Alle Belege ausdrucken (auch die per Mail erhaltenen) und im Ordner abheften. Das dauert 30 Minuten. 1 Stunde Spaziergang zum Steuerberater und den Ordner abgeben. Eine Stunde Spaziergang zurück. Macht in der Summe 2,5 Stunden und die Buchführung ist erledigt. So schnell kann das gehen.
Mache ich aber nicht, obwohl die 2 Stunden Bewegung meiner Gesundheit gut täten. Ich habe seit Jahren den Ehrgeiz, bei der digitalen Transformation ganz vorne mit dabei zu sein. Ich arbeite mit „Unternehmen online“!
Wie war das vor Jahren doch noch umständlich. Da hat es eine Viertelstunde gedauert bis ein hochgeladener Beleg per OCR im Rechenzentrum bearbeitet war und ich ihn der Bankauszugsposition zuordnen konnte. Ich hatte damals auch gelernt, dass Telekomrechnungen nur über den Ordner eRechnung hochgeladen werden dürfen. Das war zu einer Zeit, als elektronische Rechnungen noch qualifiziert elektronisch signiert werden mussten. Telekomrechnungen kommen als ZIP-Datei und enthalten eine PDF-Datei mit der Rechnung selbst sowie eine Datei mit einer abgesetzten (nicht in das PDF integrierten) Signatur. Damals hatte ich erst den Fehler gemacht, die ZIP-Datei zu entpacken und PDF und Signatur als zwei einzelne Dateien in „Unternehmen online“ hochzuladen. Bis heute kann „Unternehmen online“ aber nicht erkennen, dass die beiden separat hochgeladenen Dateien zusammengehören und so sammeln sich bei den Belegen immer mehr von diesen (für die meisten Anwender von „Unternehmen online“ wohl sehr merkwürdigen) Signaturdateien. Es sei denn, man löscht diese manuell (ist das nach GoBD überhaupt zulässig?). Oder man lädt eben die ZIP-Datei hoch. Dann wird die Signaturdatei nicht unter den Belegen angezeigt und bleibt versteckt im Hintergrund.
Wie gesagt: ich will technisch vorne mit dabei sein. Und als das browser-basierte „Dokument-Upload online“ vor einigen Monaten an den Start ging, musste ich dies natürlich sofort nutzen. Schnell die Telekomrechnung hochgeladen, doch halt, was war das für eine Meldung? „Datei '2018_02rechnung_4936217577_sign.zip' kann nicht hochgeladen werden, unzulässiger Dateityp.“ Flugs das Formular für die Serviceanfrage ausgefüllt und gefragt, was ich denn nun mit meiner Telekomrechnung machen soll. Die müsse ich auf althergebrachte Weise per „Belegtransfer“ hochladen, anderes ginge das nicht mit einer ZIP-Datei, war die Antwort. Damit habe ich nun drei Alternativen. Entweder ich entpacke manuell die ZIP-Datei und lade (GoBD-konform?) nur das PDF hoch oder ich starte zusätzlich zu „Dokument-Upload online“ auch noch „Belegtransfer“ oder ich erkläre meinen Versuch mit „Dokument-Upload online“ für gescheitert und verzichte zukünftig darauf. 1,5 Stunden Mehraufwand bei der Buchführung hat mich mein (letztlich gescheitertes) Experiment mit der neuesten Datev-Technik damals mindestens gekostet.
Mancher wird aus Schaden klug. Ich nicht. Und so habe ich mich auch in diesem Monat wieder auf die modernste Datev-Technik gestürzt und versucht, „Unternehmen online“ unter dem Browser Chrome zu starten. Und es hat funktioniert! Ein kurzer Versuch, ob sich beim Upload von ZIP-Dateien über „Dokument-Upload online“ etwas zum Positiven verändert hat (nein, hat es nicht). Doch so kurz war der Versuch dann doch nicht. Ich müsse erst noch „Captiva Cloud Runtime“ installieren, informierte mich mein Bildschirm. So eine Installation kann dauern … . Jetzt also (notgedrungen) zum Upload meiner Belege „Belegtransfer“ starten. Doch da erinnerte ich mich, dass meine Version von „Belegtransfer“ nicht mehr die neueste ist, und ich vor dem Start doch lieber erst das Update auf Version 3.5 durchführe. Die Datev-Empfehlung, doch möglichst immer mit der aktuellen Version zu arbeiten, ist schließlich nicht von der Hand zu weisen. Also fix die Version 3.5 heruntergeladen und die Installation gestartet. Da teilt mir das Installationsprogramm mit, es müsse erst einmal die alte Version deinstallieren. Na gut, wer will schon seinen Rechner mit alter Software zugemüllt haben. Doch plötzlich erscheint: „Error 1001. Beim Initialisieren der Installation ist eine Ausnahme aufgetreten …“ Und dann empfiehlt mir Windows in einem neuen Meldungsfenster, die alte Version manuell über die Systemsteuerung zu entfernen. Doch die ist dort gar nicht mehr zu finden! Die hat das (De)installationsprogramm wohl schon abgeräumt. Nun stehe ich im Regen und bin blockiert. Die alte Version kann nicht deinstalliert, die neue nicht installiert werden.
Ich muss jetzt aber ganz dringend meine Buchführung machen! Geht dieser allmonatliche Wahnsinn mit „Unternehmen online“ auch heute wieder weiter? Meine einzige Chance: Doch auf „Dokument-Upload online“ zurückgreifen (mit Bauchschmerzen bezüglich der GoBD).
Der Wahnsinn geht aber nicht nur weiter, er wird sogar noch gesteigert! Bevor ich mich doch wieder auf „Dokument-Upload online“ einlasse, will ich nochmals einen Blick in die Korrespondenz mit dem Datev-Service Anfang des Jahres werfen. Da hat mir Datev per Mail mitgeteilt: „Zu Ihrer Anfrage 09.01.2018 haben wir im Servicekontakt eine Antwort bereitgestellt. Auf Grund der Vertraulichkeit kann diese nicht direkt per E-Mail versendet werden. Sie können diese Antwort unter folgendem Link einsehen (Voraussetzung DATEV SmartCard):“. Klick auf den Link und ich lande in der Kontaktübersicht. Dort lese ich: „In der Kontaktübersicht haben Sie Zugriff auf alle Ihre Service-Anfragen des aktuellen Jahres sowie der vorangegangenen zwei Jahre.“ Und etwas weiter unten: „Es sind keine Kontakte vorhanden, die den angegebenen Filterkriterien entsprechen.“ Nanu, ich hatte doch aber einen Kontakt?! Ich klicke „Filter“ an und erkenne schnell, warum keine Kontakte angezeigt werden. Der Filter ist auf „die letzten 30 Tage“ gesetzt. Ich ändere den Zeitraum auf „von 01.01.2018“. Und werde schnöde zurechtgewiesen: „Der Zeitraum darf nicht mehr als 100 Tage betragen“.
Ich grüble jetzt nicht weiter der Frage nach, warum in der Datev-Welt auf dem Zeitstrahl zwei Jahre kürzer sind als 100 Tage, ich will jetzt endlich meine Buchführung erledigen! Zurück in den Chrome-Browser, zur Startseite von „Unternehmen online“ und dort auf „Belege“ geklickt. Prompt erscheint die Meldung: „Kommunikation mit dem Server gestört (HTTP 404)“. HTTP 404 bedeutet: Diese Seite existiert auf dem Server nicht. Und weiter: „Es ist eine unerwartete Ausnahmesituation aufgetreten. Bitte halten Sie für den Service-Kontakt die Angaben in den Details bereit.“
Ich will aber keinen Service-Kontakt, ich will meine Buchführung erledigen! Ich will nicht die gefühlt x-te Ausnahmesituation mit Datev-Software an diesem Tag. Ich überschlage die Zeit, die ich nun schon am Rechner sitze, ohne auch nur einen einzigen Beleg in „Unternehmen online“ hochgeladen zu haben. Hätte ich wie vor einem Jahrzehnt einen Pendelordner benutzt, wäre ich längst von meinem Fußmarsch zum Steuerberater zurück. War meine Freude, dass ich jetzt „Unternehmen online“ auch unter Chrome nutzen kann, verfrüht? Bin ich unfreiwillig in der Beta-Tester-Runde gelandet? Doch dann war nach mehrmaligem Probieren der 404-Fehler plötzlich verschwunden.
Ich resümiere: Upload per „Belegtransfer“ wird mir zukünftig verschlossen sein, will ich mich nicht auf eine nervenaufreibende Fehlersuche beim (De)installationsproblem einlassen. Bleibt mir also nur ein Upload mit „Dokument-Upload online“. Doch da kann ich meine gezippten Telekomrechnungen nicht hochladen. Nach GoBD muss ich aber die Rechnungen in dem Format aufbewahren, in dem ich sie bekommen habe, also im ZIP-Format. Eine pragmatische Lösung wäre, die ZIP-Datei zu entpacken, Rechnungs- und Signaturdatei separat hochzuladen und in „Unternehmen online“ wieder zu einem Beleg mit mehreren Teilen zusammenzuheften. Geht aber nicht, denn Signaturdateien gehören zu den in „Dokument-Upload online“ verbotenen Dateitypen. Bleibt als einzige Möglichkeit, nur das Rechnungs-PDF hochzuladen. Damit tun sich aber neue Probleme auf. Denn ich habe die Mails mit Rechnungen im Anhang nach dem Upload in „Unternehmen online“ immer gelöscht. Alle Belege lagerten ja im Originalformat GoBD-konform im Fort Knox der Daten in Nürnberg. Jetzt nicht mehr. Jetzt brauche ich für die ZIP-Dateien mit den Telekom-Rechnungen eine zusätzliche Archivierungslösung. Das alles muss ich dann in meiner Verfahrensdokumentation genau so beschreiben, denn mein Belegablageverfahren hat sich ja gravierend geändert.
Bevor ich das alles in Angriff nehme, beschäftige ich mich noch einmal genauer mit meinen Telekomrechnungen. Und entdecke: Im Kundencenter der Telekom kann ich einstellen, ob ich signierte oder unsignierte Rechnungen empfangen möchte. Und da ist bei mir die Rechnungssignatur ausgewählt. Historisch verständlich. Denn als ich von der Telekom statt Papierrechnungen elektronische Rechnungen bekommen wollte, herrschte noch Signaturzwang. Dieser (irrigen) Ansicht ist die Telekom offensichtlich noch heute, wenn sie ihren Kunden mitteilt: „Die signierte Rechnung ist nur notwendig, wenn Sie gegenüber dem Finanzamt nach § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Verbindung mit § 14 UStG zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.“ Flugs also das Häkchen für Telekomrechnungen auf „ohne digitale Signatur“ gesetzt und die Zeit gezippter Telekomrechnungen sollte ab nun vorbei sein.
Der halbe Nachmittag ist vorbei und ich habe immer noch keinen Beleg hochgeladen. Ich beschließe: Schluss für heute, morgen geht es weiter.
Nun sitze ich ausgeschlafen vor meinem Bildschirm und bin wild entschlossen, meinen ersten Beleg hochzuladen. Nur Mut und Optimismus an diesem herrlichen Morgen! Schlimmer als gestern kann es heute doch gar nicht werden. Ganz kurz überlege ich, ob ich mich vielleicht erst noch nach einem Zeitschriftenverlag umschaue für eine monatliche Glosse „Meine haarsträubendsten Erlebnisse mit „Unternehmen online“, starte dann aber doch meinen Chrome-Browser. Nach wenigen Klicks bin ich auf der Login-Seite. Ich kreuze an, dass ich mich mit meiner Smartcard anmelden möchte, klicke auf „Weiter“, sehe, dass der Browser versucht, eine Verbindung aufzubauen, warte, warte noch etwas länger … und lande auf einer Seite in deren Mitte zu lesen ist: „Diese Website ist nicht erreichbar. Die Antwort von secure4.datev.de hat zu lange gedauert.“ Dazu ein kleines Fenster mit der Information: „Der PIN-Dialog wurde abgebrochen“. War meine Internetverbindung gerade etwas zu langsam? Also zweiter Versuch. Und dritter Versuch. Vergebens, die Tür zu „Unternehmen online“ bleibt zu. Liegt es vielleicht doch am Chrome-Browser? Bin ich doch im Beta-Test gelandet? Nun denn, dann krame ich halt wie immer aus der letzten Ecke meines Rechners den antiquierten Internet Explorer hervor. Und siehe da: Die Tür zu „Unternehmen online“ öffnet sich. Nun kann ich auch wieder zum Chrome-Browser zurück, denn mein gesamter Rechner ist nun ja bei der Datev angemeldet.
Meine große Hoffnung sind nun Sie, liebe Datev-Community. Unter Ihnen wird sich doch sicher jemand finden, der mir erklärt, was ich warum alles falsch mache oder viel besser machen könnte. Ich gebe unumwunden zu, dass ich als über 60-jähriger oft keinen so intuitiven Zugang zu hochmodernen IT-Lösungen à la „Unternehmen online“ finde wie die jüngere Generation der Digital Natives.
Datev-Community, helfen Sie mir! Zeigen Sie mir doch bitte, wie Buchführung mit „Unternehmen online“ schneller geht als mit dem Pendelordner! Ich zähle auf Sie und setze auf Ihren großen Erfahrungsschatz!
Gerhard Schmidt
