4 Antworten Neueste Antwort am 27.09.2018 14:59 von mapex

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    burmester Neuling

      Hallo,

       

      ich würde gerne wissen, ob es sinnvoll ist, für die automatische Verschiebung von Belegen in Unternehmen Online (z. B. gebuchte Belege oder bezahlte Belege) für jeden Monat einen neuen Ordner (Register) anzulegen oder reicht z.B. ein Register für ein Jahr? Ich weiß, dass man es natürlich individuell gestalten kann, dennoch interessieren mich die praktischen Erfahrungen.

       

      Schöne Grüße

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        • 1. Re: frage stellen
          cro Erfahrener

          Hallo,

           

          wir verwenden seit vielen Jahren die Ein-Ordner pro Jahr Ablage. Da die Belege am Buchungssatz hängen, und ein suchen und öffnen überwiegend in Karewe stattfindet, gab es auch noch nie Suchproblme (bis 40.000 Primanotabuchungen p.A.). Zudem sind die Suchmechamismen im UO doch deutlich komfortabler geworden.

           

          Und wenn im selben Jahr verschiedene Sachbearbeiter erfassen, bleibt ein Arbeitsschritt, ob das richtige Register hinterlegt ist, erspart.

           

          Und eine Fehlerquelle bleibt auch ausgeschlossen.

           

          Gruß

          C. Rohwäder

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          • 2. Re: frage stellen
            bfit Fortgeschrittener

            Hallo,

            wir haben jahrelang Monatsordner in UO angelegt und so abgelegt. Das hat sich aber nicht wirklich als sinnvoll erwiesen, so dass wir jetzt zu Jahresordnern übergegangen sind. Es gab immer wieder Fälle, in denen Belege im falschen Ordner gelandet sind, weil z. B. ein Beleg mit Rechnungsdatum Mai erst im Juli vom Mandanten hochgeladen wurde und dann mit dem Vorlauf Juli gebucht wurde, somit auch im Ordner Juli gelandet ist. Sucht man aber tatsächlich in UO einen Beleg, den man im Mai vermutet, so kommt man nicht darauf im Ordner Juli nachzugucken. Also sucht man besser über die Kontenbewegungen, oder über weitere Suchbegriffe in UO und braucht daher lediglich einen Ordner pro Jahr.

            Viele Grüße

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            • 3. Re: frage stellen
              jmstb Neuling

              Ich verwende auch nur das 1-Ordner-System. Die KI + EDV der DATEV sollte so mächtig sein, den Beleg anhand von anderen Kriterien zu finden als dem Ablageort...

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              • 4. Re: frage stellen
                mapex Erfahrener

                bloß nicht. ein ordner reicht vollkommen und wird auch auf jedem Seminar von datev so angepriesen.

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