Verschiedene Belegstapel und Rechnungseingangsbücher für unterschiedliche Belegtypen drucken bzw an Berater übermitteln?

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Ich habe jetzt nach langem Suchen, herausgefunden, wie ich unterschiedliche Belegtypen im Rechnungseingang anlegen kann. In meinem Fall will ich sonstige Betriebskosten und Kosten, die als Privateinlagen getätigt wurden, von unseren Subunternehmerrechnungen separieren. Dafür habe ich nun im Rechnungseingang die Belegtypen BK und Privateinlagen angelegt und kann dort nun die Belege hochladen und erfassen. Leider finde ich nirgends die Möglichkeit, diese Belegtypen separat als Stapel an meinen Berater zu senden bzw dafür separate Rechnungseingangsbücher zu drucken. Das erschwert mir die Arbeit extrem, da ich weiterhin unseren Ordner zum Steuerberater bringen muss, damit er sieht, welche Belege wozu gehören (Subunternehmerrechnungen, Betriebskosten, Privateinlagen). Und ich habe alle Belege in einem Stapel bunt gemischt. Gibt es dafür eine andere, bessere und vor allem weniger zeitintensive Lösung?

Viele Grüße,

Sylvia Franz

[#2 · Accepted solution]

Hallo Frau Franz,

wenn Sie die Belegtypen angelegt haben - dann sieht Ihr Berater diese Unterteilung beim digitalen buchen ebenfalls. Ich sehe da (mM!)) keine Notwendigkeit dieses dann noch zusätzlich in Papierform (mit ggf. unnötigem Ausdruck elektr. erhaltener Rechnungen) dem Berater zu überlassen.

Dieser wird doch nicht digitale Beleg buchen und diese mit dem "Papierbeleg" abgleichen?

Ich sehe bei meinen Mandanten die Belegtypen und wenn ich gesondert (Kosten/Leistungen/oä) buchen möchte, selektiere ich mir die entsprechenden Belege bei Aufruf der digitalen Belege.

Oder übersehe ich hier ein Problem?

VG

Dirk Blumenhagen

PS: Interessant, dass Sie die Einrichtung der Belegtypen "nach langer Suche" selbst herausgefunden haben - sollte Ihr Berater Sie nicht dabei unterstützen?

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Hallo Herr Blumenhagen,

vielen Dank für Ihre Antwort. Ich muss jetzt aber unsere Steuerberaterkanzlei in Schutz nehmen - die sind toll und unterstützen uns wirklich. DUO ist für uns beide vor der Umstellung im August nur das Hilfsmittel gewesen, um unsere Belege schon mal vorzuerfassen/kontieren und diese Erfassung dann an die Kanzlei zu übermitteln. Tatsächlich bucht unsere Steuerkanzlei mit einem anderem System. Bis dato habe ich diese Vorerfassung gemacht und dann alle Belege mitsamt Ordner an die Kanzlei gegeben. Jetzt im August kam nun die "zwanghafte" ( 😉 bitte nicht ganz so ernst nehmen) Umstellung in Datev Unternehmen online - wobei wir die Chance zur Digitalisierung auch nutzen wollen. Tatsächlich arbeiten wir aber erst seit diesem August mit dem System und kämpfen uns nun durch. Deswegen arbeiten wir noch (aber sicher nicht mehr lang) zweigleisig (Papier + Digital), bis wir die beste Lösung für uns gefunden haben. Meine Reklamation hinsichtlich der langen Suche war - vielleicht aus dem Frust heraus, wenn ich in der DATEV-Hilfe Suchbegriffe oder auch hier in der Community eingebe, es teilweise langwierig ist, das richtige Thema oder die richtige Hilfe zu finden. Und ich stelle ungern Fragen, die hier schon beantwortet wurden - ich aber vielleicht nicht finde, aufgrund falscher Suchbegriffe.

Hinsichtlich meiner Frage unterschiedliche Belegstapel und Rechnungseingangsbücher für die unterschiedlichen Belegtypen zu drucken. Ich möchte die Bücher dann nicht mehr in Papierform, sondern als PDF ausdrucken und bei mir ablegen. Für unseren Steuerberater ist es einfacher, wenn er unterschiedliche Belegstapel zum Abholen bekommt um die unterschiedlichen Kostenarten zu trennen.

Viele Grüße,

Sylvia Franz

[#4]

Hallo Frau Franz,

das sollte keine Kritik (an Ihnen oder gar Ihrem Berater sein!) - ich bin derzeit nur verwundert wie oft Unternehmen Online genutzt wird, ohne entsprechende gute Einweisung (egal ob durch den Berater oder externe Dienstleister). Hinterher ist dann die Datev schuld, weil sie ein Produkt ohne Mehrwert anbietet.

Ich sehe ganz klar uns als Berater (mit unseren Mitarbeitern) in der Pflicht den Mandanten einzuweisen, damit ein echter Mehrwert auf beiden Seiten zu spüren ist.

Über den Einsatz Unternehmen Online bei Ihnen und einer "anderen Software" bei Ihrem Berater kann ich leider nichts sagen. Rechnungsbücher (wie "früher") werden aktuell (meines Wissens nach) nicht mehr unterstützt, aber das haben Sie ja bereits feststellen müssen.

Schade, dass ich Ihnen da nicht weiterhelfen kann. Aber ich wünsche Ihnen, dass Sie eine für Sie passende Lösung finden werden!

VG

Dirk Blumenhagen

[#5]

Hallo Frau Franz,

um Ihnen eventuell helfen zu können, muss ich noch einmal nachfragen:

• Sie haben Unternehmen online auch vor der Umstellung im August bereits genutzt?
• Was meinen Sie damit, dass Ihre Steuerkanzlei mit einem anderen System bucht? Nutzt die Kanzlei DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen zum Buchen der Belege? Oder welches System nutzt die Kanzlei sonst?

• Das erschwert mir die Arbeit extrem, da ich weiterhin unseren Ordner zum Steuerberater bringen muss, damit er sieht, welche Belege wozu gehören (Subunternehmerrechnungen, Betriebskosten, Privateinlagen).

  Wenn Sie die Belege zu den unterschiedlichen Belegtypen hochladen, können sowohl Sie als auch Ihr Berater die Belege nach den Belegtypen filtern - Sie in Unternehmen online und Ihr Berater in Kanzlei-Rechnungswesen.

• Und ich habe alle Belege in einem Stapel bunt gemischt.

  Sie können sich die Belege getrennt nach Belegtyp anzeigen lassen, indem Sie in der Belegübersicht die Auswahl ganz rechts von "Alle" auf den jeweiligen Belegtyp ändern:

Falls Sie noch Fragen haben, schreiben Sie hier, damit der Frust nicht Überhand nimmt.

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#6]

Hallo Frau Fitschen, hallo Herr Blumenhagen,

also ich habe jetzt den zweiten Steuermonat (Sept. 18) in der aktuellen Version von DUO für unseren Steuerberater vorbereitet und alle Daten an ihn via DATEV gesendet (ohne separat den Ordner in Papierform hinzubringen). Einige notwendige Zusatzinfos habe ich ihm noch separat via Mail geschickt.

Sie beide haben mir mit Ihren "Gegen"Fragen und natürlich auch Hinweisen und Tipps tatsächlich mehr geholfen, als ich im ersten Moment geglaubt hätte. Herr Blumenhagen - ich bin ganz bei Ihnen und gebe nicht DATEV die Schuld, wenn etwas nicht funktioniert. Im Grunde ist mein größtes Problem, wirklich in der Hilfemaske die richtigen Suchbegriffe einzugeben und damit zu den richtigen Dokumenten und Funktionsbeschreibungen zu kommen.

Da werde ich mir einfach nochmal mehr Zeit nehmen müssen, um durch die Hilfe zu stöbern.

Manchmal sollten Anwenderprogramme so geschult werden, dass jeder auch mal die Seite des anderen sieht (hier Unternehmer <-> Steuerberater), um so besser zu verstehen, wo die Probleme liegen und warum manche Erfassungen auf eine ganz bestimmte Art und Weise getätigt werden sollten.

Stand jetzt, konnte ich mit Ihren Tipps hinsichtlich dem Filtern der unterschiedlichen Belegtypen mein erstes Problem lösen. Vielen Dank Ihnen beiden dafür.

Viele Grüße

Sylvia Franz

[#7]

Hallo Frau Franz,

einen kleinen Tipp habe ich noch für die Kostenbelege, die per Privateinlage bezahlt wurden:

meine Mandanten, die eine Vielzahl von Barbelegen einreichen und keine Kasse benötigen, scannen mir immer einen Tippstreifen mit ein, damit wir hier in der Kanzlei anhand der Summe schnell nachvollziehen können, ob alle Belege vorhanden und gebucht sind.

Viele Grüße,

B. Fitschen

[#8]

Hallo Frau Fitschen,

vielen Dank für den Typ. Wir haben dafür immer eine kleine Pivottabelle aus unserer Excell-Liste, in der wir wegen der Verteilung alle Kosten grundsätzlich erfassen, an unseren Berater zum Abgleich mitgeschickt.

Und inzwischen kann ich im Rechnungseingangsbuch durch das Filtern der Belegtypen auch selbst gut nachprüfen, ob wirklich alles dabei ist.

Viele Grüße,

Sylvia Franz