Unternehmen Online TIFF oder PDF und OCR

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hallo,

hier mal eine performance-frage an die poweruser oder kollegen, die viel mit Unternehmen online arbeiten.

1. nehmt ihr lieber TIFF oder PDF-Dateien, die ihr hochladet? gibt es ggf. Dateigrößenunterschiede, was gegen das eine oder andere spricht? oder sind beide gleich zu bewerten und es wäre schlichtweg egal?

2. gibt es Erkenntnisse, wie sich die OCR-Erkennung bei beiden Formaten verhält? früher war es mal so, dass bei PDF diese nicht sehr gut war. Heute habe ich den Eindruck, dass die OCR allgemein noch zu wünschen übrig lässt, aber gibt es vielleicht Erfahrungswerte oder sogar fundamentierte werte, weches Format besser bei der OCR auslesbar ist?

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Hallo,

zu 1. wir ziehen TIFF immer vor pdf, da TIFF in der Regel eine geringere Datengröße hat und trotzdem alles gut zu erkennen ist und aufgrund der Datenmenge der Belegaufbau schneller funktioniert

zu 2. Ein Unterschied zwischen TIFF und PDF ist mir grundsätzlich nicht aufgefallen. Insgesamt würde ich die OCR Erkennung als ausbaufähig bezeichnen, da diese nicht besser wird egal wie oft ich den gleichen Beleg geändert habe. Ein Beispiel: Wir haben einen Mandanten der gerne ab und an Teilrechnungen stellt und diese in der Schlussrechnung am Ende zum Abzug bringt. Die OCR nimmt in der SR regelmäßig die Rechnungsnummer aus der Teilrechnung die auf der Rechnung auf der letzten Seite auftaucht und niemals die Rechnungsnummer die auch bei der SR an derselben Stelle steht wie bei allen anderen Rechnungen. Trotz 30ig maliger Änderungen lernt die OCR Erkennung nicht dazu bzw. wird besser.

Beste Grüße

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Persönlich nutzen wir als Unternehmen PDF einfach aus dem Grund, weil man das weiterverarbeiten kann. TIFF ist dazu ein zu ungewöhnliches Format. Außerdem kommen 95% unserer Rechnungen digital an, da erübrigt sich die Entscheidung.

Die OCR Erkennung ist schon deutlich besser geworden seit dem 3.0 Update (bilde ich mir zumindest ein). Einen Unterschied zwischen TIFF und PDF gibt es denke ich nicht, das hängt dann lediglich stark von der DPI Zahl ab.

Ich glaube außerdem nicht. dass die OCR Erkennung dazu lernt, es werden ja lediglich die historischen Buchungsdaten zurückgeschrieben. Es ist nur super nervig, dass Belege die mittlerweile vermutlich standard sind, einfach nicht von der OCR Erkennung erkannt werden (Amazon!, Facebook, Goggle etc.) — super anstrengend...

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TIFF hat bei uns keine kleinere Dateigröße als PDF. Ich habe schon mehrfach am Scanner ein Dokument in beiden Formaten gescannt, es waren fast identische Dateigrößen.

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Persönlich nutzen wir als Unternehmen PDF einfach aus dem Grund, weil man das weiterverarbeiten kann.

inwiefern ist bei ihnen die Weiterverarbeitung interessant? wenn das ding in DUO ist, ist es doch oben und wird verbucht. was muss noch weiterverarbeitet werden?

ja, die OCR macht echt nicht den besten eindruck habe ich auch festgestellt. ist die wirklich besser, bei höherer DPI? das kann ich mir gar nicht vorstellen irgendwie...

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Wir scannen 300 dpi und die Erkennung ist nur mäßig. Egal ob PDF oder TIFF.

Und nein, sie lernt nicht. Und es ist ja gerade erst eine neue Version gekommen. Also keine Aussicht auf Besserung.

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Ich würd her gern mal kurz mit einer eigenen Frage reingrätschen - vielleicht kennt sich jemand damit aus.

Wir haben seit gestern einen neuen Scanner und er der hat eine eigene OCR-Erkennung. Das was er liest, speichert er dann in die PDF mit rein. Dadurch wird die Datei allerdings etwas größer. Mach das Sinn? Erkennt UO dann besser, was auf der Rechnung steht?

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Wir bevorzugen generell PDF. Die Größen liegen bei PDF schwarz-Weiß bei ca. 30-70KB bei korrekten Einstellungen in den Scannern (bei guten Geräten max. 150DPI) und guter Firmware. Die Lesbarkeit ist trotzdem TOP und es kommt schon vor, dass die Datei dann noch einmal lokal abgespeichert und versandt wird. Da ist mehrseitiges Tiff zu unbekannt und Kommentierungen etc. lassen sich mit PDF auch besser umsetzen.

Die OCR-Erkennung beim Scannen hat meiner Meinung nach für UO keinen gewinnbringenden Effekt.

Wir nutzen nur für Kassenbelege Graustufen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

DATEV präferierte bisher meiner Meinung nach tiffs, weil die nicht so viele technische Überraschungen oder Unannehmlichkeiten im Inneren bergen. Das hat uns aber äußerst selten Probleme gemacht, in wenigen Fällen waren die bunten Markierungen auf dem Belegbild nur etwas verschoben, der Inhalt war OK.

Mit PDFs sind bisher alle glücklich.

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Es kommt darauf an, aus welcher Quelle die PDF-Dateien stammen.

PDF-Dateien aus vernünftigen Rechnungserstellungsprogrammen sind normalerweise nur wenige Kilobyte groß und somit meist nochmal deutlich kleiner als TIFF Dateien.

Sollten die Dateien durch einen Scanner erstellt werden empfehlen sich TIFF-Dateien, da die durch die Scanner erstellten PDF-Dateien meist unnötig groß sind.

Bei der Maschinenlesbarkeit gibt es keinen wahrnehmbaren Unterschied zwischen TIFF und PDF.

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Hallo,

falls Sie Belege per Dokument Upload online hochladen, ist es bei pdf-Dateien wichtig, einen "sprechenden" Dateinamen zu vergeben, da pdf-Dateien nicht als Bild angezeigt werden.

Viele Grüße,

B. Fitschen

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Hallo Frau Fitschen,

wir können alle pdf-Uploads in Bildform sehen. > Größer 1MB dauert halt.

Gruß

C. Rohwäder

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"sprechenden" Dateinamen

was soll das sein?

bei uns zeigt er alles an, egal wie die Datei heißt?

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Hallo Herr Rohwäder,

sind die pdf-Dateien selbst gescannte Dateien oder welche, die Sie/Ihre Mandanten bereits vom Rechnungssteller im pdf-Format erhalten haben? Bei mir ist es so, dass ich z. B. bei meiner Telefonrechnung, die ich per Mail im pdf-Format erhalte, diese in Dokument Upload Online nicht als Bild sehe, sondern lediglich ein Symbol "pdf-Datei".

Hallo Herr Ammon,

wenn ich die Rechnung nicht als Bild sehen kann, sondern lediglich dieses Symbol für eine pdf-Datei, dann ist es für mich wichtig, dass der Dateiname nicht CC1234567 heißt, sondern z. B. Telefonrg. 05/2018, damit ich bei der Endkontrolle vor der Übergabe nach UO feststellen kann, ob ich die richtige Datei erwischt habe.

Viele Grüße,

Birthe Fitschen

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okay, verstehe ich natürlich, sollte aber eigentlich nicht der fall sein, das macht doch eine menge arbeit schon wieder. würde ich mal datev ansprechen. das finde ich seltsam.

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Hallo Frau Fitschen,

kann das am Browser liegen? Wir benutzen seit der Upload-Funktion nur Chrome. Sollte ein Fachmann /die DATEV evtl. klären.

Gruß

C. Rohwäder

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Hallo Herr Rohwäder,

ich nutze noch den Internet Explorer. Der Browser Google Chrome ist für mich keine Alternative, ich habe seit ein paar Jahren Google aus meiner Internetnutzung gestrichen.

Aber es ist gut zu wissen, dass es auch anders geht.

Ich hatte zu diesem Thema schon während der Pilotphase mit DATEV Kontakt und bin bisher davon ausgegangen, dass dieser Fehler trotz Meldung dann doch drin geblieben ist.

Viele Grüße,

B. Fitschen

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Der neue Belegupload zeigt in der Vorschau bei PDF keine Belegbilder an, später in UO stehen die aber ganz normal zur Verfügung.

95% aller Belege unserer Mandanten kommen sowieso über den Belegtransfer, der arbeitet immer noch am effektivsten und lässt sich am besten mit den verschiedenen Scannern und darauf genutzten Profilen nutzen.

Bei manchen PDF-Dateien wird die Vorschau nicht durch UO angezeigt, weil es wohl da Probleme im konkreten PDF-Aufbau gibt, in der 2.0 stand dann im Vorschaufenster "Öffnen mit externer Anwendung", das hat eigentlich immer auf Anhieb funktioniert.

PDFs sind mittlerweile nur dann größer als TIFFs, wenn die Scanner falsch eingestellt sind oder schlicht nicht gut komprimieren können. In der PDF selbst steckt im Grunde ja auch nur ein eingebettetes Bild. Wenn das zu hoch aufgelöst ist, wird das PDF zu groß. Da kann nur PDF an sich nichts dafür...

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Hallo Herr Amon,

zu 1.):

das Format sollte seit langem keinen Unterschied mehr machen, egal ob es sich um OCR, Dateigröße oder anderer Handhabungen handelt.

ABER seit DUO 3.0 habe ich mit einem Kollegen einer anderen Kanzlei folgendes festgestellt(Er Poweruser PDF : Wir Poweruser TIFF):

Der Belegviewer wurde mit der Version geändert und bei PDF scheint dieser die Belege unscharf und erst nach längerer Ladezeit anzuzeigen. Dies wurde bereits von DATEV bestätigt und hängt mit einer Konvertierung im Viewer zusammen... Demnach würde ich ab jetzt wieder auf TIFF setzen...

zu 2.):

Für OCR ist ausschließlich die optische Qualität der Belege auschlaggebend. Hier kommt es grundsätzlich nicht auf die Scanvorgaben, sondern auf den Scanner und die dortige Qualität der Scaneinheit an. Es gibt bereits Scanner, die farbig 300 dpi kleiner Scannen als so manches Modell für den Privatgebrauch ein 200 dpi s/w. Wir haben grundsätzlich mit 200 dpi s/w und tiff keine schlechten Erfahrungen gemacht. Die OCR-Erkennung lernt auch nicht dazu, sondern lässt immer wieder den identischen Algorithmus über die Belege laufen. Rechnungen die einmal nicht erkannt werden, werden jedes Mal schlecht erkannt. Trotzdem besser als der Buchungsassistent für DMS oder SmartTransfer...

Warum der neue Belegupload nicht ZIP-Archive zum Upload unterstützt, wie dies vorher der Fall war, erschließt sich mir überhaupt nicht. Ebenso ist es mir ein Rätsel warum ich zum Löschen der Belege im Upload keine Mehrfachauswahl nutzen kann, sondern die Löschung ausschließlich einzeln für jeden Beleg vornehmen muss. Falls ich hier etwas übersehen habe, bitte ich unbedingt um entsprechenden Hinweis 😉

Ich hoffe bei Euch war die Umstellung auf 3.0 für die Mandanten ruhiger!

MfG

Tobias Ettl

[#19]

Dies wurde bereits von DATEV bestätigt und hängt mit einer Konvertierung im Viewer zusammen... Demnach würde ich ab jetzt wieder auf TIFF setzen...

Okay? Gut, dass die DATEV mir gegenüber gesagt hat, dass in Zukunft PDF das Standardformat werden soll. Interessant und gut zu wissen.

Warum der neue Belegupload nicht ZIP-Archive zum Upload unterstützt, wie dies vorher der Fall war, erschließt sich mir überhaupt nicht.

Kenne ich gar nicht, dass der Dokumenten upload online ZIPs hochladen konnte?! Der Belegtransfer kann das nach wie vor, der auch *.msg E-Mail Nachrichten aus Outlook z.b. für DATEV Lohn-Unterlagen hochladen kann. Das kann der Dokumenten upload online leider auch nicht.

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Mit der Vorschau beim Upload Online könnte es daran liegen, dass DATEV-ASP im Einsatz ist. Bei der ASP-Lösung funktioniert die Vorschau nicht.

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PDF oder TIFF macht bei uns auch keinen großen Unterschied, jedoch haben wir manchmal mit sehr "exotischen" PDF-Aufbereitungen Schwierigkeiten. Die DATEV hat inzwischen einen Patch nachgeschoben, damit auch eingebettete Bilder die mit einem JPG2000-Algorithmus erstellt wurden wieder angezeigt werden können. Mit TIFFS hatten wir noch nie Probleme. Außerdem empfiehlt die DATEV den Scan mit 300dpi s/w, wenn man den Buchungsassistent nutzen möchte Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1034754 (Kapitel 3). Ansonsten kann es sein, dass die OCR-Markierungen funktional, aber auf dem Belegbild verschoben sind.

Die Vorschau der Thumbnails im Dokument Upload online funktioniert wunderbar, wenn man das Captiva Cloud Runtime Modul aktiviert hat. Danach ist auch das heften etc. möglich. Soweit mir bekannt ist installiert der DATEV-asp Support das Modul auf Anfrage nach.

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Hallo Herr Bohle,

Sie haben Recht, der Dokumentenupload mobil konnte noch nie ZIP, allerdings gab es in Unternehmen online selbst eine Uploadfunktion neue Belege, die dies sehr wohl unterstützte. Die Personalakte konnte meines Wissens aber auch nicht angesprochen werden.

MfG

Tobias Ettl

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der Dokumentenupload mobil konnte noch nie ZIP

Von mobil war nie die Rede. Dass iPhones keine ZIPs handhaben können, ist ja klar. Es ging um den Dokumenten upload online.

allerdings gab es in Unternehmen online selbst eine Uploadfunktion neue Belege, die dies sehr wohl unterstützte.

www.datev.de/upload unterstützt nur folgende Dateitypen:

BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, ODS, ODT, PDF, PKCS7, PNG, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML

Der Belegtransfer v3.5 kann aber auch ZIPs und MSG Dateitypen hochladen.

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Gut so ohne google, so es denn geht.

Ich selbst nehme immer Exoten, wie Maxthon, Opera, Cliqz aber die setzen per se auch auf bekannten Plattformen wie ie , google ( chrome) oder firexfox auf.

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Ich nutze als Internet-Suchmaschine schon seit längerem Startpage (www.ixquick.de) und stelle immer wieder fest, dass Google nicht mehr so viel über mich weiß (ich bekomme ständig dieselbe Werbung angezeigt, und zwar nur von Firmen bei denen ich im Internet Waren bestelle).

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Hallo Herr Ammon,

wir haben noch häufig Tiff-Dateien bei unseren Mandanten da einige das Scanmodul einsetzen. Ich persönlich bevorzuge PDF-Dateien, da man hier kein Bildanzeigeprogramm benötigt sondern selbst im Browser die PDF-Datei anzeigen lassen kann. Bei 300 dpi und Kompakt-PDF haben wir sehr kleine Dateigrößen die ähnlich groß sind wie die Tiff-Dateien, also spricht hier auch seitens der Dateigröße nichts dagegen. Somit ist es einfach Geschmackssache welches Format man wählt.

Die Texterkennung ist bei uns mal besser mal schlechter, dies hängt mit den Belegen und dem Aufbau der Rechnungen ab. Und natürlich mit dem Buchungsverhalten, wenn man gegen den Buchungsassistenten arbeitet statt mit ihm... Daher kann man hier keine allgemeine Aussage treffen.

Viele Grüße

Marc Brost

[#27]

Ich nutze als Internet-Suchmaschine schon seit längerem Startpage (www.ixquick.de) und stelle immer wieder fest, dass Google nicht mehr so viel über mich weiß (ich bekomme ständig dieselbe Werbung angezeigt, und zwar nur von Firmen bei denen ich im Internet Waren bestelle).

Und ich nutze einen AdBlocker und nutze das Internet zu 99,5% werbefrei und zudem viel schneller. Kann ich nur empfehlen.

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Wobei AdBlocker ja leider nicht nur Ads blocken sondern teilweise auch JavaScript, was die Web App dann braucht — kann schon mal vorkommen, dass Web Apps die auf JS basieren, dann nicht voll funktionieren und es zu bugs kommt

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Oder man für diese Seite den Adblocker manuell oder auf nachfrage abschalten muss um den ganzen Inhalt ansehen zu können.

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Sehr geehrter Herr Bohle,

vielen Dank für die Verbesserung!

Dokumenten Upload online war auch gemeint, dies war eine Verwechslung meinerseits. Ich bitte dies zu entschuldigen.

Mir ging es um die Uploadfunktion, die durch Dokumentenupload online ersetzt wurde. Belege hinzufügen. Dies unterstützte noch ZIP und auch Message-Dateien und konnte prima als Workaround genutzt werden, falls der Belegtransfer gerade nicht mit der Automatik funktionierte. Dies ist mit dem Belegupload online nicht mehr ohne zusätzlichen Aufwand möglich. Ich habe noch einen Altbestand, der hat die Uploadfunktion noch:

Diese war für mich viel klarer strukturiert und war bedienungsfreundlicher für den Fall, dass man sich im Belegtyp geirrt hat.

MfG

Tobias Ettl