"ich habe bereits mit vielen Kanzleien gesprochen, welche den Weg des Scannen in der Kanzlei gehen. Ganz so falsch kann er also nicht sein." DOCH, DAS IST ER !
Sehr geehrter Herr Pfauter, sehr geehrter Herr Braun,
haben sie da wirklich schon mit "vielen" Kanzleien gesprochen? Vielleicht auch schon mit Erfahreneren in Bezug auf Unternehmen online oder digitaler Buchführung generell? Ich denke, nicht.
Ich möchte Ihnen da vehement widersprechen, dass das Scannen in der Kanzlei "nicht so falsch sein kann". Er ist es, definitiv ! Nein, es ist sogar äußerst kontraproduktiv. Wenn Sie das Pferd falsch aufzäumen, gewinnen Sie keine Blumentopf.
Derlei Aussagen kommen erfahrungsgemäß von Kanzleien kommen, die sich mit der Materie in der Praxis nicht oder zu wenig befasst haben, dem Mandanten das Produkt und die Vorzüge falsch vorgestellt wurden, eine grundlegende, ablehnende Haltung oder auf eine Individualschulung von Mitarbeiterin oder beim Mandanten verzichtet wurde; Letzteres im Übrigen m.E. der allerwichtigste Bestandteil einer Umstellung überhaupt.
Womöglich traut sich die Kanzlei nicht, den Mandanten Neues zuzumuten.
Möglicherweise bestehen Ängste, der Mandant könnte unzufrieden sein.
Möglicherweise ist man in der digitalen Buchführungswelt selbst nicht sattelfest etc. . . .
Das Belege-Scannen in der Kanzlei ist rückschrittlich !
Gerade die Flexibilität in der Buchführungserstellung, der Belegübermittlung, die Pendelwege und -zeit des Mandanten, die Entzerrung des Arbeitsanfalles vor dem "Zehnten", insgesamt die Zeitersparnis, usw. sind relevante Aspekte. Alleine die Zeitersparnis, ist wie von einigen Vorredner beim Scannen in der Kanzlei nicht gegeben.
Es gibt in der Tat kein Argument für ein Scannen in der Kanzlei ! Der Weg ist eben nicht richtig, reden Sie sich da nichts ein !
Alle (!!!) Mandanten bestätigten uns, dass sie nach einer kurzen Umgewöhnungsphase eine deutliche Zeitersparnis und Vereinfachung empfinden; von unserer Seite ganz zu schweigen; dies macht das Produkt für beide Seiten richtig
profitabel.
Ich hatte auch Gespräche mit Kollegen oder, viel interessanter, Mitarbeitern von Kollegen. Das weitgehendste Problem ist, dass der der Kanzleiinhaber einfach schlecht informiert ist und oft auch nicht ein wirklich großes Interesse an den Tag legt; zum Teil fehlt der "Mut", die "Aufmerksamkeit" oder einfach die "Zeit".
Man macht es dann halt auch, wenn es die anderen machen, nur oft halbherzig. Hier sind oft die Mitarbeiter diejenigen, die den Impuls geben müssen.
Wie sieht das Belege scannen in der Kanzlei aus :
Der Mandant bringt seinen Pendelordner, die Belege gescannt und der Mandant wartet dann und kann im besten Fall Zeitschriften lesen und einen Kaffee oder drei trinken, so lange gescannt wird, da ich nicht glaube, dass der Kanzleiinhaber, bei dem Buchführungsmandanten einen Smalltalk hält, so lange seine Belege gescannt werden. Der Mandant versitzt also sinnlos sein Zeit, von den An- und Rückfahrten gar nicht zu sprechen.
Selbst wenn noch „Smalltalks“ geführt werden, würde dies ja wieder Kanzleiressourcen binden. Anschließend nimmt der Mandant seinen Pendelordner wieder mit...
Die noch sinnloserer Variante wäre dann die, dass der Mandant ein zweites Mal kommen muss um seinen Ordner zu holen. - ohne Worte –
Auf den Postversand gehe ich jetzt nicht ein.
Der Mandant muss beim Verbleib der Belege in der Kanzlei eine, gefühlt, zu lange Zeit verzichten, dann kommen Rückfragen, die er ohne Belege beantworten soll; das ist doch gruselig.
Herr Pfauter, ich möchte Ihnen oder den Kollegen nicht zu Nahe treten, die „Kanzleiscannen“ präferieren, aber ich würde da fast behaupten, aber Sie sollten sich tatsächlich einmal den workflow genau anschauen und vergleichen, wenn der Mandant UO ausschöpft, scannt, ggf. „vorkontiert“, den Zahlungsverkehr steuert oder auch die Personaldaten in UO erfasst etc. …
Kanzleiscannen ist m.E. eine "lose-lose-Situation" und der Mandant fragt sich irgendwann, was ihm das jetzt bringen soll.
Wir können auf 100% positive „feedbacks“ zurückgreifen und jeder scannt vom Wohn- oder Firmensitz aus, wie es beliebt und grade passt; ortsunabhängig, tags, nachts, täglich, wöchentlich, monatlich in Jeans, Sport oder Schlafanzug...
Keiner wollte wieder ins alte System zurück.
Belegscannen in der Kanzlei empfinde ich grade so, als drucke man eine E-mail aus und schicke sie im Kuvert mit der Post.
Vor einigen Jahren bereits wurde ein Artikel über meine Kanzlei im DATEV-Magazin bezüglich Unternehmen online und der Vorzüge digitaler Buchführungen, veröffentlicht: seit 2010 nutze ich für meine Kanzlei UO; seit 2011im Mandantenbetrieb.
Daraufhin hatte ich tatsächlich die ein oder andere Anfrage von Kollegen bezüglich der Umsetzung und jeder war sich einhellig einig, dass gerade das Wegfallen des Pendelordners und die damit verbundene Flexibilität und Zeitersparnis ein Hauptargument für den Mandanten war.
Gerade auch wieder mit einer aktuellen Umstellung wird dieses Attribut herausgestellt. Ich hatte Unternehmen online beim Mandanten eingerichtet und anschließend eine Individualschulung von ca. einer Stunde durchgeführt.
Von der zuständigen Prokuristin hatte ich EINE Rückfrage, seitdem läuft die digitale Buchführung im zweiten Monat tadellos und es handelt sich dabei immerhin um eines der fünf buchführungstechnisch umfangreichsten Mandate meiner Kanzlei.
Wie gesagt, nur in "Notfällen", was äußerst selten ist, scannen wir zur Aufarbeitung mal größere Belegmengen ein oder zu Übungszwecken; was eher selten der Fall ist.
Wir schlagen auch nicht den Weg ein, zunächst in der Kanzlei zu scannen und dann beim Mandanten; weshalb auch?
Die Prozesse werden ausgearbeitet und sind generell vorgegeben. Erfreulicherweise wird UO immer intuitiver, womit wir feststellen, dass Mandanten, die ursprünglich nur scannten und übertrugen, von allein Geschäftspartner und Vorkontierungen vornahmen o.ä.; also von alleine tiefer einstiegen.
Ich werde bis Ende März 2019, bis auf fünf Buchführungen, alle Mandanten auf Unternehmen online umstellen und jede neue Mandatsbeziehung wird darauf aufgebaut; ja "jede".
Wer das nicht möchte, ist auf Dauer bei uns nicht richtig. Bei der Übernahme einer manuellen Buchführung wird ein
Umstellungszeitpunkt auch bereits genannt.
Nicht von der Hand zu weisen ist auch der Effekt von UO in Bezug "Kundenbindung".
Wir beobachten selbstredend, dass die Mandantenfrequenz in der Kanzlei deutlich abgenommen hat und an sich nur noch eine Handvoll Mandaten wegen Dokumenten, Besprechungen oder in „Notfällen“ vorbeikommt; alles andere läuft über die Belegerfassung oder E-Mail.
Selbstverständlich vermisse ich den Mandantenkontakt, der mir sehr am Herzen liegt, weshalb ich proaktiv öfters auf meine Mandanten zugehe und die wirtschaftliche Entwicklung o.ä. anspreche.
Der Kontakt muss in jedem Fall gepflegt werden, ob dies vom Mandanten auch so empfunden wird oder nicht. Jedenfalls führt die Reduzierung der "Kurzbesuche" zu einer Erhöhung der produktiven Arbeitszeit in der Kanzlei; das Kanzleiscannen hat definitiv einen gegenläufigen Effekt.
Gerade bei jüngeren Mandanten wird man direkt auf digitales Belegbuchen angesprochen, da können Sie nicht mehr sagen: "Bringen Sie Ihre Unterlagen vorbei und wir scannen es ein."
Der Mann verdreht seine Augen...
Das mag bei Tante-Emma-kurz-vor-Rente noch funktionieren, aber ist das unsere Zielmandantin per sé?
Der Dreißiger mit seinem Start-up dreht auf der Hacke um und geht dahin, wo die digitale Buchführung und Innovation "gelebt" wird.
Auch wir haben da noch reichlich Verbesserungspotential; ich möchte mich hier nicht als digitalen Heiland präsentieren.
Wir konnten diesbezüglich auch schon „Internet-Selbstbucher“ wieder zu einer fachlich geführten Kanzleibuchführung bewegen. Ich lege wirklich hohen Wert darauf, dass "digitale Buchführung" und die Arbeitsabläufe richtig dargestellt
werden und das Produkt selbst nicht unter Fehlinfos leidet oder gar in Misskredit kommt.
Mit Umstellung auf UO wird natürlich für die Kanzlei durchgängig auch auf "ZugFerd“ umgestellt, was einen weiteren Vorteil für Mandant und Kanzlei bringt. Mit der Personaldatenerfassung in UO sind wir im Sommer auch eingestiegen, befinden uns noch in der Probephase.
Es war für uns wirklich sehr positiv überraschend, wie selbst der "Handwerker"oder andere edv-nicht-Affine nach kurzer Zeit Begeisterung ausdrückten; auch das integriere Kassenbuch mit Belegfunktion wird gut genutzt; wenn notwendig.
Wenn auch umfangreich, wollte ich Ihnen mal meine Sicht der Dinge schildern und kann nur anraten: Machen Sie nicht den Fehler und nutzen ein Produkt ohne seine Vorteile herauszustellen und zu nutzen. Gehen Sie gleich aufs Ganze !
Gehen Sie mit der Zeit, denn sonst geht sie ohne Sie.
Wir arbeiten, mit meiner Kleinkanzlei wohlgemerkt, daraufhin, die Präsenzen in der Kanzlei zu reduzieren. Eine Mitarbeiterin hatte diesen August/September bspw. eine umfangreichere Finanzbuchführung aus dem Urlaub von Südfrankreich fertiggestellt; incl. Rückfragen und Abstimmungen.
Die Steuerkanzleien werden sich dem technischen Wandel anpassen müssen und wer meint, auf Buchführungen verzichten zu wollen, um dies mit den vielgepriesenen, weiteren Umsätzen wie Beratung, kompensieren zu wollen, der irrt m.E.
Heute eine zeitgemäße, schlanke und gleichfalls profitable Buchführung vom Profi anbieten und vermarkten zu können, wird auch in Zeiten von „accounting robots“ bestehen.
Wir wollen weg von der zentralisierten Kanzlei und werden ersatzweise künftig unsere Mandanten, auch für Kurzbesprechungen im Unternehmen besuchen und die Kerntätigkeiten ortsunabhängig gestalten.
Ich glaube ferner, dass hier ein Wandel stattfindet und „Großkanzleien“ mit einer hohen Anzahl an Vor-Ort-Mitarbeitern mittel- bis langfristig deutlich zurückgehen, gerade weil der Mitarbeiter i.R. seiner „work-life-balance“ mehr Flexibilität wünscht.
Unternehmen online oder selbstredend auch andere Anbieter solider digitaler Anwendungen verhelfen uns doch gerade dazu zukunftsfähig zu werden, da erscheint mir das Belege scannen in der Kanzlei nur als absurd.
Selbstverständlich wollte ich niemanden auf den Schlips treten sondern lediglich einen anderen Blickwinkel aufzeigen.
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