls man sich noch erinnert, wie man hier suchen muss 😉

... und dass das eigene Gedächtnis (zur Not) noch einigermaßen funktioniert ...

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Nachtrag:

... falls eine direkte E-Mail-Weiterleitung über ein pop3/imap-e-Mail-Konto des Providers nicht funktioniert, dann müsste aber die Einrichtung einer "Regel" im lokalen Outlook oder in Exchange funktionieren.

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Sorry @andreashofmeister, dass ich so spät einsteige. Heute hatte ich tatsächlich mal was zu tun 😂. Nein, Spaß bei Seite 😋. 25 iPhones tauschen sich nicht von alleine ... 

Anyway. Du hast doch schon den Thread von @whitenexx erwähnt. Da mal aufs Profil gehen und suchen. 

Sonst im Exchange lauten die Zauberworte Weiterleitung und Umleitung und sind exakt nicht das gleiche. Eine Umleitung bewirkt, dass die gesamte Mail inkl. ursprünglichem Header an eine bestimmte Adresse umgeleitet wird. So habe ich im Exchange no_reply@apple.com (oder so ähnlich) auf unsere EDV Adresse umgeleitet. Daher steht dann in meinem Postfach, dass diese Mail ursprünglich an Herr/Frau xy gegangen ist, wenn versucht wird das Kennwort zurückzusetzen oder man Apps als VPP kauft. 

Weiterleitungen im Exchange schreiben den usprünglichen Header um gegen die neue Absenderadresse. Das muss man auch bzgl. DUO so einstellen, damit nicht der Absender no_reply@1und1.de direkt bei DATEV im UO landet, wo DATEV zu Recht sagt "Adresse unbekannt". Die eingehende Mail von no_reply muss weitergeleitet werden, damit als Absender die in DUO hinterlegte Adresse greift. 

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Wie immer auch für angehende IT-ler verständlich🙏

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Danke, @metalposaunist , so gehen wir die Sache nun auch mittlerweile an...

Viel Spass mit Deinen neuen Handys......(DATEVnet mobil-Anbindung?)

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@andreashofmeister  schrieb:

Viel Spass mit Deinen neuen Handys......(DATEVnet mobil-Anbindung?)

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😂Nach dem DATEVasp Ausfall 1,5 Tage im Juni 2019 möchte unsere Kanzlei sicher nicht auch noch den Exchange bei DATEV parken, an den man nicht mehr dran kommt und ein VPN zwecks ActiveSync braucht 🙄. Welchem Inhaber soll man das denn verkaufen, dass E-Mails nur mit VPN kommen und nachher sagt er zum Mandant: hier ist nichts angekommen ... peinlich. 

Wir steigen auf AirWatch / VMware MDM um inkl. geleaster iPhones 👌. Sehr schicke Lösung, die uns Apple dank Schnittstelle (nicht verwaltete Apps = WhatsApp dürfen nicht auf verwaltete Kontakte = Active Sync Exchange Konto zugreifen) bietet. Mit VPP und DEP ein aktueller Traum 😍.  

DATEVnet - so schön es auch ist. Aber von gebuchten VDSL100 kommen ja nur max. 60Mbits an. Wie soll das in einer großen > 100 Mann Kanzlei denn laufen? Vodafone macht 1Gbits schmackhaft und DATEV kann so nur 60Mbits. Wenn ich nichts verpasst habe. Das E-Mail Radar von DATEV ist top. Da kommt echt kaum Müll noch an aber deshalb zur DATEV? Hm. Gibt bestimmt mit Exchange Online und ATP sicherlich ähnliche Lösungen und gegen die 70cm vorm Bildschirm ist man ja leider vollkommen machtlos.