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Logik der Mandantennummern

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letzte Antwort am 15.06.2018 10:38:40 von marcbrost
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tdw
Einsteiger
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Hallo,

gibt es bei Datev eine vorgegebene/vorgeschlagene Mandantennummernlogik?

Wir sind gerade dabei sämtliche Mandate aus unserem Vorsystem in Datev zu übernehmen und Fragen uns, ob es dafür ein Hinweis gibt. In unserem Altsystem war es zum Beispiel so, dass es für das Unternehmen eine Mandantennummer geben muss und für die natürliche Person dahinter eine eigene Mdt-Nummer.

Wenn ich in Datev ein Unternehmen anlege, dann muss ich eine Mdt-Nummer vergeben. Bei der Einrichtung des Unternehmers dazu, wird allerdings nicht abgefragt. Was geschieht bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung für die natürliche Person?

Wir möchten nur verhindern, dass wir in ein paar Jahren, wenn irgendwas am System geändert wird, Nachtschichten einlegen müssen um die Vergabe der Mdt-Nummern zu berichtigen.

Beste Grüße


TdW

heitschmidt
Fortgeschrittener
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Werter/werte tdw,

ein wichtiger Aspekt! Aber für welches System überlegen Sie? Überlegen Sie z.B. für eine EO-comfort Kanzlei?

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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tdw
Einsteiger
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Wir habe gerade mal nachgesehen, als installiert angezeigt wird uns Basis und classic.


Beste Grüße

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mkinzler
Meister
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In classic gibt es keine derartige automatik. Sie müssen Ihre Logik manuell implementieren.

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bfit
Meister
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Hallo,

bei DATEV (EO classic) funktioniert beides: entweder so wie es bei Ihnen bisher war, eine Mandantennummer für das Unternehmen und eine weitere für die natürliche Person dahinter oder eine einheitliche Mandantennummer für die natürliche Person sowie das Unternehmen. Wie man damit umgeht, ist eher Geschmackssache. Von DATEV-Mitarbeiterin habe ich aber bereits des Öfteren auf Seminaren gehört, dass man zwei Nummern, eine für die natürliche Person und eine für das Unternehmen, verwenden sollte. Da diese Empfehlung für mich nie schlüssig war, habe ich die bisherige Vorgehensweise einer einheitlichen Nummer beibehalten. Es funktioniert beides - und wie es in Zukunft zu handhaben ist, kann Ihnen heute eh keiner sagen.

Viele Grüße

mkinzler
Meister
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In der Zwischenzeit gibt es den Mandantentyp Einzelunternehmer, der sowohl ein Unternehmen wie auch eine Person umschliesst.

Getrennte Nummern sind aber sauberer.

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heitschmidt
Fortgeschrittener
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Werter/werte tdw,

wie Sie an den anderen Beiträgen erkennen können, gibt es kein einheitliches Meinungsbild. Ich kann nur aus dem Erfahrungshorizont des EO-comfort-Anwenders berichten. Meine Empfehlung geht GANZ KLAR in Richtung zwei getrennte Mandanten anzulegen, falls der Einzelunternehmer in den Stammdaten geführt wird. Es ist zwar durchaus Geschmacksache, aber bei der Adressverwaltung insbesondere mit der Rechnugsschreibung bietet dieses Vorgehen wegen der Übersichtlichkeit durch die Trennung klare Vorteile.

Beste Grüße

H. Heitschmidt

Nachtrag:

Wegen der Vergabe von Mandantennummern braucht man sich dagegen keine großen Gedanken mehr zu machen. Eine aufsteigende Nummernfolge angelehnt an das Alphabet z.B. ist nicht mehr relevant. Such- und Filterkriterien machen solche Überlegungen verzichtbar.

mkolberg
Meister
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Wie man es macht, es ist doch immer verkehrt.

Gut ist man, wenn man letztlich irgendwie alle Unternehmen eines Konsolidierungskreises fortlaufend anlegen kann und dann irgendwo in der Nähe noch Platz für die später hinzugekommene PV- Anlage ist.

In der Schule lernte ich, daß man beim Programmieren in 10'er Schritten arbeitet. Da bleibt dann noch Platz für Nachträge.

Natürlich kann man auch Firmen und Personen mit der führenden Ziffer trennen, aber ich empfinde es als elegant, wenn alle Fälle zu einem Mandat mit der identischen Ziffer beginnen (3 Stellen) und dann die Unterbereiche, Unternehmen, Personen, Familie, usw. durch die Endziffern in eine gute Reihenfolge gebracht sind.

Mist ist es, wenn alle alten Mandanten 3 Stellig sind und dann später 5- stellige hinzukommen.

Für den Wunsch, für hunderte von  Mandaten in der Form:  ###  per Assistent einfach eine 1 voran- und eine Null hintenan zu stellen, gibt es keine Lösung, deren Aufwand sich in irgend einer Form rechtfertigen würde. Aus 123 mache 11230 - und das über alle Programme,  Dokumentenablage, RZ und Bankmanager - ohne neue Unterschriften und Registrierungen. No Chance.

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heitschmidt
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... wie gesagt: im Zeitaler von Such- und Filterfunktionen mittlerweile eher unnötig...

tdw
Einsteiger
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Super. Vielen Dank für die hilfreichen Antworten! So haben wir schon mal einen Überblick wo es Probleme geben könnte und wie es bei Kollegen gelöst wird. 

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uschwegler
Beginner
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Hallo zusammen,

sicher ist Mandantennummernvergabe "Geschmacksache". Bitte keine Nummernkreise generieren, die nicht not tun. Suchen geht anders. So gesehen ist die Nummer nur ein Bezeichner und alle Versuche zusammenhängend 1xx10 BE 1x110 NP sind zum Scheitern verurteilt. Persönlich bevorzuge ich den Mandanten vom Typ EU, wenn es denn wirklich EU's sind. Dafür gibt es ihn ja, auch wenn er zu Problemen in Rewe (kennt ja nur NP oder BE bei den Debitorenkonten) führen kann. Da ist für mich das Argument der Dokumentenablage ausschlaggebend. Wenn ich Einzelunternehmer habe, dann möchte ich doch nicht die Dokumente entweder zum Betrieb oder zur NP ablegen, sondern schlicht zum Mandanten.

Freundliche Grüße,

Ute Schwegler

willimüller
Fachmann
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Prima, noch eine Ergänzung:

Probleme gibt es auch, weil die Emanzipation inzwischen zum Glück doch ein Stück vorangekommen ist...

Wenn die Ehefrau die Unternehmerin ist oder der Ehemann den Namen der Frau annimmt; eine USt Konsolidierung ansteht ... entstehen Nummernkreise, bei denen ein paar Nummern nicht passen; was immer verwirrend ist. Genauso unschön für den Mandanten finde ich es, wenn dieser sieht, dass auf dem Mandantenordner neben dem Namen eine Nummer steht (damit man sich diese einprägt). Über den alternativen Suchnamen lassen sich Namen auch leicht finden (leider nicht im DokOrg Übergabedialog im Dokumentenkorb)

Schöne Grüße

Willi Müller

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wielgoß
Experte
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Hallo,

auch ich rate zu eigenen Mandantenummern: Natürliche Person und ggf. Unternehmen

Mit den Beziehungen lassen sich die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Zentralen Mandanten abbilden (z. B. "hat Betriebsinhaber").

Den Mandantentyp Einzelunternehmer würde ich aus verschiedenen Gründen nicht verwenden, hier besteht übrigens die Möglichkeit, in den Einstellungen der Mandantenstammdaten diesen Mandantentyp auszublenden.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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willimüller
Fachmann
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Hallo Herr Wielgoß,

nur mal aus Interesse: Haben Sie dann in der Mandantenübersicht überall zwei Einträge? (auch bei Kleinunternehmern wie Tagesmutter ...:  1x Person für ESt und 1 x Unternehmen). Ist ja nicht so schön...

Schöne Grüße

Willi Müller

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wielgoß
Experte
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Hallo Herr Müller,

nein - historisch bedingt findet sich hier und dort auch noch der Einzelunternehmer : - )

Bei Neuanlagen wird dieses Prinzip aber so umgesetzt. Hierbei kommt es aber nicht so sehr auf die steuerliche Behandlung an, sondern eher auf die technische Sichtweise.

Nehmen wir die Tagesmutter: werden hier neben der ESt-Erklärung keine weiteren Leistungen (z. B. Rechnungswesen, USt) benötigt, da die Ermittlung der Einkünfte ausschließlich in der ESt-Erklärung erfolgt, wird hierfür keine weitere Mandantennummer verwendet. Hier bleibt es dann bei der Mandantennummer der Tagesmutter bzw. ggf. der Mandantennummer der Eheleute.

Hier muss man ggf. mit der Adressatenproblematik in der Rechnungsschreibung leben.

Ein weiteres Beispiel: Max und Anna Muster, beide Arbeitnehmer, Anna betreibt eine Photovoltaikanlage

Hier werden zwei Mandantennummern verwendet, für Anna brauchen wir ggf. Rechnungswesen, USt-Erklärung und GewSt-Erklärung.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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marcbrost
Erfahrener
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Hallo tdw,

wie sie an den vorherigen Beiträgen sehen können gibt es keine einheitliche Lösung. Ich persönlich bin wie viele Andere ein Freund von getrennten Nummern für Unternehmen und natürliche Person. Dies hat z.B. den Vorteil dass bei Betriebsaufgabe die Fibu inaktiv gestellt werden kann und Sie weniger Altlasten in der Mandantenübersicht haben. Zudem vermeiden Sie damit die Platzhalter-Probleme des Mandantentayp Einzelunternehmer, wo sich die Vorlagen u.U. die falsche Adresse zieht.

Bei der Vollmachtsdatenbank ist die Situation wiederum anders, die Datev kennt  den Typ Einzelunternehmen nicht bei Unternehmen... Also alles nicht ganz optimal

Viele Grüße

Marc Brost

Viele Grüße
Marc Brost
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letzte Antwort am 15.06.2018 10:38:40 von marcbrost
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