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E-Mail-Adresse für SmartLogin bei mehreren Unternehmens- / Mandantenbeständen

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letzte Antwort am 24.05.2018 18:58:41 von metalposaunist
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Gelöschter Nutzer
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Hallo liebe Community,

für die Bestellung eines SmartLogins ist bekanntlich eine E-Mail-Adresse notwendig. Dem SmartLogin kann man dann Rechte für mehrere Unternehmens-/Mandantenbestände in DUO einräumen.

Frage:

Ein Mitarbeiter soll die Buchführung für die Unternehmen X, Y und Z vorbereiten und hätte gerne einen freigeschalteten SmartLogin für die drei Unternehmen und nicht drei.

Ist es z. B. aus Datenschutzgründen bedenklich, wenn der SmartLogin mit der E-Mail-Adresse des Unternehmens X bestellt wird und die Bestände Y und Z auch über diesen SmartLogin laufen?

Viele Grüße

Christian

metalposaunist
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Spricht aus meiner Sicht nichts dagegen, da man es genauso auch mit einer SmartCard einrichten kann. Dann bräuchte man ja auch für jedes Unternehmen eine eigene SmartCard mit eigenen Freigaben. Per SmartLogin ist das dann leider gar nicht umsetzbar, da es an das Gerät gekoppelt ist. Bräuchte man also 3 Geräte für 3 UO Mandate?!

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
Gelöschter Nutzer
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Danke für die Antwort.

Dass es technisch möglich ist wie bei der SmartCard, weiß ich. So richtig optimal ist das ja aber nicht. Gibt es eine bessere Lösung? Arbeit DATEV evtl. schon an einem verbesserten Zugang / SmartLogin der nicht mehr auf ein Unternehmen bezogen ist und bei dem man sich z. B. mit einer "neutralen" DATEV-Mailadresse anmeldet? Oder gibt es bald einen SmartLogin der nicht mehr an ein Gerät gekoppelt ist?

Die Lösung mit den drei SmartLogins ist bedauerlicherweise aktuell noch unbrauchbar.

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Technisch brauchen Sie keine drei SmartLogin. Hat auch niemand geschrieben meine ich. Bei Anmeldung mit dem SmartLogin werden die im SmartLogin freigegebenen Unternehmen angezeigt.

Auf Mandantenseite sollten Sie jedoch prüfen ob es rechtlich zulässig ist und den AGB der DATEV entspricht.

Grundsätzlich entspricht das SmartLogin dem SicherheitssGandalf der DATEV: Besitzkomponente und Pin werden benötigt. Daher klebt das SmartLogin auch an einem Endgerät. Was ich persönlich auch richtig finde.

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Dennoch ist der SmartLogin sowohl personenbezogen aber gleichzeitig auch Unternehmensbezogen – eine Vermischung, die hier aus meiner Sicht nicht optimal ist. Was ist, wenn der Mitarbeiter bei dem einen Unternehmen ausscheidet? Eine einfache Änderung der E-Mail-Adresse ist nicht möglich. Stattdessen muss ein komplett neuer SmartLogin bestellt und administriert werden.

Ist nervig, trifft vermutlich jedoch auf 99% der Nutzer niemals zu, von daher eher als Grenzfall einzustufen ¯\_(ツ)_/¯  Wäre dennoch gut, wenn man die E-Mail-Adresse ändern könnte. Oft genug vertippt sich die Kanzlei bei der Bestellung auch...

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Hallo Herr Böhnke,

da gibt es doch auch keinen Unterschied zur Smartcard. Oder verstehe ich etwas nicht richtig?

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metalposaunist
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Das ist natürlich richtig. Doch ist eine SmartCard in dem Fall doch etwas anderes - zumindest so halb, da ggf. der Chip der SmartCard nur 1x beschrieben werden kann. So ein Smartphone ist ja doch leichter und einfacher um zu konfigurieren, was auf der anderen Seite genau den Sicherheitsaspekt der DATEV ein Dorn im Auge ist.

Aber glücklich bin ich mit der komplizierten Lösung von SmartLogin auch nicht, wenn man neben der E-Mail-Adresse auch noch zig weitere Codes zugesandt bekommt, wo Mandanten schon an der Transport PIN scheitern.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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Sorry Herr Bohle,

ich weiss nicht wovon Sie sprechen. Smartcard nur 1x beschreiben?

Smartphone konfigurieren in Bezug auf SmartLogin?

Wenn Mandanten scheitern, sollten Sie unterstützen.

Im Übrigen gibt es für die Einrichtung vom SmartLogin ein Admin-Portal auf der Homepage der DATEV. Dort bekommen Sie die Zugangsdaten zum SmartLogin sofort nach Bestellung. Auf die Briefe können Sie dann gern verzichten. Ob die E-Mail-Adresse stimmt spielt dann auch keine Rolle.

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metalposaunist
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Es gibt technisch Medien, die lassen sich nur 1x beschreiben und die Daten können das nicht verändert werden. Eine CD-R zum Beispiel. So verhält sich auch eine DATEV SmartCard. Ein Smartphone entspricht meiner Meinung nach eher einer CD-RW, die man beliebig oft beschreiben und löschen kann. So flexibel müsste auch das SmartLogin sein - ist es aber nicht. Es ist auch hart an das Gerät gekoppelt und lässt sich nur mit Mühe tauschen oder auf ein anderen Gerät übertragen.

Klar unterstütze ich gerne, aber wenn es gar nicht sein müsste, haben ja beide Seite dadurch gewonnen.

Admin-Portal kenne ich, aber auf den Brief kann meiner Meinung nach nicht verzichtet werden, da dort eine Kennziffer steht und in der E-Mail die 2. Kennziffer, die zum Einrichten benötigt wird. Und möchte man das SmartLogin auf ein anderes Gerät übertragen, ist auch eine neue Kennziffer per E-Mail von der DATEV nötig. Also spielt da die korrekte Adresse wohl eine Rolle.

Und wenn das alles falsch ist, was ich behaupte - dann sehen Sie, wie kompliziert sogar mir das IT-Techniker diese Technik fällt.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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Hallo Herr Bohle,

auf ein ein neues Gerät übertragen geht ganz einfach: App auf neues Gerät laden und neue Zugangsdaten eingeben.

Wie oft haben Sie denn schonmal ein Smartphone wie eine CD-RW überschrieben? Auf Werkszustand zurücksetzen habe ich schonmal gemacht. Vor zehn Jahren.

Das jemand ständig die APP löscht und neue downloaded ist doch auch kein reales Szenario.

Offensichtlich kennen Sie das Admin-Portal nicht vollständig. Das was bei der Bestellung des SmartLogin per Mail und Brief (also die „Kennziffern“ wie Sie es nennen) verschickt wird, steht in diesem Portal sofort nach der Bestellung bereit. Das SmartLogin kann also sofort nach Bestellung in Betrieb genommen werden. Ohne Brief und ohne E-Mail...

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metalposaunist
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Arbeit DATEV evtl. schon an einem verbesserten Zugang / SmartLogin der nicht mehr auf ein Unternehmen bezogen ist und bei dem man sich z. B. mit einer "neutralen" DATEV-Mailadresse anmeldet?

Zwar auch nicht besser aber man könnte dort ja die private E-Mail-Adresse angeben. Wobei das dann auch nicht neutral ist. Was genau stellen Sie sich hier vor?

Oder gibt es bald einen SmartLogin der nicht mehr an ein Gerät gekoppelt ist?

Das glaube ich nicht, da hier das Smartphone an sich die Besitzkomponente ist (also zur SmartCard wird) und zusätzlich noch eine PIN benötigt wird.

Was ist, wenn der Mitarbeiter bei dem einen Unternehmen ausscheidet?

Dann könnte man zumindest die Freigaben derart bearbeiten, dass das betroffene Unternehmen im SmartLogin nicht mehr auftaucht. Dann hängt im Zweifelsfall trotzdem die falsche E-Mail-Adresse dran.

EDIT: Hier die News, dass es weder einer E-Mail noch eines Briefes zum SmartLogin bedarf. Danke! Das wusste ich bis dato nicht, da wir sehr selten eines bestellen und das letzte noch vor März war.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
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letzte Antwort am 24.05.2018 18:58:41 von metalposaunist
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