Arbeitsplatz Dokumente - Scans als PDF Datei mit Kennwort exportieren

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Kennt jemand den Trick, wie man im Arbeitsplatz "Dokumente" vorab gescannte Briefe als PDF Datei mit Kennwort exportieren kann?

Der Import funktioniert bei mir nur als Tiff Datei und ich würde diese gerne als PDF Datei mit Kennwort (DSGVO) an den Mandanten senden können. Beim Export wird zwar PDF Datei angeboten, jedoch ohne Verschlüsselungsmöglichkeit. Bei Auswertungen aus LODAS oder REWE kann ich die Verschlüsselung voreinstellen, wo geht das im Bereich Dokumente / oder Dokumentenkorb im Arbeitsplatz?

Vielen Dank für hilfreiche Antworten

Maria Kujas

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Es gibt zwei Varianten.

1. den "Ausgabekorb"

Einfach aus Dateisystem oder Dokumentenablage dann das entsprechende Dokument auswählen. Hierbei ist nur zu beachten welche Auswahl Haken gesetzt sind um nicht mehrfach die Ausgabe zu starten. Dies lässt sich aber unter den Einstellungen auch standardmäßig einschränken. Auswahl:

2. den "PDF.Verwaltung"

funktioniert ähnlich man muss sich nur ein wenig durchhangeln

Beide Programme sind über "Programmsuche" oder fest hinterlegt unter "Programme öffnen" zu finden.

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Zunächst vielen Dank für die schnelle Antwort.

Bei Variante 1 habe ich leider keine Verbindung zwischen dem Dokumentenkorb und dem Ausgabekorb. Wie bekomme ich das Dokument in den Ausgabekorb?

Bei der PDF.Verwaltung ist die Einstellung mit Kennwort vorhanden und in den anderen Anwendungen auch standardmäßig hinterlegt, nur die Hinterlegungsmöglichkeit im Dokumentenkorb habe ich nicht gefunden. Vor lauter Körben komme ich auch leicht durcheinander...

Gibt es dazu vielleicht ein generelles Schulungsvideo für den Umgang mit dem Fach Dokumente im Arbeitsplatz? Ich habe leider auch nur die Version für Gründer... also kein DMS.

Herzliche Grüße

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Den Ausgabekorb kann man entweder als Drucker einrichten lassen (hierfür am besten einen IT-Mann fragen) oder wenn man den Ausgabekorb geöffnet hat kann man sich Belege entweder aus dem Dateisystem oder Dokumentenmanagement suchen und verschlüsselt in der Dokumentenablage ablegen.

Der Dokumentenkorb enthält genau wie die Dokumentenablage eine solche Einstellung nicht.

[#5 · Accepted solution]

legen Sie in der PDF-Verwaltung ein neues Profil an. Hierin können Sie "PDF-Dateien schützen" aktivieren und das Kennwort freilassen:

Das gespeicherte PDF-Profil dann Exportieren (über Kontextmenü, rechte Maustaste) und einen Namen für den "Drucker" vergeben.

Nun steht der Drucker in jeder Anwendung zur Verfügung. Beim "Druck" fragt DATEV jedes mal nach dem Kennwort.

P.S.: Bei Mandanten, mit denen viele Dokumente per E-Mail ausgetauscht werden, lohnt sich ggf. ein eigenes PDF-Profil.

Viele Grüße, M. Fehlau

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Hallo Herr Fehlau,

vielen Dank! Ich habe das eben ausprobiert und es funktioniert!

Herzliche Grüße und einen schönes Wochenende

Maria Kujas

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Hallo Frau Kujas,

Im Kontextmenü kann man unter "exportieren" "PDF mit Option" auswählen und dabei dann die Verschlüsselung vornehmen.

Viele Grüße

Marc Brost