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BEA Posteingang Signatur prüfen

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letzte Antwort am 16.05.2019 17:32:57 von agmü
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andreaspopp
Einsteiger
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Nachricht 1 von 6
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Hallo,

wir haben ein Problem mit dem DATEV-Anwaltspostfach und den Posteingängen:

1. Wie kann man in DATEV-Anwalt im Anwaltspostfach die Signaturen des Gerichts oder der fremden Anwälte prüfen?

2. Müssen vorher eventuell Einstellungen vorgenommen werden?

3. Welche Dateien aus dem Anwaltspostfach sind im DMS zu sichern, alle Dateien z.B. auch die Container-Signatur oder langt es, die Dokumente mit der Dokumentensignatur zu speichern?

4. Es hat sich gezeigt, dass nach dem Abruf aus BEA die Dateien (Dokumente, Signaturen, Nachrichten usw.)  im DATEV-Anwaltspostfach nicht direkt im DMS abzuspeichern gehen.

Es muss zuerst die Eingabemaske der "Dokumentenablage" ausgefüllt werden damit anschließend die Eingabemaske des "DMS" aufgeht und dies für jede einzelne Datei. Es muss somit alles 2x eingegeben werden.

Haben wir womöglich etwas falsch eingestellt oder machen wir etwas falsch, ändert sich das eventuell mit dem neuen "DATEV-DMS"?

Danke für Eure Hilfe

Grüße

Andreas Popp

Steuerberater

agmü
Meister
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Nachricht 2 von 6
130 Mal angesehen

Sehr geehrter Herr Popp,

soweit ich kann, will ich Ihre Fragen beantworten, wie folgt:

1. Im Anwaltspostfach selbst kann man derzeit eine solche Prüfung noch nicht vornehmen. 

2. Daher existieren auch noch keine Einstellungsmöglichkeiten.

3. Nachdem die BRAK wohl - irgendwann - die Nachrichten auf ihren Servern löscht würde ich alle Dateien im DMS speichern; wenn möglich soll dies in einer künftigen Version automatisch erfolgen.

4. Soweit mir bekannt, wird derzeit nur die Dokumentenablage unterstützt.  Eine Einbindung auch des DMS wird sicherlich in Zukunft erfolgen.  Als Workaround:  sie können auch auf das Ausfüllen der Felder der Dokumentenablage "verzichten" und die Verschlagwortung unmittelbar im DMS vornehmen.  Das System übernimmt in diesem Fall zunächst schlicht die Dokumentenbezeichnung des Versenders.

Andreas G. Müller

Andreas G. Müller - Rechtsanwalt -
frei nach dem Motto: "Gestern standen wir am Abgrund, heute sind wir einen Schritt weiter."
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DATEV-Mitarbeiter
Silvia_Kubisch
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Nachricht 3 von 6
130 Mal angesehen

Hallo Herr Popp,

ich möchte Herrn Müllers Ausführungen wie folgt ergänzen:

1. Wie kann man in Anwalt classic im Anwaltspostfach die Signaturen des Gerichts oder der fremden Anwälte prüfen?

Sie erhalten bei eingehenden Nachrichten als zusätzlichen Anhang eine Datei „prüfprotokoll.html“. Wenn Sie ein signiertes Schriftstück oder eine Nachricht mit Containersignatur erhalten, finden Sie dort alle Informationen zu den Signaturen. Markieren Sie diesen Anhang im Bereich "Anhänge" und blenden Sie die Vorschau ein. Wenn keine Singnatur vorhanden, ist steht in dem Prüfprotokoll ein Hinweis „VHN“, wenn ein Rechtsanwalt diese Nachricht verschickt hat. Bei den Informationen zum Übermittlungsweg gibt es Hinweis auf das besondere elektronische Anwaltspostfach.

Protokoll Signaturprüfung:

Pruefprotokoll_Signaturpruefung.gif

Protokoll beA-Prüfung (VHN - besonderes elektronisches Anwaltspostfach)

Pruefprotokoll_VHN.gif

2. Müssen vorher eventuell Einstellungen vorgenommen werden?
Wenn die beA Nachricht keinen Anhang „prüfprotokoll.html“ enthält, prüfen Sie, ob in der Eingangskonfiguration des beA-Eingangskanals im Bereich „Folgende Daten werden zusätzlich – zur Speicherung das Dokumentenmanagementsystem – angeboten“ das Kontrollkästchen „Protokolle von Signaturprüfungen“ aktiviert ist:

beA_Kanal_Eingangskonfiguration_Signaturpruefung.gif
- beA-Kanal einer Postorganisationsstelle im Anwaltspostfach einrichten , Dok.-Nr. 1000653

3. Welche Dateien aus dem Anwaltspostfach sind im DMS zu sichern, alle Dateien z.B. auch die Container-Signatur oder langt es, die Dokumente mit der Dokumentensignatur zu speichern?
Nach Ausfüllen der Pflichtfelder Eingangskorb werden durch Klick auf "Speichern und Verteilen" automatisch alle Dokumente im Bereich "Anhänge" der beA Nachricht zur Akte gespeichert (siehe Dok.-Nr. 1003647, Dokumente im Eingangskorb des Anwaltspostfachs in Anwalt classic zur Akte ablegen und an Mitarbeiter verfügen). Dazu gehören z. B. auch Signaturen und Prüfprotokolle, die eingegangen sind oder versendet wurden.  Möchten Sie etwas nicht ablegen, entfernen Sie den Anhang vor dem „Speichern und Verteilen“, indem Sie im Kontextmenü der Datei den Eintrag „Löschen“ wählen. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, alle Anhänge zu speichern.

4. Es hat sich gezeigt, dass nach dem Abruf aus BEA die Dateien (Dokumente, Signaturen, Nachrichten usw.)  im DATEV-Anwaltspostfach nicht direkt im DMS abzuspeichern gehen. Es muss zuerst die Eingabemaske der "Dokumentenablage" ausgefüllt werden damit anschließend die Eingabemaske des "DMS" aufgeht und dies für jede einzelne Datei. Es muss somit alles 2x eingegeben werden. Haben wir womöglich etwas falsch eingestellt oder machen wir etwas falsch, ändert sich das eventuell mit dem neuen "DATEV-DMS"?
Wie gehen Sie denn dabei vor? Wenn Sie einen beA-Kanal eingerichtet haben und Sie die beA Nachrichten über den Eingangskorb des Anwaltspostfachs zur Akte speichern, müsste das mit einem Mal funktionieren und nicht einzeln, siehe: beA-Kanal einer Postorganisationsstelle im Anwaltspostfach einrichten , Dok.-Nr. 1000653

Dokumente im Eingangskorb des Anwaltspostfachs in Anwalt classic zur Akte ablegen und an Mitarbeiter verfügen, Dok.-Nr. 1003647.
Wenn Sie in DMS allerdings weitere Pflichtfelder (über die Felder der beA Nachricht im Eingangskorb hinaus) definiert haben, erscheint bei Ihnen trotzdem Verschlagwortungsdialog von DMS. Dann müssten Sie ggf. die Einstellung der Pflichtfelder in DMS überdenken.

Viele Grüße

Silvia Kubisch

Produktmanagement Rechtsanwaltsmarkt

Freundliche Grüße
Silvia Kubisch
DATEV eG | Entwicklung Rechtsanwaltsmarkt
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andreaspopp
Einsteiger
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Nachricht 4 von 6
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Hallo Frau Kubisch, hallo Herr Müller,

danke für die schnelle Hilfe.

Wir werden den Hinweisen nachgehen. Wahrscheinlich haben wir irgendwo ein Haken falsch gesetzt.

Das hilft uns jedoch auf jeden Fall.

Vielen Dank

Grüße

Andreas Popp

Steuerberater

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P_G
Einsteiger
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Nachricht 5 von 6
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Frage in die Runde: legt ihr alle diese html und xml Dateien ab?

Wenn es mit der Post kommt hebe ich ja auch nicht das Kuvert ab mit der Briefmarke.

Ich kann lediglich beweisen wann ich das Dokument in DMS abgelegt habe. Wann es bereits im Briefkasten war ist schwieriger.

Im bea Fall kann mir ja durchaus jemand nachweisen dass ich den bea Eingang nicht zeitig abgerufen habe. Aber muss ich deswegen alle Dateien ablegen?

Was vorher vielleicht zwei Dokumente waren, sagen wir ein pdf und ein Anschreiben, sind jetzt ein vielfaches mehr. Die Akte wird dokumentenseitig nicht mehr zu überblicken...

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agmü
Meister
Offline Online
Nachricht 6 von 6
130 Mal angesehen

wir legen bisher alle Dateien im System ab.  Die zunehmende Unübersichtlichkeit habe ich von Anfang an kritisiert.

Wir behelfen uns in der Kanzlei damit, das die ganzen html-Dateien aber auch die ZIP-Datei nach dem Versand in ein eigenes Unterverzeichnis wandert und so zumindest bei der Beschränkung der Anzeige auf einzelne Register nur noch die notwendigsten Dokumente angezeigt werden.

Die Html-Dateien pauschal zu löschen halte ich für zumindest riskant.  Einzelne Kollegen verwenden das Nachrichtenfeld auch inhaltlich.

NACHTRAG:

Bei fristgebundenen Schriftsätzen hole ich sogar die versendete Nachricht nochmals über den WebClient auf den Rechner, um die Anforderungen des LSG aus dem Beschluss vom 03.01.2018, L 17 U 298/17, nachweisen zu können; sollte es einmal zu einem derartigen Supergau kommen.

Andreas G. Müller - Rechtsanwalt -
frei nach dem Motto: "Gestern standen wir am Abgrund, heute sind wir einen Schritt weiter."
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