digitale Personalakte bei unterschiedlichen Mandantennummern in Fibu/Lohn

[#1]

Hallo zusammen,

ich habe einen Mandanten der in der Fibu unter der Mandantengenutzten Beraternummer gespeichert ist.

Der Lohn ist unter unserer Beraternummer gespeichert.

Beispiel:

Lohn:     Beraternummer: Mandant11111              Mandantennummer:11111

Fibu:      Beraternummer: Kanzlei22222                Mandantennummer:22222

Wie handhabe ich dies in Unternehmen online?

Im Dokumenten Upload Online erscheint nur die Fibu Nummer. Dort könnte ich grundsätzlich ja Belege zur digitalen Personalakte hochladen.

Aber wenn ich über Lohn und Gehalt das Programm DIGITALE PERSONALAKTE starte werden dort wegen der abweichenden Berater/Mandantennummer keine Belege gefunden?

Wo habe ich meinen Denkfehler ???

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Hallo Herr Huber,

die Ordnungsbegriffe müssen in allen Anwendungen identisch sein.

Beste Grüße

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Werter Herr Huber,

so können Sie die digitale Personalakte nicht nutzen. Die ist integraler Bestandteil von DUO, das unter Ihrer Beraternummer läuft, die nicht identisch mit der ist, unter der Lodas eingerichtet ist.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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Hallo Herr Heitschmidt,

  unter der Kanzleinummer habe ich aber z.B. die Auswertungen Personalwirtschaft, die ich in DUO ansehen kann. Dazu muss in DUO aber der Mandant gewechselt werden.

Könnte man nicht dort dann ich die Belege zur digitalen Personalakte speichern?

viele Grüße...

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Hallo Herr Meyer,

schade dass Datev hier wieder einen Fallstrick eingebaut hat.

Es gibt nämlich in diesem Fall Gründe warum FIBU und LOHN auf zwei verschiedenen Nummern laufen...

Was tun ist nun die spannende Frage 🙂

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Halso Herr Huber,

ja das funktioniert. Ich persönlich erachte es aber als sinnvoller, alles unter einem Mandanten in DUO zu führen - also überall gleiche Ordnungsbegriffe zu haben.

Beste Grüße

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Vielen Dank Herr Meyer,

noch eine kleine Frage... Aus Mandantensicht kann ich die DPA nur über die erweiterte Belegsuche komfortabel durchsuchen und Inhalte anlegen? Dort dann natürlich nach Lohn-Unterlagen filtern...

Dachte das geht etwas komfortabler.

Wenn Sie praktische Erfahrungen haben: arbeiten Sie mit den Standard-Registern oder haben Sie diese individualisiert?

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Werter Herr Huber,

ich stehe vor dem gleichen Problem bei einem Mandanten und habe mich deswegen mit der Sache befasst. Nach meiner Erkenntnis geht es eben nicht, solange es keine Bezugsidentität zwischen Berater-/Mandantennummer für DUO und Lodas gibt. Ausweg: Umkopieren des Mandanten in Lodas mit all den Schwierigkeiten, die sich daraus ergeben. Das hat mich veranlasst, die Finger vom Umkopieren zu lassen. Folge: Verzicht auf die digitale Personalakte.

Wenn Sie andere Erfahrungen sammeln, wäre ich für eine Rückmeldung sehr dankbar.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

P.S.: Was die Suche des Mandanten betrifft, können Sie das allgemeine Instrumentarium zum Suchen auch für die digitalte Personalakte nutzen. Sonderfunktionen für die digitale Personalakte gibt es nicht. Die Registratur ist abhängig von den Informationsbedürfnissen. Ich verwende keine Unterregister mehr, weil ich bei Suchaufträgen über die Filterfunktionen bisher immer zurecht gekommen bin. Eine Eingrenzung über Unterregister bringt beim Suchen nichts, stört aber den Arbeitsablauf beim Beschicken der Register und bietet Fehlermöglichkeiten (falsche Zuordnung zum Register mit anschließenden Problemen, Belege zu finden, wenn man die Registratur als Filterfunktion nutzt).

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Was ist wenn man auf Lohn-Ebene eine abweichende Beraternummer definiert?

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Hallo Herr Huber,

so wie Herr Heitschmidt es beschrieben hat sehe ich es auch. Register sind m. E. Nicht erforderlich.

Nochmals zur Klarstellung: wenn in Lodas und ReWe unterschiedliche Ordnungsbegriffe vorliegen und daran nichts geändert werden soll, dann benötigt man für den Mandanten zwei Bestände in DUO, um den kompletten Funktionsumfang nutzen zu können.

Einen Bestand mit den Ordnungsbegriffen aus ReWe um z. B. Digitale Belege zu buchen, das Kassenbuch zu übernehmen und ReWe-Auswertungen bereitzustellen.

Einen anderen Bestand mit den Ordnungsbegriffen des Lohnprogramms um z. B. die digitale Personalakte zu nutzen, Lohn-Auswertungen und Zahlungsträger aus der Personalwirtschaft bereitzustellen.

Beste Grüße

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Hallo Herr Böhnke,

wo im Programm wollen Sie denn eine abweichende Beraternummer definieren?

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...schlicht gesagt: dasselbe in Grün...

Die Zuordnungskriterien Berater-Nr. und Mandanten-Nr. müssen IDENTISCH sein.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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Werter Herr Huber,

mir ist aufgefallen, dass die Antworten auf Ihre eigentliche Frage vielleicht ergänzt werden sollten. Es wurde immer impliziert, dass Sie auch die Belegbilder nach LODAS übernehmen wollen, um sie dort wie vorgesehen mitarbeiterbezogen zu verknüpfen. Das entspricht ja auch dem Fehler, den Sie beschrieben haben, dass es keine Belegbilder gibt, wenn Sie die digitale Personalakte in Lodas aufrufen.

Aber auch bei nicht identischen Berater-/Mandantennummerbezügen zwischen DUO und Lodas kann natürlich der Belegtyp zum Lohn in DUO für das Hochladen von personalspezifischen Belegen genutzt werden. Auch ohne eine Übernahme zum Programm Lodas kann das ja nützlich sein...

Beste Grüße

H. Heitschmidt

[#14]

Ah interessant, geht nur in KR aber nicht auf Lohn-Ebene

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Werter Herr Böhnke,

kommt darauf an - in dem von Herrn Huber beschriebenen Fall könnten Sie den Mandanten auch in Lodas auf eine andere Beraternummer umkopieren; technisch gar nicht so schwierig. Aber die Folgewirkungen auf das Meldewesen wären nicht unerheblich.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

[#16]

Der Nummernzusammenhang wirkt zwischen verschiedenen Programmen und nicht zwischen verschiedenen Programmteilen.

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Welche Folgen?

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Werter Herr Kinzler,

es geht um die aufgelaufenen Werte in den Lohnabrechnungen. Die fehlen dann nach der Übertragung auf die neue Nummer. Das ist insoweit wie ein "normaler" Mandantenübertrag auch wenn es innerhalb der Mitgliedschaft ist. Die unterjährige Umstellung ist da sehr kritisch.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

[#19]

Hallo,

seit Einführung der Rechtevorlagen besitzt jedes Rechteatom eine Zuordnung zu Finanzbuchführung UND/ODER Personalwirtschaft. Dies ermöglicht in den meisten Fällen eine differenzierte Rechtefreigabe für unterschiedliche Ordnungsbegriffe (Berater/Mandant) in der FIBU und Personalwirtschaft. In Unternehmen online werden dabei wie von Sascha Meyer beschrieben zwei Bestände angelegt.
Durch die differenzierte Rechtvergabe ist dies an der Oberfläche in vielen Fällen aber nicht sichtbar. Hat ein Mandant z.B. für Belege online und Kassenbuch online das Recht für Ordnungsbegriff A und für Auswertungen Personalwirtschaft das Recht für Ordnungsbegriff B, geht beim Öffnen der Anwendungen einfach der jeweilige Bestand auf.

Die Digitale Personalakte nutzt Belege online als "Ablagesystem". Bei Auswahl der Rechtevorlage Digitale Personalakte wird deshalb im Hintergrund auch das Recht für Belege online für den Ordnungsbegriff Personalwirtschaft freigegeben. Wird Belege online parallel für die FIBU genutzt, entstehen in diesem Fall für Belege online zwei Bestände und es erscheint beim Öffnen von Belege online die Mandantenauswahl.

Welche Rechte sich hinter welchen Rechtevorlagen verbergen finden Sie im Info-Dokument 1000891.

Am einfachsten starten Sie die Einrichtung von Unternehmen online im DATEV Arbeitsplatz. Von diesem Punkt aus werden aus der Leistungsübersicht die beiden Ordnungsbegriffe (FIBU und Personalwirtschaft) in den kompletten Inbetriebnahmeprozess mitgenommen und an den jeweiligen Stellen vorbelegt.
Alternativ können Sie die beiden Ordnungsbegriffe mit der jeweiligen Zuordnung auch im Einrichtungsassistenten in der Rechteverwaltung online manuell eintragen.

Viele Grüße

Stefanie Herold

[#20]

Werte Frau Herold,

ich bin wahrscheinlich zu beschränkt, aber Ihre Anmerkungen kann ich nicht einordnen (jedenfalls nicht ohne weitere Unterstützung vielleicht aus dem von Ihnen verlinkten Dokument? - Mal sehen...).

Wo steht denn, ob Herr Huber bei getrennten Berater-/MandantenNr.-Beziehungen die digitale Personalakte nutzen kann oder nicht?

Beste Grüße

H. Heitschmidt

Ergänzung:

Welchen Bezug hat das verlinkte Dokument (dort: Punkt 3.16) zu der hier aufgeworfenen Frage? Soll dann bei den Rechtevergaben zur digitalen Personalakte "einfach" der anderen Ordnungsbereich erfasst werden?

Wenn das so ist, wäre damit auch mein Problem gelöst, von dem mir DATEV-Mitarbeiter gesagt haben, es gäbe keine Lösung bei unterschiedlichen Ordnungsbegriffen. Das kann aber eigentlich nicht sein, weil (in meinem konkreten Fall) überhaupt keine Ordnungsbeschränkung in UO besteht.

Aber ich habe auch meine Zweifel, ob das nicht aus den Einstellungen in Lodas problematisch ist.

Das jedenfalls - so wurde mir gesagt - resultiert aus den unterschiedlichen Ordnungsbegriffen, denn der Bestand IST auf Belege online umgestellt.

[#21]

Hallo Herr Heitschmidt,

das Thema ist nicht ganz einfach - es liegt also nicht an Ihnen 😉

Herr Huber kann die Digitale Personalakte nutzen. Er braucht dafür in Belege online einen Bestand mit dem Ordnungsbegriff des FIBU-Mandanten (den hat er schon) und zusätzlich einen mit dem Ordnungsbegriff des Lohn-Mandanten. In dem einen liegen dann die FIBU-Belege und in dem anderen die Belege der Digitalen Personalakte.

Rechnungswesen greift auf den FIBU-Bestand zu und das Lohn-Programm auf den Lohn-Bestand.

Nachdem Herr Herr Huber die Digitale Personalakte jetzt zu einem späteren Zeitpunkt ergänzen möchte, wählt er im Einrichtungsassistenten die Vorlage "Digitale Personalakte" aus, hinterlegt den Lohn-Ordnungsbegriff mit dem Kontext Personalwirtschaft und ergänzt die vorhandenen Rechte. Über die Vorlage werden alle notwendigen Rechte für die Digitale Personalakte mit dem entsprechenden Ordnungsbegriff im Hintergrund ergänzt. Nach Abschluss des Einrichtungsassistenten klickt er auf Neuanlage Bestand und folgt der Neuanlage in Unternehmen online.

Der Mandant muss dann beim Hochladen jeweils festlegen, in welchen Bestand er Belege hochladen möchte.

Festhalten lässt sich, dass sowohl der FIBU-Bestand in Rechnungswesen sein Pendant in Unternehmen online braucht, als auch der Lohn-Bestand im Lohnprogramm.

Bei einer Neuanlage von Unternehmen online nimmt Ihnen der Einrichtungsprozess (Startpunkt im DATEV Arbeitsplatz) diese Logik ab und belegt die Ordnungsbegriffe bereits entsprechend vor.

Komplizierter wird es, wenn sich die beiden Ordnungsbegriffe nicht in der gleichen Mitgliedschaft befinden. Hier gibt es dann tatsächlich auch Grenzen.

Die Meldung aus Ihrem Beitrag hat mit der Ordnungsbegriffslogik auf den ersten Blick erstmal nichts zu tun. Ihr Bestand in Unternehmen online scheint noch nicht auf Belege und Bank online umgestellt zu sein, sondern läuft noch in der alten blauen Belegverwaltung online. Informationen hierzu finden Sie unter www.datev.de/belege-bank .

Viele Grüße

Stefanie Herold

[#22]

Hallo Frau Herold,

mmmhh - ich komme mir etwas seltsam vor. Ich verbreite hier - nach Ihren Informationen - Dinge die nicht stimmen sollen. Wie ich oben geschrieben habe, stehe ich vor dem gleichen Problem wie Herr Huber. Meine Lösung - auf Basis DATEV-Informationen - habe ich auch beschrieben; falsch nach Ihren Worten.

@Herr Huber: Schon jetzt Entschuldigung dafür, dass ich Sie "auf das falsche Gleis geschickt habe", wenn sich die Hinweise von Frau Herold tatsächlich umsetzen lassen.

Aber so richtig glaube ich noch nicht daran; ich werde das versuchen abzubilden - mal sehen...

Jedenfalls danke für die Hinweise, Frau Herold.

H. Heitschmidt

[#23]

Hallo Herr Heiterschmidt,

kein Problem.

Hatte heute auch einen Service-Kontakt mit Datev.

Auch dort war man der Meinung dass es nicht geht. Der Mitarbeiter klang für mich aber auch nicht sattelfest in dem Thema...

ich werde mir nun auch in aller Ruhe das Dokument ansehen...

[#24]

Hallo Zusammen,

ich habe heute eine Servicekontakt Antwort erhalten.

Nummer 1. scheint dabei die Lösung zu sein.

Ich hatte schon mehrfach Anfragen aber dies war der erste Servicemitarbeiter der nun die Frage richtig beantwortet hat 🙂

Sehr geehrter Herr Huber,

beim Öffnen der digitalen Personalakte erhalten Sie die Fehlermeldung #DIP00004.

Folgende Gründe lösen diese Fehlermeldung aus:

1. Der Mandant ist in Unternehmen online mit anderen Ordnungsbegriffen angelegt als in

Lohn und Gehalt.

Lösung: In Unternehmen online muss unter Stammdaten der Mandant mit den

Ordnungsbegriffen aus Lohn und Gehalt (Beraternummer und Mandantennummer) neu

angelegt werden. Bei der Neuanlage Belege online aktivieren. Nach der Anlage kann die

digitale Personalakte fehlerfrei geöffnet werden.

2. Der Mandant ist in Unternehmen online für die alte Welt "Belegverwaltung online"

freigeschalten. Für die Nutzung der digitalen Personalakte muss der Bestand auf die neue

Welt "Belege und Bank online" umgestellt werden.

Lösung: In Unternehmen online unter Belegwesen | Belegweseninfo | Menüpunkt

"Mandanten für Belege online und Bank online aktivieren" | Mandant auswählen |

Menüpunkt "Aktivierung durchführen" klicken. Nach Aktivierung der neuen Welt "Belege

online" kann die digitale Personalakte fehlerfrei geöffnet werden.

3. Die SmartCard ist nicht für die Belegtyp DATEV Lohn-Unterlagen freigeschalten.

Lösung: Mit der Administrations-Smart-Card Unternehmen online öffnen. Über den Punkt

Administration | Rechteverwaltung die betroffene Smart-Card auswählen. Das Atom

Belege Belegtyprechte | DATEV Lohn-Unterlagen freischalten. Danach kann die digitale

Personalakte fehlerfrei geöffnet werden.