DATEV: Wunsch EMail-Vorlage Rechnungsversand

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Liebe DATEV-Mitarbeiter,

liebe Entwickler,

danke für die schöne Möglichkeit, EMail-Vorlagen für den elektronischen Versand von ZUGFERD-/elektronischen Rechnungen zu erstellen. Ich hab da was entworfen, das sieht richtig, richtig gut aus. Unser Logo inklusive.

Beim Generieren der ersten Mail die große Enttäuschung:

Nur Text, kein Logo, alles unformatiert.

Die große Suche geht los, woran es wohl liegen mag. In Outlook, im Rechnungsprogramm, in der Programmhilfe, ein Test nach dem anderen, keine Veränderung. Suche in der Community und in der Info-Datenbank. Aha, fündig geworden: "Beim Einzelversand von ZUGFeRD- und Digitalen Rechnungen wird eine E-Mail im Textformat erstellt. Beim Einzelversand werden die Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen oder farbig) sowie in der Vorlage hinzugefügte Grafiken nicht übernommen."

Das verstehe ich nicht, liebe DATEV. So ein schönes Tool, und dann DAS...

Ich bin aber auch nur ein einfacher Rechenknecht.

Das Mindeste, was nötig wäre, ist ein Hinweis in dem Fenster, in dem die EMailvorlage erstellt werden kann:

Beim Einzelversand von ZUGFeRD- und Digitalen Rechnungen wird eine E-Mail im Textformat erstellt. Beim Einzelversand werden die Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen oder farbig) sowie in der Vorlage hinzugefügte Grafiken nicht übernommen.

(...am besten in der Farbe ROT.)

Das hätte mir jede Menge Zeit erspart. Und anderen Usern wahrscheinlich auch.

Das Optimum wäre natürlich die entsprechende Umsetzung für den Einzelversand.

Vielen Dank und freundliche Grüße,

Tobias Maaß

[#2]

Ja, das ist so korrekt. Das Problem haben wir auch aber eigentlich ist der Einzelversand - zumindest, wenn man Exchange einsetzt, völliger Humbug, da dann ja meist immer von einer personalisierten E-Mail-Adresse verschickt wird; ich aber kein Unternehmen kenne, die das tun.

Da kommt dann der SMTP-Versand zum Einsatz, wo dann von rechnung@kanzlei-adresse.kürzel verschickt wird.

Sieht für mich professioneller aus.

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Also, wir nutzen in unserer Mini-Kanzlei Outlook, nicht Exchange.

Ich habe kein Problem damit, wenn meine Mailadresse als Absender verwendet wird.

Das ist aber auch nicht das Thema. Ich habe aber ein Problem damit, wenn Software heutzutage nicht intuitiv nutzbar ist.

Was zB ist bitte Massenversand? Das wird NIRGENDS erklärt! Ich möchte an EINEN Mandanten EINE Rechnung verschicken. Wofür brauche ich einen Massenversand? - Mag sein, dass das es den Begriff im Exchange-Umfeld gibt. Ich bin Steuerberater, sehr EDV-interessiert und für neue Ideen immer offen, aber ich kann deswegen noch lange nicht alles wissen. Da ist es Aufgabe des Heers der DATEV-Entwickler, Anwender, die so dumm sind wie ich, abzuholen.

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Bei uns funktioniert der Versand unserer Rechnungen bei sehr vielen Mandanten in elektronischer Form.

Der Mandant erhält eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang. Die Rechnung entspricht genau unserem Corporate Design mit Logo und allem.

Sofern es ein Unternehmen-Online-Mandant ist, erhält er zusätzlich die Rechnung automatisch ins Portal Unternehmen Online. (siehe Bildausschnitt)

Der Prozess funktioniert vollautomatisch nachdem die Rechnungen geschrieben wurde. Sie müssen keine E-Mail selbst schreiben, sondern das funktioniert über den Massenversand. Sie sollten auch unbedingt den Massenversand nehmen. Der Absender ist rechnung@stb.....de und nicht Ihre persönliche E-Mail-Adresse.

Insgesamt funktioniert das einwandfrei. Wir verstehen nicht so richtig die Kritik ehrlich gesagt. Das ist doch mal eine der Sachen, die DATEV ganz gut gelöst hat! Normalerweise hätte ich der DATEV da noch viel mehr Probleme zugetraut (Stichwort Mail-Verschlüsselung etc.) Zum Glück wurde das nicht gemacht.

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Hallo Herr Maaß,

der Hinweis zu den Formatierungen greift nur für den Massenversand von Rechungen. Einen entsprechenden Hinweis finden Sie in der Vorlagenbearbeitung:

https://www.datev.de/dnlexom/api/content/v01/image/st2578842763.png

"Legen Sie hier den Nachrichtentext zum Hochladen nach DATEV Unternehmen Online / zum elektronischen Rechnungsversand fest. Ziehen Sie die Platzhalter an die gewünschte Position. Formatierungen (z. B. fett, kuriv) gelten nur für den Massenversand."

Sie haben natürlich recht! Die Unterscheidung zwischen Einzel- und Massenversand muss eindeutig hervorgehen. Im ersten Schritt wird bis spätestens nächste Woche das enstprechende Info-Dokument angepasst:

ZUGFeRD-Rechnungen und Digitale Rechnungen erstellen und versenden in Eigenorganisation compact / classic

Der Massenversand kann ohne Micrososft Exchange verwendet werden. Ein eingerichtetes SMPT-Konto kann als Absenderadresse für den Versand der Rechnungen verwendet werden. Eine entsprechenden Anleitung zur Einrichtung des SMPT-Kontos finden Sie hier:

Basisdienste E-Mail - Einstellungen

Mit freundlichen Grüßen und noch einen schönen Tag!

Thomas Puritscher

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Für den Massenversand ist doch kein Exchange erforderlich. Ich persönlich finde den Massenversand komfortabler als den Einzelversand. Aber das ist vielleicht Geschmackssache.

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rHallo,

Entschuldigung, ich bin Anfänger in diesem Bereich auf Unternehmensseite

wir nutzen das Auftragswesen, gibt es dort auch die Möglichkeit des Rechnungsversands als Massenversand?

Wie ist dies einzustellen?

Viele Grüße

Christian