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Telefonnotiz Dokumentenmanagement

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letzte Antwort am 30.07.2021 11:31:55 von Nina_Schlee
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deusex
Experte
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Hallo DATEV,

vor ca. zwei/drei Jahren habe ich den Wunsch geäußert die Felder in der Dokumentenverwaltung zu optimieren. Damals wurde mir mitgeteilt, dass ginge nicht. Ich bin überzeugt dass dies ginge, wenn man sich damit befassen würde. Aber es ist ja wie so oft...

Da einige Mandanten regelrecht an Demenzschüben leiden, sind wir ja bereits dazu übergegangen, die AAB derart anzupassen, dass nur schriftliche erteilte Auskünfte rechtlich bindend sind bzw. verwertet werden können. Ferner ist es durchaus üblich, dass Dinge die mehrfach mitgeteilt wurden, mit einem "das hätte man mir sagen müssen" quittiert werden.

Wir sind vor geraumer Zeit weiterhin dazu übergegangen, bei unseren "Intensivpatienten" Telefonnotizen anzulegen. Konfrontiert mit dieser Info, dass das Gespräch und Inhalt dokumentiert wurde, nehmen wir selbst den hartgesottenen Fällen, den Wind aus den Segeln. Insofern etabliert sich die Telefonnotiz in der Kanzlei immer mehr.

Ich habe einmal einen Screenshot beigefügt mit allen aufgeklappten Feldern. Selbstredend fällt sofort auf, dass das Notizfeld selbst starr und sehr klein ist und unter Aufbewahrung "Platz zum liegen ist". Bei solchen Dingen frage ich mich in der Tat, wer so etwas programmiert. Man muss doch da auch ein Auge dafür haben und sich in den Anwender versetzen können. Auch die nicht änderbare Vorgabe der Standardschrift ist eine offener Malus, der gelöst gehört. Wenn ich heute sehe, was programmiertechnisch alles möglich ist, sind Aussagen, dass "dies nicht gehe" schon sehr befremdlich.

Die vorgegebene Standardschriftart von MS Sans in 8 ist auch äußerst unglücklich und sollte benutzerdefiniert eingestellt werden können.

Vielleicht bin ich auch der Einzige, den das stört. Mich stört es zuweilen täglich. Danke für baldige Abhilfe.

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hoege
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Da stimme ich Ihnen absolut zu.

Anliegend die Telefonnotizmaske aus unserem DMS.

Extrem nervig ist der Zeilenumbruch nur mit Shift+Enter.

Tippe ich am Ende der Zeile wie gewohnt im 10-Fingersystem auf Enter wird die Notiz automatisch abgespeichert und ich muss umständlich wieder öffnen und korrigieren.

Gruss

Timo Högemann

mkolberg
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Aus welchem Grunde findet sich die Telefonnotiz nicht unter "Dokument erstellen"?

Dann ist das Icon so etwas von unglücklich gewählt, das jeder vermutet, hier würde es sich um irgendwelche Ordner- Funktionen handeln, wie z,B. "neuer Ordner anlegen"

Dass die Schrift zu klein ist, müß man nicht als Verbesserungsvorschlag einreichen, da es hier Empfehlungen und Normen gibt, an die sich jeder Hersteller von Software für Bildschirmarbeitsplätzen zu halten hat. (Hier S. 35)

http://www.vbg.de/SharedDocs/Medien-Center/DE/Broschuere/Themen/Bildschirm_und_Bueroarbeit/DGUV_Information_215_410_Bild…

lesen: Anhang 6/Anforderungen und Maßnahmen für Arbeitsstätten nach § 3 Absatz 1 ArbStättV

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heitschmidt
Fortgeschrittener
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Werter .....

beiläufig hat man mir aus der DATEV-Mitarbeiterschaft bei Gelegenheit - die ich selbst geschaffen hatte, weil ich mich auch über die begrenzten Textmöglichkeiten beschwert habe - erzählt, dass eine Erweiterung der Textgröße kommen soll - vielleicht sogar schon mit der nächsten Programmversion im August. Wir werden sehen. Da ändert sich ja angeblich sowieso einiges bei der Dokumentenablage (Stichwort: Revisionssicherheit).

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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.. und wenn dann noch die Einträge auf dem Reiter Telefonie nicht nach einem Monat gelöscht würden ... wer sich das ausgedacht hat, hat offensichtlich noch nie in der Praxis gearbeitet.. Warum kann ich nicht nachschauen, wann ich mit dem Mandanten dieses Jahr telefoniert habe sondern nur begrenz auf einen Monat?

DATEV-Mitarbeiter
Christian_Seidel
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo DATEV-Community,

es gibt zwei Arten, (Telefon-)Notizen zu erstellen:
1. Notiz in den Eigenschaften eines Dokuments hinterlegen (wurde bereits genannt)
2. Telefonnotiz in der Schnellinfo Dokumente im DATEV Arbeitsplatz über „Neu – Telefonnotiz“ anlegen

Die Änderung der Standard-Schriftart bzw. der Feldgröße ist weiterhin nicht möglich. Wir werden diesen Sachverhalt an die entsprechende Entwicklungsabteilung weitergeben.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel

DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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m_kleczka
Einsteiger
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Hallo Zusammen,

ich teile die Kritik an den Telefonnotizen. Ich habe aber noch weitere Wünsche: Es wäre schön, wenn man die Notizen zu einem Mandanten chronologisch hintereinander darstellen könnte. Ich habe schon mal überlegt, ob wir das mit einer Excel Lösung lösen, bei der die Notizen hintereinander weg erfasst werden. Über die Revision von DMS hätte man dann auch gleich eine Dokumentation der Einträge / Änderungen. So richtig glücklich bin ich mit der Überlegung aber noch nicht. Gibt es denn keine externe Lösung, die man nutzen könnte? Ich meine, dass die Dokumentation des Mandantenkontakts eine immer wichtigere Rolle spielen wird. Wer meine Meinung teilt und schon ähnliche Überlegungen angestellt hat: Ich freue mich auf weitere Beiträge.

Viele Grüße aus dem sonnigen Langenhagen

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Hallo Herr Seidel,

können Sie mir sagen, warum die Datev unsere Bemerkungen zu den Telefonaten auf dem Reiter Telefonie nach einem Monat einfach löscht und nicht jederzeit verfügbar hält?

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An den paar Textzeichen kann es wohl nicht liegen...

Schöne Grüße

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DATEV-Mitarbeiter
Robert_Lehner
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo zusammen,

die Bemerkung zu einem Telefoneintrag wird nicht gelöscht. 

Das Arbeitsblatt „Telefonie" ist jedoch kein Anrufjournal. Die Liste enthält die aus einer CTI-Anwendung übergebenen Telefonate, maximal der letzten 30 Tage (Zeitraum einstellbar unter Extras | Einstellungen | Telefonie). Danach werden die alten Einträge entfernt.

Der Telefoneintrag zeigt die verbundenen Mandanten/Akten und die nutzbaren Schnellinfos liefern weitere Informationen, die vor allem während des Telefonats von Bedeutung sind, um sich schnell ein Bild machen zu können.

Darüber hinaus können weitere Tätigkeiten mit dem Eintrag ausgeführt werden z. B. Zeiten übergeben, Aufgaben oder Termine erfassen oder Telefonnotizen erstellen. Die Erfahrung zeigt, dass ein Zeitraum von max. 30 Tagen ausreicht, um diese Tätigkeiten umzusetzen und das Arbeitsblatt übersichtlich und performant bleibt.

Eine vollständige Aufstellung aller Anrufe erhalten Sie im Anrufjournal der CTI-Anwendung. Bei Bedarf können aus diesem Journal in der Regel Einträge erneut an den DATEV Arbeitsplatz übergeben werden. 

Mit freundlichen Grüßen

Lehner Robert

DATEV eG

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deusex
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Hallo, im Moment erfasse ich ein Telefonprotokoll (AP V.9.27).

Dies ist zwischenzeitlich leider die Regel, denn die Ausnahme, da die Beratungs-Demenz bei verschiedenen Personen doch stärker ausgeprägt ist, als befürchtet; insofern ein probates Mittel !

Mich stört leider immer noch das Format des Fensters. Der Bereich, "der zählt" ist derart schmal gefasst, dass eine ordentliche Erfassung schon schwierig wird und Vollbild erfassen/lesen auch nicht optimal ist.

Möglicherweise gibt es zwischenzeitlich ein Einstellung dieses unglückliche Format umzustellen ?! Im Prinzip müssten "Aufbewahrung" und "Details" nach unten verschwinden und der freie Graubereich unten, einen freien Erfassungs- bzw. Darstellungsbereich ergeben; auch für das obere "Sammelsurium" wäre ein "hochklappen" mit dem o.g. Effekt sinnvoll. Eine Unterteilung in verschiebbare Fenster wäre auch anzudenken, aber wie das nun technisch zu lösen ist, kann ich nicht sagen.

Ich kann nur sagen, so ist das suboptimal.

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... und wenn dann noch das Datumsfeld mit dem aktuellem Datum vorbelegt wäre ... eine Telefonnotiz wird ja vermutlich in 99,9 % der Fälle am gleichen Tag wie der Anruf erstellt..

Und am liebsten wäre es mir, wenn das Datumsfeld auch als Mussfeld definiert wäre.

susanne_koch
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und auch mit der neuen Version seit DVD 13.0 hat sich nicht viel getan... (DAP V.10.11)Unbenannt.PNG

Immerhin ist das Notizfeld jetzt gleich aufgeklappt, ich bin nicht sicher, ob das vorher auch so war.

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Gelöschter Nutzer
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Hallo DATEV-Community,

 

aktuell liegt der Fokus auf der bevorstehenden Migration. Eine Änderung am Notizfeld ist daher zum jetzigen Zeitpunkt nicht in Planung.

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deusex
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Ja toll, danke,

 

na wenigstens sind jetzt bei allen meinen > 100 Aufgaben sog. Verknüpfungen zum Aufklappen, damit man direkt in die Stammdaten klicken kann.

 

Kann man die in einem Rutsch wieder entfernen. Also das braucht doch kein Mensch, eine Verknüpfung von Aufgaben in die Mandantenstammdaten.

 

da muss die DATEV doch sagen: Ok, wir kriegen das nicht bei den Telefonnotizen unter, aber können Ihnen bei der Neuanlage innerhalb der Dokumente einen "Aktenvermerk" anbieten. Wäre schon längst überfällig.

 

Die erste Anfrage startete bereits vor ca. 4 Jahren !

 

Warum das dort nicht möglich ist, ist mir schleierhaft. Einen sauberen Aktenvermerk für die Akte !

 

Zumindest haben Sie vor lauter "migrieren" nicht vergessen, sich wieder künstlich an den icons zu betätigen.

 

Mit etwas enttäuschten Grüßen

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martin65
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aktuell liegt der Fokus auf der bevorstehenden Migration. Eine Änderung am Notizfeld ist daher zum jetzigen Zeitpunkt nicht in Planung.

Eigentlich ist nie etwas in der Planung. Alle Themen haben keine Priorität, weil an anderen Sachen gearbeitet wird.

Was bedeutet in diesem Fall Migration. Wohin werden die Daten migriert?

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peter
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Hallo,

Was bedeutet in diesem Fall Migration. Wohin werden die Daten migriert?

möglicherweise ist damit die Umstellung von DMS classic zu DMS gemeint.

Gruß
Peter
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martin65
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Hallo,

Was bedeutet in diesem Fall Migration. Wohin werden die Daten migriert?

möglicherweise ist damit die Umstellung von DMS classic zu DMS gemeint.

Es geht aber auch um das Dokumentensystem, nicht nur DMS

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karlhörterer
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Hallo DATEV,

 

ergänzend zu den vorangegangenen Beiträgen wäre bei der Anlage einer Telefonnotiz zugleich auch eine Direktverknüpfung zur Erfassung eines Posteingangs- bzw. ausgangs gut. Wir handhaben es bei wichtigen Notizen so, dass wir einen erteilten Rat (..Sie müssen aber darauf achten, dass.....) bzw. eine Info aus dem Wissensbereich des Mandanten an uns (z.B. .... das WG wird so und so genutzt .....) zusätzlich im Postausgangsbuch eine Rubrik "Hinweise an Mandant erteilt" bzw. im Posteingangsbuch "Hinweis vom Mandanten erteilt" angelegt haben, um die Aussage-/Beweiskraft der Dokumentation mit dem Postausgangs-/eingangsbuch zu erhöhen. Ein solcher Postausgangs-/eingangsvermerk ist zwar auch nachträglich möglich, wird aber - trotz Schreibschutz - als Änderung ("geändert am") bei der Notiz dokumentiert und ich will ja gerade eine einmalige Erfassung einer Besprechungsnotiz, die nachweislich nicht mehr geändert wurde.

 

Gruß

Karl Hörterer

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DATEV-Mitarbeiter
Nina_Schlee
DATEV-Mitarbeiter
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Guten Tag Frau Hörterer,

 

Wir nehmen Ihre Anfrage als Produktverbesserung auf und leiten es an die Produktentwicklung weiter. Über die Möglichkeit der Umsetzung oder den Zeitpunkt können wir aktuell keine Aussage treffen.

 

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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letzte Antwort am 30.07.2021 11:31:55 von Nina_Schlee
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