24 Antworten Neueste Antwort am 19.09.2018 09:56 von deusex

    Zeitersparnis durch Unternehmen online

    merchantofdoubt Beginner

      Hat hier jemand Erfahrungswerte bezüglich der Zeitersparnis durch Unternehmen online, wenn die Steuerberatungskanzlei zukünftig selbst scannt?

      In diesem Beispielsszenario schickt der Mandant die Belege bisher in einem Pendelordner an die Steuerberatungskanzlei. Anschließend wird die Buchhaltung aus den Papierbelegen erstellt. Zukünftig scannt die Steuerberatungskanzlei die Belege selbst und erstellt die Buchhaltung mit Hilfe von Unternehmen online. Das scannen führt natürlich zu einem zeitlichen Mehraufwand.

      Meine Frage wäre, gleicht sich dieser zeitliche Mehraufwand durch die Automatismen in Unternehmen online wieder aus?

      Hat hier vielleicht jemand schon Erfahrungen mit diesem Szenario und kann uns mitteilen, ab welcher Beleganzahl das scannen durch die Steuerberatungskanzlei kostenmäßig sinnvoll ist?

      • 0. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
        michael.renz Fortgeschrittener

        Sehr geehrter Herr Kollege Braun,

         

        ich kann aus sehr langjähriger Unternehmen-Online-Erfahrung berichten, dass der zeitliche Vorteil durch die elektronischen Belege allein beim Buchen sicher nicht sehr groß ist. Gute Buchhalter(innen) erfassen vom Papierbeleg mindestens gleich schnell.

         

        Der größte Vorteil der elektronischen Belege ergibt sich im Fall von Betriebsprüfungen und ganz massiv bei der Jahresabschlusserstellung - dort ergibt sich durch die vollständige Verfügbarkeit aller Belege eine erhebliche Effizienzsteigerung und bessere Kundenzufriedenheit, weil keine Nachfragen mehr nötig sind, bzw. diese reduziert werden.

         

        Insofern denke ich, dass Scannen durch die Kanzlei zwar nicht optimal ist, aber trotzdem sinnvoll. Aber meinen Vorzug würde ich dem Scannen durch den Mandant geben. Zwei ganz wichtige Gesichtspunkte dafür sind:

         

        1) der Mandant kann gleich aus Unternehmen-online seinen Zahlungsverkehr machen und spart sich so zusätzliche Eingaben im Bankingprogramm

         

        2) die kontinuierliche Auslastung der Buchhaltungsmitarbeiter der Kanzlei wird deutlich verbessert und es drängt sich nicht immer alles um den UStVA Termin. Das gelingt ganz besonders gut, wenn der Mandant über Unternehmen-online zahlt und daher zeitnah scannen muss und deshalb auch ggf. wöchentlich die Daten bereitgestellt und weiterverarbeitet werden können.

         

        Langer Rede kurzer Sinn - ich würde das scannen in der Kanzlei eher zurückhaltend anbieten - aber besser so, als gar nicht.

        Geändert am 13.09.18 um 23:49 Uhr 8 von 8 Personen fanden dies hilfreich
        • Alle Antworten
          • 1. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
            mkinzler Fachmann

            Nein. Das eigentliche Buchen ist auch (viel) nicht schneller als direkt vom Papier. Der Vorteil beim digitalen Belegbuchen ist auch eher die Verknüpfung des Beleges mit der/den Buchung(en).

            Ich würde auch direkt aus Rechnungswesen buchen.

            • 2. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
              bfit Fortgeschrittener

              Die Zeitersparnis stellt sich weniger beim Buchen der Belege ein als bei der Erstellung des Jahresabschlusses, da sich dann viele Fragen durch einen Klick auf den Beleg sehr schnell klären lassen.

              2 von 2 Personen fanden dies hilfreich
              • 3. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                stefans Einsteiger

                Es kommt darauf an.

                 

                Bei Fibus mit wenig gehefteten und bestenfalls 1-seitigen Belegen im A4-Format, welche schnell und unproblematisch gescannt werden können ("in einem Rutsch") spielt das einscannen in der Kanzlei aus dem Pendelordner eine untergeordnete Rolle.

                 

                Wenn dann die Belege wenige steuerliche Besonderheiten enthalten und die einzelnen Kreditoren und Debitoren letztlich jeden Monat das gleiche Gegenkonto erhalten, kann aufgrund der OCR-Erkennung und dem zurückschreiben von Buchungsinformationen die Zeitersparnis erheblich sein.

                 

                Bei einem derartigen "Idealmandanten" benötige ich für die Erstellung der Fibu nun nur noch 4 statt 6 Stunden (inkl. scannen).

                • 4. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                  michael.renz Fortgeschrittener

                  Sehr geehrter Herr Kollege Braun,

                   

                  ich kann aus sehr langjähriger Unternehmen-Online-Erfahrung berichten, dass der zeitliche Vorteil durch die elektronischen Belege allein beim Buchen sicher nicht sehr groß ist. Gute Buchhalter(innen) erfassen vom Papierbeleg mindestens gleich schnell.

                   

                  Der größte Vorteil der elektronischen Belege ergibt sich im Fall von Betriebsprüfungen und ganz massiv bei der Jahresabschlusserstellung - dort ergibt sich durch die vollständige Verfügbarkeit aller Belege eine erhebliche Effizienzsteigerung und bessere Kundenzufriedenheit, weil keine Nachfragen mehr nötig sind, bzw. diese reduziert werden.

                   

                  Insofern denke ich, dass Scannen durch die Kanzlei zwar nicht optimal ist, aber trotzdem sinnvoll. Aber meinen Vorzug würde ich dem Scannen durch den Mandant geben. Zwei ganz wichtige Gesichtspunkte dafür sind:

                   

                  1) der Mandant kann gleich aus Unternehmen-online seinen Zahlungsverkehr machen und spart sich so zusätzliche Eingaben im Bankingprogramm

                   

                  2) die kontinuierliche Auslastung der Buchhaltungsmitarbeiter der Kanzlei wird deutlich verbessert und es drängt sich nicht immer alles um den UStVA Termin. Das gelingt ganz besonders gut, wenn der Mandant über Unternehmen-online zahlt und daher zeitnah scannen muss und deshalb auch ggf. wöchentlich die Daten bereitgestellt und weiterverarbeitet werden können.

                   

                  Langer Rede kurzer Sinn - ich würde das scannen in der Kanzlei eher zurückhaltend anbieten - aber besser so, als gar nicht.

                  Geändert am 13.09.18 um 23:49 Uhr 8 von 8 Personen fanden dies hilfreich
                  • 5. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                    taxinspector Neuling

                    Guten Morgen in die Runde,

                    wir empfinden es im "Gesamtpaket" als vorteilhaft DUO zu nutzen, da sowohl BWA/Controllingreport und Lohnauswertungen dort dem Mandanten bereitgestellt werden können. So ergeben sich in der Summe der Prozesse "Fibu/Lohn" zeitliche Einsparungen, die genannten Effekte bei der Erstellung des JA kann ich unterstreichen.

                    Beste Grüße!

                    • 6. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                      pmeinert Neuling

                      Hallo zusammen,

                       

                      auch ich kann mich den Vorrednern nur anschließen. Die Zeitersparnis stellt sich auch bei uns vor Allem im Bereich von Jahresabschluss und Betriebsprüfungen ein.

                      Ein großer Vorteil, der von unseren Mandanten dankend angenommen wird, sind die interaktiven Auswertungen in DUO und der Zugriff von überall aus (mit SmartLogin).

                       

                      Das Scannen in der Kanzlei haben wir anfangs zu Testzwecken bei vielen Mandanten durchgeführt, haben aber nach und nach inzwischen fast alle darauf umgestellt, dass die Mandanten das Scannen selbst übernehmen. Damit entfällt der zusätzliche Zeitaufwand für uns und das Buchen selbst dauert wieder (in etwa) genau so lange wie von Papierbelegen.

                       

                      Liebe Grüße!

                      • 7. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                        martinkramer Einsteiger

                        Guten Morgen,

                        auch ich sehe keine wesentlichen Zeitersparnisse beim Buchen und bin auf den Fibu-Automaten gespannt, der für das Jahr 2019 angekündigt wurde. Allerdings ist eine viel engere Bindung zum Mandanten vorhanden, wenn dieser die Zahlungsfunktion nutzt, die Auswertungen per Auswertungspakete online zur Verfügungs gestellt bekommt und seine Lohnabrechnungen über DUO einsehen kann. Die Kassenerfassung in DUO ist ebenfalls aus meiner Sicht ein Pluspunkt, aber hier werden Sie im Forum noch sehr abweichende Meinungen finden.

                         

                        Das Scannen überlassen wir unseren Mandanten. Allerdings werde ich demnächst eine Vorstellung der Scannerbox (https://scannerbox.de/) besuchen, obwohl mich derzeit noch der Preis (€ 300 je Monat zzgl. Wartungskosten etc.) abschreckt. Nach der Vorstellung werde ich prüfen, ob sich eine derartige Anschaffung rentiert und als Geschäftsmodell vermarkten lässt. Hier finden Sie noch weitere Anregungen: https://www.datev-community.de/message/54893#54893

                         

                        Grüße aus Stuttgart

                        Martin Kramer

                        • 8. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                          rahagena Aufsteiger

                          Scannerbox und die Alternative werden aktuell auch hier

                          Erfahrungen mit Scannerbox und Scanfabrik

                          diskutiert.

                          Wir haben die Scannerbox seit Freitag und sind bislang begeistert, ob es sich rentiert steht noch in den Sternen, in jedem Fall mach Scannen so bedeutend mehr Spaß!

                          • 9. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                            andreashofmeister Meister

                            Wir haben die Scannerbox seit Freitag und sind bislang begeistert, ob es sich rentiert steht noch in den Sternen, in jedem Fall mach Scannen so bedeutend mehr Spaß!

                            Weil es der Sache durchaus dient:

                             

                            Warum haben Sie sich für die Scannerbox und nicht für die Scanfabrik entschieden? Letztendlich sind das ja durchaus interessante Aspekte.

                            • 10. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                              rahagena Aufsteiger

                              Ich hatte in dem verlinkten Thread bereits ausgeführt, was für die Scannerbox spricht, ich weiß leider nicht mehr genau, was gegen die Scanfabrik sprach... Ich denke es war irgendetwas mit QR-Codes, die die Scanfabrik nicht erkennt?! Nur ein Tipp. Vor allem hatte ich die Scannerbox live auf dem Regional-Info-Tag gesehen

                              • 11. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                deusex Fortgeschrittener

                                Hallo, habe grade mal die Scannerbox basic mit Video und Beschreibung angeschaut, da ich an digitalen Optimierungen schwer interessiert bin.

                                Ist doch an sich auch "nur" ein Scanner oder nicht? Also den "klick" vermisse ich jetzt.

                                 

                                Wir haben Unternehmen online seit 2010 selbst und ab 2011 bei den Mandanten im Einsatz, also an Erfahrung mangelt es nicht wirklich. Eine Direktablage von Dokumenten in die Dokumentenverwaltung sehe ich da schon charmanter, ist dem so?


                                Wenn ich jetzt aus DUO via meinem brother ADS-2400N (ca. 400 €) in die entsprechenden Ordner scanne, bin ich doch genauso weit, oder nicht?

                                Die features wir Mehrseitenerkennung etc. hat er insgesamt auch.
                                Oder wird bereits mit dem Scan-Vorgang, das entsprechende "online-Ziel" angesteuert und automatisch übermittelt.

                                 

                                Aber, ist es ist doch genau das, was die digitale Buchführung ausmacht:
                                Der Mandant muss seinen lästigen Pendelordner nicht mehr bringen und holen ! Die Auswertungen werden direkt am Bildschirm telefonisch besprochen.

                                Also mit Verlaub, da ich habe ich das Gefühl, da hat der ein oder andere das System "digitale Buchführung" nicht ganz verstanden.

                                 

                                Wir haben jetzt mehr als 30 UO-Mandanten und wir nutzen das Kanzleiscannen nur zur Aufarbeitung oder zu Schulungszwecken, ansonsten scannt jeder ausnahmslos selbst und ist sehr zufrieden mit dem System.

                                Wir stellen indes im Moment alle laufenden Mandantenbuchführungen auf Unternehmen online um; außer dort, wo es absolut keinen Sinn macht.

                                 

                                Das Gerät, also der Scanner macht schon etwas her bezüglich der Bedienung, keine Frage, aber der einen Mehrwert sehe ich da jetzt primär in der Kanzlei augenscheinlich nicht, es sein die Direktablage via Scan funktioniert; werden dann die "Eigenschaften" des Dokumentes auch direkt an der Scanbox vorgenommen?

                                 

                                 

                                Was soll das Gerät denn kosten, wenn die Frage erlaubt ist? Muss es mir dennoch mal genauer anschauen...

                                Geändert am 14.09.18 um 13:09 Uhr
                                • 12. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                  pmeinert Neuling

                                  Die Kosten habe ich gerade nicht im Kopf, aber die Scannerbox ist nicht gerade günstig.

                                   

                                  Der Charme ist, dass die Zuordnung zu den Belegtypen durch die QR Codes (aufgestempelt oder eben auf Trennblättern) direkt beim Einscannen erfolgt.

                                  • 13. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                    deusex Fortgeschrittener

                                    Habe die Preise gerade auf der Seite entdeckt. Danke.

                                     

                                    Ist jedenfalls überlegenswert für die Kanzlei, muss ich gestehen, aber wirtschaftlich betrachtet, gehe ich bei der Kanzleilösung nicht mit. Dafür sind wir schon relativ gut organisiert mit der digitalen Ablage.

                                     

                                     

                                     

                                    Beim Mandanten sehe ich da keinen Bedarf; kommt natürlich auf die Mandatsstruktur an.

                                    Geändert am 14.09.18 um 13:17 Uhr
                                    • 14. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                      tpfauter Beginner

                                      Hallo Herr Braun,

                                       

                                      ich habe bereits mit vielen Kanzleien gesprochen, welche den Weg des Scannen in der Kanzlei gehen. Ganz so falsch kann er also nicht sein.

                                       

                                      Durch das Scannen in der Kanzlei wird die Digitalisierungsquote schnell und einfach erhöht, die Fibu Kräfte lernen das Buchen Digitaler Belege und der Jahresabschluss kann bereits von einer schnellen Belegprüfung profitieren. So langsam ändern sich die Prozesse in der Kanzlei und der Scanvorgang wechselt zum Mandanten.  Natürlich müssen spätestens dann alle Prozesse sitzen.

                                       

                                      Grüße und schönes Wochenende

                                      Tobias Pfauter

                                      • 15. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                        deusex Fortgeschrittener

                                        "ich habe bereits mit vielen Kanzleien gesprochen, welche den Weg des Scannen in der Kanzlei gehen. Ganz so falsch kann er also nicht sein."            DOCH,  DAS IST ER !

                                         

                                        Sehr geehrter Herr Pfauter, sehr geehrter Herr Braun,

                                         

                                        haben sie da wirklich schon mit "vielen" Kanzleien gesprochen? Vielleicht auch schon mit Erfahreneren in Bezug auf Unternehmen online oder digitaler Buchführung generell? Ich denke, nicht.

                                         

                                        Ich möchte Ihnen da vehement widersprechen, dass das Scannen in der Kanzlei "nicht so falsch sein kann". Er ist es, definitiv ! Nein, es ist sogar äußerst kontraproduktiv. Wenn Sie das Pferd falsch aufzäumen, gewinnen Sie keine Blumentopf.

                                         

                                        Derlei Aussagen kommen erfahrungsgemäß von Kanzleien kommen, die sich mit der Materie in der Praxis nicht oder zu wenig befasst haben, dem Mandanten das Produkt und die Vorzüge falsch vorgestellt wurden, eine grundlegende, ablehnende Haltung oder auf eine Individualschulung von Mitarbeiterin oder beim Mandanten verzichtet wurde; Letzteres im Übrigen m.E. der allerwichtigste Bestandteil einer Umstellung überhaupt.

                                         

                                        Womöglich traut sich die Kanzlei nicht, den Mandanten Neues zuzumuten.
                                        Möglicherweise bestehen Ängste, der Mandant könnte unzufrieden sein.
                                        Möglicherweise ist man in der digitalen Buchführungswelt selbst nicht sattelfest etc. . . .

                                         

                                        Das Belege-Scannen in der Kanzlei ist rückschrittlich !

                                         

                                        Gerade die Flexibilität in der Buchführungserstellung, der Belegübermittlung, die Pendelwege und -zeit des Mandanten, die Entzerrung des Arbeitsanfalles vor dem "Zehnten", insgesamt die Zeitersparnis, usw. sind relevante Aspekte. Alleine die Zeitersparnis, ist wie von einigen Vorredner beim Scannen in der Kanzlei nicht gegeben.

                                        Es gibt in der Tat kein Argument für ein Scannen in der Kanzlei ! Der Weg ist eben nicht richtig, reden Sie sich da nichts ein !

                                        Alle (!!!) Mandanten bestätigten uns, dass sie nach einer kurzen Umgewöhnungsphase eine deutliche Zeitersparnis und Vereinfachung empfinden; von unserer Seite ganz zu schweigen; dies macht das Produkt für beide Seiten richtig
                                        profitabel.

                                        Ich hatte auch Gespräche mit Kollegen oder, viel interessanter, Mitarbeitern von Kollegen. Das weitgehendste Problem ist, dass der der Kanzleiinhaber einfach schlecht informiert ist und oft auch nicht ein wirklich großes Interesse an den Tag legt; zum Teil fehlt der "Mut", die "Aufmerksamkeit" oder einfach die "Zeit".

                                        Man macht es dann halt auch, wenn es die anderen machen, nur oft halbherzig. Hier sind oft die Mitarbeiter diejenigen, die den Impuls geben müssen.

                                         

                                        Wie sieht das Belege scannen in der Kanzlei aus :

                                        Der Mandant bringt seinen Pendelordner, die Belege gescannt und der Mandant wartet dann und kann im besten Fall Zeitschriften lesen und einen Kaffee oder drei trinken, so lange gescannt wird, da ich nicht glaube, dass der Kanzleiinhaber, bei dem Buchführungsmandanten einen Smalltalk hält, so lange seine Belege gescannt werden. Der Mandant versitzt also sinnlos sein Zeit, von den An- und Rückfahrten gar nicht zu sprechen.

                                        Selbst wenn noch „Smalltalks“ geführt werden, würde dies ja wieder Kanzleiressourcen binden. Anschließend nimmt der Mandant seinen Pendelordner wieder mit...

                                        Die noch sinnloserer Variante wäre dann die, dass der Mandant ein zweites Mal kommen muss um seinen Ordner zu holen. - ohne Worte –

                                        Auf den Postversand gehe ich jetzt nicht ein.

                                        Der Mandant muss beim Verbleib der Belege in der Kanzlei eine, gefühlt, zu lange Zeit verzichten, dann kommen Rückfragen, die er ohne Belege beantworten soll; das ist doch gruselig.

                                         

                                        Herr Pfauter, ich möchte Ihnen oder den Kollegen nicht zu Nahe treten, die „Kanzleiscannen“ präferieren, aber ich würde da fast behaupten, aber Sie sollten sich tatsächlich einmal den workflow genau anschauen und vergleichen, wenn der Mandant UO ausschöpft, scannt, ggf. „vorkontiert“, den Zahlungsverkehr steuert oder auch die Personaldaten in UO erfasst etc. …

                                         

                                        Kanzleiscannen ist m.E. eine "lose-lose-Situation" und der Mandant fragt sich irgendwann, was ihm das jetzt bringen soll.

                                         

                                        Wir können auf 100% positive „feedbacks“ zurückgreifen und jeder scannt vom Wohn- oder Firmensitz aus, wie es beliebt und grade passt; ortsunabhängig, tags, nachts, täglich, wöchentlich, monatlich in Jeans, Sport oder Schlafanzug...

                                        Keiner wollte wieder ins alte System zurück.

                                         

                                        Belegscannen in der Kanzlei empfinde ich grade so, als drucke man eine E-mail aus und schicke sie im Kuvert mit der Post.

                                         

                                        Vor einigen Jahren bereits wurde ein Artikel über meine Kanzlei im DATEV-Magazin bezüglich Unternehmen online und der Vorzüge digitaler Buchführungen, veröffentlicht: seit 2010 nutze ich für meine Kanzlei UO; seit 2011im Mandantenbetrieb.

                                         

                                        Daraufhin hatte ich tatsächlich die ein oder andere Anfrage von Kollegen bezüglich der Umsetzung und jeder war sich einhellig einig, dass gerade das Wegfallen des Pendelordners und die damit verbundene Flexibilität und Zeitersparnis ein Hauptargument für den Mandanten war.

                                         

                                        Gerade auch wieder mit einer aktuellen Umstellung wird dieses Attribut herausgestellt. Ich hatte Unternehmen online beim Mandanten eingerichtet und anschließend eine Individualschulung von ca. einer Stunde durchgeführt.

                                        Von der zuständigen Prokuristin hatte ich EINE Rückfrage, seitdem läuft die digitale Buchführung im zweiten Monat tadellos und es handelt sich dabei immerhin um eines der fünf buchführungstechnisch umfangreichsten Mandate meiner Kanzlei.

                                         

                                        Wie gesagt, nur in "Notfällen", was äußerst selten ist, scannen wir zur Aufarbeitung mal größere Belegmengen ein oder zu Übungszwecken; was eher selten der Fall ist.

                                         

                                        Wir schlagen auch nicht den Weg ein, zunächst in der Kanzlei zu scannen und dann beim Mandanten; weshalb auch?

                                         

                                        Die Prozesse werden ausgearbeitet und sind generell vorgegeben. Erfreulicherweise wird UO immer intuitiver, womit wir feststellen, dass Mandanten, die ursprünglich nur scannten und übertrugen, von allein Geschäftspartner und Vorkontierungen vornahmen o.ä.; also von alleine tiefer einstiegen.

                                         

                                        Ich werde bis Ende März 2019, bis auf fünf Buchführungen, alle Mandanten auf Unternehmen online umstellen und jede neue Mandatsbeziehung wird darauf aufgebaut; ja "jede".

                                        Wer das nicht möchte, ist auf Dauer bei uns nicht richtig. Bei der Übernahme einer manuellen Buchführung wird ein
                                        Umstellungszeitpunkt auch bereits genannt.

                                        Nicht von der Hand zu weisen ist auch der Effekt von UO in Bezug "Kundenbindung".

                                         

                                        Wir beobachten selbstredend, dass die Mandantenfrequenz in der Kanzlei deutlich abgenommen hat und an sich nur noch eine Handvoll Mandaten wegen Dokumenten, Besprechungen oder in „Notfällen“ vorbeikommt; alles andere läuft über die Belegerfassung oder E-Mail.

                                        Selbstverständlich vermisse ich den Mandantenkontakt, der mir sehr am Herzen liegt, weshalb ich proaktiv öfters auf meine Mandanten zugehe und die wirtschaftliche Entwicklung o.ä. anspreche.

                                         

                                        Der Kontakt muss in jedem Fall gepflegt werden, ob dies vom Mandanten auch so empfunden wird oder nicht. Jedenfalls führt die Reduzierung der "Kurzbesuche" zu einer Erhöhung der produktiven Arbeitszeit in der Kanzlei; das Kanzleiscannen hat definitiv einen gegenläufigen Effekt.

                                         

                                        Gerade bei jüngeren Mandanten wird man direkt auf digitales Belegbuchen angesprochen, da können Sie nicht mehr sagen: "Bringen Sie Ihre Unterlagen vorbei und wir scannen es ein."

                                        Der Mann verdreht seine Augen...

                                        Das mag bei Tante-Emma-kurz-vor-Rente noch funktionieren, aber ist das unsere Zielmandantin per sé?

                                         

                                        Der Dreißiger mit seinem Start-up dreht auf der Hacke um und geht dahin, wo die digitale Buchführung und Innovation "gelebt" wird.

                                        Auch wir haben da noch reichlich Verbesserungspotential; ich möchte mich hier nicht als digitalen Heiland präsentieren.

                                         

                                        Wir konnten diesbezüglich auch schon „Internet-Selbstbucher“ wieder zu einer fachlich geführten Kanzleibuchführung bewegen. Ich lege wirklich hohen Wert darauf, dass "digitale Buchführung" und die Arbeitsabläufe richtig dargestellt
                                        werden und das Produkt selbst nicht unter Fehlinfos  leidet oder gar in Misskredit kommt.

                                         

                                        Mit Umstellung auf UO wird natürlich für die Kanzlei durchgängig auch auf "ZugFerd“ umgestellt, was einen weiteren Vorteil für Mandant und Kanzlei bringt. Mit der Personaldatenerfassung in UO sind wir im Sommer auch eingestiegen, befinden uns noch in der Probephase.

                                        Es war für uns wirklich sehr positiv überraschend, wie selbst der "Handwerker"oder andere edv-nicht-Affine nach kurzer Zeit  Begeisterung ausdrückten; auch das integriere Kassenbuch mit Belegfunktion wird gut genutzt; wenn notwendig.

                                         

                                        Wenn auch umfangreich, wollte ich Ihnen mal meine Sicht der Dinge schildern und kann nur anraten: Machen Sie nicht den Fehler und nutzen ein Produkt ohne seine Vorteile herauszustellen und zu nutzen. Gehen Sie gleich aufs Ganze !

                                         

                                        Gehen Sie mit der Zeit, denn sonst geht sie ohne Sie.

                                         

                                        Wir arbeiten, mit meiner Kleinkanzlei wohlgemerkt, daraufhin, die Präsenzen in der Kanzlei zu reduzieren. Eine Mitarbeiterin hatte diesen August/September bspw. eine umfangreichere Finanzbuchführung aus dem Urlaub von Südfrankreich fertiggestellt; incl. Rückfragen und Abstimmungen.

                                         

                                        Die Steuerkanzleien werden sich dem technischen Wandel anpassen müssen und wer meint, auf Buchführungen verzichten zu wollen, um dies mit den vielgepriesenen, weiteren Umsätzen wie Beratung, kompensieren zu wollen, der irrt m.E.

                                        Heute eine zeitgemäße, schlanke und gleichfalls profitable Buchführung vom Profi anbieten und vermarkten zu können, wird auch in Zeiten von „accounting robots“ bestehen.

                                         

                                        Wir wollen weg von der zentralisierten Kanzlei und werden ersatzweise künftig unsere Mandanten, auch für  Kurzbesprechungen im Unternehmen besuchen und die Kerntätigkeiten ortsunabhängig gestalten.

                                         

                                        Ich glaube ferner, dass hier ein Wandel stattfindet und „Großkanzleien“ mit einer hohen Anzahl an Vor-Ort-Mitarbeitern mittel- bis langfristig deutlich zurückgehen, gerade weil der Mitarbeiter i.R. seiner „work-life-balance“ mehr Flexibilität wünscht.

                                         

                                        Unternehmen online oder selbstredend auch andere Anbieter solider digitaler Anwendungen verhelfen uns doch gerade dazu zukunftsfähig zu werden, da erscheint mir das Belege scannen in der Kanzlei nur als absurd.

                                         

                                        Selbstverständlich wollte ich niemanden auf den Schlips treten sondern lediglich einen anderen Blickwinkel aufzeigen.

                                        Geändert am 15.09.18 um 14:09 Uhr 7 von 7 Personen fanden dies hilfreich
                                        • 16. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                          dprobst Einsteiger

                                          Hallo Deus Ex,

                                           

                                          ich kann Ihnen nur zustimmen.

                                           

                                          Ich verzeichne zwar bei meinen Mitarbeitern auch einen Zeitgewinn beim digitalen Belegbuchen. Warum aber sollte ich diesen Zeitvorteil wieder herschenken und meine Mitarbeiter mit dem Scannen von Belegen blockieren?

                                           

                                          Scannen in der Kanzlei halte ich nicht für akzeptabel. Auch wir haben mittlerweile fast alle Fibu auf DUO umgestellt und nehmen neue Fibu-Mandate nur als digitale Fibu an.

                                           

                                          Mittelfristig muss doch das Ziel sein, den Mandant zum ersetzenden Scannen zu bringen. Allerdings sind hier die Anforderungen der Finanzverwaltung m. A. noch jenseits von gut und böse.

                                          • 17. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                            marcbrost Aufsteiger

                                            Hallo Deus Ex,

                                             

                                            teilweise haben SIe recht, aber SIe sehen das ganze leider nur schwarz-weiß und keine Graustufen... Gerade die geringere Anzahl an Rückfragen bei der Jahresabschlusserstellung ist meiner Meinung nach ein Vorteil der bei Ihnen vollkommen untergeht. Dann muss man eben mal die Belege in der Kanzlei einscannen, um diesen Vorteil nutzen zu können. NA UND?!? Dafür hat man die Belege dann an der Buchung hängen und nicht kopiert in Papier in einem Ordner... Somit spare ich mir Zeit bei der Abschlusserstellung die ich gegen den Mehraufwand des Scannens gegenrechnen muss.

                                             

                                            Es freut mich, dass bei Ihnen alle Mandanten umgestellt werden sollen und dies scheinbar bis auf eine Hand voll Mandanten klappt. Wir haben aber auch ein paar Mandanten (wie Sie vermutlich auch) die partout nicht auf ihren Pendelordner verzichten wollen.

                                             

                                            Gerade für den Übergang vom Pendelordner auf digitale Buchhaltungen haben wir die Erfahrung gemacht dass die Mandanten einen größeren Mehrwert sehen wenn man nicht nur mit Alibi-Belegen arbeitet sondern den tatsächlichen Belegen des Mandanten, indem die Buchhaltung anfangs in der Kanzlei eingescannt wird. Dies wird dann aber auch an den Mandanten übergeben und dieser scannt in Zukunft die Belege selbst. Ein dauerhaftes Einscannen in der Kanzlei sehe ich auch nicht als zielführend. Aber für den Anfang, dass die Kollegen sich an das digitale Verbuchen gewöhnen, man die Belege digital angehängt hat etc. ist es doch kein schlechter Anfang! Definitiv besser als weiterhin beim Papier zu bleiben.

                                             

                                            Zusammengefasst: Scannen in der Kanzlei meiner Meinung nach am Anfang in Ordnung, gerade für den Umstieg von Pendelordner zur digitalen Buchführung, um dem Mandanten seine Mehrwerte anhand seiner eigenen Belege und Auswertungen zeigen zu können etc., auf Dauer sollte man dies jedoch an den Mandanten übergeben, da er dann mehr Funktionen nutzen kann (z.B. zahlen vom Belegbild) und man in der Kanzlei von den zusätzlichen Scanzeiten herunterkommt.

                                            • 18. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                              dprobst Einsteiger

                                              Hallo Herr Brost,

                                               

                                              das sehe ich anders.

                                              Ich wollte ursprünglich das digitale Lohnbüro Schritt für Schritt einführen, um die Mitarbeiter an digitale Prozesse zu gewöhnen. Bei jedem neuen Schritt gab es wieder die gleiche Diskussion: Wir haben doch ohnehin schon so viel erreicht, das brauchen wir gar nicht mehr.

                                               

                                              Das gilt auch für Mandanten. Außerdem: Hat sich der Mandant erst einmal daran gewöhnt, dass die Kanzlei die Belege scannt, wird er keinen Grund sehen, weshalb er das selbst machen soll - ist ja ohnehin im Fibu-Preis enthalten.

                                               

                                              Nein, das muss von Anfang an voll durchgezogen werden.

                                              • 19. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                                deusex Fortgeschrittener

                                                teilweise haben SIe recht, aber SIe sehen das ganze leider nur schwarz-weiß und keine Graustufen... Gerade die geringere Anzahl an Rückfragen bei der Jahresabschlusserstellung ist meiner Meinung nach ein Vorteil der bei Ihnen vollkommen untergeht.

                                                 

                                                Ich behaupte hier, dass es bei der digitalen Buchführung eben keine "fifty shades of grey" gibt und ich weiß echt nicht, was Sie damit ausdrücken wollen, dass Erleichterungen in der Jahresabschlusserstellung erfolgen, wenn in der Kanzlei gescannt wird.

                                                Ich frage mich, was scannen Sie denn da in der Kanzlei für den Jahresabschluss, was der Mandant Ihnen nicht auch digital oder selbst gescannt, per E-Mail zukommen lassen kann.

                                                 

                                                Es ist doch nicht Ihr Ernst, dass Sie den Mandanten "antreten lassen" um Verträge o.ä. in der Kanzlei zu scannen... jetzt haut es mich echt vom Swopper.

                                                 

                                                Kaufverträge, Leasingverträge, Darlehensverträge, Notarurkunden etc. Alles kann vom Mandanten gescannt und bereitgestellt werden; Darlehensverträge werden als Beleg an die Auszahlung in Rewe verknüpft; ebenso Leasingverträge an die erste Rate, Mietverträge an die erste Zahlung usw.

                                                 

                                                Gerade die Belegverknüpfung von Verträgen ist ideal. Unsere Mandanten scannen und überlassen uns alles, was nach "Steuer" riecht. Was nicht benötigt wird, geht in die virtuelle Rundablage. Wenn dann etwas fehlen sollte, wird kurz per E-Mail zurückgefragt und wir haben die Unterlagen i.d.R. am Folgetag, als PDF, im Haus.

                                                 

                                                Die Jahresabschluß-Erstellungen der letzten Jahre erfolgen weitgehend ohne Rücksprachen. Genau deswegen, weil der Mandant scannt. Selbstverständlich nutzen wir auch dieses "feature" seit Jahren.

                                                 

                                                Der Gedanke ging keinesfalls unter und ist sehr kurz gedacht, wir hätten dies nicht bereits längst in den laufenden Arbeitsablauf integriert.

                                                 

                                                Mit Verlaub, ich kann Ihren, für mich äußerst fragwürdigen, Argumenten nicht folgen . . . Wie mein Vorredner schon sagte, sollten Sie die Option des Scannen in der Kanzlei erst gar nicht anbieten, sonst haben Sie bald wieder einen "digitalen Schukarton" vorliegen. Den Leuten dann anschließend beizubringen, Sie müssten das jetzt anders machen, löst dann eher Frust, statt Freude aus.

                                                 

                                                Scannen in der Kanzlei ist überflüssig !!! Wenn Sie Ihren Mandanten sehen wollen, gehen Sie hin. Er freut sich, wenn sie die Betriebsabläufe auch vor Ort in Augenschein nehmen und ggf. wertvolle Tipps geben können, was sie in der Kanzlei nicht können; auch mal mit den Mitarbeitern reden, die sie nur als Personalnummer kennen. Das hinterlässt Eindruck.

                                                 

                                                Die Tage, an denend er Mandant "zum Steuerberater MUSS" sind definitiv gezählt.

                                                 

                                                Genau auch auf Grund Ihrer Schilderung bekräftigt sich mein Eindruck, dass sich wohl ein großer Teil der Kollegen(noch) nicht intensiv mit dem Thema beschäftigen.

                                                Geändert am 17.09.18 um 11:38 Uhr 1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                                                • 20. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                                  marcbrost Aufsteiger

                                                  Hallo Herr Probst,

                                                   

                                                  "Von Anfang an" heißt in diesem Falle "dann eben gar nicht nutzen anstatt mitnehmen was bereits jetzt schon möglich ist"... Und genau das sehe ich kritisch. Denn damit hat man selbst auch keinen Benefit, den ich allein schon darin sehe wenn ich von meinen Kosten ein Stück herunter komme.

                                                   

                                                  Dem Mandanten biete ich ja nicht offen an, dass ich seine Belege scanne: Entweder ich scanne dies intern um selbst den Vorteil zu haben, dann kommuniziere ich das aber nicht gegenüber dem Mandanten. Oder ich gehe aktiv auf den Mandanten zu und kommuniziere dies auch nach außen. Aber wir sind auf keinen unserer Mandanten zugegangen nach dem Motto: "Wir wollen Unternehmen online, bitte scanne uns deine Belege ein, aber wenn du das nicht willst dann scannen wir sie selbstverständlich für dich zum selben Fibu-Preis wie bisher ein". Wenn man so anfängt kann das natürlich nichts werden, da bin ich ganz bei Ihnen. Aber so war meine Aussage ja auch nicht gemeint, falls Sie das so verstanden hatten möchte ich das hiermit korrigieren.

                                                   

                                                  Ich verstehe den Ansatz, dass es an sich die Aufgabe des Mandanten ist die Belege einzuscannen, ich selbst würde auch keine Mitarbeiter im Büro anstellen wollen welche dann die Belege des Mandanten einscannen, nur weil der Mandant selbst dies nicht tun möchte. Aber jeder Fortschritt beginnt Schritt für Schritt, manche können größere Schritte machen, manche müssen kleinere Schritte machen. Aber stehenbleiben ist für mich keine Option. Und "All or nothing" wäre genau das, wenn ich dies nicht ad hoc umgesetzt bekomme...

                                                  • 21. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                                    marcbrost Aufsteiger

                                                    Natürlich lassen wir keinen Mandanten zum Scannen "antreten", dies wird durch einen Mitarbeiter der Kanzlei erledigt. Und Natürlich kann der Mandant alles einscannen, aber das heißt nicht dass er Ihnen das auch einscannen wird!

                                                    Wie bereits gesagt kann man das Thema nicht einfach mit der Brechstange durchdrücken, man muss eben auch mal ein GEHT NICHT hinnehmen. Nicht jeder Mandant ist digital, nicht jeder macht das Thema mit, da können Sie noch so viele Argumente bringen, wenn der Mandant dicht macht, macht er dicht, egal was Sie Ihm noch für tolle Vorteile anpreisen... Und wenn der Mandant bei seinem Ordner bleiben will wird er Ihnen auch keine Verträge oder sonst was einscannen, also läuft das Argument ins Leere...Und wie bereits auf Ihren Vorredner geantwortet bieten wir das Scannen auch nicht als Dienstleistung an, denn dann haben wir genau das was Sie hier kritisieren. Doch genau davon gehen Sie aus, daher ist diese Annahme schon falsch die somit zu falschen Schlussfolgerungen führt.

                                                     

                                                    Ich bin froh dass wir einige Mandanten haben die digital sind und dies auch aktiv nachfragen, manche konnten wir auch davon überzeugen. Wir gehen das Thema aktiv an, nutzen das Programm bei einer Vielzahl an Mandanten etc. Aber eben nicht bei Allen. Und auch Sie haben scheinbar noch eine Handvoll Nüsse zu knacken, bis sie komplett alle Buchhaltungen auf DUO umgestellt haben... Ich denke wir sind auf einem guten Weg was die Digitalisierung angeht, einige andere sind hier noch nicht so weit was die Anzahl der Mandanten mit DUO angeht, zumindest wenn man sich auf die Statistiken der Datev aus den diesjährigen Regional-Info-Tagen bezieht. Aber auch wir sind genauso wenig wie Sie am Ziel alle Buchhaltungen sind Digital angekommen, auch wir dürfen noch einiges an Überzeugungsarbeit leisten. Aber wir bleiben am Ball, genau wie Sie.

                                                    • 22. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                                      rahagena Aufsteiger

                                                      Wenn Ihre Mandanten alle DUO toll finden und gerne nutzen, würde mich einmal interessieren:

                                                      Wie arbeiten denn Ihre Mandanten mit Unternehmen online?

                                                       

                                                      • Verschlagworten die die Belege dort komplett?

                                                      Ich denke mal schon, sonst wird das mit der Zahlung schwierig. Das frisst aber m.E. relativ viel Zeit und für unsere eigene Buchhaltung verzichte ich inzwischen komplett drauf, stattdessen buche gleich in Rechnungswesen den digitalen Beleg. Gefühlt bin ich so deutlich schneller.

                                                      • Ordnen Sie die Belege den Zahlungen zu?

                                                      Da muss man schon Lust zu haben, das vollständig zu machen kostet echt Zeit. Uns buche ich inzwischen deshalb komplett über Deb/Kred und spare mir die Zuordnung beim Bankkonto.

                                                      • Wird die Rechnungserstellung in DUO genutzt?

                                                      Ich konnte bisher noch niemanden so richtig überzeugen, hab bislang aber noch keine Erfahrungen machen können.

                                                      • Bearbeitungsform einfach oder erweitert?

                                                      Individuell oder pauschal zu beantworten?

                                                       

                                                      Vielen Dank im Voraus

                                                      Grüße von der Küste

                                                      • 23. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                                        mkinzler Fachmann

                                                        Für den Großteil der Mandanten dient DUO nur als Transfer-Plattform, gebucht wird in Rewe. Mit Einführung von Belege 3.0 geht auch die Bereitschaft der wenigen "Verschlagworter" zurück, da der, aus der Sicht der DATEV optimale Workflow nicht zu ihnen passt. Der Einsatz von Fremdprodukten steigt.

                                                        1 von 1 Personen fanden dies hilfreich
                                                        • 24. Re: Zeitersparnis durch Unternehmen online
                                                          deusex Fortgeschrittener

                                                           

                                                          • Ordnen Sie die Belege den Zahlungen zu?

                                                          Da muss man schon Lust zu haben, das vollständig zu machen kostet echt Zeit. Uns buche ich inzwischen deshalb komplett über Deb/Kred und spare mir die Zuordnung beim Bankkonto.

                                                           

                                                          Ich habe bereits 2010 meine eigenen FiBu komplett über Deb/Kred abgewickelt und das ausschließlich auch bei den Mandanten fortgeführt; eine manuelle Zuordnung habe ich sofort, aus den von Ihnen genannten Gründen verworfen, da dies ineffektiv und zeitraubend ist; auch will ich dies keinem Mandanten zumuten.
                                                          Unabhängig der Gewinnermittlungsart hat eine OPOS auch immer einen äußerst praktischen Nebeneffekt, den die Mandanten schätzen. Sie liegen mit der Vorgehensweise goldrichtig.


                                                          Die Bearbeitungsform haben wir durchgängig auf "erweitert"; wüsste auch nicht, was "einfach" für Vorteile hätte.

                                                           

                                                          Wie meine Mandanten konkret mit UO arbeiten kann ich nicht sagen. Jedenfalls haben wir eine Gruppe, die scannt und lediglich hochlädt und wir die "Folgeverarbeitung" in UO vornehmen (Kontierung) und eine andere, die diese Tätigkeit bereits übernimmt; diese lässt dann das Feld bei unsicheren Sachkonten offen und wir wissen, dass wir besonderes Augenmerk auf die Buchung haben müssen. Der Bereich Auswertungen wird auch rege genutzt.

                                                          1 von 1 Personen fanden dies hilfreich