Belegtyp ändern nach Update - Bitte ändern!

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Seit dem Update erhalte ich vermehrt Anfragen von Mandanten, warum sich der Belegtyp nicht mehr bei der Belegbearbeitung ändern ließe. In der Beschreibung des Updates wird dies tatsächlich als neues Feature gefeiert. Dies kann ich nicht nachvollziehen.

Warum kürzt DATEV ohne Not eine Funktionalität des Programms? Bei manchen Mandanten führt dies zu großen Problemen im Prozess der Belegbearbeitung. Ich könnte nachvollziehen, wenn diese Funktion deaktivierbar wäre. Aber dies ist wieder ein klassisches Beispiel für eine falsche Bevormundung durch die DATEV.

Ich bitte um kurzfristige Antwort, weil diese Änderung zu einem deutlich erhöhten Arbeitsaufwand bei uns und einigen unserer Mandanten führt.

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Warum werden denn nicht direkt die Belege zum passenden Typ hochgeladen? Bin rein aus technischer Sicht neugierig, wie man es ganz ohne manuelles ändern hinbekommen kann.

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Kann ich nachvollziehen, finde ich auch nicht optimal. Ich überspringe solche Belege in der Erfassung und ändere sie dann später. Zumal man das Feld 'Belegtyp' auch anzeigen lassen kann, es ist dann nur disabled.

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Wir bekommen Belege über Getmyinvoices, die übertragen wir dann per DATEVconnect online. Allerdings unterscheidet GMI hier nicht, ob es sich um RE, RA, Sonstiges etc. handelt, so dass die Belege dann in DUO nachbearbeitet werden müssen.

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Hm, okay. DATEVconnect hatte ich noch nicht im Einsatz aber das ist dann ja auch nur die halbe Miete. Dachte, da lassen sich mehr Einstellungen tätigen als nur eine simple Synchronisation.

Ich weiß ja nicht, wie viel Zeit das Ändern der Belegtypen in Anspruch nimmt, aber: ist es dann nicht ggf. schneller, wenn man die Belege von Hand runterlädt, direkt in die richtigen Belegtypen vom Belegtransfer speichert und sie dann einmal alle manuell hochlädt? Weiß ja nicht, ob man in getmyinvoices nach RE, RA, etc. filtern, sortieren kann - andernfalls wüsste ich da auch keine andere Lösung.

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Der Standardprozess sieht natürlich das geordnete Scannen vor. Bei manchen Mandanten spart es jedoch erheblich Zeit, die Belege nicht vorzusortieren, sondern im Bearbeitungsschritt dem korrekten Belegtyp zuzuordnen. Für Sie ist diese Umstellung also mit einem Mehraufwand verbunden, den ich ihnen nicht erklären kann.

Bei anderen Mandanten haben wir uns die Belegtypen zunutze gemacht, um abteilungsübergreifend Belege zuzuweisen. Da DUO solche Funktionen leider nicht nativ mitbringt, haben wir das über Belegtypen umgesetzt. Der Prozess sieht dann so aus:
Verwaltung digitalisiert die Belege, bearbeitet sie und weist sie (beim Bearbeiten) verschiedenen Abteilungen zur Rechnungsprüfung zu - indem Sie entsprechende Belegtypen verwendet (Belegtyp "04 Abteilung XY zu bearbeiten"). Abteilung XY kann dann mit 2 Klicks direkt auf die zu bearbeitenden Belege zugreifen ("Alle Belegtyp 04 Belege bearbeiten"). Sie prüft die Rechnungen, gleicht sie mit anderen Programmen ab (z.B. Wawi) und nimmt eventuell noch Anpassungen vor (Notizen für den Zahlungsverkehr, Aufteilungsbuchungen, Notizen für die Buchführung) und setzt den Belegtyp um auf Belegtyp "14 Abteilung XY freigegeben". Die Rechnung ist damit freigegeben zur Bezahlung und die Verwaltung kann die Rechnungsliste nach den entsprechenden Belegtypen ("freigegeben") filtern und die entsprechenden Rechnungen überweisen.

Durch den Wegfall der Bearbeitung des Belegtyps bei der Belegbearbeitung müssen die Abteilungen jetzt die Belege bearbeiten, zurückwechseln in die Übersicht und genau die Belege als "freigegeben" markieren (Belegtyp wechseln). Fehler sind hier bei einigen Dutzend bis Hunderten Belegen pro Tag vorprogrammiert.

Und das alles nur, weil die DATEV ein Feature ohne weitere Erklärung abschaltet.

[#7 · Accepted solution]

Hallo,

der Bereich der Belegerfassung ist auf den eigentlichen Kernprozess - das Erfassen - ausgerichtet.

Funktionen zum Filtern sowie zur Organisation eines Belegs (Heften, Belegtyp ändern, Verschieben in einen Ablageort etc.) wurden bewusst als vorbereitende Tätigkeit auf die Belegübersicht zurückgeführt.

Hintergrund für diese Entscheidung ist, dass wir mit der aktuellen Version von Belege/Bank online unsere Oberflächen für künftige mobile Prozesse und automatisierte Szenarien vorbereiten.

Hierfür ist es erforderlich, die Belege mit dem korrekten Belegtyp hochzuladen. Änderungen am Beleg sollen vor der eigentlichen Erfassung der Belege in der Belegübersicht erfolgen.

Bei der Erfassung der Belege wird dann nur noch zusätzliche Information erfasst - das ist daher so wichtig, da perspektivisch an dieser Stelle Automatismen greifen sollen. Damit diese funktionieren können, müssen die Belege spätestens an diesem Punkt "richtig" sein.

In der Belegerfassung stehen Ihnen jedoch weiterhin die Funktionen zum Löschen eines Belegs sowie zum Hinzufügen einer weiteren Seite ("Heften") zur Verfügung.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende

Silvija Radicek

[#8]

Vielen Dank für die Antwort. Damit habe ich jetzt wenigstens eine halbwegs plausible Erklärung, die ich meinen Mandanten mitgeben kann.

Paradoxerweise führt diese Vorbereitung in der Praxis jedoch eben zum Gegenteil: Wie oben beschrieben können Importschnittstellen z.T. nicht mehr so gut genutzt werden wie bisher. Auch ist zweifelhaft, dass die Automatismen für jeden Anwender eine Erleichterung bringen. Denn jetzt sind wieder 2 manuelle Bearbeitungsschritte notwendig, die man in der bisherigen Version in einem Schritt erledigen konnte (heften, sortieren, erfassen in einem Schritt; jetzt Vorerfassung notwendig).

Daher wäre es wirklich sehr zu begrüßen, wenn die Änderung des Belegtyps in den Einstellungen aktivierbar wäre (Default: off), damit man weiterhin flexibel auf die Bedürfnisse der Mandanten eingehen kann.

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Hallo Herr Diekmann,

den von Ihnen geschilderten Prozess könnten Sie an Stelle von Belegtypen über unterschiedlich Ordner abbilden. Einfach vom Ordner „in Bearbeitung“ in den Ordner „geprüft/freigegeben“ verschieben usw. Das funktioniert direkt aus der Belegerfassung und spart das Rumspringen in der Anwendung.

Viele Grüße

[#10]

Hintergrund für diese Entscheidung ist, dass wir mit der aktuellen Version von Belege/Bank online unsere Oberflächen für künftige mobile Prozesse und automatisierte Szenarien vorbereiten.

Das ist jetzt also die neue Standardausrede von DATEV.

DATEV möchte Funktionen zukünftig mobil anbieten, also können diese nicht im Browser angeboten werden.

Mach echt Sinn!

[#11]

Hallo Herr Böhnke,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Der von Ihnen beschriebene Sachverhalt tritt bei speziellen Konstellationen i.V.m. der DATEV XML-Schnittstelle online auf. Das schließt auch die Übertragung solcher Dateien über DATEVconnect online ein. Wir sind gerade dabei die Ursachen zu analyisieren und hoffen, bald einen Lösung anbieten zu können.

Viele Grüße

Silvija Radicek

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Also ich stehe auch immer wieder vor dem Problem, dass Belege im falschen Eingang (Rechnungsausgang/Rechnungseingang) landen. Da ein umswichten des Beleges nicht in der Erfassungsmaske möglich ist, bedeutet das Mehrauffand. Der Beleg muss ein zweites mal gesucht, gefunden und umgewandelt werden. Un genau das Wiederfinden ist nicht immer so leicht

Ich kann den Ausführungen der Frau Radicek zu den Gründen nicht folgen, warum das in der Belegerfassung nicht Sinnvoll sein kann.

Und mal eins zu Fehlern: Fehler werden immer gemacht. kann mir keiner sagen, dass jemand perfekt ist.

In der Belegerfassung liegt der Beleg als große Vorschau vor und kann in Gänze angeschaut werden. In der Belegübersicht ist er teilweise schwer zu finden. da man nur kleine Icons/thumbnails hat.

Hier wäre eine Anpassung wünschenswert.