Stichwort volldigitale Kanzlei
Wie kann ich per Vorlagenverwaltung ein Word Dokument erstellen und daraus eine PDF erzeugen bei der dann unser Briefpapier digital eingeblendet wird und am besten noch meine Unterschrift hinzugefügt wird.
Diese sollte dann im Optimalfall in einem Rutsch ins DMS abgelegt werden und per Mail an die E-Mail Adresse aus dem Arbeitsplatz versendet werden?
Wie lösen andere Kanzleien den digitalen Postausgang?
Hallo Herr Kollege Huber,
den BriefKopf in die Vorlagen einzubinden, ist kein Problem - er wäre dann allerdings nicht erst bei der Umwandlung in ein pdf vorhanden, sondern immer. Das scheint mir jedoch nicht nachteilig zu sein. Wie der Briefkopf eingebunden wird, ist
hier unter Punkt 3.5 beschrieben.LEXinform/Info-DB
Die Unterschrift (Unterschrift = gescanntes Abild davon) füge ich immer nach der Korrektur /Freigebe des Textes durch die Autokorrektur-Funktion von Word ein. Die Zeichenfolge „mfgu“ habe ich mit dieser Funktion belegt.
Bei Einsatz von DMS(neu) kann jedes Worddokument aus der DokAblage mit rechter Maustaste als PDF umgewandelt und (ggf. kennwortgeschützt) an E-mail-Empfänger über Outlook versendet werden. Ob die Dokumentenablage allein das auch kann, kann ich nicht sagen. Testen Sie es in der Schnellinfo „Dokumente“ im Arbeitsplatz unter „Mandantenübersicht“.
Wenn ich es recht erinnere, kann die Dokablage aber in jedem Fall Dokumente als pdf (ins Verzeichnissystem) exportieren.
Sehr geehrter Herr Kollege Renz,
vielen Dank für Ihre Ausführungen.
Sie haben mir da schon viele Hinweise gegeben, die mich zum Ziel führen können.
Jedoch bin ich noch nicht ganz glücklich 🙂
Können Sie mir bitte noch zu der Tastenfolge "MFGU" die dazugehörige Funktion in Word nennen.
Dazu muss ich vermutlich ein eingescanntes Exemplar meiner Unterschrift haben welches dann durch dieses Tastaturkürzel eingefügt wird, oder ?
Nochmals Danke für Ihre Mühe !!!
Sehr geehrter Herr Huber,
einfachste Lösung ist, zwei Vorlagen zu fertigen, eine mit gedrucktem Briefkopf, eine ohne und je nach Versandweg, eben die jeweilige Vorlage verwenden.
ABER: wir haben unseren gedruckten Briefkopf und das Kanzlei-Logo schon vor Jahren auf "Graustufen" umgestellt, um auch ohne teure Farbdrucke einen einheitlichen Briefkopf überall verwenden zu können - der wird IMMER mit dem Text ausgedruckt, egal welcher Versandweg verwendet wird.
UND: bald wird ohnehin nur noch elektronisch übermittelt werden - dann ist ein farbiger Briefkopf kein Problem mehr für den Versender und die paar die dann noch gedruckt werden, kann man auch am Farblaser sich leisten - ist billiger als ein eigener Druckauftrag an die immer weniger werdenden guten Druckereien.
Ich bin nicht sicher, ob ich ihren Wunsch verstanden habe!! Wenn sie eine Vorlage in der Vorlagenverwaltung der Dok-Ablage anlegen, dann ist in den Eigenschaften auch die Möglichkeit gegeben, das Post-Fristen-Bescheide Handling festzulegen. (mini-Bild anbei) ist rechts im Bildschirm unter dem Reiter "Eigenschaften" zu finden.
E-Mail-Versand kann nun auch mit einer Vorlage versehen werden und dabei können dann die von Ihnen gewünschten Postausgangssätze erzeugt werden - oder eben bei der Vorlage des jeweiligen Dokuments direkt.
Ein Schulungsvideo zum Handling der Dokumentenablage und seiner Funktionen finden sie hier.
DATEV Eigenorganisation comfort - Dokumentenablage und Vorlagenverwaltung
oder hier - je nach E-Version
DATEV Eigenorganisation compact/classic - Dokumentenablage und Vorlagenverwaltung
Die Funktion "Autokorrektur" (für mfgu) finden Sie in Word 2016 unter "Optionen" "Dokumentenprüfung" "Autokorrektur-Optionen"
oder eben hier: Word AutoKorrektur Funktion anwenden - Office-Lernen.com
eine Anleitung.
Sehr geehrter Herr Kollege Renz,
vielen Dank erneut für Ihre Mühe.
Ich habe nun auch in Word die Funktion WASSERZEICHEN oder GRAFIK ALS HINTERGRUND getestet, dies funktioniert auch recht gut.
Wir hätten dann im WORD Dokument den Briefkopf eingebaut und könnten diesen sowohl bei einem Druck als auch bei einer PDF-Erzeugung verwenden.
Die Unterschrift mit MFGU habe ich auch getestet, klappt wunderbar.
Auch danke für den Hinweis auf das Seminar. Dieses werden wir uns heute gemeinsam ansehen und hoffentlich noch weitere Optimierungen rausziehen.
Eine schöne Restwoche wünsche ich Ihnen !!!