Löschen der Daten nach Mandatsübertragung

[#1]

Hallo Community!

Wir diskutieren jetzt seit einiger Zeit über dieses Thema - aber so wirklich weitergekommen sind wir nicht.

Darf der Steuerberater ALLE Daten, die er/sie dem neuen Kollegen übergibt, auch anschließend löschen - bzw. muss er das nicht sogar?

Oder gelten doch noch Aufbewahrungsfristen, obwohl der Mandant bzw. all seine Daten jetzt von jemand anderem bearbeitet werden?

Es wäre toll, wenn wir auf diesem Weg zu einem Ergebnis kommen ...

Viele Grüße

Dagmar

[#2 · Accepted solution]

Nach einem erfolgreichen RZ- Übertrag sehe ich kein Problem bei der Löschung des Quell- Bestandes.

Anders beim PC- Bestand.

Problem: Wurde wirklich "alles" übertragen? In der Praxis gibt es das Problem der nicht gesendeten JA- Buchungen, usw. die unauffällig am PC schlummern.

Dann würde ich aus Haftungs- und Regreßgründen nach einer Trennung vom Mandanten nicht alles sofort vernichten.

-> Inaktiv stellen und im System liegen lassen.

Was passiert, wenn später wichtige Unterlagen fehlen, die nach der Erinnerung der alten Kanzlei vorhanden waren und übergeben wurden?

[#3]

Unbekümmert würde ich als Berater die Unterlagen grundsätzlich für weitere Rückfragen speichern, solange die Aufbewahrungsfrist besteht.

Wenn der Mandant nach der DSGVO auf die Löschung besteht, würde ich der Bitte nachkommen (müssen), den Wunsch des Mandanten jedoch dokumentieren. Man sollte dem Mandanten sagen, dass ein Datenbestand der im RZ gespeichert ist zwar etwas kostet, aber als Rückversicherung sinnvoll ist, da der "neue" Steuerberater ausfallen könnte. Auch auf spätere Rückfragen kann ich reagieren, weil ich den Datenbestand noch im Zugriff habe.

Daten, die ich jedoch für meine Unterlagen gefertigt habe und die ich benötige um meine Dokumentation aufrecht zu erhalten würde ich nicht löschen.

Die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten liegen immer beim Mandanten und in dessen Verantwortung. Wenn der Steuerberater noch Daten - in welcher Form auch immer - hat, die der Mandant bereits geschreddert hat, ist das ein Glücksfall, wenn diese Unterlagen nochmals benötigt werden.

Grundsätzlich muss der Mandant eine genaue Ansage vom Steuerberater bekommen, was dieser speichert und aufbewahrt und wie teuer der "Spaß" ist.

Und der Mandant ist verpflichtet zu sagen, was er will. Zu guter Letzt liegt alles in der Verantwortung des Mandanten. Klare Aussagen verhindern trotzdem Rechtstreitigkeiten.

Der Steuerberater wird und kann nicht jeden Beleg und jeden Datensatz tilgen. Handakten werden immer im Bestand des Beraters bleiben. Elektronische Handakten-Daten müssen auf jeden Fall aufgehoben werden und sind nicht vom Löschungswille des Mandanten betroffen (analog zur Papierakte).

Gruß

Martin Heim

[#4]

Beim RZ-Übertrag via DATEV werden ja alle Daten schon gelöscht. Damit ist das Problem ja erledigt.

Die Daten "wandern" ja 1:1 an den neuen Berater.

Interessant wird die Sache bei unterschiedlicher Auslegung der DS-GVO (z.B. Löschung der Daten) vs. gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

[#5]

Die Daten werden nur gelöscht, wenn Sie das auf dem Formular auch ankreuzen.

[#6]

Herr Schreiber hat Recht.

Es soll eben auch die Möglichkeit bestehen, dass der abgebende Steuerberater Arbeiten noch fertigstellen kann und w.o. erwähnt für "später" speichern kann.

Deshalb ist eben eine klar definierte und kommunizierte Speichermöglichkeit zu vereinbaren.

I.d.R. geben wir als Kanzlei vor, dass wir die Daten nach 6 Monaten löschen. Der Mandant bzw. der empfangende Steuerberater hat dann die Möglichkeit zu überprüfen, ob eine Löschung im RZ aufrecht erhalten werden kann.

Inwieweit die Daten noch in der Kanzlei selbst zur Verfügung stehen (komplett im laufenden Zugriff) oder in einer Datensicherung ist individuell zu prüfen und mittels DSGVO zu regeln.

[#7]

Hallo Herr Schreiber, davon bin ich ausgegangen. Stimmt natürlich. Hat sich wohl so etabliert, Macht der Gewohnheit.

Andere Frage: Muss das Formular denn nicht geändert werden aufgrund der DS-GVO?

Zumindest sieht ja auch Herr Heim diesen Aspekt so "mittels DSGVO zu prüfen").

[#8]

Nachdem sichergestellt wurde, dass alle Daten vollständig übertragen wurden, sollten aus meiner Sicht alle Daten unverzüglich gelöscht werden (RZ sowie PC-Bestände). Natürlich nur, wenn keine "Nacharbeiten" vereinbart wurden.

Einerseits gehe ich hierbei von einer Verpflichtung aus - auch im Zuge der DSGVO / es sind die Daten des Mandanten - andererseits dient es der Vermeidung von unnötiger Datenverwaltung und RZ-Kosten. Auch könnte man die Sichtweise vertreten, dass eine "doppelte" Buchführung hinsichtlich doppelter Datenbestände zu vermeiden sind.

Natürlich sollten zumindest aussagekräftige Arbeitsergebnisse weiterhin zu Nachweiszwecken aufbewahrt werden. Bei der Buchführung könnten dies z.B. alle Kontenblätter aller Jahre als pdf sein. Aus dem Lohn erstellen wir eine Datei mit allen Auswertungen, zudem Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Steuerbescheide.

[#9]

Das Problem an der Sache ist, dass der Mandant dieses Formular (i.d.R.) nicht zu Gesicht bekommt.

Die Angelegenheit wird zwischen den Beratern gelöst, wobei nur der abgebende Berater die Löschung beantragen kann.

Die Löschung der Daten muss m.E.  vom Mandanten ausgehen. Dazu muss aber der neue Berater seinen neuen Mandanten in Kenntnis setzen oder der abgebende Berater geht - wie man heute sagt - "proaktiv" auf den Ex-Mandanten zu.

In den Vorschlägen der DATEV im Procheck-Bereich heißt es mehr oder weniger lapidar, dass die Daten im Rechenzentrum gelöscht werden sollen und der Datenbestand in der Kanzlei inaktiv gesetzt und gelöscht werden soll. Die DSGVO ist hier wohl in das Muster noch nicht eingearbeitet.

[#10]

Hallo Frau Imhof,

Sie merken, dass die Antwort nicht pauschal ausfallen kann. Jede Kanzlei arbeitet unterschiedlich, so wie unsere Mandanten alle ihre Besonderheiten haben. Das Finanzamt, die Steuerberaterkammern, die Datenschützer und die Ex-Mandanten haben sicher jeder eine eigene Meinung hierzu.

Eine Lösung, den Datenbestand auszudrucken, halte ich für sinnvoll, da dann, der DSGVO folgend, der elektronische Datenbestand gelöscht werden kann. Fraglich ist, ob der Ausdruck als PDF dem widerspricht und doch eine elektronische Speicherung dadurch stattfindet.

Aus meiner Sicht bleiben Fragezeichen?

Über den dicken Daumen gesehen und alle rechtlichen Fragestellungen ausgeblendet:

Was spricht gegen eine Speicherung der Daten in der Kanzlei? Außer Speicherplatzverbrauch. Und was sind die Konsequenzen, wenn der Steuerberater widerrechtlich die Daten speichert?

Diese Sachen sind in die Überlegungen einzubeziehen.

[#11]

Ja, wir lassen uns die Datenlöschung als Abgebender immer vom Mandanten unterschreiben und kommunizieren im Vorfeld mit dem aufnehmenden Berater um Missverständnisse zu vermeiden.

Bei den meisten klappt das wunderbar, bei einigen klappt aber gar nichts, weil entweder Desinteresse herrscht oder vollkommenes Unverständnis über die technischen Hintergrund (insbesondere beim Lohn).

Der Mandantenübertrag (in jede Richtung) ist wie eine Schachtel Pralinen.... 

[#12]

Eben. DS-GVO ist in diesem Kontext noch überhaupt nicht zu finden. Deswegen wollte ich das gestern in meinem ersten Post  nur anreissen.

@ Alexander Schreiber: Bin zudem auch davon ausgegangen, dass Frau Imhof der Beraterseite angehört. Das Dokument also kennt/kennen kann.

Letztendlich hier vielleicht auch mal die Frage an die DATEV, wie man das ganze im DS-GVO-Kontext abbilden kann (evtl. Checkliste in ProCheck?).

Mir stellt sich hier u.a. die Frage nach Bestände von Mandanten auf der jährlich zu erstellenden Kanzlei-Lohn-Archiv-DVD. Bestände, die hierauf gespeichert sind, können ja nicht gelöscht werden. Wie verhält es sich also mit dem Recht, das Daten gelöscht werden müssen/können?

Quintessenz ist ja Ihre Aussage:

"Sie merken, dass die Antwort nicht pauschal ausfallen kann. Jede Kanzlei arbeitet unterschiedlich, so wie unsere Mandanten alle ihre Besonderheiten haben. Das Finanzamt, die Steuerberaterkammern, die Datenschützer und die Ex-Mandanten haben sicher jeder eine eigene Meinung hierzu."

[#13]

Wow! Vielen herzlichen Dank für die zahlreichen Antworten!

Um es kurz aufzuklären - nein, ich bin keine Beraterin, sondern Angestellte eines DATEV-Systempartners und eher auf der Datenschutzseite. Ich habe diese Thematik schon mit einigen Steuerkanzleien durchgesprochen, aber nie sind wir auf eine eindeutige Aussage gekommen.

Letztendlich habe ich die Frage hier in den Raum gestellt, da es ja JEDE/N Steuerberater/in betrifft. Ich nehme also mit, dass es dazu keine klare bzw. pauschale Aussage gibt.

In Zukunft werde ich den Beratern raten, die Daten im RZ (alleine schon aus Kostengründen) zu löschen und den Mandant auf inaktiv zu setzen. Nach der Aufbewahrungsfrist sollten die Daten aber dann tatsächlich komplett gelöscht werden. Wobei die bessere Lösung natürlich wäre, sich eine schriftliche Vorgehensweise vom Mandanten einzuholen, wenn vor dem Wechsel noch Kontakt besteht.

Nochmals vielen Dank!

D. Imhof

[#14]

Vielen Dank für Ihre Antwort.

Und vielen Dank für die Diskussion, die Sie ja angeregt haben!

Wie man sieht, ist das ganze Konstrukt "Mandantenübertrag" verbunden mit -löschung ein durchaus komplizierter Prozeß. Auch wenn es nur ein paar Klicks sind...

Zumal wir ja hier nur den "einfachen" Fall des RZ-Übertrags diskutiert haben.

Ihre Rückmeldung dazu fand ich klasse. Oftmals bleibt die aus....

[#15]

Da bin ich voll bei Ihnen.

[#16]

Noch ein aller letzter Gedanke dazu.

Was ist mit Datensicherungen (Jahres-, Monatssicherungen etc.), die irgendwo in einem Tresor, ASP-RZ, Schreibtisch usw. liegen. Wie geht die DSGVO damit um, wenn dort diese Daten ebenfalls gespeichert sind?

Damit soll es aber gut sein. Also Grauzone.

Danke für Ihre Rückantwort Frau Imhof.

[#17]

Lach … mit diesem Thema wird man sowieso nicht fertig!

Also - zum einen sollte ja jedes Unternehmen ein Löschkonzept haben. Um zu wissen, wo man löschen muss, wird zunächst geklärt, WO überall Daten eines Mandanten liegen. Der Aufwand, mit dem diese Daten gelöscht werden können, muss in erträglichem Maß liegen. Wie soll man z.B. von einem sequentiell geschriebenen Tape einen einzelnen Datensatz löschen - geht nicht. Vom Schreibtisch nehmen und schreddern - wäre kein SO großer Aufwand.

Aber - und das wird der Punkt sein, um den sich in Zukunft alles dreht - es gibt dazu keine praktischen Aussagen, sondern es ist alles Auslegungssache. Wir werden abwarten müssen, bis diesbzgl. die ersten Urteile gefällt werden.

Einen sonnigen Gruß aus dem Siegerland sendet

Dagmar Imhof