Beleg2Buchung

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Hallo,

ich suche Personen die im Programm Beleg2Buchung fit sind und mir Hilfestellung geben können. Alternativ wäre ein direkter Kontakt zur DATEV auch sehr sehr Hilfreich!

Grüße aus Oberfranken

Sebastian Tröger

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Hallo Herr Tröger,

ich denke ich ich kenne mich in der Anwendung gut aus.

Wobei benötigen Sie Hilfe?

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Mir fehlt das Verständnis dafür woher DATEV Rechungswesen die Datei für die Stapelverarbeitung bezieht.

Die Belegzusammenführung bekomme ich hin. Nur fehlt mir jetzt der Schritt das Datev Rechungswesen auch tatsächlich die Belegbilder anzeigt? Über Unternehmen online? Wenn ja wo muss ich sie mir anholen?

Sind Sie Datev Mitarbeiter? Die Dokumentation der Datev sieht diesen Schritt nicht vor.

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Läuft Beleg2Buchung in der gleichen IT-Umgebung wie Rechnungswesen (ihr Screenshot) oder nicht?

Also ist ReWe in der Kanzlei und Beleg2Buchung beim Mandant?

Beide Szenarien sind darstellbar. Um korrekt zu antworten müsste ich wissen, wie bei Ihnen die Konstellation ist.

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Angenommen, Beleg2Buchung ist beim Mandanten im Einsatz. Beim Import der Belege über Beleg2Buchung generiert das Programm eine XML Datei, darin enthalten sind

• Belegbilder (PDFs etc.)
• Buchungsstapel (DATEV-Format Datei)
• Stammdaten (optional, DATEV-Format Datei)

Außerdem steht in der XML drin, wie die verschiedenen Dateien beim Upload in DATEV Unternehmen online abgelegt werden sollen und jeder Beleg erhält eine GUID (Beleg-ID).

Wenn man die zip-Datei im XML Format jetzt über den Belegtransfer als 'Ohne Belegtyp' hochlädt, werden die Daten entsprechend den Spezifikationen in DATEV Unternehmen online in einem Verzeichnis 'Beleg2Buchung' mit entsprechenden Unterordnern für Belegbilder, Buchungsstapel und Stammdaten.

Beim Buchen in der Kanzlei muss man sich die DATEV-Format Datei jetzt aus dem Verzeichnis herunterladen (z.B. über 'Digitale Belege buchen') und in Rechnungswesen importieren. In der Datei steht in Spalte 20 die Beleg-ID, die Beleg2Buchung beim erstellen des Exports für den Beleg generiert hat. Über die Beleg-ID guckt Rechnungswesen dann in DATEV Unternehmen online nach und ordnet den zuvor hochgeladenen Beleg (mit derselben Beleg-ID) zu.

Macht das so Sinn? Die Belegsatzdaten müssen also gezielt aus DUO herunter- und in Rechnungswesen wieder hochgeladen werden. Verknüpfung erfolgt dann über die Beleg-ID. Es ist keine vollautomatische Verarbeitung. Macht das so Sinn für Sie?

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Hallo Herr Tröger,

Bei Fragen zum Produkt ISWL Beleg2Buchung können Sie sich auch direkt an

software-individuell@datev.de wenden.

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Hallo Herr Böhnke,

das macht natürlich Sinn.

Man bringt den Stapel im DATEV-Format auf die lokale Ebene. Erst damit kann dieser in die Stapelverarbeitung importiert und verarbeitet werden. Das war es auch schon.

Außerdem wird der Stapel so über den sicheren Weg des RZ ausgetauscht und nicht über E-Mail.

Beste Grüße

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Absolut, ich dachte allerdings erst, dass der Stapel automatisch bereitgestellt werden würde haha... Workflow und so

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Wenn Sie den Workflow bedenken, den dieses Tool ersetzt, dann ist das doch beachtlich.

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Hallo in die Runde,

wir setzen das Beleg2Buchung bisher nicht ein aber möglicherweise ist es interessant.

Nach kurzer Beschäftigung mit dem Tool vermute ich, dass es sich für folgendes Szenario eignet:

• Mandantensoftware bietet Export der Rechnungsausgangssätze an zum Import in DATEV Rechnungswesen
• Export erfolgt aber ohne digitale Belegbilder, sondern nur als Datensatz
• Belegbilder liegen vor bzw. können erzeugt werden (pdf oder tiff)
• Beleg2Buchung verknüpft Belegbild mit Buchungssatz

Bisher arbeiten wir bei den Rechnungsausgängen, die wir per DATEV-Export aus der Unternehmenssoftware in unser DATEV-Rechnungswesen importieren klassischerweise ohne digitale Belegbilder. Die Exportschnittstelle muss richtig konfiguriert werden und dann vertrauen wir den importieren Datensätzen. Ein Belegbild dran wäre sicherlich nett, aber wir haben eher gehofft, dass die Softwarehersteller die DATEV XML Schnittstelle umsetzen (die von Vornherein nicht nur Datensätze exportiert sondern auch die zugehörigen Belegbilder). Hier ist bisher nur sehr wenig am Markt möglich unserer Erfahrung nach. Wenn man unbedingt die Belegbilder mit an den Ausgangsrechnungsdatensätzen mit dran haben will, nutzt man Beleg2Buchung.

Ist das richtig so? Wie sind die Erfahrungen mit dem Tool? 

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Hallo Mosachse,

genau so ist es richtig!

Folgende Datenbasis wird benötigt;

- Stapel im DATEV-Format

- Belegbilder, deren Dokumentnamen Inhalte aus dem Buchungssatz haben, also z. B.: RgNr123456_Testmüller.pdf - hier könnte die Zuordnung von Belegbild zum Datensatz über die Rechnungsnummer erfolgen

Das Tool funktioniert einwandfrei und erleichtert den Datenaustausch enorm.

Sie haben auch Recht, die XML-Schnittstelle online wäre noch komfortabler. Die Softwarehersteller erkennen aber meines Erachtens nicht, dass sie bei einmaligem Kauf der Schnittstellendokumentation und Implementierung der Schnittstelle sie diese allen ihren Kunden anbieten können und damit ihr Produkt selbst deutlich aufwerten.

Beste Grüße

Beste Grüße

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danke

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Vorteil aus meiner Sicht einmal die Archivierung und mit dem Buchungsautomaten in Zukunft dann ggf. Vergabe des Erlöskontos (was bei uns z.B. nicht in den Export Daten vorhanden ist, da wir den DATEV-Format Export selbst entwickelt haben).

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Hallo an alle,  wir nutzen Unternehmen Online und interessieren uns auch für Beleg2Buchung.  Unsere Anforderung wäre:

1. Import von Buchungen und Belegen in Unternehmen Online

2. die Importieren Buchungen und Belege müssen in Unternehmen Online in der Anwendung "Belege" und dort in "offene Rechnungen überweisen" angezeigt werden und bearbeitbar sein so, als wären sie über Unternehmen Online vorkontiert worden.

Mir wurde gesagt, die 2. Anforderung wird nicht erfüllt. Vielmehr importiert die Schnittstelle Beleg2Buchung quasi an Unternehmen Online vorbei direkt in die DATEV-Buchungssoftware beim Steuerberater.

Ist das korrekt? Dann würde ich die Möglichkeit verlieren, über Unternehmen Online zu überweisen und Buchungen samt Belege über Unternehmen Online in der Anwendung "Belege" abzurufen. Das ist für uns leider ein "No Go".  Angeblich braucht man dafür die XML-Schnittstelle. Die Unterstützt der Hersteller unseres Vorsystems (Warenwirtschaftssystem KWP) nicht.

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Hallo Herr Roquette,

ihr angedachtes Szenario funktioniert nur bedingt mit Beleg2Buchung. Ich habe es gerade ausprobiert.

Zwei Dinge sind erstmal wichtig, damit die Belege auf der Startseite als zu bezahlen auftauchen:

- die Belege dürfen bei Übergabe nach Unternehmen online nicht festgeschrieben werden (das ist eine Einstellung in Beleg2Buchung)

- die Belege müssen als Belegtyp „Rechnungseingang“ übermittelt werden (ebenfalls eine Einstellung in Beleg2Buchung)

Allerings läuft über die Belege keine OCR mehr. Das heißt, alle Daten zum Beleg sind manuell zu erfassen.

Die xml-Schnittstelle wäre eindeutig die bessere Alternative.

Beste Grüße

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Hallo Herr Meyer,

danke für Ihre Antwort und vor allem für Ihre Bereitschaft, das für mich auszuprobieren!  Wow!

Dazu:

• Welche Daten muss das Vorsystem über Belege2Buchung liefern, damit Überweisung und FiBu beim Steuerberater klappt?  Wahrscheinlich alles, was wir heute beim Vorkontieren eingeben. Ich gehe davon aus, dass das alle aus unserem Vorsystem kommt.
• Diese Buchungen und Belege werden ganz genauso in Unternehmen Online behandelt wie die durch uns nach Unternehmen Online hochgeladenen und vorkontierten Belege?
• Unser Steuerberater kann diese Buchungen genau behandeln wie die von uns vorkontierten Belege? Kann er solche Belege, die im Vorsystem vollständig gebucht wurden und über Beleg2Buchung kommen ohne großen Aufwand en bloc "durchbuchen"?

Der Hersteller unseres Vorsystems, Warenwirtschaftssystem kwp-bnwin.net von KWP, unterstützt die die xml-Schnittstelle nicht und wird das auch in Zukunft nicht tun. Er verweist auf mangelnde Nachfrage.

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Hallo Herr Meyer,

ich muss nochmal nachfragen:  Wenn Sie von beleg2buchung sprechen, sprechen Sie dann von 

(1) der Upload-Schnittstelle "Dokument-Upload online" in DATEV Unternehmen Online? Diese Schnittstelle nimmt unter Belegtyp „Rechnungseingang“ keine ZIP-Dateien an und man kann nirgend einstellen, dass Belege nicht festgeschrieben werden.

(2) DATEV Belegtransfer? Dort finde ich ebenfalls keine Möglichkeit, die Einstellungen "Belegtyp: Rechnungseingang" und "Belege nicht festschreiben" vorzunehmen.

Oder sprechen Sie von der Ausgangsschnittstelle im Vorsystem?

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Hallo Herr Roquette,

die Einstellung Belegtyp Rechnungseingang und nicht festschreiben wird in der eigenen Anwendung Beleg2Buchung festgelegt. Die Anwendung Beleg2Buchung generiert eine zip-Datei, welche ausschließlich über den Belegtransfer nach Unternehmen online hochgeladen werden kann.

Dokument Upload online funktioniert in diesem Zusammenhang nicht.

Beste Grüße

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Nach meinem Verständnis hat der Hersteller unseres Warenwirtschaftssystems diese Beleg2Buchung-Anwendung in sein Warenwirtschaftssystem integriert:  Diese ZIP-Datei kann ich bereits erstellen.

Allerdings kann ich dort weder den Belegtyp vorgeben noch, dass die Buchung nicht festgeschrieben werden soll.

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Hallo Herr Roquette,

der Hersteller Ihres WaWi-System stellt es genau wie Sie dar: KWP - DATEV Beleg2Buchung - Automatisches Rechnungs-Management dank KWP

Ich kann allerdings keine Aussage darüber treffen, wie die Integration von Beleg2Buchung bei KWP erfolgt ist. Hier sollten Sie meines Erachtens mit KWP Kontakt aufnehmen, um sich den Verknüpfungsprozess von Beleg und Datensatz erläutern zu lassen und abzuklären, inwieweit Einstellungen möglich sind.

Meine Erläuterungen betreffen das manuelle Zusammenführen von Beleg und Datensatz in der Anwendung Beleg2Buchung.

Beste Grüße

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Habe inzwischen erfahren, dass

- der Belegtyp Eingangsrechnung vorgegeben ist

- das Nicht-Festschreiben per ini-Datei konfiguriertbar ist

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Frage in die Runde bevor ich es mit TeamService probiere:

der Buchungsstapel landet bei mir nicht im Kanzlei-Rechnungswesen. Bisher ging es alles wie gedacht, heute kommt er nicht mehr an.

Hat das jemand schon gehabt?

Das zip wird erstellt inklusive der document.xml, aber der csv Buchungsstapel im Ordner ist ja noch ohne die Beleg IDs, also kann ich den nicht nehmen..

[#23]

Hallo,

das liegt dann i.d.R. an der ersten Zeile in der originalen CSV-Datei.

Dort stehen alle Informationen, um den direkten Import der CSV-Datei von Beleg2Buchung zum Rechnungswesen zu gewährleisten.

Falls dort irgendeine Informationen nicht passt, kommt die CSV-Datei nicht in der Stapelverarbeitung an.

Häufig sind dann kleine Fehler in der Beraternummer, Mandantennummer oder dem Wirtschaftsjahr. Wenn man die CSV-Datei mit Excel öffnet, dann einfach mal die Spalten K bis P prüfen (Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Stapel Beginn, Stapel Ende).

Sollte das alles nichts helfen, könnte man auch einfach sich einen bestehenden Buchungsstapel im Rechnungswesen als "DATEV-Format" exportieren und dort einfach mal die erste Zeile per copy&paste in die andere CSV-Datei übertragen. Hier aber dann wieder mit dem Texteditor arbeiten und nicht mit Excel, da beim Speichern einer CSV mit Excel manche Zahlenformate missinterpretiert werden...und plätzlich hat man statt einem Umsatz ein Datumsfeld in der CSV-Datei.

Viele Grüße

[#24]

Ich habe jetzt nochmal ausführlich mit der DATEV gesprochen. Sie sagen klipp und klar:  Über Belege2Buchung kann man seine Buchungen und Belege auf keinen Fall so an Unternehmen Online schicken, dass sie dort behandelt werden, wie per Unternehmen Online - Belege vorkontierte Belege: Die Buchungen und belege stehen eben nicht im Bereich Belege - offene Rechnungen zur Verfügung.

@Sascha Meyer: Widerspricht Ihr Kurztest diese Info? Dann teste ich nochmal selbst.

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Hallo Herr Franke,

besten Dank für Ihre Antwort!

Die Überprüfung der Header-Zeile wird auf jeden Fall ein erster Schritt sein, sollte mal etwas nicht klappen.

Mittlerweile habe ich es noch einmal probiert, und der Buchungsstapel ist wie vorher auch in der Stapelverarbeitung zur Abholung gelandet. Fragen Sie mich nicht warum - wahrscheinlich müssen wir es erstmal so stehen lassen, warum es an einem Tag einfach nicht ging, und am nächsten mit genau den gleichen Daten wieder. ...

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Hallo Herr Roquette,

ich kenne die Schnittstelle von KWP auch etwas und die ist im Prinzip ähnlich wie von ISWL Beleg2Buchung.

Ich habe jetzt weiter oben gelesen, dass Sie gerne über Unternehmen online zahlen und offene Rechnungen überwachen möchten. Dafür ist in der Weg über Beleg2Buchung tatsächlich nicht ganz optimal. Da wäre die DATEV XML-Schnittstelle besser geeignet, weil die orginär dafür vorgesehen ist. Da Sie diese aber nicht zur Verfügung haben, versuche ich mal einen Ansatz mit der vorhandenen Schnittstelle aufzuzeigen.

Mit KWP generieren Sie das ZIP-Paket, welches die Belege, XML- und CSV-Dateien enthält. Diese ZIP-Datei laden Sie dann mit dem DATEV Belegtransfer in den gewünschten Unternehmen online Bestand. Den Belegtyp können Sie an dieser Stelle nicht mehr bestimmen, weil der bereits in der XML-Datei innerhalb des ZIP-Pakets enthalten sein müsste. Gleiches gilt für das Festschreibekennzeichen. Wenn KWP Ihnen also hier keine Möglichkeit in den Einstellungen anbietet, haben Sie eigentlich keine Chance darauf noch Einfluss zunehmen. Ich gehe aber davon aus, dass KWP schon den richtigen Belegtyp in die XML-Datei einträgt.

Die Belege und CSV-Dateien müssten nach erfolgreichem Upload dann in einem extra Ablageverzeichnis im Unternehmen online eingestellt sein. Das Ablageverzeichnis sollte auf oberster Ebene "KWP" heißen. Darunter finden Sie dann die CSV-Dateien, welche ja letztendlich noch im DATEV Rechnungswesen eingespielt werden müssen. Da die CSV-Dateien von Unternehmen online nicht ausgelesen werden, befinden sich zu diesem Zeitpunkt noch keine Daten bzw. als offen ausgewiesene Rechnungen im Unternehmen online. Dies lässt sich aber ändern.

Die CSV-Dateien müssen dann aus Unternehmen online runtergeladen werden (via "Speichern unter" im Belegviewer) und dann im DATEV Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung importiert werden. Anschließend muss man noch die Buchungsinformationen zu digitalen Belegen übergeben​. Dadurch werden die Daten aus der CSV-Datei im DATEV Rechnungswesen an den Beleg in Unternehmen online übergeben. Durch diesen Schritt taucht dann auch im Unternehmen online ein Beleg als offene Rechnung auf und bekommt den Gebucht-Stempel.

Es kommt eben auch nochmal darauf an, in welchem Mandant-Steuerberater Verhältnis diese Form der Schnittstelle eingesetzt wird. Wenn man diese Schnittstelle als Selbstbucher (Mandant hat eigenes DATEV Rechnungswesen) nutzt, dann hat man es selbst in der Hand, wann der letzte wichtige Schritt ausgeführt wird. Falls der Steuerberater die CSV-Dateien herunterladen und einspielen muss, dann sollte man sich gemeinsam abstimmen, wann dies immer geschieht damit das Mandat seine Rechnungen im Unternehmen online nachbearbeiten kann.

Letztendlich ist es zwar mit der Schnittstelle schon möglich aber wenn das Mandat seine offenen Rechnungen über Unternehmen online pflegen möchte, rate ich eher davon ab.

Ich hoffe das war soweit verständlich...ansonsten einfach nochmal Nachfragen.

Viele Grüße.

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Guten Tag Herr Roquette,

Ich denke, das Tool ist dafür gemacht, Buchungsstapel aus einem Wirtschaftssystem in Kanzlei Rechnungswesen zu bekommen und sofort die Belege in Unternehmen Online verlinkt zu haben (oder auch im DMS).
Für Nachbearbeitung im DUO ist es nicht gedacht, es soll ja dann schon gebucht sein.
Herr Franke hat da kurz vor mir schon hilfreich geantwortet..Grüße

[#28]

Hallo Herr Roquette,

die Aussage deckt sich mit meinem Test. Wie ich oben geschrieben habe sind die Belegdaten eben manuell zu erfassen - die Belege befinden sich nach  der Übermittlung in der Ablagestruktur vom Unternehmen online und nicht im Posteingang.

Alternativ hilft der Lösungsansatz von Herrn Franke.

Letzendlich verbiegen beide Ansätze  den eigentlichen Zweck von ISWL Beleg2Buchung.

Auf dem Datev Marktplatz steht bei KWP übrigens das es dort die XML-Schnittstelle online gibt; siehe hier unter Schnittstellen:

kwp-bnWin.net

Beste Grüße