Bearbeitungsstände

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hallo,

wer arbeitet mit den "Bearbeitungsständen" im Auftrag und dem Programm Bearbeitungsstände?

Ich interessiere mich gerade dafür, aber kann den letztlichen Nutzen für die Kanzlei noch nicht wirklich sehen. Bei uns arbeiten alle sehr eigenverantwortlich und ich möchte zuerst mal überblicken, welchen Nutzen ggf. Auswertungen etc. man dadurch, dass man diese Stati führt ggf. hat, oder ob man die Mühe erst gar nicht machen braucht.

Wer hat Erfahrung damit und v.a. warum?

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noch immer keine Antwort...

Schade. Anscheinend arbeitet niemand damit. Oder ist zu beschäftigt damit , die Bearbeitungsstände auszufüllen und kann deshalb nicht antworten...

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Hallo Herr Ammon,

wir arbeiten damit. Z.B. in folgendem Szenario:

Sachbearbeiter bearbeitet eine Steuererklärung und die soll vom zuständigen Steuerberater angeschaut werden. Es gibt einen Bearbeitungsstand "Kontrolle" der Sachbearbeiter setzt den entsprechenden Haken. Im Arbeitsplatz gibt es Filterabfragen z.B. nach den "Zu erledigenden Aufträgen". Wenn der Haken gesetzt ist fällt der Auftrag beim Sachbearbeiter raus und erscheint bei Steuerberater im Entsprechenden Auftragsfilter "Zu kontrollierende Aufträge".

Mit den Bearbeitungsständen steuern wir auch noch andere Auftragsfilter. Wir haben EO comfort.

Freundliche Grüße

Alexander Schreiber

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da gab es gerade eine andere/ähnliche Diskussion: https://www.datev-community.de/thread/12770

Mir fehlt die Historie zu den Bearbeitungsständen, deshalb finde ich die nicht so wirklich hilfreich. (EO classic) @

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Wir nutzen die Bearbeitungsstände nur bei den ESt-Erklärungen, prozessorientiert, hier nur beispielhaft: Eingang der Erklärung (1), In Bearbeitung (2), Fehlendes angefragt (3), Fertig, Vorlage StB (4) bis Erklärung an Mandant (5). Ein individueller Filter blendet den Auftrag dann mit der Wahl (5) aus (wie Auftrag erledigt). Weitere Daten wie Eingang der Erklärung, Soll- und ggf. Ist-Ende, Nachfragezeitpunkt unklares und Notizen werden als Zusatzangaben im Auftrag erfasst. Die nächsten Schritte ergibt sich dann an anderer Stelle aus den ungesendeten Erklärungen, Bescheidprüfung etc.

Sollte der Auftrag aber insgesamt komplexer werden und auch konkretere Inhalte der Bearbeitung und Einzelsachverhalte abbilden wird dieses Programmteil meiner Meinung nach damit überfordert sein.

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Mit den Bearbeitungsständen arbeite ich in der Kanzlei durchaus.

Auftragsanlage z.bsp. Belege kommen vom Mandant ( Abschluss) wird der Auftrag Abschluss und die zugehl. Steuererkl. angelegt.

Bearbeitungsstand offen

sobald der Mitarbeiter der zugewiesen wird mit der Arbeit beginnt wechselt der Status auf I in Arbeit

sobald Mitarbeiter fertig ist wechselt der Status auf fraktuierbar d.h. ich kann die finale Kontrolle vornehmen

sobald ich durch auf A abgeschlossen.

Damit hat jeder Mitarbeitr die Aufträge die in Arbeit und offen sind im Blick

Ich habe im Blick was ich noch zu kontrollieren habe

und was bereits fertig ist und als Delta zwischen alle Mandaten und angelegt Aufträge von welchen Mandanten fehlen noch die Unterlagen.

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lohnt sich ein vergleich zwischen den "Bearbeitungsständen" auf der einen Seite als Tool und den "Checklisten" auf der anderen Seite als Tool.

Ich meine, gibt es hier Ausschlusskriterien, dass jemand sagt, wenn ich ProCheck-Checklisten verwende, brauche ich die Bearbeitungsstände nicht, oder "mir reichen die Bearbeitungsstände. Die Checklisten sind mit zu umfangreich".

Kann man getrost beide "nebeneinander" verwenden oder würde hier doppelte Arbeit betrieben? Die Bearbeitungsstände kann man meines Wissen ja Filtern und so im Auftragsplanungswesen besser verwenden als ProCheck. Während die Checklisten hiervon wahrscheinlich schwerpunktmäßig Prozessorientiert in die Tiefe gehen.

Sehe ich das richtig oder falsch?

Nutzt jemand beides? Ist jemand mit einem total unzufrieden und nimmt deshalb lieber das Andere?

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danke übrigens für den Link.

War ebenfalls sehr erhellend und lehrreich.

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Prinzipiell hielten wir die individualisierbaren und übersichtlichen ProCheck-Listen erst einmal für besser als die Aufträge. Zudem ist der Workflow in ProCheck noch besser (und wirklich gut) darstellbar. Wir haben uns aber dann doch gegen ProCheck entschieden, da keinerlei Datenabgleich mit den Aufträgen oder den Programmen stattgefunden hat. Die Aufträge bieten die Gesamtübersicht, während ProCheck eher für den Workflow-basierenden Einzelauftrag geeignet ist (meine Meinung). Die doppelte Arbeit die Checkliste und dann noch den Auftrag abzuarbeiten hat uns dann doch von ProCheck wieder weggeführt. Ohne die Einbindung in die Daten der Aufträge war ProCheck doch nur eine "Stand alone" Lösung mit ein paar Verlinkungen und eben kein echtes PROgramm (sehr schade).

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Siehe auch hier:

ProCheck: Keine Auftragsverknüpfung möglich

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Sehe ich auch so und habe das in der Kanzlei daher über die Auftragsverwaltung gelöst.

Procheck hat sich zwar seit dem Beginn deutlich allein was das layout der checkliste betrifft dramatisch zum Vorteil geändert- in den Anfängen hatte ich mir das angesehen und sehr schnell als nicht brauchbar für die alltägliche Routine abgelegt.

In Zeiten der DSGVO habe ich mich jetzt seit längerer Zeit erstmal wieder mit Procheck auseinandergesetzt auch weil der Datev Link als Prozeß in Procheck sehr schön darstellbar ist.

Daher eignet sich -wie Herr Dostal schon schrieb- als Lösung für Checklisten sprich was muss bei welchem Mandanten in der Fibu, im Lohn, in den Steuererklärungen und im  Jahresabschluss besonders berücksichtigt werden. Wenn das einmal durchdekliniert ist und bei den Mitarbeitern eingeführt hat mein ein sehr schönes kanzleiübergreifendes Nachschlagewerk generiert dass es dem Mitarbeiter 2 der Mitarbeiter 1 der Mitarbeiter 0 folgte deutlich einfacher macht. Und auch dem Chef der die Mitarbeiter darauf hinweisen kann in den Pro Check listen sind alle Besonderheiten gepflegt.

Natürlcih nur wenn dem auch so ist und dies die Mitarbeiter auch pflegen.

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Was mir bei ProCheck fehlt, ist eine einfache ToDo-Liste. Einfach ein separates Feld, welches unten angezeigt wird, wo man ruckzuck einfach eine Liste einfügen kann.

Toll wäre es natürlich, wenn die Liste als Task geführt wird und man diese separat abhaken kann. Aber bei dem WorkFlow von DATEV würde das wohl wieder in einer sinnlosen Klickorgie münden. Dann wohl doch lieber ein einfaches Textfeld und diese mit

- [...]

- [...]

befüllen. Ist zwar nicht sehr ansprechend aber besser als gar nichts. Das man in Rubriken weitere Prüffelder einfügen und auch einrücken kann, weiß ich. Das ist aber einfach zu langsam. Das Tempo von DATEV absolut grausam. So etwas langsames wie DATEV, ist mir echt noch nicht untergekommen. Ich hoffe hier passiert mal etwas.

Gruß A. Martens

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sehe ich das richtig, dass man dann für jeden mandanten z.b. für den fibu-prozess eine eigene,separat auf ihn zugeschnittene chckliste in procheck erstellt? ich hatte das bisher so gesehen, dass man ganze prozesse abbildet. ist das nicht sehr zeitaufwendig, immer sehr individuelle prozesse zu erstellen? oder wie wird das bei euch in der praxis umgesetzt, dass man solche individuelle listen erstellt?

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Bisher habe ich etwas gezögert, kann zu diesem Thema jedoch noch etwas beitragen.

Wir arbeiten mit der EO Classic Version und nutzen die Auftragsverwaltung zusammen mit ProCheck.

Für ProCheck haben wir immer einen Standard entwickelt, der jedoch von Fall zu Fall natürlich individualisiert werden kann und auch unbedingt sollte (durch Ergänzungen oder auch Streichungen sowie Notizen zur Bearbeitung). Die Grundinformationen sind jedoch immer erst einmal gleich. Der Standard gibt den Rahmen vor und der Sachbearbeiter macht das Ganze maßgerecht. Diese Individualisierungen kann man für eine oder auch für alle folgenden Checklisten bei dem Mandanten speichern.

Sobald der Auftrag zu Beginn des Jahres eingerichtet wird, kann man bei den Aufträgen verknüpfen, dass eine (oder mehrere Monate) entsprechende Checkliste erstellt wird. Insoweit arbeiten die beiden Programme sehr gut zusammen. Wir gehen z. B. so vor, dass ich zu Beginn der Jahres alle Folgeaufträge anlege und so auch alle Checklisten angelegt habe.

Interessant ist vielleicht noch, dass man in Post/Fristen/Bescheide konfigurieren kann, dass sobald der Posteingang eines bestimmten Schreibens erfasst wird, das in die Auftragsebene (Datum z. B.) weiter gegeben wird. So hat man eine gute Historie für alle ersichtlich.

Die Felder und Masken in den Aufträgen haben wird teils für unsere Bedürfnisse individualisiert. Das ist recht versteckt, lässt sich aber dann gut einrichten. Man kann dort dann nach seinen eigenen Wünschen (z.B. eigene Datums- oder Ja/nein-Felder) einrichten.

Ich hoffe, ich konnte dazu beitragen, zu verdeutlichen, dass das Zusammenspiel der Programme doch recht komplex, aber auch recht komfortabel sein kann.

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Hallo Herr aschreiber,

Ihre Idee mit den Filtermöglichkeiten gefällt mir für mein spezielles Vorhaben der Auftragsstände sehr gut und ich habe mir das mal angesehen.

Ich würde auch gerne ein eigenes Thema Bearbeitungsstand "Kontrolle" hinzufügen und filtern und weiß auch, wie das alles gehen würde. Nur eine Frage stellt sich mir, nämlich:

ist der Haken, den ein MA 1 z.B. setzt durch Rechtekontrolle oder anderes gesichert? oder kann jeder weitere MA diesen Haken wieder rausnehmen? Wir haben das probiert und es kann bei uns ein anderer den Haken rausnehmen.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht warum das wichtig wäre oder wer das machen soll? Der Grund bei uns ist, dass wir eine Art Checkliste, die wir bisher immer bei einem Auftrag benutzen durch einen digitalen Prozess "ersetzen" möchten.

Diese Checkliste ist immer durch einen Berufsträger nach Durchsicht des Auftrags unterzeichnet. Damit gewährleisten wir, dass keine eigene Leistungserstellung der Mitarbeiter entsteht, die eine Gewerblichkeit auslösen könnte, sondern garantieren, dass immer ein Berufsträger die Arbeit freigegeben hat und damit auch die Verantwortung übernimmt. Da wir den Prozess an sich ersetzen möchten, wäre es natürlich schön, wenn man diese Schritte in gewisser Weise "revisionssicher" abhaken könnte oder zumindest dokumentierbar belegt über die Rechteverwaltung. Dort habe ich aber nur gefunden, dass man Bearbeitungsstände Standard bearbeiten kann oder eben nicht.

Falls es nicht geht, würde mich interessieren, wie diese Abgrenzung der Leistungserstellung bei Ihnen im Haus organisiert ist oder ob sich da keiner Gedanken macht.

Wäre für einen hilfreichen Tipp dankbar.

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Hallo Herr Ammon,

eine Historie der Bearbeitungsstände gibt es nicht. Zumindest ist mir das nicht bekannt. Es ist richtig, dass jeder Mitarbeiter den Haken wieder rausnehmen kann. Wir dokumentieren das in den ProCheck-Listen. Die Bearbeitungsstände im Auftrag dienen eher dem "Durchlauf" in der Kanzlei. Damit jeder sieht, was er gerade zu tun hat.

Freundliche Grüße

Alexander Schreiber

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das dachte ich mir leider...

dann muss ich grübeln. Procheck ist revisionssicher, lässt sich aber nicht so schön mit filtern in den ablauf einbauchen. bearbeitungsstände sind gut für den ablauf, aber nicht revisionssicher...

hmmmm.... ich glaub ich bleib beim papier, bis es was gibt, das beides kann. zumindest in diesem einen punkt sehe ich dann nämlich keine Verbesserung des Vorgangs.

danke nochmal