Vollmachtsdatenbank

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Wir haben uns für die für die Vollmacht Datenbank erfolgreich registriert und die ersten beiden Vollmachten als Test an die Finanzverwaltung übermittelt. Dies ist bereits mehrere Wochen her. Jetzt soll in den Stammdaten der Button "Vollmachtsdatenbank der Kammern" erscheinen. Dies ist aber nicht der Fall. Wo könnte der Fehler liegen?

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Hallo Herr Dittrich,

also einen Button finde ich bei uns auch nicht, aber:

Allerdings ist die Datenbank sehr sensibel. Teilweise werden die Daten beim Finanzamt noch manuell eingepflegt. Verwendet dann der Mitarbeiter des Finanzamts vielleicht eine Abkürzung, wo im Steuerbescheid keine Abkürzung oder eine andere Abkürzung steht. kann es passieren, dass der Eintrag abgelehnt wird.

Wir haben seit ca. 2 Jahren alle Mandanten eingepflegt. Trotzdem passiert es in Einzelfällen (z. B. Umzug) immer wieder mal, dass bereits anerkannte Vollmachten wieder als zurückgewiesen markiert werden. Die VDB ist halt leider nur ein Beispiel dafür, dass die Sache mit der Digitalisierung beim Finanzamt anders verstanden wird, als bei uns.

Am Anfang ist es sehr nervig und zeitaufwändig, die Vollmachten einzupflegen und zu kontrollieren. Allerdings muss man auch sagen, wenn es dann gespeichert ist, funktioniert es im Regelfall auch mit der VaSt super (na ja Ausnahmen bestätigen die Regel - aber das ist dann eine andere Diskussion).

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Bei uns kann die Vollmacht aus der Vollmachtsdatenbank im DATEV-Arbeitsplatz angezeigt werden.

Mit freundlichen Grüßen

Martin Heim

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Ja stimmt. Sogar als Spalte in der Mandantenübersicht anzeigbar. Allerdings taucht bei mir folgendes Problem auf:

Bei meiner eigenen Kanzlei funktioniert das wunderbar. Bei einer zweiten Kanzlei, an der ich beteiligt bin, funktioniert das dagegen nicht. Woran das liegt, ist mir noch nicht klar.

Der einzige Unterschied, der mir bekannt ist: bei meiner eigenen Kanzlei haben wir das Tool Vollmachtenexport genutzt. In der Beteiligungskanzlei hat die Mitarbeiterin die Vollmachten von Hand eingegeben .

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Das kann nicht der Grund sein.

Neue Mandate pflegen wir immer händisch ein. Geht schneller.

Die Daten erscheinen auch bei den händisch eingepflegten Vollmachten unter den Stammdaten.

Eventuell stimmt eine Verknüpfung zwischen Vollmachtsdatenbank und den Stammdaten nicht. Die VDB wird schließlich bei den Kammern geführt.

Irgendwo in den Stammdaten muss natürlich geregelt sein, wo die Stammdaten "abgeholt" werden. Aber reine Spekulation.

Bei uns "sind die Daten einfach so da", ohne dass ich etwas regeln muss

Gruß aus dem sonnigen Rheinland

Martin Heim

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Dok.-Nr.: 1071616

Haben Sie dieses Dokument schon gelesen?

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Hallo Herr Heim,

Danke für den Tipp.

Unter Punkt 3.3 steht die Lösung: Man muss zumindest einmal die VDB Daten aktualisieren. Dann funktioniert es.

Dort steht auch die Empfehlung, die Daten regelmäßig zu aktualisieren.

Liebe DATEV: Ist das wirklich ernst? Warum kann man die VDB Infos nicht automatisch aktualisieren?

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Ich habe bis jetzt noch nie händisch aktualisiert. Trotzdem sind die Daten stets aktuell.

Evtl. ist es kammerabhängig.

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Bei meiner Kanzlei funktioniert das auch automatisch, nur bei der Beteiligungskanzlei nicht.

Im Abo-System habe ich auch nichts gefunden. Beide Kanzleien sind bei der Steuerberaterkammer München.

Vielleicht komme ich ja gelegentlich bei der Datev-Hotline durch.

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Hallo Herr Probst,

es ist tatsächlich so, dass die Daten manuell aktualisiert werden müssen. Sobald eine Person in der Kanzlei die Daten aktualisiert, können auch die Kollegen den aktuellen Stand im DATEV Arbeitsplatz sehen.

Der Abgleich der Daten aus der Vollmachtsdatenbank (VDB) funktioniert nur über eine personalisierte SmartCard, die mit der Berechtigung zum Zugang auf die VDB ausgestattet ist. Das kann entweder eine über die VDB unterbevollmächtigte Mitarbeiterkarte oder die Karte des Berufsträger sein.

Das bestehende System der Abo-Aufträge über die RZ-Kommunikation (welches Sie vielleicht von anderen DATEV-Anwendungen kennen) ist für den Abgleich von Vollmachtsdaten wegen der fehlenden personalisierten SmartCard nicht geeignet.

Natürlich ist uns diese manuelle Aktualisierung auch ein Dorn im Auge und daher wird eine mögliche Lösung für diesen Sachverhalt gerade geprüft. Ob, wann und in welchem Umfang eine Lösung angeboten wird, können wir Ihnen an dieser Stelle leider noch nicht mitteilen.

Noch etwas Hintergrund zu der Anbindung der Vollmachtsdatenbank an die Zentralen Stammdaten im Arbeitsplatz:

• Die Anbindung muss zuerst anhand des Info-Dok. 1071616 eingerichtet und erstbestückt werden.
• Anschließend kann über die Stammdaten eine Vollmacht angelegt werden (Anleitung im Dok. 1000067).
• Der Abgleich bezieht sich immer auf die Steuer-ID bzw. die Steuernummer. Beispiel: Wenn eine natürliche Person in den Stammdaten eine Steuer-ID erfasst hat, die mit einer Vollmacht in der VDB überein stimmt, werden die Vollmachtsdaten bei diesem Mandanten (unter der Schnellinfo im Arbeitsplatz) angezeigt.
• Die Aktualisierung kann immer nur für die Vollmachtsdatenbanken vorgenommen werden, für die die gesteckte Karte zugangsberechtigt ist.

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen über unsere Servicekanäle gerne zur Verfügung.

Mit freundlichem Gruß

Jennifer Hecht

DATEV eG