Kosten von einer auf eine andere Kostenstelle übertragen

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Hallihallo liebe Mitstreiter,

ist es möglich innerhalb der Kostenstellen "umzubuchen"?

Ich habe eine Sammelkostenstelle, bei der jetzt Kosten raus und auf eine neu anzulegende KSt müssen, damit die SammelKst "bereinigt" und die neue KSt verteilt werden kann.

Wie lässt sich das ändern, ohne dass jede einzelne Buchung bzw. eine größere Umbucherei notwendig ist.

LG in die Runde

Achso, ich arbeite mit Datev Rechnungswesen

[#2]

Guten Tag ste lie!

Ich sehe hier mehrere Ansätze, die ohne Umbuchungsaufwand möglich sind. Alle haben aber Vor- und Nachteile.

Sie legen die neue Kostenstelle unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kostenstellen/-träger an und tragen in den Steuerungsdaten unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten, Register FIBU-Buchungen die neue Kostenstelle als Sammelkostenstelle ein. Diese kann dann weiter verteilt werden (z. B. durch eine Umlage).

Vorteil: Das ist die einfachste Möglichkeit.

Nachteil: Die neue Kostenstelle ist dann de facto auch eine „Fehlerkostenstelle", da ja auf der Sammelkostenstelle alle Buchungen auf kost-relevante Konten ausgewiesen werden, die ohne Kostenstelle gebucht wurden oder die eine Kostenstelle enthalten, die in den Stammdaten noch nicht angelegt wurde. Das bedeutet, dass auch alle zukünftigen „fehlerhaften" Buchungen auf diese Kostenstelle gebucht werden.

Sie legen für jede Kostenart (= BAB-Zeile), die Buchungen auf der Sammelkostenstelle enthält, unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Umlagen eine Umlage an (sogenannte Mehrfachumlagen). Für jede Umlage geben Sie dann als empfangende Kostenstelle die neue Kostenstelle mit Anteil 1 an. Dadurch werden automatisch alle Buchungen auf die Sammelkostenstelle auf die neue Kostenstelle umgebucht. Damit nicht auch zukünftig alle fehlerhaften Buchungen von der Sammelkostenstelle auf die neue Kostenstelle umgebucht werden, sollten Sie den Gültigkeitsbereich der Umlagen nur von Jahresbeginn bis zum aktuellen Monat festlegen. Die Einrichtung von Umlagen ist im Dokument Kostenrechnung: Umlage mit fixen Anteilen einrichten auf der Informations-Datenbank beschrieben.

Vorteil: Die bisherige Sammelkostenstelle bleibt als Fehlerkostenstelle erhalten.

Nachteil: Aufwändig, da neben den Umlage-Stammdaten auch für jede Umlage eine sogenannte Umlage-Be- und Entlastungszeile in der BAB-Zeilenstruktur angelegt werden muss.

Sie legen für alle Konten, die bisher auf die Fehlerkostenstelle gebucht wurden (in der Regel alle Buchungen auf koste-relevante Konten ohne Kostenstelle im Buchungssatz) unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kontenverteilungen eine Kontenverteilung an. Dann werden alle Buchungen, die mit diesen Konten ohne Kostenstelle erfasst wurden, automatisch auf die neue Kostenstelle gebucht. Auch hier sollten Sie bei jeder Kontenverteilung den Gültigkeitsbereich von Jahresbeginn bis zum aktuellen Monat eingrenzen. Wie man eine Kontenverteilung anlegt,wird im Dokument Kostenrechnung: Einrichten einer Kontenverteilung mit fixen Anteilen auf der Informations-Datenbank detailliert beschrieben.

Vorteil: Dis bisherige Sammelkostenstelle bleibt als Fehlerkostenstelle erhalten.

Nachteil: Ebenfalls relativ aufwändig.

Sie importieren alle FIBU-Buchungen in die Kostenrechnung und legen fest, dass die Kostenrechnung erst wieder ab dem nächsten Monat direkt die FIBU-Daten auswertet. Dies bedeutet, dass bis zum aktuellen Monat die importierten Stapel und ab dem Folgemonat wieder die Daten aus der Finanzbuchführung ausgewertet werden. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Steuerungsdaten, Register FIBU-Buchungen.
• Wählen Sie bei FIBU-Buchungen auswerten ab Monat 09/2018 aus.
• Importieren Sie anschließend alle FIBU-Buchungen aus der FIBU in die Kostenrechnung. Sie können dann bis einschließlich August 2018 unter Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Stapel jeden Stapel ändern und die fehlende Kostenstelle (in der Regel die von Ihnen neu anzulegende Kostenstelle) nacherfassen.

Wie Sie FIBU-Stapel  in die Kostenrechnung importieren können, erfahren Sie im Dokument FIBU-Stapel in die Kostenrechnung importieren auf der Informations-Datenbank.

Vorteil: Das ist die sauberste Lösung, da jede Buchung eine Kostenstelle erhält.

Nachteil: Möglicherweise hoher Nacherfassungsaufwand, da für jede fehlerhafte Buchung die neu anzulegende Kostenstelle eingetragen werden muss. Falls es nicht sehr viele Buchungen sind, die bisher auf die Sammelkostenstelle gebucht wurden, hält sich der Aufwand aber in Grenzen.

Ich hoffe, dass eine dieser Möglichkeiten Ihr Problem ohne allzu großen Aufwand löst.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung

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Sehr geehrter Herr Bleyer,

vielen Dank für die ausführliche Antwort/Anleitung.

Die letzte der Varianten ist die bessere, aber zu aufwändig für uns.

Ich dachte, man könnte es auch so machen:

Ich hab statt den Stapel zu importieren jetzt die betreffenden Konten hergenommen, über Excel die Summen gezogen und  in der Erfassen-Maske als Buchungssatz den Betrag eingetragen, das Aufwandskonto als Konto und Gegenkonto (ich weiß, das macht man eigentlich nicht) und die neue angelegte KSt und die AltKst eingetragen.

Wenn ich jetzt den BAB berechne,  hat meine alte SammelKst entweder noch mehr Minus  als vorher (eigentlich sollte sie ins Plus gehen) oder die Auswertung dieser KST bleibt leer. Also auch die Umsätze sind alle weg.

Geht das so einfach nicht oder ist meine Einstellung (ab 09/2018) falsch?

LG

[#4]

und die neue angelegte KSt und die AltKst eingetragen.

Wie machen Sie das? Sie können doch nur EINE Kostenstelle pro Buchung erfassen?

Aber es kann m.E. gar nicht funktionieren, da sich die Soll- und Habenbuchung durch Erfassung als Konto und Gegenkonto ohnehin gegeneinander aufheben.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#5]

Ich gehe im Mandanten auf Erfassen-KLR- und lege einen Stapel an und dort sind dann in der Buchungsmaske zwei KSt erfassbar. Die Buchung dürfte theoretisch gar nicht in der FiBu sichtbar sein, deshalb dachte ich, dass man das betreffende Konto als Konto und Gegenkonto nehmen könnte, da sich ja innerhalb des Kontos der Aufwand nur auf eine andere KSt verlagert.

[#6]

guten Tag ste lie!

Das wird so nicht funktionieren. Sie können zwar die einzelnen Beträge der Sammelkostenstelle über die KOST-Erfassung auf die neue Kostenstelle buchen. Sie müssen dazu im Feld "Konto" das gleiche Konto eingeben wie im Ursprungsbuchungssatz, der auf die Sammelkostenstelle gebucht wurde und die Buchung auch auf der gleichen Seite (Soll oder Haben) buchen wie die Ursprungsbuchung.

Allerdings bleibt der Betrag auf der Sammelkostenstelle stehen - auch dann, wenn Sie diese im Feld "Alt.-Kst." eintragen. "Alt-Kst." bedeutet nicht etwa "alte Kostenstelle", sondern "Alternativ-Kostenstelle". Dieses Feld wird von der Kostenrechnung nicht ausgewertet und hat nur Informationscharakter.

Ebenso verhält es sich mit dem Feld "Gegenkonto". Auch dieses Feld wird nicht ausgewertet und hat nur Informationscharakter, da eine KOST-Buchung nur ein Konto benötigt.

Eigentlich dürfte sich dadurch der Wert auf der Sammelkostenstelle gar nicht ändern, da ja das Feld "Alt.-Kst." nicht ausgewertet wird. Es sei denn, Sie haben im Feld "Kst." die Sammelkostenstelle und im Feld "Alt.-Kst." die neue Kostenstelle eingegeben. In diesem Falle würde sich dadurch der Wert auf der Sammelkostenstelle erhöhen (noch mehr Plus im Falle einer Habenbuchung oder noch mehr Minus im Falle einer Sollbuchung) und auf der neuen Kostenstelle hätten Sie gar keinen Wert (Neue Kst. = "Alt.-Kst." = keine Auswertung).

Alternativ könnten Sie die Werte auf der Sammelkostenstelle auch über Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen (IBL) von der Sammelkostenstelle auf die neue Kostenstelle umbuchen. Diese Möglichkeit habe ich bei meiner letzten Antwort nicht erwähnt, da Sie ja die Sammelkostenstelle ohne großen Buchungsaufwand leeren wollten. Bei einer IBL müssen Sie aber jede Kostenart (= jede Zeile der Sammelkostenstelle, die einen Wert enthält) manuell mittels IBL-Bewegungssätzen umbuchen. Allerdings müssen Sie für die abgebende Kostenstelle (Sammelkostenstelle) eine IBL-Be- und Entlastungszeile in der Zeilenstruktur einrichten. Die Umbuchungen erfolgen dann über "Erfassen | Kosten- und Leistungsrechnung | Innerbetriebliche Leistungen". Wie Sie Innerbetriebliche Leistungen einrichten und erfassen, ist im Dokument Erste Schritte mit Innerbetrieblichen Leistungen (IBL) ausführlich beschrieben.

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung

[#7]

Hallo Herr Bleyer,

das erklärt so einiges.

Ich hatte so gehofft, dass es auch mal schnell und einfach geht. Für großen Aufwand fehlt mir einfach die Zeit und was die Einrichtung der KLR angeht, stecken wir noch in den Anfängen und das wir mehr unterteilen müssen, hat sich leider jetzt erst gezeigt.

Ich überlege gerade, wenn man fehlerhafte Buchungen stornieren kann, könnte man dann nicht auch einfach die zusammengefassten Beträge als Sammelbuchung auf den jeweiligen Konten über ein Verrechnungskonto in der FiBu machen  und dabei die KSt bereinigen. Das ist zwar nicht so sauber, aber ich kann nicht  hunderte von Buchungen korrigieren.

Oder hat das den gleichen Effekt, das die Kosten trotzdem auf der Sammelstelle stehen bleiben?

MfG

[#8]

Guten Tag ste lie!

Über ein Verrechnungskonto könnten Sie zwar die zusammengefassten Beträge auf die neue Kostenstelle buchen. Die Sammelkostenstelle würde dadurch aber trotzdem nicht aufgelös, da ja die ursprünglichen FIBU-Stapel ohne Kostenstelle immer noch existieren und deshalb auf die Fehlerkostenstelle 9999 gebucht werdent. Ich sehe nur zwei Möglichkeiten, die Sammelkostenstelle aufzulösen:

1. Die FIBU-Stapel in die Kostenrechnung importieren und dann die Buchungen ohne Kostenstelle um die neue Kostenstelle ergänzen. Kommt aber nicht in Frage, da der Nacherfassungsaufwand zu groß wäre.
2. Kontenverteilungen einzurichten.

Ich denke mal, die Lösung über Kontenverteilungen wäre diejenige mit dem geringsten Aufwand. Sie schauen einfach auf der Sammelkostenstelle, in welchen Zeilen Beträge vorhanden sind. Dann sehen Sie in der Zeilenstruktur (Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Zeilenstruktur) nach, welche Kontenbereiche in diesen Zeilen abgefragt werden. Für jeden dieser Kontenbereiche (nicht für jedes einzelne Konto) legen Sie unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Kontenverteilungen eine Kontenverteilung mit fixen Anteilen an. Den zugehörigen Verteilschlüssel müssen Sie nur einmalig anlegen. Er kann dann jeder Kontenverteilung zugeordnet werden. Im Verteilschlüssel geben Sie folgende Daten ein:

• Beim Gültigkeitszeitraum im Feld "Von Monat" den ersten Monat des Wirtschaftsjahres und im Feld "bis Monat den aktuellen Monat
• Als empfangende Kostenstelle die von Ihnen neu angelegte bzw. neu anzulegende Kostenstelle.

Sie können auch zuerst den Verteilschlüssel anlegen (unter Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | Verteilschlüssel) . Bei der Anlage der Kontenverteilungen wählen Sie dann einfach immer diesen Verteilschlüssel aus (es gibt dafür ein entsprechendes Auswahlfeld).

Falls Sie mit der Einrichtung der Kontenverteilungen nicht zurechtkommen, melden Sie sich bitte bei uns im Service Kostenrechnung unter der Telefonnummer 0911 319-34720. Wir helfen Ihnen gerne!

Mit freundlichem Gruß

DATEV eG

Heinz Bleyer

Produktmanagement und Service Kostenrechnung

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Vielen herzlichen Dank Herr Bleyer.

Das wird wohl die beste und schnellste Lösung sein.

LG

und einen schönen Tag