Sicherung Rechnungswesen und Steuerprogramme

[#1]

Hallo,

ich habe den Auftrag die Mandantenübersicht im RZ mal durchzuschauen und nicht mehr benötigte Mandanten zu löschen.

Jetzt habe ich einen Mandanten, bei dem noch KRWE-Daten bis 2012 vorhanden sind. Den Mandant gibt es aber nicht mehr. Bin ich jetzt auf der sicheren Seite, wenn ich bei Mandanten, wo ich definitiv weis die gibt es nicht mehr oder kommen nicht mehr, wenn ich deren Leistungen bei uns am PC sicher und dann im RZ lösche? Denn das was bei uns auf dem Rechner ist, ist ja nichts anderes als das was im RZ liegt.

Danke

[#2]

Hallo,

ich würde nicht empfehlen die Daten im RZ zu löschen, solange die Aufbewahrungsfrist nicht abgelaufen ist. Es sei denn die Daten wurden an einen anderen Steuerberater übertragen.

Die Daten im RZ sind ja das Backup falls die Rechner/Server im Büro zerstört werden.

Welche Daten Ihres Unternehmen im RZ gelöscht werden sollen, müsste die Geschäftsleitung einmal grundsätzlich entscheiden. Dann können Sie anschließend die Datenbestände prüfen/löschen.

Beste Grüße

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Guten Morgen,

ja eben, das Thema Aufbewahrungsfrist hemmt mich halt auch etwas. Der Chef möchte halt gerne keine Mandanten im Rechenzentrum speichern die definitiv nicht mehr kommen oder wie auch immer. Deswegen würde ich ja die Leistungen vorab bei uns sichern, zur Sicherheit. Klar, kann es passieren das die Rechner/Server hier mal "krachen" gehen. Aber wir sichern ja zusätzlich noch jeden Tag noch auf Diskette. Da hätte ich ja auch nochmal die Daten falls den Rechnern/Servern was passiert.

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Guten Morgen,

wenn Sie sich absichern wollen, machen Sie eine Liste mit den Beständen, tragen ein was Ihrer Meinung nach gelöscht werden kann und lassen sich das von Chef quittieren oder schicken ihm das per E-Mail. Mögliche Bedenken können Sie darauf ja notieren bzw. wo die Daten dann nur noch gespeichert sind.

Wenn die Anweisung vom Chef lautet, löschen, dann löschen Sie die Daten. Als Angestellte arbeiten Sie auf Anweisung und mit dem Beleg können Sie das dann auch nachweisen.

Ich hoffe das gibt Ihnen genug Sicherheit.

Beste Grüße

S. Sachau

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Man bekommt ein ziemlich förmliche Mitteilung über die RZ-Bestände, die zu löschen sind bzw. deren Löschung man über die Mandantenverwaltung-RZ man beauftragt hat. Das ist zudem kostenlos.

Das ganze ist in den DATEV-Mitteilung dann protokolliert. Ausdrucken, dem "Chef" geben, fertig.

Und ja: falls Bestände nicht gelöscht werden sollen, dass dem Chef aber erst nach ein paar Wochen einfällt, kann man das durchaus nochmal revidieren. Steht aber alles auf dem Anschreiben, das DATEV dann generiert....

[#6]

Hallo,

ich würde für Mandanten für die noch Aufbewahrungsfrist vorliegt eine Archiv-DVD anfordern, dann kann man die Daten im Rechenzentrum löschen und diese im Zweifel dem Mandanten gegen Quittung übergeben.

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Die Kosten für eine Archiv-DVD sind aber nicht ganz ohne.

Laut Preisliste 30,00 € je DVD.

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Nun ja. Ein neues Geschäftsfeld. Warum auch nicht.

Mal sehen, wie lange der Preis hier stehen bleibt...

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Hallo,

da gebe ich Frau Sachau wieder recht. Wenn ich für alle Mandanten die nicht mehr benötigt werden, aber die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, eine Archiv DVD erstellen wollen würde, da wird es ziemlich Kostenintensiv. Und außerdem kann ich die DVD´s dann nicht mal aushändigen, da die Mandanten ja nicht mehr greifbar sind.

Reicht es dann nicht, die Daten auf einen USB-Stick zu machen? Kostet nichts, die Daten sich gesichert und dann könnte man sie doch trotzdem aus dem RZ löschen.

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Dann müssen Sie aber trotzdem den Stick erstellen. Und dafür sorgen, dass dieser auch funktioniert (da gibt es schon mal Ausnahmen).

Aufwand haben Sie immer.

[#11]

Moin,

ich würde die Daten lieber im Kanzleibestand lassen. Vielleicht in einem anderen Datenpfad, aber so, dass der TRAFO bei Updates immer mit drüber läuft.

Ob die REWE-Version von 2028 Ihre Sicherung von dem Stick noch einlesen kann?

Gruß aus Hamburg

[#12]

Hallo,

der Aufwand ist meiner Meinung nach nicht das Problem. Es geht hier mehr um die Kosten. Ich müsste dann einige DVD´s bestellen, die Kosten bleiben an der Kanzlei hängen und die DVD´s werden nicht ausgehändigt. Das heißt, es müssen Sachen gesammelt und aufbewahrt werden, weil sie kein Mandant holt und nach der Aufbewahrungsfrist kommen die Sachen in den Müll. Das denke ich, soll vermieden werden. Deswegen suche ich einen effektiveren Weg zu finden.