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Connect online/ Belege online

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letzte Antwort am 20.11.2018 14:33:56 von olafbietz
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l_janßen
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Nachricht 1 von 28
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Hallo zusammen,

ich habe einen Mandanten (EÜR), der lexoffice nutzt.

Ich möchte Unternehmen online nicht nutzen, sondern nur Belege online.

Ist es dennoch möglich, die Belegbilder aus lexoffice in Belege online einzuspielen?

Die vollen Kosten für UO (9,-) wären bei ihm einfach unverhältnismäßig hoch.

Danke im Voraus an alle Wissenden

Laura Janßen

mkinzler
Meister
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Nachricht 2 von 28
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Belege Online ist ein Teil/Aufsatz von Unternehmen Online. Zusätzlich zur Grundgebühr fällt auch noch die Speichergebühr (entsprechend Speicherplatznutzung an)

l_janßen
Beginner
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Nachricht 3 von 28
1218 Mal angesehen

Es gibt aber ja auch die Möglichkeit nur die Funktion Belege online zu nutzen. Das mache ich bei einigen Mandanten, da dann nur die Speicherkosten anfallen. Die Mandanten haben dann keinen direkt Zugang. Ich frage mich nun, ob ich dann trotzdem Connect online nutzen kann?

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mkinzler
Meister
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Nachricht 4 von 28
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Dann aber unter Ihrer Kanzleiberaternummer.

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l_janßen
Beginner
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Ja, genau.

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Nachricht 6 von 28
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Hallo Frau Janßen,

über die DATEV connect online Schnittstelle funktioniert das gefühlt nicht. Die Belege werden ja über die Schnittstelle aus Lexoffice übergeben. Das heißt, die beim übergeben der Daten aus Lexoffice genutzte Smartcard braucht den Zugriff auf DUO. Wenn das der Mandant machen soll braucht dieser eine mandantengenutze Beraternummer, also einen Vertrag für DUO, mit zugehörigem entsprechend administriertem Authentifizierungsmedium (Smartcard/SmartLogi) für DUO.

Das Recht für die connect online Schnittstelle finden Sie m. E. nur auf einer/einem Smartcard/SmartLogin der Beraternummer unter der die Schnittstelle bestellt wurde.

Oder wollen Sie als Kanzlei die Daten aus Lexoffice übergeben? Dann brauchen Sie den Zugriff auf Lexoffice und die connect online Schnittstelle muss unter ihrer Beraternummer bestellt werden. Ob das funktioniert weiß ich allerdings nicht.

Aus folgendem Grund erschließt sich mir nicht, warum Sie wie angefragt vorgehen wollen:

DATEV connect online übergibt ja neben den Belegbildern auch die weiteren Belegdaten (Geschäftspartner, Datum, Betrag, Erfolgskonten, Kostenstellen usw.) nach Untenehmen online in einen Mandantentyp „Erweitert“. Von dort werden die (fast) fertigen Daten in die Buchführung übergeben. Kontiert der Mandant korrekt lesen Sie die Daten über die Stapelverarbeitung ein und müssen kaum nacharbeiten. Fehlt zum Beispiel das Erfolgskonto lesen Sie die Daten über Buchungsvorschläge ein und arbeiten mit Lerndateien. Das Belegbild ist in beiden Fällen verknüpft. Wieso wollen Sie auf diese Daten und diesen Komfort verzichten? Wegen der Grundgebühr für DUO? Die connect online Schnittstelle ist m. E. ja auch pro übertragenen Beleg (Staffelpreise) bepreist.

Wenn es tatsächlich um den geringen Obulus an DATEV geht, dann sollte der Mandant die Belege als PDF ausgeben, Ihnen zumailen und Sie laden diese wie bei anderen Mandanten nach DUO und buchen diese per digitale Belege buchen.

Wirtschaftlich sinnvoll ist das ganze dann, wenn Sie bei Ansatz des internen Stundensatzes des Sachbearbeiters in der Kanzlei (ich rechne mal mit 60€)  das ganze (Belege aus E-Mail uploaden und buchen) in ca. 15 Minuten abwickeln. Das wären dann 15€ interne Kosten im Verhätnis zur eingesparten Grundgebühr von DUO zzgl. der Kosten für die Belegübertragung für die connect online Schnittstelle. Letztere habe ich mal geschätzt, weil ich das Belegvolumen nicht kenne.

Rechnen Sie intern mit z. B. 90€ dann müssten Sie in 10 Minuten fertig sein...

Ich habe jetzt mal nicht berücksichtigt, dass in der Grundgebühr für DUO ja der Buchungsassistent inklusive ist. Bei Nutzung des Buchungsassistenten ohne mandantengenutze Beraternummer ist dieser ebenfalls bepreist. Oder wollen Sie den auch (wegen der Gebühr) nicht nutzen? Dann können Sie die Belege gleich in die Dokumentenablage schieben und zahlen damit nicht mal für Belege online - monetär betrachtet zahlen Sie damit nichts.

Zur Erinnerung: wir sprechen  hier über einen monatlichen monetären Vorteil im mittleren einstelligen Bereich bei nahezu vollständigem Komfortverlust...

Beste Grüße

olafbietz
Meister
Offline Online
Nachricht 7 von 28
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Ich verstehe die Frage von Frau Janßen durchaus. Und mir stellt sich die gleiche Frage.

Ich erspare mir jetzt mal die vielfach geführte Diskussion nach dem Sinn und Zweck oder Preis-Leistungsverhältnis von Unternehmen Online. Es gibt Mandant, für die DUO nicht passt oder die es nicht wollen. Insbesondere kleinere Unternehmen mit wenig Budget oder ältere Inhaber. Ich zwinge keinem Mandanten Unternehmen Online auf.

Frau Janßen sucht nun einen guten, eleganten Weg, bei einem solchen Mandanten die Belege aus Lexware in den Belege-online-Bestand zu überführen, der kanzleiverwaltet ist. Nicht mehr und nicht weniger. Und dann ist es ärgerlich, wenn es eine Schnittstelle gibt, die dann aber 12,50 Euro/Monat kostet (volles, ungenutztes DUO). Über die 2 Euro für die Connect-Online Schnittstelle würde sich ja niemand beschweren.

Stattdessen muss dieser Mandant nun seine Belege per Mail schicken. Das ist nicht zeitgemäß. DATEV sollte die Schnittstelle Connect Online auch ohne DUO-Vertrag freigeben.

tpfauter
DATEV-Marktplatz Partner
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Nachricht 8 von 28
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Ein Weg könnte sein:

-Sie loggen sich über einen eigenen Nutzer in Lexware ein

-Sie nutzen Ihre persönliche Kanzleimitarbeiter Smartcard für den Übertrag

-Unternehmen Online läuft ohne Unterberaternummer und kostet somit nur Speicherplatz ggf. Buchungsassistent

Sie rufen die Belege immer ab wenn Sie die Buchführung machen möchten, der Mandant hat mit der Übertragung dann nichts zu tun.

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stefans
Fortgeschrittener
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Nachricht 9 von 28
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Moin Moin Herr Bietz,

wenn Sie die Vorteile von Belege-online nutzen möchten, dann hat die DATEV dafür ihren Preis (connect-online + Belege online) der geringer ist als die Kosten von UO.

Wenn Ihnen der Preis im Verhältnis zum Nutzen zu hoch ist, dann können Sie doch aber Lexoffice quasi als UO nutzen. Hierfür muss Ihnen der Mandant nur den Steuerberater-Zugang freischalten (siehe auch DATEV Connect online mit Lexoffice).

Die Belege sind dort bereits digitalisiert, warum sollte diese erneut per E-Mail übersendet werden.

Beste Grüße

Stefan

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olafbietz
Meister
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Nachricht 10 von 28
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Kann ich also das Ergebnis auf die Frage von Frau Janßen wie folgt zusammenfassen?

  • Ich kann als Berater Belege aus Lexoffice nach Unternehmen online übertragen
  • dafür kann die DATEV Connect online Schnittstelle genutzt werden
  • Die Kanzlei muss einen (eigenen) DOU-Vertrag und eine Smartcard haben
  • Die Kanzlei muss für den Mandanten einen Belege-online-Bestand unter eigener Beraternummer anlegen
  • Die Kanzlei muss den Belegübertrag beim Mandanten unter Verwendung der eigenen Smartcard anstoßen (das bedingt das Sicherheitspaket beim Mandanten)
  • Kosten entstehen für Belege online (Anfangs 3,50) und die connect online Schnittstelle 2,00 Euro

Alternativ: nur die Buchungsdaten exportieren (ohne Belegbild) und bei Bedarf im Lexware über den Steuerberaterzugang nachschauen.

Alternativ: Die Lexware-Belege von Mandant als PDF exportieren lassen und von Kanzlei manuell in DUO einspielen. Hier ist ein sicherer Übertragungsweg zu wählen.

Stimmt das so?

Fehlt was?

stefans
Fortgeschrittener
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Nachricht 11 von 28
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Ja, die Zusammenfassung ist nach meinem Verständnis korrekt.

Alternativ: Die Lexware-Belege von Mandant als PDF exportieren lassen und von Kanzlei manuell in DUO einspielen. Hier ist ein sicherer Übertragungsweg zu wählen.

Um den sicheren Übertragungsweg zu "umgehen" können Sie mit dem Steuerberaterzugang auch selbst die Belege als PDF exportieren.

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tpfauter
DATEV-Marktplatz Partner
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Nachricht 12 von 28
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Passt so, eventuell noch zu den Kosten Datev connect online

Übermittelte Belege /Monat Kosten in Euro bis 200 2,00 Euro, bis 400 4,00 Euro danach je 200 + 1,50 Euro

und als Anmerkung: Sicherheitspaket beim Mandanten ist nicht unbedingt erforderlich. Vermutlich wird die Smartcard weiterhin am Arbeitsplatz in der Kanzlei gesteckt sein.

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xml
Fachmann
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Nachricht 13 von 28
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Hallo Herr Bietz,

die DATEV Connect Online Schnittstelle ist für den Belegübertrag nicht unbedingt notwendig.

Es geht auch kostenlos mit Hilfe des "DATEV Belegtransfers" und der xml-Schnittstelle. Dazu muss man sich in Lexoffice die zip Datei mit den Belegbildern und xml Daten herunterladen. Das kann man unter den Exportfunktion erledigen. Diese (nicht entpackte) Zip Datei dann via Belegtransfer nach UO hochladen.

319878_pastedImage_0.pngWenn man sich die DATEV Speicherkosten sparen möchte, dann empfehle ich, die Buchhaltung aus Lexoffice im DATEV Format (csv) zu exportieren (nur Buchungssätze) und in DATEV Kanzlei Rewe zu importieren. Voraussetzung: Eine saubere Vorarbeit in Lexoffice, d.h. die Bank muss vollständig zugeordnet sein.

Die Belegbilder kann man sich nun entweder in Lexoffice (Cloud) anschauen oder aber die Belegbilder aus Lexoffice als PDF herunterladen und auf dem hoffentlich vorhandenen 2. Monitor anschauen. So entfällt zwar die komfortable Belegverknüpfung, wenn man sich einen Beleg aber noch mal anschauen möchte, dann muss man diesen nicht vom Mandanten anfordern und auch keine Ordner wühlen.

stbin
Beginner
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Nachricht 14 von 28
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Hallo ich lese hier interessiert mit, weil ich auch Lösungen ohne UO suche. Müssen die Belege denn nicht dauerhaft mit der Buchung verknüpft sein, damit die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung erhalten bleibt?

Wie ist gewährleistet, dass der Beleg schnell wiedergefunden wird?

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olafbietz
Meister
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Nachricht 15 von 28
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Wow! Vielen Dank für die Ausführungen.

Ich würde ja gerne Belege online nutzen. Die 3,50 Euro Speicherkosten mit Buchungsassi gehen in Ordnung.

Der Ablauf mit der XML Schnittstelle wäre also so:

  • ich logge mich mit meinem StB-Zugang ins Lexware ein und lade mir die ZIP-Datei herunter
  • auf meinem Kanzlei-Rechner gibt es den Belegtransfer und eine Smartcard. Darüber lade ich diese Datei ins Belege online hoch, wie ihr Screenshot zeigt, und fertig?
  • Bedingung: Belege online nur in der Version erweitert

Der Unterschied zu Connect online ist also nur, dass man sich den Umweg über den Belegtransfer spart?

Puh! Mir fehlt so ein bisschen eine tabellarische Gesamtübersicht und Gegenüberstellung über alle Funktionen, Voraussetzungen und Kosten für DATEV-Connect, DATEV-Connect online, XML-Schnittstelle, ISWL Beleg2 Buchung...

Ich würde mir gerne ein Gesamtbild machen und meine Mandanten danach einteilen was für sie geht und sinnvoll ist. Aber man sieht ja den Wald vor Bäumen nicht und kriegt einen Knoten in den Kopf

Edit: bei Nutzung der XML-Schnittstelle muss der Bestand nicht in Erweitert geführt werden.

olafbietz
Meister
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Nachricht 16 von 28
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Hallo ich lese hier interessiert mit, weil ich auch Lösungen ohne UO suche. Müssen die Belege denn nicht dauerhaft mit der Buchung verknüpft sein, damit die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung erhalten bleibt?

Wie ist gewährleistet, dass der Beleg schnell wiedergefunden wird?

Für meine Begriffe ist die (softwaremäßige) Verknüpfung nicht nötig für eine Ornungsmäßigkeit, solange man den Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg anderweitig darstellen kann. Papierbelege sind ja auch nicht an den Buchungssatz geheftet.

Das schnelle und bequeme Wiederfinden ist wohl eher ein Thema. Und gerade deswegen würde ich die Belegbilder gerne mit dem Buchungssatz verknüpfen. Das ist mir auch die 3,50 für Belege online wert. Nur möchte ich dem DUO-unwilligen Mandanten nicht DUO aufzwingen.

w_paul
Erfahrener
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Nachricht 17 von 28
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Es gibt ein Seminar zum Thema Schnittstellen im Rahmen der Seminarreihe Datev Experte für digitale Buchführungen.

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0815
Fachmann
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Nachricht 18 von 28
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w_paul
Erfahrener
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Nachricht 19 von 28
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Das Seminar scheint in die gleiche Richtung zu gehen.

Ich meinte aber das Präsensseminar

Art.-Nr. 78090 DATEV-Schnittstellen nutzen –  Datenströme integrieren

DATEV-Schnittstellen nutzen – Datenströme integrieren (Modul 2)

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0815
Fachmann
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Nachricht 20 von 28
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Super, danke Ihnen!

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andreasberger
Aufsteiger
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Nachricht 21 von 28
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Wir spielen im Moment noch die Buchungssätze aus LexOffice ein und laden die Belegbilder auf die Festplatte. Die Dateinamen der Belegbilder entsprechen zum Glück der Beleg-ID.

Die Belegbilder haben wir entweder in einem Ordner auf der Festplatte oder im Dokumentenkorb.

Wenn wir einen Beleg anschauen wollen, klicken wir in der Fibu auf den Beleg. Dann erscheint eine leere Seite mit der Beleg-ID. Diese geben wir dann im Windows-Explorer im jeweiligen Ordner in die Suche ein, oder in die Suche beim Dokumentenkorb (4 Stellen reichen meistens).

Es genügt eigentlich fast immer, wenn man sich die ersten 4 Stellen merkt und nach diesen sucht. Das geht immer noch schneller, als in LexOffice nach einem Beleg zu suchen.

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olafbietz
Meister
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Nachricht 22 von 28
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Ich bin jetzt einen Schritt weiter.

Ich kann über die XML-Schnittstelle die Belegbilder in Belege online und die Buchungsstapel in REWE einspielen und die Buchungssätze sind mit dem Belegbild verknüpft. Soweit so gut.

Blöd nur, dass man sich dann nicht mit der Plus-Taste von Buchungssatz zu Buchungssatz hangeln kann, um diese Buchungsdaten zu überarbeiten. Man muss jeden Buchungssatz mit Doppelklick öffnen um ihn zu prüfen oder zu bearbeiten. Da werde ich ja nie fertig. Außerdem kann ich nicht das Belegfenster wie bei Unternehmen-Online-Buchhaltungen nutzen. Es wird Belegansichtsfenster geöffnet (Auge-Symbole). Und das dauert immer, bis der nächste Beleg geladen ist. Kurz: bei diesem Zeitaufwand und Generve bringt mich das gar nichts.

Also werde ich nur die Belegbilder abholen und in Belege online speichern und dann wie bei allen anderen Unternehmen online Mandanten buchen. Ohne Buchungsvorschlag.

Ich habe noch keine Möglichkeite gefunden, die Bankkontoumsätze aus Lexware nach DATEV zu exportieren. Geht das gar nicht? Muss ich zwingend RZ-Bankinfo oder dergleichen nutzen? Und kann ich nur Debitorenstammdaten exportieren oder habe ich dann automatisch auch die Kreditorenstammdaten mit drin (die ich nicht haben will)?

Puh. Diese ganze Sache kostet unglaublich viel Zeit und Nerven.

olafbietz
Meister
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Wenn man sich die DATEV Speicherkosten sparen möchte, dann empfehle ich, die Buchhaltung aus Lexoffice im DATEV Format (csv) zu exportieren (nur Buchungssätze) und in DATEV Kanzlei Rewe zu importieren. Voraussetzung: Eine saubere Vorarbeit in Lexoffice, d.h. die Bank muss vollständig zugeordnet sein.

Habe gerade noch mal Ihren Beitrag gelesen.

Verstehe ich das richtig, dass ich nicht die Bankkontoumsätze als solches exportieren kann. Stattdessen entwickelt sich die Bank so nebenbei aus den Belegzuordnungen des Mandanten (weil dann als Gegenkonto die Bank gebucht wird). Und damit ist die Bank nicht vollständig drin, wenn nicht alles zugeordnet ist?

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Hallo Herr Bietz,

sie sollten die Buchungsstapel über die Buchungsvorschläge verarbeiten und nicht über die Stapelverarbeitung. Dann können Sie sich auch mit der Plus-Taste durchhangeln und im Rahmen der Bearbeitung aufteilen. Ausserdem wechselt dabei automatisch der Beleg.

Beste Grüße

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olafbietz
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Sorry, aber wie geht das?

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Nachricht 26 von 28
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Hallo Herr Bietz,

Sie rufen ja die Daten über Mandant ergänzen in KRW ab. Damit sind diese zunächst sowohl in der Stapelverarbeitung als auch in den Buchungsvorschlägen verarbeitbar. Je nachdem wofür Sie sich entscheiden, wird die andere Bereitstellung gelöscht.

In Ihrem Fall hilft jetzt also nur ein erneutes Bereitstellen in DUO und ein erneutes abrufen über Mandant ergänzen. Dann verarbeiten Sie die Daten über die Buchungsvorschläge.

Wenn Sie den Stapel mit den Buchungsdaten manuell einlesen, dann importieren Sie diesen in die Buchungsvorschläge.

Ich weiß leider nicht genau wie Sie arbeiten.

Beste Grüße

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olafbietz
Meister
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Vielen Dank für Ihren Hinweis, wir haben es nun hinbekommen!

Man musste beim Importieren über die Buchungsvorschläge noch festlegen, welche Art der Daten es sind (Kasse, Rechnungseingang oder Rechnungsausgang). Ohne Auswahl geht es nicht.

Kasse ist schlecht, weil dann das Konto fest ist.

Wir haben gemischt Rechnungsein- und Ausgänge. Diese haben wir einfach als Rechnungseingang deklariert und dann ging es.

Wir werden dieses System trotzdem nicht nutzen können. Das hat aber einen anderen Hintergrund:

Importiert werden nicht nur die Buchungen der Belege, sondern auch die vermeintlichen Zahlungen (Gegenkonto 1800, 1200 im SKR 03). Wenn der Mandant nun nicht 100% genau arbeitet, wird man nicht glücklich. Man kann auch nicht parallel RZ-Bankinfo nutzen, weil man dann einige Buchungen auf der Bank doppelt hat usw (zutreffende Anmerkung von Herrn Schimke). Wenn man sich auf die Bankbuchungen des Mandanten verlässt und Zuordnungen zu den Bankkontoumsätzen fehlen, stimmt der bankbestand nachher nicht. Ich als Fibu-Bearbeiter merke das dann auch gar nicht. Ich habe keinen Kontobestand zum Abgleichen.

Also werde ich wohl doch nur die Belegbilder nach Belege online übergeben, RZ-Bankinfo dazu (Kosten für Mandant) und das wars. Sehr schade, weil eigentlich mehr gehen müsste. Aber besser als nichts.

olafbietz
Meister
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Nachricht 28 von 28
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Hallo ich lese hier interessiert mit, weil ich auch Lösungen ohne UO suche. Müssen die Belege denn nicht dauerhaft mit der Buchung verknüpft sein, damit die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung erhalten bleibt?

Wie ist gewährleistet, dass der Beleg schnell wiedergefunden wird?

Also wenn Sie die XML-Schnittstelle nutzen, wie hier im Beitrag beschrieben, dann importieren Sie die Belegbilder und buchen Sie aus Belege online heraus, wie bei jedem "normalen" Unternehmen Online Mandant (Verknüpfung hergestellt) oder sie importieren sie aus Lexware mit vorgeschlagenem Buchungssatz, den Sie ggf. noch bearbeiten  (Verknüpfung auch hier hergestellt).

Die Belegverknüpfung haben Sie nur dann nicht, wenn Sie ausschließlich Buchungsdaten importieren und die Belege im Lexware belassen (Selbstbucher).

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letzte Antwort am 20.11.2018 14:33:56 von olafbietz
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