Bepreisung scannen

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Hallo zusammen,

wir scannen Dokumente unserer Mandanten (Rechnungen etc.) für Unternehmen Online und möchten diesen Vorgang in Zukunft bepreisen.

Hat jemand Erfahrungen bei der Bepreisung? Wenn ja, wie hoch sind die Preise?

Vielen Dank im Voraus!

Beste Grüße

Caroline Weiß

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Erfahrung Nein.

Auch wir scannen hier für die mandanten, da dies in relativ kurzer Zeit zu Zeitersparnissen in der Fibu führt, habe ich am Preismodell x/10 Gebühr nichts geändert und fahre seit 2 Jahren ganz gut damit.

Daher keine Zusatzbepreisung für das scannen in meiner Kanzlei.  Müsste man vermutlich als zusätzlichen Hilfsaufwand in der Fibu berechnen, ich weiss nicht wie hoch da ggf. die Widerstände in der Mandantschaft sind. Was geschieht wenn der Mandant dann zu Ihnen sagt da will ich kein scannen ? Ohne Bepreisung oder Sonderfall in der Kanzlei oder Mandatskündigung ?

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Guten Morgen,

danke für die interessante Antwort.

Wie organisieren Sie das Scannen in der Kanzlei, so dass die Kosten niedrig bleiben?

Darf ich fragen wie Ihre Zukunftsstrategie zu diesem Thema aussieht?

Möchten Sie auch in Zukunft diesen Hilfs-Aufwand kostenlos anbieten?

Wir stehen gerade vor den von Ihnen beschriebenen Herausforderungen (Höhe/ Widerstand..etc.).

Grüße

[#4]

Da die meisten Mandanten die Belege nach wie vor im Pendelordner vorbeibringen habe ich mit Startschuss 1.1.2017 begonnen als Bilanzierer die Belege einzuscannen , zunächst über Multifunktionsgeräte , da dies lästig war bzw. die Mufus nicht für die Belegmenge geeingent waren habe ich 2 Scanner zuerst die kleine Version von Brother dann die größere Netzwerkversion angeschafft.

Der zuständige Mitarbeiter der in der Vergangenheit die Belege händisch kontiert hat, scannt sie nun zunächst an UO ( alternativ Belegtransfer wenn Rg. elektronisch vorlilegen oder 3. Variante ich erhalte x.csv Dateien die ich einlesen kann ) und lässt sich dann Buchungsvorschläge von UO generieren.

Anfänglich dauert die Fibu tatsächlich etwas länger aber spätestens ab dem 2 bzw. 3 Monat sind Sie schnell da der Lerneffekt der Datenbank bzw. auch Lerndatenbank entsprechend hoch ist.

Funktioniert gut - Voraussetzung Debitoren/Kreditorenverbuchung und am besten noch Einzel Debit und Kredits.

2. wichtige Zeitersparnis macht sich jetzt gerade bemerkbar beim Jahresabschluss da alle Belegbilder vorhanden sind diesbzgl. gibt es keine Nachfragen mehr bzw. auch das Kopieren von Unterlagen für den Jahresabschluss ( analgevermögen, Kontostände usw.) entfällt.

3.) durch die Verbindung mit den Belegbilder ist die Fibu optisch schöner.l

4.) Wird sich erst in Zukunft einstelllen wenn BP die Daten mit Belegbildern erhalten ( DVD kostet 50,-- EUR von Datev)  wird, wird auch hier die Zeitersparnis darin liegen dass bereits alle Belege in der Fibu sind und mit dem buchungssatz verknüpft sind.

Daher fahre ich mit der Nichtbepreisung glaube ich ganz gut.

Neumandate bzw. jüngere Mandanten sind technisch affiner und hier läuft das mit dem Belegaustausch effizienter . Hier bekomme ich in aller Regel die Belege als pdf's und kann sie direkt in UO Hochladen. Mandanten die UO direkt nutzen habe ich sehr wenige. Widerstand gegen die Einrichtung und Bepreisung seitens der Datev.

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Hallo Hr. Eberhardt,

die größte Gefahr bei diesem ganzen Scan-Wahnsinn sehe ich darin, dass z. B. bei einem Klempnerbetrieb, bei einer Wareneinkaufsrechnung von 20 Seiten, darin enthaltenes Anlagevermögen einfach nicht erkannt wird. Ein digitales Blättern in den Rechnungen ist meines Erachtens kaum möglich, da es sich doch nur um Vorschaubilder handelt und DATEV hier nun auch nicht gerade mit Performance glänzt. Spätestens nach der 10 Rechnung wird wohl i. d. R. einfach weggeklickt.

Bei einer mir vorliegenden Papierrechnung ist IMO die Gefahr ungleich kleiner, da ich mich durch den Papierberg eh durchquälen muss. Da muss ich einfach nur die Einzelseiten kurz überfliegen.

Insgesamt finde ich es zwar sehr schön, die Belegbilder mit dem Buchungssatz verknüpft zu haben, aber ein ausschließlich nur auf Scan basierte Buchhaltung halte ich für zu gewagt. Vielleicht bin ich auch einfach nur anachronistisch?

Gruß A. Martens

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Hallo Herr Martens,

ich bin da ganz anderer Auffassung. Mit zwei 27"-Monitoren ist das Buchen mit DUO sehr angenehm und ich vermisse die Papier-Belege überhaupt nicht. In der Regel wird man aber auch bereits beim Rechnungsbetrag aufmerksam , ob ein Anlagegut dabei ist, da die typische Vorratshaltung von Material extrem rückläufig ist. Ich bin jedenfalls ein Befürworter einer rein digitalen Buchhaltung, auch wenn wir natürlich auch weiterhin den Pendelordner im Angebot haben. Denn jeder hat seine eigenen Vorlieben.

Grüße aus Stuttgart

Martin Kramer

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Guten Morgen Herr Martens,

in der Tat 2 Baustellen gibt es bei den online Buchhaltungen via DUO

a) Kleinbelege (in aller Regel Thermodruck) und

b) mehrseitige zumindest mehr als 2 seitige Belege.

Zu a) hier hilft nur ein vernünftiger Scanner

zu b) Hier gebe ich Herrn Kramer gerne Recht in aller Regel ist am Rg. betrag zu sehen gab es hier etwas außergewöhnliches  z.Bsp. Anlagegut. Im Rahmen meiner Mandate ist es zudem sehr außergew. das im WEK ein Anlagegut drinsteckt. Bei Handwerksbetrieben weiss ich kommt das öfter vor zumindest im Bereich GWG .

Nächste Problemkinder - habe ich jetzt gerade aktuell.

Mandant schreibt - falsch - auf eine Leistungsrechnung ins Drittland steuefreie Ausfuhrlieferung . UO und Mitarbeiterin erkennen den Fehler nicht sprich die Rg. wird auf 4120 gebucht. Ist erst jetzt beim Jahresabschluss aufgefallen. D.h. korrektur storno von 4120 und buchen auf Leistung Drittland - Unternehemerbescheinigung nicht nötig da es sich um einen grundstücksähnlichen Umsatz handelt. Das Problem alle folgenden Rg. mit dem gleichen Text alle falsch gebucht.

Zudem nächste Fehlerquelle Ausgangsumsatz war ein §13b Fall steht auch richtig auf der Rechnung. Beim ersten Mal in UO fallsch auf 4400 gebucht alle folgenden Rg. ebenfalls falsch gebucht.

Die Nachfragen a) des Mandaten und b) der Fin.verwaltung wg. Abweichung zu den UstVA werden vermutlich nicht wirklich schön werden.

Hier liegen sicherlich etliche Fehlerquellen die befürchte ich auch die zukünfige Künst. Int. via Buchungsautomat oder Orakel nicht gelöst werden. Im Gegenteil bin ich fast überzeugt das diese ARt von Fehler zunehmen werden, wenn wir es nicht schaffen die Mitarbeiter diesbzgl. zu sensibilisieren.

[#8]

wir arbeiten inwischen an allen Arbeitsplätzen mit 3 22" Monitoren.

Wobei der 3. Montitor vertikal gedreht ist so dass Din A 4 hoch eine etwas mehr als eine Komplette Seite auf dem Monitor abgebildet wird.

Hat sich vom Workflow - ich war am Anfang skeptisch- als beste Lösung heraus gestellt.

Alternativ waren 2 größere Montiore angedacht.

Mein Testmitarbeiter hat inzwischen auf 4 Monitore aufgerüstet. Da hier dann Jahresabschluss (Karewe), Bilanzbericht, Excel und Beleg gleichzeitig zu sehen und zu beabeiten sind.

Da ich Grafikkarten mässig von 2 anszusteuernden Geräten eh schon auf 4 umgestellt hatte musste nur noch der 4. Monitor gekauft und installiert werden und langsam - ja werden die Schreibtische nicht mehr mit Belgen voll sondern mit Monitoren.

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Ich will hier keinen Glaubenskrieg anzetteln, aber ich habe hier Handwerksbetriebe, da werden in einer Rechnung z. B. bei Stitz & Co. durchaus auch 20 Seiten möglich

• Wareneinkauf
• Arbeitskleidung
• GWG
• Werkzeuge
• Entsorgungsmaterialien (Abfallsäcke etc.)

gekauft. Auf einer digitalen Rechnung kann ich IMO das kaum vernünftig nachbilden. Da habe ich schon lieber meine Papierrechnung vor Ort und hier kann ich mehre Positionen zusammenfassen und buchen. Aber vielleicht fehlt mir hier auch einfach die Praxiserfahrungen.

Gruß A. Martens

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hier sind zwar noch keine konkreten zahlen gefallen, aber preisdiskussionen sollten vielleicht lieber in einem geschlossenen Bereich diskutiert werden...

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erinnert mich ein bischen an Metro bzw. C+C Rechnungen im Gastrobereich.

Die waren zwar nicht gerade 20 Seiten lang aber die Aufteilung war aufwändig und nervig.

Weil hier hatten Sie halt auch alles WEK 7% , WEK 19%, Gastrobedarf, Arbeitskleidung im Zweifel GWG usw.

In den von Ihnen geschilderten Fällen hilft für die Elektronik wohl nur Erziehung des Mandanten und glauben Sie mir ich weiß wie Beratungsresistent div. Mandanten sind.

Erziehung hiesse  : 1 Rechnung über 18 Seiten Wareneinkauf

Der Rest in 2 Rechnung dann funktioniert das auch wieder mit UO.