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Word Dokument als PDF ausgeben mit hinterlegtem Briefpapier

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letzte Antwort am 25.09.2018 10:15:04 von michaelhubersteuerberatun
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michaelhubersteuerberatun
Einsteiger
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Stichwort volldigitale Kanzlei

Wie kann ich per Vorlagenverwaltung ein Word Dokument erstellen und daraus eine PDF erzeugen bei der dann unser Briefpapier digital eingeblendet wird und am besten noch meine Unterschrift hinzugefügt wird.

Diese sollte dann im Optimalfall in einem Rutsch ins DMS abgelegt werden und per Mail an die E-Mail Adresse aus  dem Arbeitsplatz versendet werden?

Wie lösen andere Kanzleien den digitalen Postausgang?

Michael-Renz
Experte
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Hallo Herr Kollege Huber,

den BriefKopf in die Vorlagen einzubinden, ist kein Problem - er wäre dann allerdings nicht erst bei der Umwandlung in ein pdf vorhanden, sondern immer. Das scheint mir jedoch nicht nachteilig zu sein. Wie der Briefkopf eingebunden wird, ist

hier unter Punkt 3.5 beschrieben.LEXinform/Info-DB

Die Unterschrift (Unterschrift = gescanntes Abild davon) füge ich immer nach der Korrektur /Freigebe des Textes durch die Autokorrektur-Funktion von Word ein. Die Zeichenfolge „mfgu“ habe ich mit dieser Funktion belegt.

Bei Einsatz von DMS(neu) kann jedes Worddokument aus der DokAblage mit rechter Maustaste als PDF umgewandelt und (ggf. kennwortgeschützt) an E-mail-Empfänger über Outlook versendet werden. Ob die Dokumentenablage allein das auch kann, kann ich nicht sagen. Testen Sie es in der Schnellinfo „Dokumente“ im Arbeitsplatz unter „Mandantenübersicht“.

  • Markieren Sie dort ein beliebiges Worddokument und
  • klicken Sie mit rechter Maustaste drauf.
  • Beim jetzt aufgehenden Menü müsste „als e-Mail versenden“ aufgehen und
  • dort dann die Frage, ob Original oder PDF oder mit Optionen .

Wenn ich es recht erinnere, kann die Dokablage aber in jedem Fall Dokumente als pdf (ins Verzeichnissystem) exportieren.

Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
michaelhubersteuerberatun
Einsteiger
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Sehr geehrter Herr Kollege Renz,

vielen Dank für Ihre Ausführungen.

Sie haben mir da schon viele Hinweise gegeben, die mich zum Ziel führen können.

Jedoch bin ich noch nicht ganz glücklich 🙂

  • Das Briefpapier sollte im Idealfall "über das Dokument" gelegt werden können.
    (wenn etwas per Post raus geht möchte ich gedrucktes Briefpapier verwenden).
  • Bei der Verschlagwortung in DMS möchte ich die Möglichkeit haben neben der Ablage in DMS auch noch einen Postausgang per PDF an die Emailadresse laut Stammdatendienst zu senden und auch einen Postausgang anlegen.

    Dies in einem Rutsch...

    (Ihre Vorgehensweise geht auch, ist jedoch ein weiterer Schritt).

Können Sie mir bitte noch zu der Tastenfolge "MFGU" die dazugehörige Funktion in Word nennen.

Dazu muss ich vermutlich ein eingescanntes Exemplar meiner Unterschrift haben welches dann durch dieses Tastaturkürzel eingefügt wird, oder ?

Nochmals Danke für Ihre Mühe !!!

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Michael-Renz
Experte
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Sehr geehrter Herr Huber,

  • Das Briefpapier sollte im Idealfall "über das Dokument" gelegt werden können.
    (wenn etwas per Post raus geht möchte ich gedrucktes Briefpapier verwenden).

einfachste Lösung ist, zwei Vorlagen zu fertigen, eine mit gedrucktem Briefkopf, eine ohne und je nach Versandweg, eben die jeweilige Vorlage verwenden.

ABER: wir haben unseren gedruckten Briefkopf und das Kanzlei-Logo schon vor Jahren auf "Graustufen" umgestellt, um auch ohne teure Farbdrucke einen einheitlichen Briefkopf überall verwenden zu können - der wird IMMER mit dem Text ausgedruckt, egal welcher Versandweg verwendet wird.

UND: bald wird ohnehin nur noch elektronisch übermittelt werden - dann ist ein farbiger Briefkopf kein Problem mehr für den Versender und die paar die dann noch gedruckt werden, kann man auch am Farblaser sich leisten - ist billiger als ein eigener Druckauftrag an die immer weniger werdenden guten Druckereien.

  • Bei der Verschlagwortung in DMS möchte ich die Möglichkeit haben neben der Ablage in DMS auch noch einen Postausgang per PDF an die Emailadresse laut Stammdatendienst zu senden und auch einen Postausgang anlegen.

Ich bin nicht sicher, ob ich ihren Wunsch verstanden habe!! Wenn sie eine Vorlage in der Vorlagenverwaltung der Dok-Ablage anlegen, dann ist in den Eigenschaften auch die Möglichkeit gegeben, das Post-Fristen-Bescheide Handling festzulegen. (mini-Bild anbei) ist rechts im Bildschirm unter dem Reiter "Eigenschaften" zu finden.

306940_pastedImage_12.png

E-Mail-Versand kann nun auch mit einer Vorlage versehen werden und dabei können dann die von Ihnen gewünschten Postausgangssätze erzeugt werden - oder eben bei der Vorlage des jeweiligen Dokuments direkt.

Ein Schulungsvideo zum Handling der Dokumentenablage und seiner Funktionen finden sie hier.

DATEV Eigenorganisation comfort - Dokumentenablage und Vorlagenverwaltung

oder hier - je nach E-Version

DATEV Eigenorganisation compact/classic - Dokumentenablage und Vorlagenverwaltung

Die Funktion "Autokorrektur" (für mfgu) finden Sie in Word 2016 unter "Optionen" "Dokumentenprüfung" "Autokorrektur-Optionen"

306941_pastedImage_15.png

oder eben hier: Word AutoKorrektur Funktion anwenden - Office-Lernen.com

eine Anleitung.

Beste Grüße
RA Michael Renz, Stuttgart
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michaelhubersteuerberatun
Einsteiger
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Nachricht 5 von 5
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Sehr geehrter Herr Kollege Renz,

vielen Dank erneut für Ihre Mühe.

Ich habe nun auch in Word die Funktion WASSERZEICHEN oder GRAFIK ALS HINTERGRUND getestet, dies funktioniert auch recht gut.

Wir hätten dann im WORD Dokument den Briefkopf eingebaut und könnten diesen sowohl bei einem Druck als auch bei einer PDF-Erzeugung verwenden.

Die Unterschrift mit MFGU habe ich auch getestet, klappt wunderbar.

Auch danke für den Hinweis auf das Seminar. Dieses werden wir uns heute gemeinsam ansehen und hoffentlich noch weitere Optimierungen rausziehen.

Eine schöne Restwoche wünsche ich Ihnen !!!

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letzte Antwort am 25.09.2018 10:15:04 von michaelhubersteuerberatun
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