DATEV-DMS: Fibu-Belege automatisch verschlagworten

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Kennt jemand die Möglichkeit, Fibu-Belege automatisch in den Belegekorb in DATEV-DMS zu verschlagworten? Die Informationen hierzu müssen dem Beleg ja wohl beim Scannen beigegeben werden. Die Scannerbox soll dies ja bewerkstelligen.

Wir stehen davor, den Scanner Canon DR-G1100 anzuschaffen. Die Scannerbox will ich aus verschiedenen Gründen nicht mieten (Bitte hier nicht thematisieren).

MfG

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Gegenfrage: Wie soll das gehen?

Der Scanner besitzt keinerlei Intelligenz, er macht schlicht ein Foto, macht eine Datei daraus und speichert sie ab. Irgend jemand muss dem System sagen welche Verschlagwortung übergeben wird. Daten aus dem Dokument sind bis hierher nur demjenigen bekannt, der den Scanvorgang eingeleitet hat, also der Mensch.

Jetzt könnte man natürlich überlegen, ob die Texterkennung schon jetzt stattfinden sollte um den Mandanten zu erkennen (Zeiträume lassen wir mal außen vor). Hierzu bedarf es aber schon einen Zugriff auf die DATEV Mandantendatenbank (EODB) oder einer zweiten Datenhaltung für diese Zwecke. Die gewonnenen Daten müssen jetzt noch für die vorhandene Importschnittstelle aufbereitet werden um es dann über den Eingangskorb abzulegen.

Besser wäre es den vorhandenen Posteingangsassistenten genau um diese Eigenschaft zu erweitern.

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Beim Scannen können anscheinend Info´s über Barcodes weiter gegeben werden.

Die Scannerbox löst das über Info´s, die auf einem Trennblatt enthalten sind und so lange gelten, bis ein neues Trennblatt kommt.

MfG

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Und wer legt das Trennblatt ein?

Das ist eine Funktion die jeder halbwegs begabte Scanner unterstützt. Interessant wird die Sache doch erst, wenn auf dem Trennblatt Informationen zur Verschlagwortung enthalten sind.

Und wie kommen die auf das Trennblatt?

Also müssen die Informationen irgendwo angelernt und gespeichert werden.

Und von wem?

Wenn die Digitalisierungslautsprecher sich darüber Gedanken gemacht hätten könnte man ja an Fortschritt glauben.

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Hallo HAL9000,

1. Das Trennblatt bekommt der Mandant zur Verfügung, es ist darüber hinaus in Sonderfällen auch kein besonderer Aufwand, wenn es in der Kanzlei eingefügt wird.
2. Die Trennblätter können in der Kanzlei bedruckt werden. Dafür wird in der Vorlagenverwaltung eine Vorlage angelegt, die bspw. bereits, soweit erforderlich,  einen Barcode enthält. Die übrigen Daten, wie Mandant, etc. werden durch Platzhalter eingestellt, sodass beim Ausdruck der Trennblätter keine Eingaben erfoderlich sind.
3. Hilfestellung benötige ich dazu, welche Informationen DMS/der Dokumentenkorb benötigt und in welcher Form, um die Verschlagwortung vornehmen zu können. Das ist bei der normalen Dokumentenablage ja kein Problem, ich weiß aber nicht nicht, ob die OCR-Erkennung auch beim Ablegen in das Belegarchiv genauso arbeitet.
4. Desweiteren benötige ich Informationen dazu, wie man DMS/den Dokumentenkorb dazu veranlassen kann, nach der Verschlagwortung die Daten automatisch zu archivieren, ohne das dazu ein Eingriff des Users erforderlich wird.

Mit freundlichen Grüßen

Fiete

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1. Hallo HAL9000,

   1. Das Trennblatt bekommt der Mandant zur Verfügung, es ist darüber hinaus in Sonderfällen auch kein besonderer Aufwand, wenn es in der Kanzlei eingefügt wird.

Das Trennblatt ist nicht das Problem, es muss halt nur vor den Beleg einsortiert werden

2.

Die Trennblätter können in der Kanzlei bedruckt werden. Dafür wird in der Vorlagenverwaltung eine Vorlage angelegt, die bspw. bereits, soweit erforderlich, einen Barcode enthält. Die übrigen Daten, wie Mandant, etc. werden durch Platzhalter eingestellt, sodass beim Ausdruck der Trennblätter keine Eingaben erfoderlich sind.

Auch kein Problem, aber schon doppelte Arbeit. Woher kommt der Barcode? In meiner DATEV Version ist ein individueller Barcode für den Mandanten nicht vorgesehen.

3.

Hilfestellung benötige ich dazu, welche Informationen DMS/der Dokumentenkorb benötigt und in welcher Form, um die Verschlagwortung vornehmen zu können. Das ist bei der normalen Dokumentenablage ja kein Problem, ich weiß aber nicht nicht, ob die OCR-Erkennung auch beim Ablegen in das Belegarchiv genauso arbeitet.

Hier wird eine zweite, externe Datenbank benötigt mit den Informationen zum Barcode und den Daten, die dem DMS zu übergeben sind. Das DMS besitzt eine Importschnittstelle auf Basis einer ASCII codierten csv Datei. Diese muss erzeugt werden und dann können die Dateien verschlagwortet komplett übergeben werden.

4.

Desweiteren benötige ich Informationen dazu, wie man DMS/den Dokumentenkorb dazu veranlassen kann, nach der Verschlagwortung die Daten automatisch zu archivieren, ohne das dazu ein Eingriff des Users erforderlich wird.

Nach meiner Antwort zu 3. braucht es hier keinen Eingriff mehr.

In meinen Augen ist die intelligentere Lösung die Erweiterung des Posteingangsassistenten. Hier wird der Beleg in den Eingangskorb des Arbeitsplatzes eingelesen und die OCR Erkennung erfolgt sofort (also nicht erst nach verschlagworteter Ablage) und aus den Belegen werden die relevanten Informationen erkannt. Daraus wird dann die Ablagemaske gefüllt. In den Voreinstellungen würden nur Vorgaben zu Jahr und Monat notwendig sein. Evtl. noch um eine Funktion "Massenablage" zu ergänzen.

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Hallo Community,

in der Kanzlei kommen die Belege je Mandant nicht einzeln sondern meist gesammelt (z.B. monateweise) an. Man kann durch eine Massenablage (mit Hilfe von Schleppfeldern) alle Belege mit derselben Bezeichnung (z.B. „ER“ für Eingangsrechnung oder „AR“ für Ausgangsrechnung) ablegen. Nach dem Buchen vom digitalen Belegbild, wird beim Schließen von Kanzleirechnungswesen die "Buchungsinformationen übergeben" (muss aktiviert werden). Hierbei werden die Belege „nachverschlagwortet“ d.h. der Buchungstext wird in das Feld Betreff bzw. Bezeichnung in DATEV DMS zurückgeschrieben somit hat im Anschluss jeder Beleg eine sprechende Bezeichnung - ohne weiteren Aufwand.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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Wir haben den Scanner Canon DR-G1100 in dem von Ihnen vorgesehenen Arbeitsfeld im Einsatz. Man muss sich schon ein wenig mit der Software auseinandersetzen.

Aber Intelligenz als solche hat der Scanner auch nicht inne. Die kommt von außen...

Nein, wir nutzen hierzu auch keine Scannerbox.

Bin gespannt auf Ihre Erfahrungen!

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Hallo Community,

in der Kanzlei kommen die Belege je Mandant nicht einzeln sondern meist gesammelt (z.B. monateweise) an. Man kann durch eine Massenablage (mit Hilfe von Schleppfeldern) alle Belege mit derselben Bezeichnung (z.B. „ER“ für Eingangsrechnung oder „AR“ für Ausgangsrechnung) ablegen. Nach dem Buchen vom digitalen Belegbild, wird beim Schließen von Kanzleirechnungswesen die "Buchungsinformationen übergeben" (muss aktiviert werden). Hierbei werden die Belege „nachverschlagwortet“ d.h. der Buchungstext wird in das Feld Betreff bzw. Bezeichnung in DATEV DMS zurückgeschrieben somit hat im Anschluss jeder Beleg eine sprechende Bezeichnung - ohne weiteren Aufwand.

Viele Grüße aus Nürnberg
Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

Hallo Frau Scheuering,

die Techniken der Vergangenheit sind den Teilnehmern hier vollständig bekannt und werden genutzt.

Es geht hier um die von DATEV vielbeschworene Zukunft der Digitalisierung.

Thema ist aber die Verbesserung der Prozesse in der Kanzlei und das ist, so vermute ich einmal, nicht mehr das Ziel von DATEV.

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Hallo HAL 9000, hallo DATEV,

@ HAL 9000 "Thema ist aber die Verbesserung der Prozesse in der Kanzlei und das ist, so vermute ich einmal, nicht mehr das Ziel von DATEV."

Die Vermutung von HAL 9000 liegt nahe. Es scheint schwierig zu sein, der DATEV zu vermitteln, worum es hier eigentlich geht. (Allerdings bietet die DATEV Seminare mit dem Thema: "Kanzleiorganisation und DMS" an.

Da die DATEV DMS anbietet, wäre es erfreulich, wenn wir auf die hier bereits gestellten Fragen Antwort bekommen:

1. (weiter oben Punkt 3.) Welche Info´s benötigt der Dokumentenkorb zusammen mit den Dokumenten/aus den Dokumenten, um die Belege automatisch für das Belege-Archiv zu verschlagworten. Mit "automatisch" ist gemeint, dass insofern kein weiterer Eingriff des Users erforderlich wird.

2. (weiter oben Punkt 4) Ist es möglich, nachdem wie unter 1.) geschildert, alle Dokumente automatisch verschlagwortet sind, dass das Programm die Dokumente automatisch archiviert, ohne das dazu ein weiterer Eingriff des User´s erforderlich wird?

Es wird hier nicht verkannt, dass die DATEV keinen Eingriff auf die Scanvorgänge nehmen kann. Sicherlich soll es bei der Arbeitsteilung bleiben, dass es Sache der Kanzlei ist, die Dokumente passgerecht zum Einlesen in den Dokumentenkorb bereit stellt. Aber seitens der DATEV bitten wir um Mitteilung, welche Info´s seitens DMS erforderlich sind, damit die Dokumente möglichst ohne weiteren manuellen Eingriff archiviert werden. Wenn wir diese Information haben, ist es Sache der Kanzlei, die Dokumente entsprechend aufzubereiten.

Ich hoffe, ich habe mich verständlich ausgedrückt und bin zur Nachbesserung gerne bereit. (Wie schön waren noch die Zeiten, wo man zum Hörer greifen und solche Dinge in einem Telefonat klären konnte )

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(Wie schön waren noch die Zeiten, wo man zum Hörer greifen und solche Dinge in einem Telefonat klären konnte )

Das war noch zum Beginn der Zeiten der IDSN-Technik und der dann abgelösten Analog-Modems, oder?