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Belege hochladen im Unternehmen Online/Reisekostenvorerfassung

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letzte Antwort am 19.10.2018 08:02:44 von Loan_Bui
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katjaladegan
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Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben einen Mandanten, wo die Mitarbeiter Ihre Reisekostenbelege selber in Unternehmen online hochladen. Da gibt es leider nur ein Problem.

Die Belege werden über Upload mobile fotografiert und hochgeladen. Nur kommen im unternehmen online nicht immer alle an. Wir dachten, dass es vielleicht am Datenvolumen hängt und haben z. B. statt 20 Belege nur 10 Belege gleichzeitig hochgeladen. Trotzdem kommen nicht alle an. Woran kann das liegen?

Dann ist da noch das Problem, dass das fotografieren der Belege nicht einwandfrei funktioniert. Er fotografiert nicht das, was vorher markiert wurde.  Auch hier haben wir keine Lösung. Können Sie uns da helfen?

Und noch eine Frage zu dem Reisekostenvorerfassungsprogramm:

Einer der Mitarbeiter hat mich darauf hingewiesen, dass wenn er den Export über die Vorerfassung getätigt hat, er nicht mehr an die Daten drankommt und er auch keine Summe sieht, die er an Kosten erfasst hat. Ist dieses nicht möglich oder kennen wir diese Funktion bloß nicht?

Mit Freundlichen Grüßen

Katja Ladegan

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metalposaunist
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Woran kann das liegen?

Das iPhone sagt aber: alles erfolgreich übertragen? Nicht, dass da noch was rumliegt, was nicht markiert wurde oder nicht ausgewählt wurde.

Können Sie uns da helfen?

Ich nehme an, Sie meinen das automatische Auslösen, wenn ein Beleg erkannt wurde? Ja, das funktioniert in der Tat nicht so zuverlässig, wie man sich das wünscht.

Unseren Mandanten empfehlen wir dann meistens noch eine 3. Anbieter App, die eine bessere Erkennung hat und die Belege als PDFs speichert. So muss man der upload mobil App nur noch diese PDF zu "fressen" geben.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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Ich empfehle Scanbot  als DATEV Marktplatz Lösung. Sehr gute App mit DATEVconnect online Schnittstelle, allerdings kostenpflichtig. Lohnt sich meiner Meinung nach aber auf jeden Fall, sobald man mehr als 2-3 Belege pro Monat hat.

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mosachse
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Auch wir raten dringend von "DATEV Belegupload Mobil" ab und empfehlen Scanbot

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metalposaunist
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Na von der App an sich nicht. Die braucht man ja, um überhaupt vom iPhone aus Belege nach UO hochladen zu können. Wenn man dann erst anfängt, die Fotos vom iPhone zu laden um sie dann via Belegtransfer oder upload online hochladen zu müssen ...

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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janruzycki
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das ist mal ne coole Empfehlung!

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mosachse
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Nein, das ist nicht richtig was Sie schreiben.
Scanbot verfügt in der kostenpflichtigen Business Version über eine direkte DATEV Schnittstelle (DATEV Connect Online) hinein in DATEV Unternehmen Online. Für die Schnittstelle DATEV Connect Online ist SmartLogin notwendig aber die App DATEV Belegupload Mobil braucht man zum Glück nicht.

Wir bleiben dabei: Die DATEV App "Belegupload Mobil" ist qualitativ in allen Belangen Scanbot unterlegen und Scanbot sollte trotz zusätzlicher Gebühr vorgezogen werden.

metalposaunist
Unerreicht
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Man lernt nie aus! Coole Sache! Hätte nicht geglaubt, dass es je eine andere App als die DATEV Apps gibt, die die Schnittstellen der DATEV nutzen. Dann ziehe ich meine Aussage zurück. Dann ist es ja noch viel einfacher. Top!

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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mosachse
Fachmann
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Gern geschehen.

In Punkto Schnelligkeit, Design und Bedienbarkeit ist Scanbot wirklich top. Die Scans befinden sich auch erstmal nur auf Ihrem Smartphone. Nur auf Wunsch wird in Cloud-Anwendungen (wie z.B. DATEV) hochgeladen. Darüberhinaus werden auf Wunsch diverse andere Cloud-Dienste unterstützt.

VG
Ein Tipp noch: nehmen Sie aus Gründen der Geschwindigkeit die OCR raus bei bei Scanbot und stellen Sie den Filter auf Schwarz-Weiß und nicht auf Farbe (Standard). Das ist aus unserer Sicht die optimale Einstellung für Buchhaltung / Reisekosten etc.

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metalposaunist
Unerreicht
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Wie groß werden die Belege dann? In der DATEV App lässt sich ja auch nur Graustufen einstellen, die die Belege immer min. 8x so groß machen, als nötig wäre.

OCR kann ja auch im Nachhinein im DATEV RZ laufen, wenn die Belege online sind.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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mosachse
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Eine typische Tankquittung ist mit Scanbot um die 200-250 KB. Kein so guter Wert, aber die Scanqualität habe ich dabei auch auf "Hoch". Dann kann man alles sehr gut erkennen. Vielleicht kann man den Speicherplatz noch optimieren mit "Medium" als Scanqualität.

Mir geht es im Alltag aber vor allem darum, dass Scanbot etwa um den Faktor 5 schneller ist als DATEV. Daher empfehlen wir es hauptsächlich den Mandanten.

In Bezug auf OCR haben Sie natürlich Recht. OCR wird über das RZ genutzt. Scanbot hat auch eine eigene OCR in der App. Damit kann man die Dokumente auf dem Smartphone durchsuchen. Das funktioniert auch ganz gut, aber der Prozess dauert länger. Daher nutzen wir es nicht.

In der Praxis zählt Schnelligkeit und einfache Bedienung.

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metalposaunist
Unerreicht
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Eine typische Tankquittung ist mit Scanbot um die 200-250 KB.

doch noch so groß - hm, das macht die DATEV App ggf. dann ja doch kleiner. Wenn man bedenkt, dass der gleiche Beleg wirklich gescannt in SW, 200/300dpi wohl nur gute 70KB haben wird.

Dann ist rechnerisch nach ca. 2000 Belegen das Standardvolumen ja schon weg und aus 3,50€ werden 6,00€.

Wenn man überlegt, dass man korrekt gescannt ca. 8500 Belege in knapp 800MB quetschen kann - das wären per App dann ja ... 3,4GB, was dann statt 6,00€ gleich 16,00€ bzw. knapp 18,50€ wären.

Hm, das gefällt mir nicht wirklich aber ist ggf. der Preis der Mobilität und des Nutzens.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
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ks-steuer
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Hallo, auch wir haben das Problem, dass Belege beim hochladen via DATEV App "verschwinden". Gibt es hier eine Info von der DATEV?

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mosachse
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Ich habe die Scanqualität jetzt mal runtergestellt bei Scanbot und konnte immer noch alles einwandfrei lesen. Man erkennt kaum einen Unterschied zu der hohen Scanqualität. Jetzt ist das Dokument 120 KB groß. Damit kann man ja wohl absolut leben. 

Zumal man nicht die Masse an Belegen mit Smartphones abfotografiert, sondern das Szenario nur für Kleinmandate mit geringen Belegvolumen genutzt wird bzw. für Außendienstler. Wenn viele Belege im Spiel sind, wird doch eh ein richtiger Scanner genutzt. Ehe 8000 Belege mit dem Smartphone abfotografiert werden dauert das viele viele Jahre.

Aber warum reden wir überhaupt über das Thema?

Weil die Speichergebühren im DATEV-RZ einfach völlig abgehoben und nicht zeitgemäß sind. Sonst würden wir das Thema gar nicht aufmachen.

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janruzycki
Einsteiger
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Auf der einen Seite sind natürlich die Speicherkontigente und die Preise dafür vollkommen daneben. Die Speicherkontigente sind zu niedrig und die Preise dafür zu hoch.

Auf der anderen Seite könnte man mit einer guten Optimierungssoftware hier auch viel Speicherplatz sparen.

Gerade was online versendete Belege angeht, in denen teilweise Schriftzeichen und Grafiken benutzt werden, ist eigentlich eine Optimierung auf unter 50kb ohne großen visuellen Verlust möglich.

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simoneschmid
Beginner
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Nachricht 16 von 17
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Zum Teil 2 Ihrer Frage: wir haben diese Problematik auch seit Einführung von "Meine Reisen" auf dem Schirm. Leider gibt es keine Möglichkeit die Summe der Reisekostenabrechnung zu sehen (außer über Vorschau - die lässt sich aber nicht drucken und ist viel zu komprimiert). Ich habe bei Datev zu diesem Thema schon mehrmals "vorgesprochen" und gebeten die gesamte Reisekostenabrechnung dem Erfasser als Bericht zur Verfügung zu stellen.

Praktisch habe ich das so gelöst, dass ich täglich die Reisekosten importiere, eine Reisekostenabrechnung erzeuge, als PDF erstelle und den Mitarbeitern zurück maile. Danach kann der Mitarbeiter mit dieser Abrechnung die Belege dazu legen und noch mal kontrollieren, ob die Gesamtabrechnung mit Verpflegung und KM-Geld stimmt. Falls Fehler sind, muss ich diese im Reisekosten Classic korrigieren.

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DATEV-Mitarbeiter
Loan_Bui
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Guten Morgen Frau Ladegan,

wir konnten intern dieses Verhalten der Upload-App nicht nachstellen.

Dabei haben wir mehrere Kombinationen aus importierten Fotos, aufgenommenen Einzelfotos und Mehrfachfotografie getestet.

Sollten weiterhin Probleme beim Upload auftreten, können Sie einmal prüfen, ob das iPhone auf dem aktuellsten Stand ist ( iOS V.12.1).

Deinstallieren Sie die App DATEV Upload mobil danach einmal komplett und installieren Sie diese mit der aktuellsten Version aus dem iTunes-Store erneut.

Die Randerkennungsautomatik funktioniert am besten bei einem hohen Kontrast zwischen Belegbild und Unterlage (z.B. schwarzer Tisch) sowie bei einer guten Ausleuchtung des Belegs (am Fenster ggf. mit Blitz). Sollte die Auslöseautomatik dennoch Belege nicht richtig abfotografieren, können Sie in den manuellen Modus wechseln und erst dann auslösen, wenn die Randerkennung den gesamten Beleg erfasst hat. 

Mit freundlichen Grüßen

Loan Bui

DATEVeG

Produktmanagement DATEV Unternehmen online

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letzte Antwort am 19.10.2018 08:02:44 von Loan_Bui
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