Dokumentenablage; PDF durchsuchen

[#1]

In der Dok.Ablage kann nach Wörtern innerhalb von Dokumenten gesucht werden.
Ist die auch in PDF-Dokumenten möglich, die in der Dok-Ablage gespeichert sind?
Ich nutze Datev-Cloud

[#2]

Das Suchen per "Volltext" zieht hier neben doc- und xls- Dateien nur die Outlook- Mails.

Alle PDF, als auch diejenigen TIF- Dateien, wo mittels Textkennung der OCR- Text gespeichert ist, werden ignoriert.

[#3 · Accepted solution]

Hallo zusammen,

　

bei PDF-Dokumenten gibt es durchsuchbare PDF-Dokumente und nicht-durchsuchbare PDF-Dokumente. Ob die PDF-Dokumente durchsuchbar sind, ist abhängig, ob der Scanner die PDF-Dokumente als Text oder als Bild erzeugt.

Durchsuchbare PDF-Dokumente erkennen Sie daran, dass es möglich ist im PDF-Dokument den Text zu markieren und den Inhalt zu kopieren. Auch die in der Dokumentenablage archivierten PDF-Dokumente können durchsucht werden, wenn es sich um durchsuchbare Dateien handelt. Wenn das nicht funktioniert, muss eine Zusatzkomponente von Adobe installiert werden. Genaueres hierzu finden Sie im Info-DB-Dokument 1016439. In der Cloud ist diese Software aktuell nicht verfügbar.

Viele Grüße aus Nürnberg und einen guten Rutsch ins Neue Jahr

Gabriele Scheuering

DATEV eG

Service Dokumentenmanagement

[#4]

Hallo Frau Scheuering, vielen Dank für Ihre ausführliche Antwort. Die von mir gespeicherten Dokumente aus der Info-Datenbank und den NWB lassen sich alle markieren und demzufolge auch kopieren.

Für häufig wiederkehrende Fragen habe ich mir eine eigene Datenbank mit PDF-Dokumenten angelegt, die durch die fehlende Suchfunktion jetzt stark an Wert verloren hat.

Ich bitte die Durchsuchung von PDF-Dokumenten als Verbesserungsvorschlag aufzunehmen damit auch die Cloud-Nutzer an der Möglichkeit der Durchsuchung aller Dokumente teilhaben können.

Eine zeitnahe Umsetzung würde mich sehr freuen, insbesondere deshalb, weil mir die Funktion vor der Cloud-Nutzung zur Verfügung stand.

Wilfried Manz

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Sehr geehrte Frau gabrielescheuering,

Ist das Dokument 1016439 - Volltextsuche findet keine PD... - LEXinform/Info-DB, welches auf die Adobe- Seite: Adobe - Acrobat : For Windows : PDF iFilter 64 11.0.01verlinkt, eine generelle Empfehlung seitens DATEV, oder sollte diese Indexerweiterung nur in den Spezialfällen erfolgen, wo diese Funktionen wirklich benötigt werden?

Gruß, Kolberg

[#6]

Hallo Herr Manz,

wir haben Ihren Verbesserungsvorschlag an die verantwortlichen Stellen weitergeleitet.

Viele Grüße aus Nürnberg und einen guten Rutsch ins Neue Jahr

Gabriele Scheuering

DATEV eG

Service Dokumentenmanagement

[#7]

Hallo Herr Kolberg,

hier gibt es keine generelle DATEV-Empfehlung. Wenn Sie dieses Feature benötigen, dann können Sie es gerne installieren, wenn Sie keine Textsuche auf pdf-Dokumente durchführen wollen, installieren Sie es nicht.

Viele Grüße aus Nürnberg und einen guten Rutsch ins Neue Jahr

Gabriele Scheuering

DATEV eG

Service Dokumentenmanagement

[#8]

Guten Tag,

ist die Lösung mit dem iFilter von Adobe auch für den aktuellen Acrobat Reader DC noch gültig?

Ist es außerdem irgendwie möglich pdf-Dateien zu bearbeiten und die Änderungen im selben Dokument abzuspeichern? Ansonsten müsste man jedes Mal ein neues Dokument erstellen und in der Dokumentenablage abspeichern.

Herzliche Grüße

Elena Korger

[#9]

Wenn Sie aus der Dokumentenablage eine pdf-Datei mit Doppelklick öffnen, dann wird diese nur schreibgeschützt geöffnet. Wenn Sie jedoch die pdf-Datei rechts anklicken und "zur Bearbeitung öffnen" auswählen, dann können Sie die pdf-Datei bearbeiten und die Änderungen anschließend in der Dokumentenablage speichern.

[#10]

Vielen Dank für die schnelle Antwort, aber leider funktioniert das nicht. Die Änderungen lassen sich leider trotzdem nicht im selben Dokument abspeichern.

Alternativ würde ich mir gerne den Speicherort der Datei anzeigen lassen, um die ältere Version zu überspeichern, aber auch dafür habe ich noch keine Lösung für den aktuellen Acrobat Reader DC gefunden.

[#11]

Die folgende Lösung habe ich soeben im Thread Re: PDF automatisch in Dokumentenverwaltung speichern entdeckt:

Adobe Reader starten - Bearbeiten - Einstellungen - Sicherheit (erweitert) - Haken "Geschützten Modus beim Starten aktivieren" entfernen - Neustart des Adobe Readers.

Und sie funktioniert!

[#12]

Allerdings würde ich gerne noch wissen, ob der iFilter auch mit dem Acrobat Reader DC funktioniert. Vielleicht arbeitet ja jemand damit?

[#13]

Hallo Frau Korger,

der iFilter wird von Acrobat ausgeliefert und funktioniert lt. Adobe mit allen aktuellen Adobe Reader Versionen.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

[#14]

Den iFilter hab ich installiert, Volltextsuche funktioniert auch. Aber das PDF-Speichern nach Verwenden der Kommentarfunktion funktioniert bei mir leider nicht. Es kommt immer die Meldung, dass die Datei schreibgeschützt sei und ich neu abspeichern soll. Dabei suche ich händeringend nach genau so einer Lösung, damit ich den Workflow für die Bescheidprüfung optimieren kann ohne gleich DMS kaufen zu müssen. Durch die Revisionierung wäre doch jede Änderung sichtbar. Aber die Dokumentänderung geht nur für Word und Excel-Dateien.

[#15]

Ich hab die Lösung gefunden. Steht in Dok. 1004047. Vorübergehend muss das PDF-Dokument mit Rechtsklick - zum Bearbeiten öffnen - geöffnet werden und dann geht es!