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Import Eingangsrechnungen per CSV mit Aufteilung

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letzte Antwort am 13.07.2018 13:37:37 von Gelöschter Nutzer
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pinnau
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Hallo zusammen

Ich habe den Auftrag, einen DATEV Export in einem vorgeschalteten System zu implementieren. Die Schnittstellen Dokumentation für das DATEV CSV-Format liegt mir vor.

Konkret geht es um Eingangsrechnungen mit Aufteilung auf 1 oder mehrere Sachkonten. Ich habe schon Exporte für einige andere Buchhaltungssysteme implementiert. Das Vorgehen war dabei folgendermaßen:

Pro Beleg (pro Eingangsrechnung):

- Ein Buchungssatz mit dem Gesamtbrutto auf das Kreditorenkonto

- Je ein Buchungssatz pro Sachkonto mit einem anteiligen Betrag (netto) und dem Steuerkennzeichen + Steuerbetrag

Die Summe der anteiligen Nettobeträge + Steuerbeträge muss dem Gesamtbrutto entsprechen. Entsprechende Rundungsfehler durch die Aufteilung müssen durch die Software bereinigt werden, die das Export-File erstellt.

Leider kann ich der Schnittstellendoku nicht entnehmen wie das in DATEV läuft. Ein Steuerbetrag ist dort nicht enthalten. Vermutlich wird die Steuer automatisch berechnet was aber zu Fehlern aufgrund von Rundungsdifferenzen führen kann.

In der Dokumentation ist eine beispielhafte Aufteilung für eine Ausgangsrechnung enthalten. Ich habe versucht, dieses Beispiel auf eine Eingangsrechnung umzustellen:

1190,00;"H";"";;;"";8050;70100;"";1403;"ER1234";"";;"ER mit Aufteilung";...

700,00;"S";"";;;"";8050;8060;"9";1403;"ER1234";"";;"Aufteilung auf Kostenkonto";...

300,00;"S";"";;;"";8050;8070;"9";1403;"ER1234";"";;"Aufteilung auf Kostenkonto";...

Als Steuerschlüssel habe ich die "9" (Vorsteuer 19%) gewählt. Wäre dies so praktikabel? Wie würde DATEV in diesem Fall die Vorsteuer ermitteln? Und was würde passieren wenn die ermittelte Steuer für Pos 2/3 + Netto 2/3 ungleich der Bruttosumme aus Pos. 1 ist?

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Gelöschter Nutzer
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Bevor ich mich damit abquälen würde, würde ich die Einzelposten importieren  und die Vorsteuer als Sammelbetrag. Da Sie mit RgNr. arbeiten, ist der Zusammenhalt der Rechnung hierüber gewährleistet und kontrollierbar.

Beispiel:

per

100,00 €   4980

200,00 €  4985

57,00 €    1570

an

       357,00 €   70000

Die gemeinsame Klammer ist die RgNr.

Gruß A. Martens

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pinnau
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Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Muss ich bei den Buchungen dann den Steuerschlüssel weglassen?

Und da ich Techniker bin und mit Buchhaltung immer so meine Probleme habe: 4980 und 4985 sind Sachkonten und 1570 das Steuerkonto? Das entsprechende Gegenkonto bei jeder Buchung wäre das Lieferantenkonto (hier die 70000)?

Geht die Vorsteuer immer auf das gleiche Konto oder wird dort nach Steuerschlüssel unterschieden?

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Gelöschter Nutzer
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Jein, das hängt davon ab.

Handelt es sich originäre (normale) Inlandssachverhalte, dann ja, da die VSt. ja direkt gebucht wird. Eine Plausibilätsprüfung ist dann naturgemäß kaum noch durchzuführen. Ferner dürfen auch keine Automatikkonten angesprochen werden, da das sonst zu falschen Ergebnissen führt. Ich rate auch davon ab, die Automatik mittels Korrekturschlüssel auszuhebeln. Damit würden sich nur wieder andere Probleme ergeben.

Beachten Sie bitte auch, dass es durchaus Sachverhalte geben kann, die immer mittels eines Steuerschlüssels gebucht werden müssen, z. B. im Inland steuerpflichtige Umsätze aus dem EU-Mitgliedstaates.

Bei den Umsätzen sind es dagegen nun ganz anders aus. Da würde ich immer im Brutto buchen, damit Sie mit DATEV die automatische Erstellung der USt-Erkl./USt.-VA bewerkstelligen können. Aber das ist in den seltensten Fällen ein Problem, da vernünftige Rechnungsausgangsbücher schon die Umsatzerlöse im Brutto nach Steuersätzen aufteilen. Aber auch gibt es leider Ausnahmen.

Gruß A. Martens

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DATEV-Mitarbeiter
Chris_Pollack
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo Herr Pinnau,

bleiben wir im Beispiel bei den Kontonummern von Herrn Martens aus dem Kontenrahmen SKR03. Ansonsten halte ich mich an den Datensatz aus Ihrem Beitrag.

4980 und 4985 sind Aufwandskonten ohne Steuerautomatik.

1570 ist abziehbare Vorsteuer

70000 ist ein Kreditorenkonto

Die korrekte Art nach Bruttobuchungslogik zu exportieren wäre folgende:

833,00;"H";"";;;"";4980;70000;"9";1403;"ER1234";"";;"Aufteilung auf Kostenkonto";...

357,00;"H";"";;;"";4985;70000;"9";1403;"ER1234";"";;"Aufteilung auf Kostenkonto";...

Sollten Sie ein Konto mit Steuerautomatik nutzen, dann lassen Sie den BU-Schlüssel „9" leer. In diesem Fall wird die Steuer durch das Anbuchen des Kontos automatisch gerechnet.

Wenn ein Export mit den Bruttowerten der Einzelpositionen nicht möglich ist, können Sie auch den Vorschlag von Herrn Martens verwenden. Bei Eingangsrechnungen führt dieser Weg auch zu richtigen Ergebnissen.

Bei Konten mit Automatikfunktion müssten Sie noch den BU-Schlüssel „40" zum Aufheben der Automatik setzen.

Bei Ausgangsrechnungen würde dieser Weg allerdings dazu führen, dass die Umsatzsteuer nicht in der UStVA ausgewiesen wird.

Mit freundlichen Grüßen

Chris Pollack

Service Rechnungswesen (FIBU)

DATEV eG

Mit freundlichen Grüßen


Chris Pollack
Service Rechnungswesen (FIBU)
DATEV eG
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pinnau
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Hallo Herr Pollack,

ich möchte meine Frage anhand folgenden Beispiels präzisieren;

Aufteilung einer Rechnung mit Nettobetrag 1535,76 Euro

Netto        19% USt

1202,66    228,51

  333,10      63,29

Die Aufteilung ergibt eine Gesamt USt von 291,80 Euro.

Auf der Rechnung wird aber eine USt von 291,79 Euro ausgewiesen (1535,76 * 0,19). Diese 1-Cent-Problematik ist ein Klassiker, dem ich in meiner Tätigkeit als Software Entwickler immer wieder begegne.

Mit der Bruttobuchungslogik kann man diesen Fall nicht korrekt abbilden, da die aus den Positionen ermittelte USt von der auf dem Eingangsbeleg ausgewiesenen USt abweicht.

Bleibt man dann nur die Aufteilung netto zu buchen und die Steuer als separate Position mit zu übergeben?

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Gelöschter Nutzer
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Ich bin zwar nicht Herr Pollack,

aber...

Genau aus diesem Grunde würde ich Nettowerte verbuchen und die VSt. in einem Betrag. Die Vorsteuer ist nicht aus den Einzelbeträgen, sondern aus der Summe der Umsatze je Steuerart zu berechnen. Entweder aus dem Brutto / (1+UStSatz) oder aus Netto x UStSatz. Steht irgendwo; aber im Augenblick keine Ahnung wo genau.

Gruß A. Martens

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pinnau
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Ich habe das Thema mit der Buchhaltung des Kunden besprochen. Diese muss das ja fachlich einschätzen. Bisher werden Eingangsrechnungen durch den Buchhalter in DATEV gebucht. Die Steuer wird automatisch berechnet und es erfolgt kein Abgleich/ Korrektur mit der auf der Rechnung ausgewiesenen Vorsteuer.


D.h. es sollen erstmal wie vorgesehen Brutto-Beträge importiert und die Steuerautomatik genutzt werden.

Dazu gleich noch eine Frage: Buchungsstapel, Feld 9 BU-Schlüssel (max. 2 Zeichen)

Wir werden nur mit 7% und 19% Vorsteuer arbeiten. Ist der korrekte BU-Schlüssel dann "98" bzw. "99"?

Bzw. lasse ich den Berichtigungsschlüssel weg und übergebe nur "8" bzw. "9" oder "08" bzw. "09"?

Die Angaben in der Schnittstellen Dokumentation verwirren mich leider etwas.

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Gelöschter Nutzer
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Dann wünsche ich Ihnen einmal viel Glück dabei.

Ich frage mich, wie Sie eine CSV-Datei für Eingangsrechnung erstellen wollen und hier auch noch die VSt.-Problematik berücksichtigen möchten?

8 = 7% VSt.

9 = 19% VSt.

98 bzw. 99 ist aufzuteilende VSt. mit 7% bwz. 19%.

Gruß A. Martens

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pinnau
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Bitte entschuldigen Sie meine Blauäugigkeit. Ich habe bereits vergleichbare Importe für 2 andere Systeme (Diamant Rewe und Realax Immobilienverwaltung) implementiert.

Die Eingangsrechnung wird in N Splitbuchungen geteilt und pro Split eine CSV-Zeile erzeugt. Über die Beleg-Nummer (Interne Rechnungseingangsnummer) können alle Buchungen einer Rechnung in Zusammenhang gebracht werden.

Um die 1-Cent Rundungsproblematik zu berücksichtigen müsste ich die Aufteilung netto übergeben und die VSt gesammelt als eine weitere Buchung direkt auf das Steuerkonto.

Das wird allerdings momentan nicht so praktiziert und der Buchhaltung des Kunden gefällt das nicht. Über die 1-Cent-Thematik ist mamn sich bewusst und möchte diese wie bisher einfach vernachlässigen.

Daher sollen die Splitbuchungen Brutto mit Steuerschlüssel übergeben werden und DATEV soll den Steuerbetrag dann selbst berechnen. In Summe kann dieser Betrag dann um 1 Cent vom auf der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag abweichen was aber für den Kunden erstmal keine Rolle spielt.

Was genau bedeutet "aufzuteilende VSt"?

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Gelöschter Nutzer
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Das wird allerdings momentan nicht so praktiziert und der Buchhaltung des Kunden gefällt das nicht. Über die 1-Cent-Thematik ist mamn sich bewusst und möchte diese wie bisher einfach vernachlässigen.

Als echter Buchhalter dreht sich mir da der Magen um; nur 1 Cent-Problematik?

Dieser eine Cent würde mich rasend machen, da bei mir alles stimmen muss.

Die Verwendung von aufzuteilende VSt. hängt von den getätigten Umsätzen ab, ob für die Ausgangsleistung (Umsatz) eine Vorsteuerabzug besteht oder nicht (z. B. Zahnärzte).

Gruß A. Martens

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mkolberg
Meister
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Beispiel:

Lebensmittel: VK: 1 EUR Brutto pro Stück.

-> 0,93 + 0,07 MwSt = 1 EUR (Oder doch: 0,94 + 0,06, wenn ich die MwSt abrunde?)

10 Stück: 9,3 + 0,7 = 10 EUR soweit alle klar...

Auf der Kundenrechnung steht dann: 9,3 + 0,7 MwSt = 10 EUR (oder doch 9,4 + 0,6 MwSt?)

(oder bekommt der Kunde eine andere Vorsteuer, wenn er 10 Wecken einzeln kauft, als bei 10 Stück in einer Tüte?)

Wenn ich jetzt die 10 EUR Rechnung mit dem 8-er Schlüssel buche, dann habe ich auf den Konten:

Netto 9,35 + MwSt 0,65 = 10 EUR (Kaufmännische Rundung)
bzw. 9,34 + MwSt 0,66 wenn ich die Nachkomastellen einfach abschneide.

-> die nur 1 Cent-Problematik bleibt uns bestehen und kann sich richtig aufsummieren.

=> Die Netto- Summen können aufgrund der Rundungen nie stimmen und es werden bereits bei dieser einen Tüte Wecken 5 Cent zu hohe oder zu niedrige Umsätze ausgewiesen. (Gebucht Netto 9,35 anstelle der korrekten und berechneten 9,30 bzw. 9,40 EUR) Die um 5 Cent höher ausgewiesene UST auf der Rechnung wird aber dem FA vorenthalten.

Wenn dann der Buchhaltung nur die Tagesumsätze in einer Brutto- Summe übergeben werden, hat das zur Folge, daß die auf den Rechnungen angedruckte MwSt komplett ignoriert wird und alles glatt gebügelt wird auf echte 7 %, so wie es eigentlich der Gesetzgeber haben wollte.

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pinnau
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Es geht noch einmal um das Feld 9, BU-Schlüssel. Laut Dokumentation:

"Kombination von Berichtigungsschlüssel (1. Stelle von links) und Steuerschlüssel (2. Stelle von links)."

Die relevanten Steuerschlüssel sind

1 = Umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)

8 = 7% Vorsteuer

9 = 19% Vorsteuer

Das wäre ja dann die 2. Stelle von links. Was übergebe ich nun als Berichtigungsschlüssel an erster Stelle von links? Eigentlich benötige ich keinen der in der Dokumentation genannten Berichtigungsschlüssel. Wenn ich diesen weglasse wird aber der Steuerschlüssel zur 1. Stelle von links.

Muss ich ein Leerzeichen oder eine "0" übergeben?

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Gelöschter Nutzer
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Man rechnet immer von der Länge der Sachkonten:

SKL = 4 (Kto. 4930)

Deb./Kred. = SKL + 1 Stelle => 1[4930]

Buchungsschlüssel = + 1 => 9[0]4930     (0=Füllnull f. KKto.-Stelle)

Gruß A. Martens

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letzte Antwort am 13.07.2018 13:37:37 von Gelöschter Nutzer
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