seit heute werden .msg-Dateien in der Belegansicht nicht mehr angezeigt

[#1]

Hallo zusammen,

wir haben seit heute in der Kanzlei und bei einem Mandanten das Problem, dass .msg-Dateien (Outlook-Emails) nicht mehr angezeigt werden, sondern jeweils einzeln über "Beleg in externer Anwendung öffnen" geöffnet werden müssen. Das ist für die Belegerfassung im erweiterten Bearbeitungsmodus äußerst unkomfortabel. Ein Arbeiten weitgehend ohne Maus bei der Bearbeitung der Belege ist dadurch nicht mehr möglich, weil alleine drei Klicks erforderlich sind, bis die angehängte Rechnung geöffnet ist.

Bisher war das Vorgehen bei uns in der Kanzlei und auch bei Mandanten so, dass Outlook-Emails in welchen Rechnungen als Email-Anhang enthalten waren einfach an Unternehmen online gesendet wurden und dort in der Belegansicht weiterverarbeitet wurden.

Hat jemand schon die gleiche Erfahrung gemacht und gegebenenfalls eine Lösung hierfür?

[#2]

Hallo Herr Stieber,

auf welchem Weg haben Sie denn die E-Mail an Unternehmen online „gesendet“?

Ein Senden direkt nach Unternehmen online mit Extrahierung des Anhangs ist meines Erachtens nicht möglich.

Danke für eine Info.

[#3]

Hallo Herr Meyer,

sowohl unser Mandant als auch wir haben bisher Belege in einen Ordner auf dem WTS Server gescannt und Emails mit angehängten Rechnungen ebenfalls in diesen Ordner verschoben. Einmal täglich wurde der Inhalt dieses Ordners dann gezippt und die Zipp-Datei über die Funktion "Neuen Beleg hinzufügen" nach Unternehmen online übertragen. Dort wurde die Zipp-Datei automatisch entpackt und im Posteingang standen die entsprechenden Beleg zur Verfügung.

Bei Emails (.msg-Dateien) mit angehängten Rechnungen wurde die Email als Text angezeigt (sah aus wie eine .txt-Datei die man als PDF abgespeichert hat). Durch scrollen kam man dann direkt zur angehängten Rechnung, wie wenn man durch eine mehrseitige Rechnung scrollen würde.

Seit gestern gibt es die Funktion "Neuen Beleg hinzufügen" nicht mehr. Über DUO ist ein Upload von .msg-Dateien nicht möglich.

Belegtransfer haben wir auf unseren WTS bisher nicht installiert. Vielleicht klappt es ja damit. Müssten wir aber erst installieren lassen.

[#4]

Hallo Herr Stieber,

das Problem ist verstanden. Gezippte Daten können mit Belege 3.0 meines Wissens nach in DUO nicht mehr hochgeladen werden.Zukünftig könnten Sie wie folgt vorgehen:

- nicht mehr die komplette E-Mail sondern nur noch den Anhang in einem Ordner ablegen

- über den Belegtransfer den Upload durchführen (bei entsprechender Einrichtung funktioniert dies auch in Echtzeit).

Viel Erfolg!

[#5]

Hallo Herr Meyer,

danke für den Hinweis. Das war mir bisher auch schon klar.

Allerdings haben wir bewusst die ganze Email in DUO archiviert, um den gesetzlichen Aufbewahrungsverpflichtungen für elektronisch versandte Rechnungen nachzukommen. Das ist nicht mehr erfüllt, wenn wir nur den Anhang hochladen.

Keine Option also.

[#6]

Meines Erachtens nach keine Option.

[#7]

Hallo,

lt. GOBD müssen Sie Mails, die rein als Transportfunktion für eine Rechnung dienen, nicht aufbewahren.

In Lexinform-Dok.. 1080608 (GOBD-Überblick) steht hierzu:

     4.3.6 Transportfunktion von E-Mails

     Dient eine E-Mail nur als Transportmittel, z. B.
     für eine angehängte elektronische Rechnung, und
     enthält darüber hinaus keine aufbewahrungspflichtigen Informationen, so muss sie
     nicht aufbewahrt werden (analog zum Papierbriefumschlag bei der Papierrechnung).
     Dies stellen die GoBD erstmals explizit klar.

Dass es auch E-Mails gibt, die weitere Informationen enthalten und aufbewahrt werden müssen, ist mir bewusst. Daher ist die Fortentwicklung bei DATEV bei Ihrer Vorgehensweise eher ein Rückschritt.

Viele Grüße

[#8]

Hallo Frau Fitschen,

danke für Ihre Rückmeldung. Das war mir tatsächlich nicht bewusst.

Allerdings hilft uns diese Lösung ja tatsächlich dann nicht, wenn in der Email (zusätzliche) aufbewahrungspflichtige Informationen enthalten sind. Das kommt zwar selten vor, ich würde aber grundsätzlich gerne allen Mandanten empfehlen immer die ganze Email über Belegtransfer nach DUO zu übertragen und dort zu archivieren. Nur so laufen die Mandanten nicht Gefahr, dass versehentlich relevante Informationen nicht aufbewahrt werden. Es bleibt nun aber seit dem Update von DUO in dieser Woche das Problem, dass die Erfassung umständlicher ist und die Texterkennung (OCR) nicht funktioniert.

Damit ist mit dieser Änderung ein Großteil des bisher geschaffenen Komforts wieder dahin und die von uns mit Nachdruck angestrebte Umstellung von Mandanten auf Unternehmen online wird wieder schwieriger.

In meinem konkreten Fall ist der Mandant ein absoluter Supernutzer, der seine Daten in DUO perfekt und zeitnah pflegt. Kürzlich hat der Mandant all seine Lieferanten angeschrieben, dass er nur noch Rechnungen per Email erhalten möchte und erhält seitdem fast alle Rechnungen per Email. Das ist vielleicht aktuell noch exotisch, wird aber sicherlich zunehmen. Das Verständnis beim Mandanten für diesen Rückschritt geht gegen Null, wofür ich absolutes Verständnis habe. Ich habe ihm letztlich ein vernünftiges Produkt empfohlen, welches nun durch ein Update wieder unkomfortabler gemacht wird.

Grüße

Felix Stieber